Como proprietário de uma pequena empresa, você deve conhecer a plataforma QuickBooks Online e como ela pode ajudar a gerenciar tudo, desde impostos até folha de pagamento. Com o Guia de Treinamento Online do QuickBooks, você também pode aprender a usar o QuickBooks Online para gerenciar suas finanças pessoais, bem como propriedades de aluguel. Vamos ver como você pode começar.
Como usar o QuickBooks Online para sua pequena empresa
#1. Saiba como usar o painel do QuickBooks Online.
A primeira etapa para aprender a usar o QuickBooks Online para negócios é familiarizar-se com o painel.
Quando você faz login na sua conta do QuickBooks on-line, essa é a primeira coisa que você vê, e é a partir daqui que você pode navegar para tudo o que precisa como usuário do QuickBooks. Passe algum tempo explorando os vários menus do painel e determinando onde você pode encontrar tudo.
#2. Inclua informações sobre sua empresa.
Configure as informações e preferências de sua empresa após seu primeiro login no QuickBooks. Clique no ícone de engrenagem em seu painel, selecione “conta e configurações” e, em seguida, a guia “empresa”. Você pode inserir informações sobre sua empresa aqui, como:
- Nome da empresa
- Tipo de negócios
- Entrando em contato
- Endereço
- O logotipo da empresa
#3. Selecione suas preferências financeiras.
Ao atualizar as informações de sua empresa, você também pode alterar suas preferências financeiras nesta seção de sua conta do QuickBooks usando as guias de vendas, despesas e avançadas. Atualize seus pagamentos com cartão de crédito, automação de faturas, detalhes de IVA e a data de término do ano da sua empresa para que todas as informações em seus relatórios estejam corretas.
#4. Importe os dados da sua empresa
É rápido e simples importar seus dados de negócios para o aplicativo QuickBooks Online, evitando que você tenha que começar do zero. Você pode importar dados como transações bancárias, planos de contas, contas de fornecedores, funcionários, orçamentos e informações de clientes ou fornecedores.
O QuickBooks oferece várias opções para importar dados de negócios, permitindo que você selecione aquela que funciona melhor para você e sua empresa. Entre os vários métodos disponíveis estão:
- planilhas MS Excel
- Documentos CSV
- O formato de arquivo de texto proprietário do QuickBook é Intuit Interchange Format (IIF).
- Arquivo para Web Connect
#5. Personalize seu plano de contas
A lista de diferentes categorias usadas no QuickBooks para categorizar o dinheiro para as demonstrações financeiras da sua empresa é conhecida como plano de contas. O QuickBooks Online possui cinco categorias padrão: receita, despesas, ativos, passivos e patrimônio líquido. Muitas pessoas que usam o QuickBooks para negócios deixarão as configurações padrão inalteradas, mas você pode querer ajustar as categorias para atender aos seus requisitos específicos. Talvez você queira renomear as categorias ou talvez descubra que precisa configurar uma categoria adicional que não se enquadre nas cinco já listadas.
Simplesmente navegue até “Contabilidade” no painel e clique em “Plano de contas”. Escolha "Novo" e "Despesas" ou "Outras despesas" como "Tipo de conta". Selecione um “tipo de detalhe” e insira o nome e a descrição de sua nova categoria de despesa.
#6. Vincule seu banco e cartões de crédito.
Nesse ponto, você pode sincronizar sua conta do QuickBooks Online com suas contas bancárias e cartões de crédito. Isso significa que o QuickBooks baixará e categorizará automaticamente as transações anteriores de suas contas, economizando tempo e esforço eliminando a necessidade de inserir manualmente quaisquer detalhes.
Vá para a seção 'Contas bancárias' do seu painel e clique em 'Conectar conta', depois procure seu banco e faça login com o mesmo nome de usuário e senha que você usa para serviços bancários online. Uma vez conectado, você poderá ver todas as contas que possui com este banco, então escolha sua conta comercial e, em seguida, as transações que deseja transferir para sua conta do QuickBooks. A maioria dos bancos mostrará apenas transações dos últimos 90 dias, mas alguns voltarão até 24 meses.
O QuickBooks baixará automaticamente as transações relevantes assim que você as selecionar. Após o download de suas transações, você só precisará aprovar como elas foram classificadas.
#7. Aumente o número de usuários.
Você pode adicionar usuários adicionais ao QuickBooks para uma pequena empresa, desde seu gerente de vendas até seu contador.
