Os assistentes administrativos auxiliam os gerentes, outros funcionários e visitantes, desempenhando uma ampla gama de responsabilidades para garantir o bom funcionamento do escritório e o sucesso de todos os contatos entre a empresa e seus stakeholders externos. Este artigo explica as funções, habilidades e salário de um assistente administrativo. Ele também fornece algumas dicas sobre como são as perguntas da entrevista do assistente administrativo, para que você saiba como se preparar para essa entrevista. Leia junto!
Quem é um assistente administrativo?
Um profissional administrativo precisa do apoio de um assistente administrativo para se manter organizado e concluir tarefas que liberam seu tempo para lidar com tarefas mais complicadas. Eles são responsáveis por organizar reuniões para Administradores, receber visitantes e redigir documentos em seu nome. Aqui estão algumas coisas esperadas de um assistente administrativo:
- Lidar com solicitações e consultas administrativas dos gerentes de topo
- Marcar e manter compromissos usando software administrativo
- Organizar reuniões e registrar minuciosas minutas
Descrição do trabalho do Admin Assistant
Precisamos de alguém que possa conciliar várias tarefas ao mesmo tempo, mantendo uma energia positiva e fortes habilidades de comunicação. Os candidatos devem ser capazes de lidar com atividades de escritório, fornecer assistência educada e profissional por telefone, correio e e-mail, fazer reservas ou organizar viagens e ser uma presença agradável no local de trabalho para a gerência e todos os visitantes.
Os candidatos devem ser corretos e, ao mesmo tempo, gentis, profissionais e atenciosos para ter sucesso como assistente administrativo. Eles devem estar sempre preparados, responsivos e prontos para enfrentar qualquer dificuldade de frente. Um assistente administrativo competente terá fortes habilidades de comunicação por escrito e falado. Em primeiro lugar, um bom assistente administrativo se preocupa com as necessidades dos outros.
Funções do assistente administrativo
As principais responsabilidades e tarefas de um assistente administrativo centram-se em ajudar outras pessoas. Mesmo dentro do mesmo emprego, suas responsabilidades podem mudar significativamente de um dia para o outro. Eles podem fazer vários trabalhos em um determinado dia, como:
- Receber e encaminhar chamadas telefônicas
- Faça planos e compromissos.
- Agende reuniões e registre minutas completas
- Envie e-mails, notas, cartas, faxes, formulários e comunicações.
- Ajuda na criação de relatórios que vencem regularmente
- Criar e manter um sistema de arquivos
- Revisar e manter as regras e regulamentos do escritório.
- Faça um pedido de material de escritório e procure novos fornecedores e negócios
- Manutenção de listas de contatos
- Faça reservas de viagens.
- Reconciliar e enviar relatórios de despesas
- Prestar assistência geral aos visitantes
- Servir como ponto de contato para os clientes, tanto internos quanto externos.
- Gerencie solicitações e consultas dos principais gerentes, coordenando-se com os assistentes administrativos executivos e seniores.
Habilidades do assistente administrativo
Uma ampla gama de habilidades e certificações são exigidas de um assistente administrativo para que ele possa desempenhar suas muitas responsabilidades. Embora seja uma função de suporte, o Assistente Administrativo deve ser capaz de se comunicar de forma eficaz e tomar decisões sensatas. Todo assistente administrativo deve ter as seguintes habilidades únicas, entre outras:
# 1. Comunicação escrita
Quase todas as profissões exigem fortes habilidades de comunicação. Essas habilidades abrangem tudo, desde o envio de e-mails até a criação de postagens de mídia social específicas da empresa. Ao escrever cartas, discursos ou memorandos para um executivo, ter fortes habilidades de comunicação escrita ajuda a aumentar a qualidade da correspondência do escritório. Escrever e-mails e mensagens comerciais, entre outros formatos, exige boa gramática e tom profissional, como exemplos de habilidades de comunicação escrita.
