COMO ESCREVER UM E-MAIL FORMAL: Guia passo a passo detalhado

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Aprender a escrever um e-mail formal pode parecer difícil, especialmente se for a primeira vez. Um e-mail formal deve ter um tom profissional, e é por isso que muitas pessoas acham difícil construir um. No entanto, se você tiver um guia detalhado passo a passo, escrever um e-mail formal será um processo simples. Abaixo está um detalhamento das etapas necessárias a seguir e tudo o que você precisa saber ao escrever um e-mail formal. 

Como escrever um e-mail formal

Para que você aprenda corretamente como escrever um e-mail formal, você precisa saber exatamente do que se trata. Então, o que é um e-mail formal? Um e-mail formal é a mesma coisa que um e-mail profissional. Ele é escrito para pessoas com autoridade, organizações empresariais, instituições acadêmicas ou pessoas com as quais você não está familiarizado. 

Ao escrever um e-mail formal, a escolha do idioma é uma das coisas mais importantes. Como você não está escrevendo para alguém conhecido, é muito necessário usar um tom profissional. Isso mostra automaticamente um sinal de respeito. Além disso, outra coisa que você precisa observar é a pontuação, pois isso contribui muito para a estrutura do e-mail.

Etapas a seguir ao escrever um e-mail formal

Se você quiser aprender a escrever um e-mail formal corretamente, existe um certo formato que você precisa seguir. Abaixo está uma lista de guias passo a passo que você precisa seguir ao escrever um e-mail formal. Eles incluem:

  1. Comece com um endereço de e-mail profissional
  2. Escreva uma linha de assunto
  3. Comece o parágrafo com uma saudação formal
  4. Faça uma introdução adequada
  5. O corpo
  6. Encerre o e-mail formalmente, com agradecimento

#1 Comece com um endereço de e-mail profissional

Antes de iniciar um e-mail formal, você precisará confirmar se o endereço de e-mail é profissional. Um endereço de e-mail profissional é simplesmente um e-mail usado estritamente para negócios. É assim que a maioria dos indivíduos interage com empresas e organizações empresariais. Com a ajuda de um endereço de e-mail profissional, as pessoas podem diferenciar suas mensagens pessoais das relacionadas aos negócios.

Além disso, um e-mail profissional contém o nome da sua empresa. Isso torna mais fácil para indivíduos e outras empresas reconhecê-lo.

#2 Escreva uma linha de assunto

Prestar atenção ao conteúdo de sua linha de assunto ao escrever um e-mail formal é essencial. É a primeira coisa vista quando uma pessoa abre sua caixa de entrada. Isso é feito para ajudar a pessoa a saber do que se trata o conteúdo do seu e-mail. Uma linha de assunto deve indicar claramente a finalidade do e-mail. Deve ser curto e cativante, ao mesmo tempo não enganoso. Não tente enganar um destinatário para que leia seu e-mail, caso contrário, seu e-mail pode ser rascunhado ou não ser respondido. 

#3 Comece o parágrafo com uma saudação formal

Depois de inserir uma linha de assunto, o próximo passo é iniciar o e-mail com uma saudação formal. Prestar atenção à saudação também é importante porque ela se dirige diretamente à pessoa para quem você está enviando o e-mail. Alguns exemplos de saudações são:

  • saudações
  • Querido
  • Olá
  • A quem possa interessar 

Muitas vezes, o nome da pessoa a quem se dirige um e-mail não é conhecido. Se você não tiver o nome do destinatário, poderá usar “a quem possa interessar” ou “Prezado senhor/mãe”. Além disso, você pode abordar o departamento ou cargo da pessoa. Por exemplo: Prezado Gerente de RH, Prezado Departamento de RH.

No entanto, se você tiver o nome do destinatário, use “Caro”, seguido do nome da pessoa. Por exemplo, Dear Professor Williams ou Greetings Professor Williams (seguido do sobrenome).

