ORDEM PARA PROCESSO DE CAIXA: Um Guia Detalhado

Conteúdo Esconder

O que é o processo Order to Cash?
Ordem para processar o dinheiro SAP
O que é O2C e P2P?
O que é o ciclo de vida do O2C?
O que é P2P e O2C no SAP?
O que é KPI para receber dinheiro?
O que é P2P e P2R?
O que é o ciclo R2R no SAP?
Como auditar O2C?
Conclusão
Perguntas frequentes sobre o processo de ordem para pagamento
Qual é o ciclo do pedido ao pagamento?
O que é P2P?
Qual é o significado da O2C para as empresas?
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Comprar coisas no conforto de sua casa, escritório ou em qualquer lugar agora é mais fácil, melhor e sem estresse com uma ordem funcional para o fluxo do processo de caixa. Tudo o que você precisa fazer é acessar a Amazon ou o site do qual deseja comprar, fazer um pedido, preencher as informações necessárias e aguardar sua entrega em tempo recorde. O processo de ordem para pagamento, SAP ERP e outros softwares tornam isso relativamente fácil. O fluxo de processo de ordem para caixa não garante apenas que o cliente receba o que deseja no prazo; também melhora a eficácia de uma empresa desde o registro de transações até a entrada de contas e a notificação ao escritório para reabastecer os estoques. Ei, a ordem de fluxo de caixa é algo que você adoraria entender como funciona. E esta é uma visão geral do processo OTC e como ele funciona.

O que é o processo Order to Cash?

O processo do pedido ao pagamento é o fluxo de atividades desde quando um cliente solicita um produto ou serviço até a entrega dos itens. Inclui todas as etapas desde o momento em que um cliente faz um pedido de bens ou serviços até que o cliente receba o item e a empresa também receba o pagamento. Geralmente, ele detalha todas as atividades, desde pedidos de vendas a pagamentos de clientes, até a coleta do item e como sua empresa gerencia a transação. Isso ocorre porque o ciclo do pedido ao caixa envolve como sua empresa recebe, processa, gerencia e atende aos pedidos dos clientes.

Isso pode incluir a emissão de faturas, envio, cobrança de pagamento e relatórios sobre toda a transação. Além disso, há limites para os impactos do OTC nos negócios. Isso porque tem uma grande influência nos negócios, além de fortalecer o relacionamento entre você e seu cliente se for maximizado. Quaisquer ineficiências entre o momento em que um cliente solicita seu produto ou serviço até o momento da entrega acabará levando a um resultado negativo para o seu negócio.

Razões pelas quais as empresas maximizam o fluxo do processo Order to Cash

O fluxo de processo de ordem para caixa é um inventário financeiro chave que todo negócio online deve integrar em seu sistema de gestão. Além de ser um sistema projetado para funcionar com total precisão, é super rápido, armazena dados e transfere registros instantaneamente, entre outros benefícios. Geralmente, as mercadorias são enviadas posteriormente quando o pedido é registrado no livro de vendas. Ele registra todas as transações nas entradas contábeis corretas. Finalmente, na cadeia de abastecimento, a reordenação automática através do Sistema ERP é acionado para garantir que o estoque seja reabastecido para vendas futuras.

Guia Completo sobre Fluxo de Processo de Pedido para Caixa

A seguir estão os guias passo a passo sobre como deve ser um fluxo de processo de ordem para caixa eficaz.

1. Recebendo e Gerenciando Pedidos

Assim que um cliente solicita bens ou serviços de sua organização, o ciclo ou fluxos do processo de recebimento sob encomenda começa imediatamente. É fundamental ter um bom sistema de gerenciamento de pedidos (OMS) para evitar atrasos no envio dos pedidos dos clientes. Você sabe, reinserir um pedido pode não ser algo que um cliente goste de enfrentar com frequência. Geralmente, os clientes podem fazer seus pedidos por meio de e-commerce, vendas diretas ou outros meios possíveis. Feito isso, o sistema de processamento de pedidos verifica os estoques após o envio do pedido para garantir que os produtos possam ser enviados para o local designado pelo cliente.

