GERENTE DE ESCRITÓRIO: Descrição do trabalho, habilidades, qualificação e salário

Gerente

Você está procurando uma carreira em gestão? Você tem o que é preciso para se tornar um Office Manager? O Office Manager é uma posição chave em qualquer organização e é responsável por supervisionar as operações do dia-a-dia do escritório. Neste artigo do blog, discutiremos a descrição do trabalho, qualificações, salário, habilidades e tudo mais que você precisa saber sobre como se tornar um Office Manager.

O que é um Office Manager?

Um Office Manager é uma pessoa responsável por supervisionar o funcionamento eficiente de um escritório. Isso inclui o gerenciamento de pessoal, a organização de documentos e sistemas de arquivamento, o manuseio de transações financeiras e a supervisão da manutenção geral do escritório. Os gerentes de escritório devem ter excelentes habilidades organizacionais e de comunicação e capacidade de multitarefa. Eles também devem ser capazes de lidar com situações difíceis com profissionalismo e diplomacia.

Descrição do cargo de gerente de escritório

A descrição do trabalho de um Office Manager inclui uma variedade de tarefas. O mais importante é a gestão da equipe. Isso inclui contratar, treinar, avaliar e disciplinar funcionários. Os gerentes de escritório também devem gerenciar tarefas administrativas, como arquivamento, manutenção de registros e outros documentos. Eles também são responsáveis ​​pela manutenção e suprimentos do escritório.

Além dessas tarefas, os Office Managers também são responsáveis ​​por supervisionar as transações financeiras do escritório. Isso inclui equilibrar os livros, reconciliar contas e preparar relatórios financeiros. Eles também podem ser responsáveis ​​por gerenciar orçamentos, desenvolver planos financeiros e garantir o cumprimento das leis locais e estaduais.

Finalmente, o gerente do escritório deve ser capaz de assegurar o bom funcionamento do escritório e contribuir para a melhoria dos procedimentos corporativos e operações do dia-a-dia.

Responsabilidades

Os deveres do gerente de escritório incluem:

  • Manutenção
  • Correspondência
  • Equipamentos necessários
  • Contas inclusas
  • Recados
  • minha
  • Planejar reuniões e compromissos.
  • Organizar o layout do escritório e solicitar material de escritório e equipamentos.
  • Manter o escritório em boas condições e fazer os reparos necessários.
  • Conforme necessário, colabore com o RH para atualizar e manter as políticas do escritório.
  • Organizar os procedimentos e operações do escritório
  • Coordenação de todos os equipamentos de escritório com o departamento de TI
  • Gerencie as discussões de contratos e preços com fornecedores de escritórios, provedores de serviços e aluguéis de escritórios para garantir que tudo seja cobrado e pago no prazo.
  • Gerenciar o orçamento G&A do escritório e garantir relatórios precisos e oportunos.
  • Dê assistência geral aos visitantes.
  • Auxiliar no onboarding de novos colaboradores.
  • Responder às perguntas dos funcionários sobre questões de gerenciamento de escritório (por exemplo, papelaria, hardware e planos de viagem)
  • Comunique-se com fornecedores de gerenciamento de instalações, como limpeza, bufê e segurança.
  • Planeje atividades internas ou externas, como festas, comemorações e conferências.

Requisito de gerenciamento de escritório

  • Experiência em escritório administrativo, administrativo ou como auxiliar.
  • Compreensão das funções, processos e procedimentos de gerenciamento de escritório
  • Excelentes habilidades de gerenciamento de tempo, bem como a capacidade de multitarefa e priorizar tarefas
  • Orientação para detalhes e habilidades de resolução de problemas
  • Excelentes habilidades de escrita e comunicação verbal
  • Excelente capacidade de organização e planejamento
  • Proficiente em Microsoft Office
  • São necessários processos e procedimentos de contabilidade, dados e gestão administrativa.
  • Compreensão das técnicas e procedimentos clericais
  • familiaridade com estratégias e processos de gestão de recursos humanos
  • Compreensão dos princípios de negócios e gestão
  • Conhecimento de produtos de software de escritório e conhecimentos de informática

Uma seção de habilidades de currículo bem escrita que destaque seus talentos relevantes de gerente de escritório pode ajudar seu currículo a derrotar o sistema de rastreamento de candidatos (ATS), que é a primeira etapa para que sua inscrição seja notada. Use as principais habilidades e proficiências do gerente de escritório listadas abaixo para ajudá-lo a construir um currículo eficaz.