Você pode alterar as configurações de cada usuário para permitir que eles executem tarefas específicas, mas seu nível de assinatura determinará quantos usuários você pode ter, portanto, se você estiver vendo um limite de usuários, considere atualizar para o próximo nível .
Para convidar um novo usuário, vá para “Configurações” do seu painel e depois “Gerenciar usuários”. Selecione “Adicionar usuário” e o tipo de usuário que deseja criar.
#8. Crie um sistema de folha de pagamento.
Vá para "Configurações da folha de pagamento" e "Visão geral da configuração". Você pode inserir informações importantes para sua folha de pagamento do QuickBooks aqui, como:
- As políticas de pagamento cobrem tudo, desde cronogramas de pagamento até políticas de férias.
- A configuração de impostos é necessária para garantir que os pagamentos de impostos sejam processados corretamente.
- Deduções: Adicione aqui quaisquer deduções padrão para todos os funcionários, como seguro saúde ou planos de aposentadoria.
- Preferências: Inclui contabilidade e impressão de cheques.
Depois de inserir essas informações, vá para a tela de visão geral da configuração e selecione 'Contabilidade' e, em seguida, "Empresa e conta". Selecione a conta que será usada para controlar as despesas de folha de pagamento.
Para adicionar funcionários à sua folha de pagamento, acesse seu painel e selecione “Funcionários”. Você pode inserir as informações de seus funcionários aqui. Vale a pena notar que todos os funcionários terão as políticas de pagamento padrão e deduções que você já estabeleceu, mas você pode optar por adicioná-los ao adicionar funcionários. Você será guiado pelo processo de inserção de informações fiscais, detalhes salariais e outras informações, como cronograma de pagamento, conforme mostrado no vídeo abaixo.
#9. Conecte seus aplicativos
O QuickBooks Online permite que você acesse suas contas de qualquer local e a qualquer momento. No entanto, ele também se integra a milhares de aplicativos compatíveis disponíveis na QuickBooks App Store, todos com garantia de facilitar sua vida, com 86% dos clientes do QuickBooks concordando que os aplicativos economizam tempo. Do gerenciamento de despesas à previsão de fluxo de caixa, há uma variedade de aplicativos disponíveis para ajudá-lo a otimizar seus processos e manter-se atualizado sobre as finanças de sua empresa.
Você pode navegar pelas várias categorias da loja de aplicativos ou, se souber o que está procurando, basta pesquisar pelo nome do aplicativo. O aplicativo Float é o complemento de previsão de fluxo de caixa operacional mais popular do QuickBooks, portanto, se você quiser saber qual será seu saldo bancário futuro, junte-se aos milhares de usuários que já estão economizando horas toda semana usando o Float.
#10. Regularmente reconciliar
O QuickBooks Online economizará tempo e esforço, mas só funcionará corretamente se você o mantiver atualizado. Você deve reconciliar suas contas regularmente (o QuickBooks recomenda uma vez por mês) para que suas contas correspondam ao que está em seus extratos bancários e de cartão de crédito. A reconciliação regular garante que sua previsão de fluxo de caixa seja sempre precisa, pois o Float extrai informações em tempo real do QuickBooks Online.
Gastar alguns minutos por dia, semana ou mês reconciliando suas contas vai lhe poupar dores de cabeça mais tarde. Veja como proceder:
- Clique no ícone de engrenagem na tela inicial e depois em 'Reconciliar'.
- Selecione a conta bancária a ser reconciliada.
- Insira o saldo final e a data do seu extrato.
- Clique em 'Iniciar reconciliação' para exibir as transações para o período de tempo especificado.
- Compare as transações no QuickBooks com as do seu extrato bancário.
- Marque as transações apropriadas no QuickBooks.
- O valor da diferença deve ser zero - isso significa que as transações coincidem.
- Se houver uma diferença, certifique-se de que o número de transações para ambas as origens seja o mesmo. Se alguma transação estiver faltando no QuickBooks, você poderá inseri-la manualmente.
- Se o problema for com a data das transações, basta clicar nela e alterá-la para a correta do seu extrato bancário.
- Se nenhuma dessas opções resolver o problema, verifique novamente o valor de cada transação no QuickBooks.
- Clique no botão 'Concluir agora'.
Treinamento on-line do QuickBooks
Tendo visto como você pode usar o QuickBooks Online para sua pequena empresa, aqui estão alguns recursos para você começar o treinamento do QuickBooks Online:
- Introdução ao QuickBooks Pro
- Treinamento Essencial do QuickBooks Pro 2020
- Técnicas avançadas de contabilidade do QuickBooks
- Aprenda QuickBooks Online com Hector Garcia, CPA
- QuickBooks Online em funcionamento.