O sistema de gerenciamento de pedidos foi projetado para enviar notificações para você ou sua equipe imediatamente após a realização de um pedido. É ideal para descobrir essas coisas cedo. Por quê? Isso ocorre porque sua empresa pode ter muitos problemas se o sistema de gerenciamento de pedidos não estiver funcionando corretamente. Imagine um cliente reinserindo um pedido com frequência, ligando sobre atrasos na remessa ou recebendo o produto errado. Arr! Ninguém quer isso. Para evitar isso, seu OMS estima um prazo de entrega imediatamente após verificar as informações dos clientes.

#2. Gerenciar crédito e pagamento

Dependendo do método de pagamento escolhido pelo cliente, e também para verificar se o pedido foi aprovado em condições de crédito existentes, a linha de crédito do cliente será verificada. Logo antes disso, a maioria dos B2B ocorre a crédito. Com isso, há tempo suficiente para que uma fatura seja criada, recebida e paga sem atrasar o atendimento do pedido. Avaliar cuidadosamente o crédito a tempo reduz muito os riscos de pagamento. O OMS ajuda nessa etapa. Assim, quando um consumidor fizer um pedido, o sistema enviará o pagamento automaticamente por meio de um processo de aprovação. Se e quando o pagamento for aprovado, o sistema irá aceitá-lo ou negá-lo e, em seguida, procederá ao cumprimento. No entanto, isso é para clientes existentes. Novos clientes terão que aceitar ou negar a transação.

#3. Prepare-se para o envio

Nesta fase do processo cash-to-order, é feita a preparação para enviar o pedido de um cliente, seja de bens ou serviços. Se você tiver um sistema eficaz, os pedidos serão vinculados diretamente ao seu software de pedidos. Isso significa que os responsáveis pelo armazém onde as mercadorias estão armazenadas receberão as informações do pedido e as prepararão da maneira que o cliente exigir. Você precisa garantir que despachou as mercadorias no prazo para evitar atrasos ou um cliente ligando para informar que não recebeu o produto conforme prometido. Independentemente do método que você usa, certifique-se de que seu pacote esteja preparado para envio usando seus dados de atendimento. Isso garantirá que o item correto seja enviado para o local do cliente.

#4. Geração de faturas e contas a receber

Dependendo do sistema de pagamento adotado, o procedimento de contas a receber começa quando uma venda é feita e os produtos são despachados. Se você adotar um sistema que permita que os clientes paguem uma vez que um pedido é feito, você não fará isso. Mas se seus clientes concluírem o pagamento do pedido imediatamente após a entrega, você precisa estabelecer um sistema funcional que gerará uma fatura, entregá-la, rastreá-la e também reconciliá-la com seu livro-razão.

Uma fatura de cliente é um documento que lista as coisas que foram compradas, bem como o preço pelo qual foram vendidas ao cliente. Uma fatura incluirá todas as informações pertinentes, como os itens comprados, informações de pagamento, data do pedido e endereço de correspondência. O faturamento é outro passo crucial no processo de ordem para dinheiro. Errar pode desligar um cliente. Imagine encomendar mercadorias no valor de $ 250 e receber uma conta de $ 2500. Alarmante certo? Você pode obter um software de faturamento para ajudá-lo a resolver isso. Uma das melhores maneiras de evitar discrepâncias é criar uma fatura para cada pedido feito.

#5. Recebendo seu pagamento

A forma de pagamento aceita pela sua empresa deve ser claramente indicada no momento da compra e também na fatura. Quando um cliente faz um pedido, um número de pedido de compra é gerado. Um número de pedido de compra é uma referência de rastreamento comum que garante que cada pagamento esteja devidamente vinculado ao pedido apropriado. Além disso, também é usado para monitorar e compensar pagamentos.