Habilidades do gerente de escritório

  • Comunicação
  • Avaliação e análise
  • Judgment
  • Resolvendo problemas
  • Fazendo uma decisão
  • Organização e Planejamento
  • Administração de Tempo
  • Orientação Detalhada
  • Precisão
  • Delegação
  • Encontre um Coach
  • Iniciativa
  • Integridade
  • Adaptabilidade
  • Trabalho em equipe
  • Orçamento
  • Pessoal
  • Supervisionar
  • Criando Padrões
  • Aprimoramento de processos
  • Gestão de Inventário
  • Gestão de Abastecimento
  • Criatividade
  • Proatividade
  • recordkeeping
  • Abordagem
  • Proficiência no Microsoft Office
  • Coordenação
  • Faturação
  • Habilidades interpessoais
  • Motivação
  • Empatia
  • Assistência Administrativa

qualificações

  • Experiência comprovada como gerente de escritório, gerente de front office ou assistente administrativo
  • Compreensão das responsabilidades, sistemas e processos do administrador do escritório
  • Proficiência em MS Office (MS Excel e MS Outlook, em particular)
  • Conhecimento prático de máquinas de escritório (por exemplo, máquinas de fax e impressoras)
  • Conhecimento de software de agendamento de e-mail, como Email Scheduler e Boomerang
  • São necessárias excelentes habilidades de gerenciamento de tempo, bem como a capacidade de realizar várias tarefas ao mesmo tempo e priorizar o trabalho. Atenção aos detalhes e habilidades de resolução de problemas também são necessárias.
  • Excelentes habilidades de escrita e comunicação verbal
  • Uma mente criativa com capacidade de sugerir melhorias e fortes habilidades de organização e planejamento em um ambiente de ritmo acelerado
  • Necessário ensino médio completo e experiência como assistente administrativo ou secretária.

Salário do gerente de escritório

O salário de um Office Manager depende do tamanho da organização e do número de funções pelas quais ele é responsável. De acordo com o Bureau of Labor Statistics, o salário médio anual de um gerente de escritório é de $ 58,000. Isso pode variar de $ 40,000 a $ 90,000 por ano, dependendo do tamanho da organização e do número de tarefas pelas quais são responsáveis.

Como se preparar para a função

Se você estiver interessado em se tornar um Office Manager, há várias etapas que você pode seguir para se preparar para a função. Primeiro, você deve obter um diploma de bacharel em administração de empresas ou áreas afins. Você também deve ganhar experiência em gerenciamento de escritório, contabilidade ou serviços financeiros.

Também é importante adquirir experiência em software de computador, como o Microsoft Office, e ter um bom entendimento de transações financeiras. Você também deve dedicar um tempo para desenvolver suas habilidades organizacionais e de comunicação. Por fim, você deve se manter atualizado sobre as últimas tendências em gestão de escritório e estar preparado para assumir novos desafios.

Outros títulos para Office Manager

O título de Office Manager é usado para descrever uma variedade de cargos. Alguns desses títulos incluem Administrador de Escritório, Coordenador de Escritório, Supervisor de Escritório e Assistente Administrativo.

O título de Office Manager também é usado para descrever uma variedade de funções no mundo corporativo, como Chief Administrative Officer, Chief Operating Officer e Chief Financial Officer.

Funções de um gerente de escritório

As principais funções de um gerente de escritório são supervisionar as operações do dia-a-dia do escritório. Isso inclui o gerenciamento de pessoal, a organização de documentos e sistemas de arquivamento, o manuseio de transações financeiras e a supervisão da manutenção geral do escritório.

Os Office Managers também devem ser capazes de lidar com situações difíceis com profissionalismo e diplomacia. Eles devem ter excelentes habilidades organizacionais e de comunicação e capacidade de multitarefa.

Além disso, os gerentes de escritório devem ser capazes de gerenciar orçamentos, desenvolver planos financeiros e garantir a conformidade com as leis locais e estaduais. Eles também devem ter uma boa compreensão dos procedimentos do escritório e a capacidade de trabalhar com uma variedade de pessoas.

O que vem depois de um gerente de escritório?