# 2. Comunicação verbal
Os assistentes administrativos podem fornecer suporte para um escritório completo e devem poder se comunicar diariamente com colegas de trabalho e gerentes. Ao falar com clientes, participar de reuniões ou conversar por telefone ou pessoalmente, as habilidades verbais são úteis. Exemplos de habilidades de comunicação verbal incluem prestar atenção, reagir de forma eficaz e usar o tom apropriado para a circunstância.
# 3. Organização
Ter boas habilidades organizacionais é essencial para os assistentes de escritório. Os assistentes administrativos frequentemente lidam com muitas responsabilidades e informações ao mesmo tempo. Assistentes administrativos de suporte direto para executivos também devem ser capazes de gerenciar seus calendários. A capacidade de organizar e localizar arquivos com rapidez e eficiência é essencial para muitos cargos de assistente administrativo, quer os dados estejam armazenados em um arquivo físico ou em um computador.
# 4. Gerenciamento de tempo
Chegar no horário e organizar seu tempo para que você possa terminar as tarefas que lhe são atribuídas são exemplos de gerenciamento de tempo. Os assistentes administrativos frequentemente têm longas listas de tarefas, portanto, precisam ser bons gerenciadores de tempo se quiserem fazer seu trabalho dentro do prazo. Especialistas em gerenciamento de tempo chegam na hora, cumprem prazos, reorganizam prioridades quando surgem problemas inesperados e programam seus dias para serem produtivos.
# 5. Atenção aos detalhes
Se você prestar muita atenção aos detalhes, poderá detectar assinaturas perdidas, concluir tarefas dentro do prazo e criar comunicações comerciais sem erros. Ao se comunicar no escritório, endereços de e-mail e outros detalhes precisam ser considerados com cuidado. Os assistentes administrativos devem ser capazes de inserir repetidamente os dados corretos ao executar tarefas de entrada de dados. A atenção aos detalhes pode ser usada por um assistente administrativo ao examinar cartas, fazer relatórios e realizar tarefas regulares.
#6. Solução de problemas
A capacidade de resolver problemas é muito útil quando os planos mudam ou surgem novas dificuldades. É provável que um assistente administrativo ocupado se depare com dificuldades imprevistas. Eles podem facilmente resolver desafios se tiverem habilidades de pensamento rápido, adaptável e criativo. Um solucionador de problemas inteligente também está disposto a solicitar assistência e trabalhar em conjunto com colegas de equipe para encontrar soluções para os problemas. A resolução de problemas é muito auxiliada pela discussão, compromisso e resiliência.
#7. Tecnologia
Alguém cujo principal meio de produção é o computador deve ter alguma base em princípios e práticas tecnológicas. Pacotes de escritório como o Microsoft Office, que incluem processadores de texto, planilhas e ferramentas para publicação, devem ser familiares aos assistentes administrativos. Além disso, eles podem ser solicitados a transmitir faxes, digitalizar papéis ou inserir dados em um sistema CRM. Estar familiarizado com sistemas operacionais, software e navegadores ajudará você a ter sucesso como assistente administrativo no escritório.
#8. Independência
A capacidade de trabalhar de forma independente é outro nome para essa habilidade. Você deve ser capaz de digerir informações, seguir instruções e concluir trabalhos com pouca supervisão. Ser autossuficiente é um trunfo para os assistentes administrativos, porque eles geralmente atuam como a única equipe de apoio em um escritório.
Requisitos do Assistente Administrativo
A seguir estão os requisitos de assistente administrativo que você pode verificar para ver se se encaixa no cargo de assistente administrativo:
- Possuir um grau de associado em um campo similar.
- Experiência gerencial anterior.
- Bons conhecimentos de digitação e informática.
- Preste muita atenção aos detalhes.
- Pode ser necessário ou preferível ser bilíngue.
- Aspire ser proativo e ajudar as pessoas a se divertirem.