Na maioria das vezes, os clientes pagam on-line usando transferências bancárias ou várias opções de pagamento, como transferências eletrônicas de fundos, pagamentos com cartão de crédito ou débito. Embora você possa oferecer aos clientes a opção de enviar um cheque ou ordem de pagamento pelo correio, isso pode causar atrasos. O envio de cheque ou vale postal é outro meio de pagamento em que os clientes efetuam o pagamento e estes são posteriormente recolhidos. Você pode ser pago mais rapidamente se facilitar para seus clientes o pagamento on-line.

Criar um sistema de pagamento fácil e super rápido lhe dá uma vantagem. Portanto, configure seus sistemas de gerenciamento de pedidos e faturamento para automatizar essa parte do ciclo. Finalmente, faça com que sua equipe de contas a receber entre em contato com os clientes se houver um problema com a cobrança de pagamentos. Os problemas com o pagamento incluem o seguinte: atraso no pagamento, falta total de pagamento devido a um erro ocorrido após o faturamento e assim por diante. Existem poucos casos de saldos pendentes não pagos, mas estes são baixados como dívidas incobráveis ou encaminhados a uma agência de cobrança de terceiros.

#6. Gerenciamento de dados e análise e relatório

Se sua empresa eventualmente escalar por meio desse processo, você precisa priorizar relatórios e análises de dados. Certifique-se de incluir o sistema de planejamento de recursos empresariais da SAP em seu estoque de processo de ordem de pagamento para um gerenciamento de dados eficaz. O sistema de planejamento de recursos empresariais (ERP) da SAP ajuda você a colaborar entre sistemas para identificar níveis de estoque, atender pedidos e acionar novos pedidos.

Como funciona?

Um sistema de planejamento de recursos empresariais (ERP) SAP é projetado de tal forma que, quando os pedidos são concluídos, o sistema de faturamento deve aceitar um acionador para gerar uma fatura. O sistema então recupera os dados sobre o pedido, verifica os limites de crédito do cliente e concorda com as condições de pagamento e, em seguida, gera e entrega uma fatura para o contato correto.

Além disso, para garantir que os pagamentos sejam reconciliados com o pedido correto, o mecanismo de cobrança de pagamentos deve ser vinculado ao livro de compras. Além disso, todas essas etapas são automatizadas no processo de ordem para pagamento para aumentar a eficiência e a precisão. Você também poderá garantir que está preenchendo e enviando pedidos com precisão no prazo para seus consumidores, ao mesmo tempo em que aumenta suas receitas.

Ordem para processar o dinheiro SAP

O processo SAP Order to Cash é um meio de criar um pedido de venda para um cliente e atender esses pedidos por meio de entrega. Embora você receba seu dinheiro entre o pedido e a entrega. Antes de um cliente fazer um pedido, certas coisas devem estar no lugar. Isso inclui um sistema automatizado de dados e registros, uma área de vendas, um sistema de pagamento e assim por diante.

A SAP tem um recurso útil que replica dados de documentos de pré-vendas para pedidos de vendas. Com isso, os dados dos clientes são armazenados no inventário do ERP. O que isso implica? Isso significa que não haverá necessidade de um cliente reinserir as mesmas informações no sistema SAP ERP toda vez que desejar fazer um pedido. Isso, por sua vez, acelera as operações de vendas de uma empresa.

Etapas no processo de pedido para pagamento SAP

Geralmente, há quatro estágios principais de atividades que ocorrem em um processo típico do SAP de pedido ao pagamento.

Atividades de pré-venda
processamento de pedido
Envios
Faturação

Processo SAP OTC: atividades de pré-vendas

As atividades de pré-venda ocorrem antes que uma transação de venda seja concluída. Isso o torna o primeiro passo no processo SAP ERP. Os procedimentos e documentos a seguir fazem parte do pedido SAP para processar as atividades de pré-vendas.