- 39 Tutoriais gratuitos do QuickBooks: Aprenda QuickBooks rapidamente
- Treinamento on-line gratuito do QuickBooks
- Treinamento QuickBooks
- Centro de aprendizagem do QuickBooks
- Livros rápidos para leigos
O treinamento on-line do QuickBooks é gratuito?
O treinamento e os exames de certificação do QuickBooks Online estão disponíveis gratuitamente no QuickBooks Online Accountant para profissionais de contabilidade.
O QuickBooks Online é fácil de aprender?
Aprender a usar o QuickBooks é simples para quem está familiarizado com os conceitos de contabilidade e como o software de contabilidade funciona, mas pode ser difícil para aqueles que são desafiados tecnologicamente ou não têm conhecimento de contabilidade.
Como usar o QuickBooks Online para finanças pessoais
Em um só lugar, você pode acompanhar facilmente suas despesas, receitas e orçamento. Além disso, o Quickbooks Online para Finanças Pessoais também permite que você pague suas contas em dia, estime impostos e atualize automaticamente suas finanças. Com o aplicativo móvel, você pode executar a folha de pagamento em trânsito, receber lembretes automáticos por e-mail, baixar suas transações bancárias no QuickBooks e muito mais.
Vamos examinar os principais recursos do QuickBooks Online para Finanças Pessoais listados abaixo:
#1. Acompanhamento de despesas
Ao conectar suas contas bancárias e cartões de crédito ao Quickbooks, você pode acompanhar facilmente suas despesas. Você pode categorizar ainda mais suas despesas e, eventualmente, gerar relatórios financeiros para entender melhor seus gastos.
#2. Cálculo de impostos
Conforme mencionado anteriormente, o Quickbooks categoriza e organiza automaticamente as despesas, permitindo que você rastreie facilmente as despesas ao longo do ano. Como resultado, você não precisa se preocupar com declaração de impostos e deduções fiscais.
#3. Digitalização de recibos
Você pode fazer upload de recibos para o aplicativo móvel Quickbooks e combinar as informações do recibo com uma transação existente.
#4. Gerenciamento de fluxo de caixa
O gerenciamento de fluxo de caixa é um dos aspectos mais importantes do uso do QuickBooks Online para gerenciar finanças pessoais. Ao inserir seus dados financeiros no QuickBooks regularmente, você pode obter uma melhor compreensão e controle sobre seu fluxo de caixa. Você pode inserir informações de transações passadas, bem como transações futuras antecipadas, como planos de investimento sistemático (SIPs), pagamentos de arrendamento e muito mais, permitindo que o QuickBooks preveja facilmente seus gastos nos meses futuros.
#5. Pagamento pela Internet
O QuickBooks permite que você aceite todos os tipos de pagamentos, incluindo transferências bancárias, cartões de crédito/débito e assim por diante, resultando em pagamentos mais rápidos. O QuickBooks recupera suas transações automaticamente, economizando tempo e dinheiro.
#6. Automação de contas
O QuickBooks Personal permite que você gerencie e pague suas contas em um só lugar. Você pode configurar pagamentos automáticos para suas contas para garantir que nunca perca um pagamento. Caso contrário, você pode optar por lembretes automáticos de pagamento de contas. Usando o recurso “Transações memorizadas”, você pode salvar suas credenciais de pagamento para um checkout mais rápido. Você também pode pagar vários fornecedores de uma só vez e especificar um método de pagamento para cada um deles. Além disso, como os recibos e faturas são salvos automaticamente na nuvem, eles não podem ser esquecidos.
Como usar o QuickBooks Online para propriedades de aluguel
Planilhas, software projetado especificamente para imóveis e software de contabilidade de uso geral, como o QuickBooks Online, são opções para acompanhar as propriedades de aluguel.
Muitos investidores estão confusos sobre como configurar propriedades de aluguel no QuickBooks porque o software é bem conhecido. Mostraremos um processo passo a passo de configuração de propriedades de aluguel no QuickBooks, além de discutir uma alternativa gratuita ao QuickBooks Online.
Como configurar propriedades de aluguel no QuickBooks Online?
Como o QuickBooks Online é um software de contabilidade geral projetado para todos os tipos de negócios, há vários obstáculos que um proprietário deve superar para usá-lo em um negócio de aluguel de imóveis.
Aqui estão algumas etapas para configurar propriedades de aluguel no QuickBooks Online:
- Crie uma empresa e nomeie-a como Music City LLC ou Orange Drive Rental.