#4 Faça uma introdução adequada

Uma introdução vem logo após a saudação. Quando se trata de e-mails formais, sempre há necessidade de uma introdução porque você não é conhecido. Mesmo que o destinatário o conheça, ainda é necessário que você se apresente.

A introdução começa com você informando seu nome, seguido de seu propósito e relevância. Por exemplo, um professor ou conferencista gostaria de saber se você está escrevendo como membro da classe, departamento ou corpo docente. Depois disso, indique o motivo da escrita.

#5 O corpo

O corpo de um e-mail formal é basicamente onde você explica em detalhes o motivo da escrita. A elaboração é essencial, mas não deve ser exagerada. O corpo de um e-mail deve conter pelo menos um ou dois parágrafos (dependendo do objetivo do e-mail).  

#6 Termine o e-mail formalmente com agradecimento

Como você termina um e-mail é tão importante quanto a maneira como você o iniciou. Como começou formalmente, seu final também deve ser formal. Este é o último parágrafo e também é referido como o parágrafo de encerramento.

Neste parágrafo, você deve mostrar gratidão pelo tempo gasto lendo seu e-mail e finalizá-lo com um fechamento formal. Alguns desses fechamentos formais são:

  • Sinceramente
  • Fielmente
  • Seu
  • Com respeito 
  • Melhores
  • Saudações

Depois de escolher um fechamento formal, seu nome e assinatura devem seguir.

Como você inicia um e-mail formal?

Esteja você tentando obter um contrato comercial, pedir um aumento de salário ou garantir um novo emprego, aprender como iniciar um e-mail formal lhe dará vantagem. Um e-mail formal começa com um endereço de e-mail profissional. É aconselhável que você use um endereço de e-mail profissional ao escrever um e-mail formal, pois isso dá mais reconhecimento e o apresenta como importante. Um e-mail profissional deve incluir seu nome e sobrenome ou o nome da sua empresa. Isso aumenta o valor do e-mail, pois o destinatário pode considerá-lo importante.

Depois de confirmar o endereço de e-mail como profissional, a próxima coisa a prestar atenção é a sua linha de assunto. A linha de assunto do seu e-mail deve declarar claramente o motivo para escrever o e-mail. Por exemplo, uma carta de desculpas, pedindo um aumento de salário, permissão para fazer uma pausa, etc. Deve ser curta e cativante, mas também profissional.

Outra parte igualmente importante de iniciar um e-mail formal é a saudação (uma saudação amigável). Ter uma saudação adequada abre seu e-mail e faz você começar com o pé direito. Você pode começar com ''a quem possa interessar'', mas isso só é usado quando você não sabe o nome da pessoa a quem está se dirigindo. Caro e olá também é uma saudação popular usada, seguida do nome ou posição do destinatário.

Como você inicia um parágrafo de e-mail formal?

O primeiro parágrafo de um e-mail formal deve incluir uma saudação e o nome da pessoa a quem você está se dirigindo. Você pode usar ''Dear or Hello''. Estas são as saudações mais comuns. Além disso, há momentos em que você pode não saber o nome do destinatário. Em situações como essa, a saudação adequada a ser usada é ''A quem possa interessar''. O próximo passo é se apresentar adequadamente, dizendo seu nome, quem você é e por que está escrevendo.

O que é uma boa frase de abertura para um e-mail?

Começar um e-mail com uma boa frase de abertura é o que mantém seu leitor em movimento, por isso é aconselhável ter cuidado com a escolha das palavras. Após a saudação, vem a frase inicial. Formalmente, uma frase de abertura deve incluir uma introdução adequada (declarando seu nome e quem você é) e o motivo pelo qual você está escrevendo. Informalmente, uma frase de abertura incluirá saudações e bem-estar. Por exemplo, ''Espero que este e-mail o encontre bem'', ''espero que tenha um ótimo dia'', etc, e uma introdução informando seu nome e o motivo pelo qual está escrevendo.