#1. Investigação

O primeiro passo nas atividades de pré-venda é uma consulta. Aqui, um cliente pergunta sobre o preço e o serviço do produto. Um número de consulta é gerado quando um cliente envia uma consulta. Geralmente, VA11 é o código de transação usado para criar uma consulta. Embora o processo SAP comece com uma consulta, esse processo não tem impacto nas contas do razão geral. Portanto, não gera lançamentos contábeis. Perguntar sobre um produto ou serviço no inventário SAP não obriga o cliente a fazer um pedido. No entanto, as informações podem ser salvas como um documento no SAP.

#2. cotação

Uma cotação é um documento que descreve a oferta de uma empresa aos clientes. É mais como uma cotação de preço. O documento de cotação inclui produtos, preços e outras informações como cores e tamanhos no caso de calçados. Um cliente pode gerar uma cotação de produto ou serviço mesmo sem ter o número de referência da consulta. Além disso, o código de transação VA21 gera uma cotação.

#3. Criar contrato

Um contrato é um acordo escrito entre uma empresa e um cliente para fornecer produtos ou serviços por um determinado período e sob circunstâncias específicas.

#4. Acordo de agendamento

Um acordo de agendamento é um acordo legal entre uma empresa e um cliente para oferecer itens ou serviços com valores e datas de entrega. O sistema automatizado SAP ERP cruza as informações do cliente e fixa uma possível data de entrega com base nas informações fornecidas.

Processo SAP OTC: Processo de pedido

No processo de pedido, temos o pedido de venda. O pedido de venda entra em ação imediatamente após um cliente fazer um pedido de produtos ou serviços.

#1. Pedido de venda

Uma ordem de venda é um documento que registra a solicitação de bens ou serviços de um cliente. Se sua empresa incluir as etapas de consulta e cotação, o pedido de venda será exibido em seguida. O código de transação que gera um pedido de venda é VA01. Um recurso importante do sistema de pedido ao pagamento da SAP é que um pedido de venda pode ser feito sem uma referência de cotação. Geralmente, o documento de pedido de venda contém uma ampla gama de informações. Estes incluem o seguinte;

Informações sobre preços
Informações de cobrança: isso inclui condições de pagamento e gerenciamento de risco.
Informações sobre produtos e/ou serviços
Informação de entrega: Inclui a data e quantidade de bens e/ou serviços.
Informações sobre o envio. Isso inclui a rota de envio.

Processo SAP OTC: Envio

O envio no processo de pedido para pagamento da SAP refere-se à entrega de mercadorias e/ou serviços ao endereço do cliente.

Para que a entrega ocorra, é necessário o documento de entrega SAP. O documento de entrega SAP é um documento que permite que os itens sejam enviados para um cliente específico. Este documento é bastante útil para realizar as diversas atividades em linha com o embarque. O código de transação para remessa ou entrega do processo de ordem para pagamento SAP ERP é VL01. Um documento de entrega típico inclui o seguinte;

Embalagem
Seleção e confirmação. Na verdade, isso é para verificar uma ordem de transferência.
Transporte e entrega (documento de embarque)
Pós-Emissão de Mercadorias IGP

Processo SAP OTC: Faturamento

O faturamento é a última etapa das atividades de pré-venda. Também envolve o uso do documento de faturamento. Um documento de faturamento serve como base para a criação de faturas de clientes. Geralmente, existem duas maneiras de faturar e receber o pagamento dos clientes. A primeira é enviar a fatura com os bens e serviços. Desta forma, os clientes pagam após o recebimento da mercadoria. É a maneira mais comum no processo de ordem para pagamento do SAP.

A segunda é integrar um sistema de pagamento antes do sistema de entrega. Dessa forma, as pessoas pagam antecipadamente, assim que fazem um pedido. O processo de pedido para pagamento do SAP ERP possibilita a automação de faturas para contabilizar automaticamente as entradas. Assim que o SAP ERP registra o pagamento de um cliente, ele debita a conta do cliente, a conta de crédito à vista e o imposto de crédito. Além disso, o código de transação para cobrança é VF01. O documento de faturamento faz o seguinte;

Ele cria faturas
Também cria notas de crédito e débito.
Cancele quaisquer documentos de cobrança que já tenham sido preparados.
Ele lança automaticamente na conta do Razão com integração SAP

Processo SAP OTC: entre entrega OTC e estágio de cobrança

A entrega e o faturamento são ambas as etapas do processo de pedido para pagamento em dinheiro. No entanto, há uma atividade-chave que ocorre entre a entrega e o faturamento do pedido de um cliente. Esta é a PGI pós-saída de mercadorias.