Salário do Assistente Administrativo
À medida que a carreira avança, um assistente administrativo pode ganhar uma vida confortável. Embora o salário inicial de um novo Assistente Administrativo no nível de secretária possa ser tão baixo quanto $ 7.25 por hora, o salário por hora de um Assistente Administrativo nos EUA é tipicamente de cerca de $ 15.42. Assistentes administrativos executivos com amplo treinamento e experiência podem ganhar até US$ 30.25 por hora.
Perguntas da entrevista do assistente administrativo
Um excelente assistente administrativo só pode ser contratado se o gerente de contratação estiver ciente e puder reconhecer nos candidatos em potencial o conhecimento, a experiência e os traços de caráter necessários. Parece bastante fácil. No entanto, como qualquer gerente de recursos humanos lhe dirá, isso é muito mais difícil do que parece. A entrevista de emprego é o método mais eficaz para completar o segundo componente da equação, que é avaliar o candidato. As perguntas da entrevista para assistentes administrativos devem refletir a natureza multifacetada do cargo e a importância dada às habilidades técnicas e pessoais para atender às necessidades da organização. Aqui estão algumas perguntas da entrevista do assistente administrativo que você pode conferir:
#1. Perguntas da entrevista do assistente administrativo sobre a cultura do local de trabalho
Empregar pessoas que se encaixem na sua cultura corporativa requer competência. Certifique-se de expressar claramente a cultura da sua organização e fazer perguntas que revelarão se um cliente em potencial está interessado em trabalhar em um ambiente semelhante ao seu.
- O que você imagina quando pensa em nossa empresa? Você quer trabalhar aqui, por quê?
- Por que você quer trabalhar em administração?
- Que benefícios potenciais você vê para um assistente administrativo dentro de uma organização?
- Que tipo de local de trabalho você considera mais propício ao seu sucesso?
- Por que decidiu parar de trabalhar como auxiliar administrativo na empresa anterior?
#2. Exame de Habilidades Específicas e Experiência
Você provavelmente não está procurando secretárias e recepcionistas que não fazem nada além de digitar e atender o telefone como seus antepassados faziam. Reserve algum tempo para considerar as habilidades técnicas necessárias em um assistente administrativo, como proficiência em processamento de texto e Excel, se você está procurando experiência em um setor específico e se habilidades de planejamento, comunicação, compras ou atendimento ao cliente seriam benéficas nesta posição.
- Por que você acha que seria um bom assistente administrativo e por que você acha que seria adequado para esta posição específica?
- Que habilidades únicas você tem que podem ajudá-lo a ter sucesso em seu negócio?
- Quão confiante você está em sua capacidade de usar (este aplicativo)?
- Forneça instâncias de seu uso do aplicativo relacionado ao trabalho. Com quais recursos de ponta você está familiarizado?
- Qual você acha que foi sua maior conquista profissional até hoje? Qual foi o seu maior erro nos negócios?
#3. Reflexões sobre relacionamentos e personalidades
Enquanto trabalham para ajudar você e o resto da equipe, os assistentes administrativos podem encontrar uma grande variedade de personalidades e demandas conflitantes. Você valoriza encontrar alguém descontraído ou mais assertivo? Respeitoso? Solução de problemas? Diplomático? Faça perguntas para verificar se o candidato possui as qualidades que você procura em um funcionário.
- Que tipo de gerente incentiva seu melhor desempenho?
- Você poderia fornecer um exemplo de crítica útil que você recebeu de um gerente? Que modificações, se houver, você fez em resposta a essa crítica?
- Você já enviou um relatório para vários supervisores ao mesmo tempo? Nesse caso, como você equilibrou as prioridades de todos?
- Você se importaria de compartilhar comigo uma instância de um conflito que você abordou como assistente administrativo?
- Quem foi o colega de trabalho mais difícil com quem você já teve que lidar? Que ações você tomou nesse relacionamento?