- Criar um plano de contas
- Adicione o imóvel alugado ao Plano de Contas como Ativo Fixo para que a depreciação possa ser deduzida manualmente no final de cada ano e o valor justo de mercado do imóvel possa ser atualizado.
- Inclua contas correntes, poupança, cartão de crédito e hipoteca para cada conta bancária comercial usada para a propriedade.
- Configure a propriedade como uma Classe, geralmente com o endereço exato, como 1411 Orange Drive.
- Crie um Cliente para o locatário, geralmente usando o(s) nome(s) no contrato de locação, para garantir que a renda do aluguel e os depósitos de segurança sejam creditados corretamente.
- Crie um Produto para receita de aluguel e, em seguida, crie Subprodutos para os vários tipos de receita de aluguel coletada, como aluguel mensal, multas por atraso e taxas para animais de estimação.
- Se você deseja enviar uma fatura para um inquilino todos os meses, em vez de usar um serviço de pagamento de aluguel online gratuito, configure faturas recorrentes para Pagamentos de aluguel.
Adicionando várias propriedades de aluguel ao QBO
O processo para configurar várias propriedades de aluguel no QuickBooks é semelhante ao descrito acima, com algumas etapas adicionais.
Suponha que um investidor possua uma casa de aluguel unifamiliar (SFR) e um duplex multifamiliar de duas unidades. Uma abordagem para usar o QBO para várias propriedades de aluguel é criar uma empresa com várias classes, enquanto a outra é criar duas empresas separadas.
O QuickBooks Online é a melhor opção para gerenciar propriedades de aluguel?
O QuickBooks Online pode ser usado para gerenciar propriedades de aluguel. No entanto, um investidor deve planejar gastar tempo ou pagar um profissional para configurar o software.
Como posso aprender QuickBooks sozinho?
Você pode fazer tutoriais em vídeo, participar de webinars ou encontrar tutoriais do QuickBooks online.
Quanto tempo leva para aprender QuickBooks Online?
Demora cerca de 2 a 3 semanas para aprender QuickBooks online.
Como adiciono e gerencio clientes no QuickBooks Online?
Para adicionar um novo cliente, vá ao menu “Clientes” e clique em “Novo Cliente”. Insira as informações do cliente e salve. Para gerir os clientes existentes, vá ao menu “Clientes” e selecione “Clientes” para ver uma lista de todos os seus clientes. Você pode editar ou excluir clientes desta lista.
Como faço para criar e enviar faturas no QuickBooks Online?
Para criar uma nova fatura, vá ao menu “Vendas” e clique em “Nova Fatura”. Insira as informações do cliente, adicione itens de linha para os produtos ou serviços que estão sendo cobrados e salve. Para enviar a fatura, clique em “Enviar” e selecione o endereço de e-mail para o qual deseja enviá-la.
Como acompanho as despesas no QuickBooks Online?
Para acompanhar as despesas, vá ao menu “Despesas” e clique em “Nova Despesa”. Insira as informações do fornecedor, adicione itens de linha para os produtos ou serviços que estão sendo adquiridos e salve. Você também pode conectar sua conta bancária ao QuickBooks Online para importar e categorizar despesas automaticamente.
Como executo relatórios financeiros no QuickBooks Online?
Para executar relatórios financeiros, vá ao menu “Relatórios” e selecione o relatório que deseja executar. Você pode personalizar o intervalo de datas e outras opções do relatório antes de executá-lo. Você também pode salvar as configurações do relatório para uso futuro.
Em conclusão,
QuickBooks é o software de contabilidade mais utilizado para pequenas empresas. Ele está disponível em várias edições, tanto online quanto em seu computador desktop. Com as etapas descritas neste artigo, você pode usar o QuickBooks Online para gerenciar suas finanças pessoais, bem como suas pequenas empresas e propriedades de aluguel. Também listamos alguns recursos de treinamento do QuickBooks Online disponíveis para você.
Perguntas Frequentes
Existe um manual para QuickBooks?
O QuickBooks Online possui um manual de treinamento que serve como recurso para todos os SWCDs que usam o QuickBooks.
Como faço para reconciliar no QuickBooks?
Escolha Configurações e, em seguida, Reconciliar. Se esta for a primeira vez que você faz a reconciliação, clique em “Começar” para prosseguir. Selecione a conta para reconciliar na seleção de conta. Verifique se corresponde ao da sua declaração.
O que significa C no QuickBooks Online?
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Referências