Como você escreve um exemplo de e-mail formal?

Tentar escrever um exemplo de e-mail formal é basicamente praticar como escrever um e-mail formal. Para que você possa fazer isso, existem etapas que você precisa seguir. Abaixo está um guia explicando o que você deve fazer ao escrever um exemplo de e-mail formal. Eles são:

  1. O assunto do seu e-mail: deve ser curto e indicar claramente o motivo do seu e-mail
  2. A saudação: Caro (o nome da pessoa ou pessoas a quem você está se dirigindo), por exemplo, Caro Professor Williams, para um grupo Caros Alunos. Se você não tem o nome do destinatário, então use ''A quem possa interessar''.
  3. Parágrafo introdutório: Use este parágrafo para se apresentar (declarando quem você é) e o motivo pelo qual está escrevendo.
  4. Corpo do e-mail: Esta parte do e-mail deve conter detalhes, explicando por que você está escrevendo.
  5. Parágrafo final: O parágrafo final deve terminar formalmente, por exemplo, sinceramente, fielmente, com os melhores cumprimentos, etc.

Quais são as cinco (5) partes de um e-mail formal?

Antes que uma pessoa possa aprender adequadamente como escrever um e-mail formal, você precisa seguir uma estrutura e um formato específicos. Este formato contém os cinco (5) elementos de um e-mail formal. Esses elementos são:

  • A linha de assunto
  • Saudação
  • Parágrafo introdutório
  • corpo do email
  • Parágrafo final

Estes são os cinco elementos que compõem um e-mail formal. Ao aplicar esses elementos, você poderá escrever corretamente um e-mail formal. 

Como escrever um e-mail formal para uma solicitação

Aprender a escrever uma solicitação em um e-mail formal é essencial para cada indivíduo. Um pedido significa pedir algo. Para que você faça isso corretamente, você precisa se ater a uma estrutura específica. Abaixo está um guia detalhado sobre como escrever um e-mail formal para uma solicitação. Eles incluem:

#1 Saudação e parágrafo introdutório

No processo de escrever uma solicitação, você não pode simplesmente entrar nela imediatamente. Você ainda terá que seguir o formato de escrever um e-mail formal. Como mencionado anteriormente, você deve começar com uma saudação. Você pode usar ''Caro ou Olá''. É aconselhável fazer uso de dear porque soa mais formal. Imediatamente após a saudação, vem o nome do destinatário. Por exemplo, Prezada Sra. Smith. Se você não tiver o nome do destinatário, use ''A quem possa interessar''.

Além disso, o parágrafo introdutório deve incluir seu nome, uma referência à conexão que você tem com o destinatário e o motivo da escrita. Por exemplo, Caro Diretor de RH, meu nome é *****, sou um dos escritores recém-contratados e estou escrevendo para solicitar ****. Ao declarar tudo isso, o destinatário sabe quem você é e por que está escrevendo.

#2 O corpo

O corpo de uma solicitação formal deve explicar em detalhes o que é a solicitação e as razões pelas quais ela deve ser concedida. Também deve ser informado se o pedido é urgente ou não. Isso cria uma margem de manobra para o destinatário considerar a concessão de sua solicitação.

# 3 Parágrafo de encerramento

Esta parte de um pedido formal é muito importante. No parágrafo final, você deve mostrar gratidão ao destinatário por ler seu e-mail. Depois de fazer isso, termine formalmente com os melhores cumprimentos, fielmente, sinceramente, etc.

Conclusão

Aprender a escrever um e-mail formal pode parecer difícil, principalmente quando você não tem nenhuma experiência. No entanto, se você se ater a uma estrutura ou formato específico, escrever um e-mail formal será muito fácil. Tudo o que você precisa fazer é aplicar os elementos e isso o ensinará a escrever corretamente um e-mail formal.

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