Estruturas organizacionais convencionais freqüentemente incluem uma estrutura hierárquica, com gerenciamento de cima para baixo e cada departamento focando em um assunto especializado. Embora esse método tenha vantagens, ele também pode levar a ineficiências inesperadas e a uma abordagem de negócios em silos.
O remédio? Dentro da organização, equipes multifuncionais. Embora a maioria dos departamentos seja organizada de acordo com a competência e o propósito, as equipes multifuncionais são grupos de pessoas com diversas perspectivas e experiências que trabalham juntas para alcançar um objetivo compartilhado. Entenda como as equipes multifuncionais funcionam e por que elas podem ser a resposta para qualquer organização que esteja tentando se desenvolver com agilidade e velocidade.
O que são equipes multifuncionais?
Equipes multifuncionais são formadas por indivíduos de várias áreas funcionais da empresa, como marketing, produto, vendas e sucesso do cliente. Eles podem ser grupos de trabalho nos quais cada membro faz parte de sua equipe funcional e da equipe multifuncional, ou podem ser a estrutura principal de sua organização.
Qual é o objetivo das equipes multifuncionais?
Se você já entrou em contato com uma empresa com uma pergunta direta, como uma companhia aérea ou uma clínica de saúde, e se viu sendo levado de departamento em departamento, não mais perto de sua solução depois de vinte minutos do que quando ligou inicialmente, você experimentou como é trabalhar em um silo.
Esta é uma experiência frustrante para o cliente e uma oportunidade perdida para sua empresa construir um relacionamento de longo prazo. Embora uma organização tenha várias funções diversas, cada um desses departamentos existe para atender o cliente, portanto, eles devem trabalhar juntos para oferecer uma boa experiência holística ao cliente.
Ao promover uma boa comunicação entre as equipes, as equipes multifuncionais ajudam as empresas a colocar seus clientes em primeiro lugar.
Reunir pessoas com diversas perspectivas pode melhorar a resolução de problemas e levar a decisões mais informadas e de longo prazo. Em vez de competir por recursos, as equipes multifuncionais dentro de uma organização trabalham juntas para fazer o melhor uso de tempo, dinheiro e esforço para maximizar a satisfação do cliente e, ao mesmo tempo, contribuir para as metas corporativas.
Os benefícios de uma equipe multifuncional
Equipes multifuncionais podem visualizar o quadro mais amplo ao quebrar os “silos” de uma estrutura organizacional típica. Ao trabalhar com pessoas com perspectivas, conhecimentos e experiências diferentes, a equipe coletiva pode enfrentar as dificuldades e atingir os objetivos do projeto com mais eficiência. Eles também podem antecipar obstáculos no início do processo porque cada departamento tem influência ao longo do processo, ao contrário de um projeto indo de departamento para departamento.
#1. Os objetivos da organização são avançados por equipes multifuncionais
Quando os departamentos funcionam apenas dentro de sua vertical especializada, eles frequentemente falham em perceber o quadro geral. Por exemplo, a equipe de vendas pode estar interessada em adquirir novos clientes, mas pode ignorar as questões humanas associadas a uma força de trabalho sobrecarregada. A equipe financeira pode estar tão preocupada com o resultado final que tem medo de assumir os riscos de lançar uma nova linha de produtos. E a equipe de marketing pode estar tão focada no lançamento de uma nova marca ou produto que negligencia os problemas de desenvolvimento do produto.
Ao reunir pessoas com objetivos do dia-a-dia aparentemente concorrentes, você pode garantir que os objetivos da organização sejam avançados ao longo do projeto.
#2. Equipes com uma variedade de funções aumentam a produtividade
Em vez de um projeto passar por um departamento antes de ser passado para o próximo, as equipes multifuncionais aumentam a eficiência da conclusão do projeto. Quando você está lidando com pessoas de outros departamentos, a equipe pode resolver possíveis problemas antes que eles avancem demais no processo.