Depois de se tornar um Office Manager, existem vários planos de carreira para o avanço. Isso inclui cargos como Diretor Executivo, Diretor de Operações e Diretor Administrativo. Essas posições exigem mais experiência e geralmente vêm com um salário mais alto.

Um gerente de escritório é um administrador?

Não, um Office Manager não é um Administrador. Um administrador é uma pessoa responsável por gerenciar as operações gerais de uma organização. Um gerente de escritório, por outro lado, é responsável por supervisionar a operação eficiente de um escritório. Isso inclui o gerenciamento de pessoal, a organização de documentos e sistemas de arquivamento, o manuseio de transações financeiras e a supervisão da manutenção geral do escritório.

Qual é a função mais difícil de um gerente de escritório?

A função mais difícil de um gerente de escritório é gerenciar a equipe. Isso inclui contratar, treinar, avaliar e disciplinar funcionários. Os Office Managers também devem ser capazes de lidar com situações difíceis com profissionalismo e diplomacia.

Qual é a habilidade mais importante para um gerente de escritório?

A habilidade mais importante para um gerente de escritório são excelentes habilidades organizacionais e de comunicação. Isso inclui a capacidade de realizar várias tarefas ao mesmo tempo, priorizar tarefas e lidar com situações difíceis com diplomacia. Os gerentes de escritório também devem ter uma boa compreensão dos procedimentos do escritório e a capacidade de trabalhar com uma variedade de pessoas. Além disso, eles devem ser proficientes em software de computador, como o Microsoft Office, e ter um bom entendimento de transações financeiras.

O que mais você chama de gerente de escritório?

Os candidatos que procuram empregos de gerente de escritório também podem procurar funções como gerente de escritório de negócios ou gerente de serviços administrativos. Para ajudar os candidatos em potencial a localizar o anúncio de emprego de gerente de escritório, use outros cargos.

Que informações devo colocar em meu anúncio de emprego para um gerente de escritório?

Ao criar seu anúncio de emprego, lembre-se de que ele deve ajudar os candidatos a entender os requisitos do cargo de gerente de escritório em sua organização. Para atrair indivíduos adequados para sua empresa, forneça detalhes sobre os requisitos de educação do gerente do escritório, os talentos necessários e as funções alocadas. Ao publicar uma vaga de gerente de escritório, comece adicionando suas especificações ao nosso modelo de descrição de cargo de gerente de escritório para criar uma lista de empregos abrangente e com aparência profissional.

Empregadores típicos de gerentes de escritório

Um gerente de escritório pode ser contratado por qualquer empresa com mais de alguns funcionários. Entre os principais empregadores estão:

Fundos do NHS, universidades, instituições financeiras, governos locais, instituições de caridade do governo central, pequenas empresas e fabricantes são exemplos de hospitais e organizações de saúde.
Quadros de empregos locais, bem como sites de empregos regionais e nacionais, são comumente usados ​​para anunciar vagas. As vagas também são publicadas por meio de empresas de emprego.

Nos empregos de destino, você pode procurar empregos de negócios e gerenciamento, bem como obter orientações sobre currículo e inscrição.

Conclusão

O Office Manager é uma posição chave em qualquer organização e é responsável por supervisionar as operações do dia-a-dia do escritório. A descrição do trabalho inclui gerenciamento de pessoal, organização de papelada e sistemas de arquivamento, manuseio de transações financeiras e supervisão da manutenção geral do escritório. As qualificações para se tornar um gerente de escritório variam de organização para organização, mas a maioria dos empregadores exige um diploma de bacharel em administração de empresas ou áreas afins. O salário de um gerente de escritório depende do tamanho da organização e do número de tarefas pelas quais ele é responsável, mas o salário médio anual é de $ 58,000.

As habilidades mais importantes para um gerente de escritório são excelentes habilidades organizacionais e de comunicação, capacidade de realizar várias tarefas ao mesmo tempo e uma boa compreensão dos procedimentos de escritório e transações financeiras. Para se preparar para a função, você deve obter um diploma de bacharel em administração de empresas ou áreas afins e obter experiência em gerenciamento de escritório, contabilidade ou serviços financeiros.

Se você acha que tem o que é preciso para se tornar um Office Manager, deve começar a se preparar para a função hoje. Com as qualificações, habilidades e experiência certas, você pode se tornar um Office Manager e uma parte fundamental de qualquer organização.

Referências

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