Em nosso artigo sobre o benefícios do teletrabalho, mencionamos que o aumento da produtividade é um dos benefícios. Para aumentar a produtividade, é preciso entender as maneiras pelas quais o tempo pode ser gerenciado. Este artigo discutirá as estratégias de gerenciamento de tempo de negócios que aumentam o tempo e a produtividade
Às vezes, nos sentimos estressados tentando realizar uma coisa ou outra dentro de um determinado período de tempo. Como acabamos com isso? A melhor maneira é organizar as tarefas e usar o tempo com sabedoria. Lembre-se, seu negócio agora faz parte de sua vida. Para que seja produtivo, VOCÊ deve tentar o seu melhor para torná-lo assim.
À medida que você se esforça para cumprir todas as aspirações que tem para o seu negócio, não deve haver comprometimento com o processo, pois ele determina a eficácia e a eficiência do seu negócio.
As estratégias que seriam declaradas em breve podem fazer ou prejudicar o seu negócio, dependendo de como você as usa.
As 7 principais estratégias de gerenciamento de tempo que melhoram ou prejudicam seus negócios
1. Controle seu tempo estabelecendo prazos para você:
Se para qualquer coisa, os prazos são importantes para mantê-lo sob controle e no caminho certo. Uma coisa sobre o tempo é que homens e mulheres de negócios não têm o suficiente. Nunca há tempo suficiente para as tarefas serem realizadas.
Deixe-me fazer algumas perguntas; se você tivesse tempo mais do que suficiente, o que você seria capaz de alcançar? Quão eficaz você seria? Você deve aprender a controlar seu tempo. Você é o chefe do seu negócio. Ninguém deve lhe dizer como usar seu tempo.
As coisas aleatórias que vêm no meio não podem ser evitadas, mas você pode estar no controle delas. Por exemplo, você tem um prazo para cumprir antes das 10 horas da manhã e, de repente, uma ligação importante veio solicitando que você atendesse a um cliente.
Você decidiria deixar o cliente na mão ou condenaria as consequências de não terminar de atender o cliente? Sua resposta determinaria o quão produtivo e lucrativo você deseja que seu negócio seja.
Como você assume o controle do seu tempo?
Estabeleça dias em que você poderá lidar com coisas aleatórias, mas importantes, de preferência entre a semana, quartas e quintas-feiras. Isso também daria aos seus clientes a compreensão e, antes que você perceba, você poderá se ajustar à sua programação preferida.
2. Limpe todos os espaços em branco do seu calendário:
Sua ferramenta número 1 para gerenciamento de tempo é o seu calendário. O quão rigoroso você é com seu calendário determinaria o quão bem-sucedido você é. Gerenciar seu calendário não é uma tarefa fácil, confie em mim. Então, como você resolve esse problema? Certifique-se de que seus dias sejam planejados deliberadamente e que não haja tempo ocioso.
Mas como?
- Em primeiro lugar, aconselho-o a utilizar um calendário online para que fique sincronizado com o seu telemóvel e as suas aplicações web.
- Tarefas de entrada que você faz semanalmente, ou seja, tarefas recorrentes. Faça o mesmo para tarefas que podem ser feitas mensalmente ou anualmente. Corte grandes cargas de trabalho em pedaços menores para cobrir espaços livres. Certifique-se de que tudo no seu calendário o leve ao sucesso.
Verifique suas agendas todos os dias para garantir que não haja pontas soltas e você esteja no controle total.
3. Notificações e alertas devem ser adiados ao fazer negócios:
Essas coisas podem ser desnecessariamente perturbadoras. Imagine que você está em sua mesa de trabalho e a cada minuto, há um bipe no seu telefone; uma notificação, um e-mail, uma postagem no Instagram, etc. confie em mim, não há como você se concentrar.
A taxa de velocidade diminuiria e você não poderá realizar o que definiu para fazer naquele dia. Além disso, não é errado receber essas notificações, elas ajudam mentalmente, mas verificá-las a cada minuto pode transformá-las em um vício.
Esta é outra das estratégias de gerenciamento de tempo de negócios.
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4. Não procrastine:
Depois de definir uma tarefa para terminar em uma determinada hora e dia, certifique-se de cumpri-la. À medida que o trabalho se acumula, você achará muito difícil começar um. A confusão se instalará. Dedique seu tempo para iniciar um trabalho e garantir que você o termine antes de tentar outro. “Carga de trabalho é carga de estresse”.
Uma pergunta foi feita; procrastinação significa preguiça? Minha resposta seria NÃO. Quando você está procrastinando, você está em atividade, mas não está fazendo o que se espera de você; você está fazendo outra coisa, deixando a coisa certa para ser feita posteriormente. Enquanto a preguiça está simplesmente deitada, sem fazer nada.
A procrastinação pode desmotivar e causar desilusão que, por sua vez, leva à depressão e à queda do seu negócio.
Existem certas maneiras de se livrar da procrastinação e algumas delas são;
- Aceite o fato de que você está procrastinando. Às vezes, o trabalho está sendo adiado por motivos genuínos, mas eles ainda levam à paralisação de outros empregos. Para um negócio prosperar, é preciso ser capaz de iniciar e terminar um trabalho no momento referido.
- Comprometa-se com sua tarefa.
- Dê a si mesmo um deleite depois de concluir um trabalho.
- Certifique-se de que há alguém que está mantendo você sob controle. O fato de você ser o chefe não significa que você está sendo verificado.
- Livre-se das tarefas difíceis primeiro.
- Mantenha seu espaço de trabalho organizado: há uma coisa importante que pode desencorajar alguém de trabalhar e isso é desordem. Ter um espaço de trabalho desorganizado aumenta o tempo em que você deve passar no trabalho e também afeta você mentalmente. A desordem às vezes pode causar raiva e fraqueza. Portanto, é aconselhável que você tenha uma mesa limpa e bem organizada, os documentos empilhados em ordem alfabética em pilhas organizadas. A digitalização também é eficiente para evitar o trabalho de passar por folhas de papel para classificar as informações.
O que significa a regra 80/20 no gerenciamento do tempo?
Isso se traduz no local de trabalho como aproximadamente 20% de seus esforços gerando 80% dos resultados. O segredo para usar seu tempo da maneira mais eficaz possível é desenvolver a capacidade de identificar e concentrar-se nesses 20%.
O que significa o princípio de Pareto nos negócios?
O princípio de Pareto, comumente referido como a regra 80/20, é uma hipótese que sustenta que 20% da entrada determina 80% do resultado de um cenário ou sistema específico. O princípio faz referência a uma distribuição típica, em vez de exigir que todas as circunstâncias exibam essa porcentagem específica.
O que é uma matriz de gerenciamento de tempo?
Uma matriz de gerenciamento de tempo é uma maneira de organizar suas tarefas com base em sua prioridade e data de conclusão, para que você possa concluí-las no prazo. Você pode organizar suas tarefas em quatro quadrantes e praticar o planejamento para uma vida pessoal e profissional feliz e gratificante.
Pareto é Seis Sigma ou Lean?
Pareto é uma ferramenta enxuta, de fato. Na manufatura enxuta, o gráfico de Pareto é usado para examinar a conexão entre as causas e efeitos de problemas com bens e processos. Lean Six Sigma também usa Pareto, e o gráfico final é conhecido como Gráfico de Pareto.
Na próxima parte deste artigo, veremos as cinco estratégias de negócios de gerenciamento de tempo restantes que impulsionarão seus negócios se forem seguidas ou o deixarão desmoronar.