O que é a PGI de Emissão de Mercadorias?

Quando um cliente faz um pedido, ele recebe os itens à sua porta. Você já se perguntou de onde vêm os deuses? Sim, o armazém. A saída de mercadorias pós-venda é o estágio OTC em que as mercadorias são retiradas do depósito, embaladas e despachadas para o endereço de entrega especificado pelo cliente. Os funcionários do armazém são extremamente cuidadosos para não estragar um pedido. Portanto, faz bom uso das informações enviadas a partir da colocação do pedido. Também possui lançamentos contábeis em que o estoque é debitado enquanto o custo das mercadorias vendidas é creditado.

Benefícios do SAP ERP & Order Management to Cash Process

O uso de software de automação para o processo do pedido ao pagamento traz muitos benefícios. Estes incluem o seguinte;

#1. Economiza tempo

Já pensou que mais poderia ser alcançado e isso com o tempo também? Bem, é isso que o SAP ERP e a automação do processo cash-to-order da OM tendem a alcançar. Imagine a geração de faturas, faturamento, lançamentos contábeis, enviando e acompanhando o pagamento feito por humanos e, em seguida, compará-lo com um sistema de automação que processa isso instantaneamente. Outra maneira pela qual a automação do processo cash-to-order SAP ERP e OM economiza tempo é impedindo a reentrada. Ele armazena automaticamente as informações dos clientes. Portanto, um cliente existente que deseja fazer outro pedido já possui suas informações no sistema.

#2. Simplesmente republica e audita

O SAP ERP e OM Cash to Order registra o processo de automação e armazena todas as informações e transações dos clientes. Como resultado, é muito fácil avaliar e analisar esses registros.

#3. Melhora o fluxo de caixa

Todo negócio tem um objetivo comum: aumentar o fluxo de caixa e o lucro. O SAP ERP e a automação do processo cash-to-order da SAP para reduzir o tempo e aumentar a eficiência têm um resultado. Custo-benefício e aumentos fluxo de caixa.

#4. Reduz custos

O custo que surgirá do pagamento de funcionários para gerenciar a colocação de pedidos, classificar pedidos, registrar transações e outras atividades não aumentará. Imagine pagar para lidar com pedidos por telefone e o restante das atividades que ocorrem no processo de pedido para pagamento.

#5. Ganhe visibilidade em tempo real

Geralmente, o processo de automação de cash-to-order SAP ERP e OM é um software que acompanha as transações e também gerencia as informações. Isso dá origem à visibilidade em tempo real.

#6. Isso resulta em precisão

A automação do processo de pagamento por pedido SAP ERP e OM leva a uma maior precisão nos registros. O sistema não dá espaço para erros de omissão ou comissão, que são mais comuns na manutenção de registros humanos. Os dados simplesmente passam de um estágio do pedido para o processo de caixa com facilidade, velocidade e precisão.

#7. Melhora a experiência dos clientes

O processo de automação do SAP ERP e do OM cash-to-order melhora a uniformidade do processo, a confiabilidade do atendimento, a percepção da marca e a simplicidade do pagamento, o que promove o relacionamento com o cliente.

Maximizando o Processo Order to Cash

As empresas que investem em seu processo OTC registram ótimos retornos sobre seu investimento. Maximizar o processo leva à eficiência e eficácia. Economiza tempo, minimiza muito os erros e é econômico a longo prazo. Algumas empresas integram tecnologias como SAP e gerenciamento de pedidos, serviços de consultoria e financeiro para fornecer ótimos resultados. Assim, a integração de software como o programa SAP ERP é mais eficaz do que o uso de papel e operação manual.