#4. Mergulho mais profundo nos estilos de trabalho
Os gerentes geralmente não conhecem o estilo de trabalho de um candidato até que comecem a trabalhar para eles, mas ainda é importante descobrir como eles recebem orientação, como se comunicam, como gostam de organizar seus dias e se são ou não adaptáveis, confiável, eficiente, bom em multitarefa, etc.
- Você poderia descrever um dia típico em sua posição atual ou anterior?
- Você já enviou um relatório para vários supervisores ao mesmo tempo? Nesse caso, como você equilibrou as prioridades de todos?
- Quando recebe um grande projeto para gerenciar, o que você faz primeiro? De que maneira você o organizaria?
- Você poderia explicar um projeto difícil em que trabalhou no passado e como o tratou?
- Você substituiria ou mudaria quaisquer ferramentas, equipamentos ou práticas em seu trabalho mais recente ou atual? Que modificações, se houver, você faria e por quê?
O que faz um bom assistente administrativo
Um assistente administrativo competente terá uma voz clara e agradável e um comportamento amigável ao cumprimentar os chamadores. Seja conversando ao telefone ou em particular com clientes ou colegas de trabalho, eles são corteses e utilizam uma boa gramática.
Com quem trabalha o assistente administrativo?
Se um assistente administrativo não se reporta diretamente ao CEO ou outro executivo, ele geralmente se reporta a um diretor administrativo. Em empresas menores, a maioria dos assistentes administrativos atende a todo o pessoal do escritório, bem como aos gerentes e funcionários de vários departamentos.
Requisitos de educação e treinamento do assistente administrativo
Um Assistente Administrativo deve ter pelo menos um diploma do ensino médio ou um Diploma de Equivalência Geral. O treinamento nessas áreas também pode ser oferecido por meio de agências de trabalho temporário. Cursos de processamento de texto e operações gerais de escritório estão disponíveis em escolas profissionalizantes e faculdades comunitárias e podem ser bastante úteis para alunos recém-saídos do ensino médio. Um diploma de bacharel torna os assistentes administrativos mais comercializáveis porque demonstra que eles receberam uma educação completa que inclui cursos de redação e matemática.
O assistente administrativo é uma posição elevada?
Há um grande número de cargos administrativos de nível superior ao de assistente administrativo. Assistentes executivos e, em algumas situações, assistentes pessoais são dois tipos de cargos de assistente que ficam acima dos assistentes administrativos no totem.
Quais são as 3 habilidades exigidas por um assistente administrativo?
Aqui estão as 3 habilidades exigidas por um assistente administrativo:
- Comunicação escrita.
- Comunicação verbal.
- Organização.
Qual é outro nome para um assistente administrativo?
Administrador de escritório, coordenador de programa, associado de escritório, assistente de programa, especialista em atendimento ao cliente, recepcionista, representante de atendimento ao cliente e vendedor são ocupações e cargos comparáveis aos de um assistente administrativo.
Quais são os 4 tipos de administradores?
Aqui estão os 4 tipos de administradores:
- Administradores de rede.
- Administradores de banco de dados.
- Administradores de Servidor/Web.
- Administradores de Sistemas de Segurança.
Considerações Finais
O trabalho de um assistente administrativo é principalmente de apoio. Eles são responsáveis por organizar e compartilhar informações com seus colegas de trabalho, além de atender ligações e realizar outras tarefas administrativas. É um trabalho muito lucrativo, então por que não fazer isso?
Artigos Relacionados
- O QUE É SALESFORCE: Significado, Software, Treinamento e Administração
- Assistente administrativo virtual: empregos, serviços, empresas, requisitos e tudo que você precisa.
- SERVIÇOS DE ASSISTÊNCIA VIRTUAL: Os melhores serviços de assistência virtual
- O QUE É UM ASSISTENTE VIRTUAL: Significado Serviços e Salário
- O QUE FAZ UM ASSISTENTE EXECUTIVO? Descrição do trabalho, funções e salário (atualizado em 2023)
Referências