SAP Order to Cash Process and Order Management

A gestão de pedidos é um processo administrativo que faz parte da integração SAP. A combinação do gerenciamento de pedidos e do processo SAP cash-to-order resulta em um ciclo de vendas mais rápido, manuseio mais fácil de itens e processamento de pedidos mais rápido.

Principais recursos do gerenciamento de pedidos e do processo SAP Order to Cash

A principal característica do software de automação é que ele automatiza o processamento de pedidos e integra dados de vários módulos de maneira suave. Além disso, inclui o banco de dados mestre do cliente, devoluções e reembolsos, informações de cobrança, informações de envio, condições de pagamento, condições de pagamento e outras informações relevantes.

O que é O2C e P2P?

Em geral, o procedimento que uma empresa usa ao fazer compras de fornecedores é conhecido como “Procure to Pay” ou P2P. Order to Cash, ou O2C, é o processo de obtenção de pagamento por bens ou serviços prestados. É o outro lado da moeda.

O que é o ciclo de vida do O2C?

O ciclo do pedido ao pagamento, geralmente conhecido como O2C ou OTC, descreve como sua empresa recebe, lida, gerencia e conclui os pedidos do consumidor. Isso envolve o gerenciamento de cada etapa da transação, desde o envio das mercadorias até a cobrança do pagamento, a geração de faturas e o relatório de toda a transação.

O que é P2P e O2C no SAP?

Os processos de negócio Order to Cash (O2C) e Procure to Pay (P2P), que se complementam, são executados quase exatamente da mesma forma. Todo o processo de pedido e atendimento do cliente é coberto pelo processo O2C, enquanto a função P2P lida com o ciclo de compras de um negócio.

O que é KPI para receber dinheiro?

Analise o custo geral do fluxo de valor do pedido ao caixa ou o custo total dos processos separados que compõem o fluxo de valor. Dê uma olhada preliminar no custo do processo dividido pela receita ou outro normalizador usando o conjunto equilibrado de KPIs para rastrear.

O que é P2P e P2R?

Determinar se deve executar todo o processo Procure to Pay (P2P) ou uma implantação parcial, como Procure to Receipt, é uma decisão que as empresas frequentemente precisam tomar (P2R).

O que é o ciclo R2R no SAP?

Record to report (R2R) é o processo de coleta, análise e apresentação de dados financeiros precisos. O R2R oferece feedback de gerenciamento e outras partes interessadas sobre o desempenho da organização do ponto de vista estratégico, financeiro e operacional.

Como auditar O2C?

Um processo O2C padrão inclui receber pedidos de clientes, conceder crédito ou autorizá-los, atender pedidos, emitir faturas e receber pagamentos de clientes. Também inclui o rastreamento de recebíveis e sua reconciliação com os registros bancários.

Conclusão

Incorporando inventário de ERP, como o SAP a fim de processar o dinheiro em seu sistema de gerenciamento de negócios não é apenas econômico, mas também eficiente. Portanto, é um modelo de negócio que todo negócio online deve adotar.

Perguntas frequentes sobre o processo de ordem para pagamento

Qual é o ciclo do pedido ao pagamento?

Há momentos em que uma empresa pode oferecer descontos em alguns bens ou serviços. Quando isso acontece, o cliente adora receber essas ofertas fazendo o pagamento enquanto o pedido durar. É disso que se trata o ciclo do pedido ao pagamento ou o fluxo do processo.

O que é P2P?

P2P é um acrônimo para Procure to Pay. É um termo usado para descrever o processo pelo qual uma empresa passará ao fazer compras de fornecedores.

Qual é o significado da O2C para as empresas?

Todo mundo adora qualquer coisa que economize tempo e produza mais resultados. Este é um dos principais significados do processo do pedido ao pagamento. Se uma empresa puder vender seu produto rapidamente, haverá entrada de caixa. Assim, o processo de ordem para dinheiro torna um negócio eficaz e eficiente.