Por exemplo, se o departamento de desenvolvimento de produto cria um novo produto interessante apenas para descobrir que o departamento de vendas está realmente preocupado em vender o produto, o tempo do projeto será desperdiçado. Mas, se o departamento de vendas colaborar com o desenvolvimento do produto em uma equipe multifuncional, possíveis problemas podem ser resolvidos mais cedo, reduzindo o tempo perdido e os custos irrecuperáveis.
#3. A criatividade pode ser impulsionada por equipes multifuncionais
Os departamentos frequentemente perdem de vista o quadro geral ao se concentrarem demais em aprimorar suas habilidades específicas e atingir seus objetivos específicos. Departamentos isolados podem ficar atolados. Equipes multifuncionais podem, no entanto, impulsionar a inovação de processos e produtos, mesclando diferentes perspectivas e conhecimentos. Como eles podem visualizar as perspectivas de diferentes funcionalidades, eles podem encontrar soluções abrangentes para atender às necessidades da organização.
Desvantagens de uma equipe multifuncional
As equipes multifuncionais têm algumas desvantagens. Alguns especialistas, por exemplo, alertam que podem impedir o avanço profissional de membros individuais porque estão focados em atingir as metas do projeto. Para evitar isso, várias empresas implementam termos restritos para os membros do grupo, com indivíduos de outros departamentos entrando e saindo da equipe para evitar estagnação.
Outro risco é que as equipes multifuncionais podem flutuar sem rumo se um projeto for muito amplo ou mal especificado. Os membros da equipe podem ficar insatisfeitos se a organização não implementar esquemas de remuneração adequados. Essas possíveis desvantagens, no entanto, podem ser mitigadas com um planejamento adequado, como a implementação de um framework ágil de gerenciamento de projetos.
Como formar uma equipe multifuncional eficiente
#1. Garanta a Diversidade da Equipe
A diversidade é essencial para equipes multifuncionais, mas não se limita à competência. Quanto mais diverso for o grupo, mais eficaz e produtivo será na consecução de seus objetivos. Isso inclui idade, status, antecedentes, ponto de vista, gênero, raça e tempo na organização.
#2. Incluindo influenciadores
É fundamental que a equipe inclua pessoas de vários departamentos que sejam influenciadores não apenas dentro de seus próprios departamentos, mas também dentro da organização como um todo. Em algum momento, a equipe multifuncional precisará da adesão da organização e de seus vários departamentos, portanto, é fundamental incluir pessoas que possam transmitir com sucesso os comos e porquês do trabalho da equipe para outras pessoas na organização.
#3. Estabelecer objetivos específicos para a equipe multifuncional
Como dito anteriormente, se o projeto for muito amplo ou sem objetivos claros, a equipe pode ter dificuldades. Mas, se você definir metas explícitas com prazos ou marcos específicos, poderá aumentar a possibilidade de a equipe atingir os objetivos do projeto. A utilização de um software de gerenciamento de projetos também pode ajudar a equipe a se manter no caminho certo e comunicar o progresso.
#4. Encoraje hierarquias e fortaleça a autoridade da equipe
Os membros da equipe devem ser apreciados dentro da organização para que a equipe seja produtiva e eficiente. É fundamental estabelecer sua autoridade sobre o projeto e enfatizar seus objetivos ao longo do trabalho.
Da mesma forma, a liderança organizacional deve desencorajar uma abordagem hierárquica dentro do grupo. Embora a diversidade seja um aspecto importante de uma equipe multifuncional, aqueles com menos experiência devem se sentir à vontade para compartilhar suas perspectivas.
#5. Promover a resolução construtiva de conflitos.
Os conflitos podem se desenvolver em qualquer circunstância, mas as equipes multifuncionais podem ser mais propensas a eles devido à diversidade de opiniões, experiências e conhecimentos. Ao organizar o treinamento de resolução de conflitos para todos os membros da equipe e garantir que eles tenham oportunidades de se envolver em um nível pessoal, a liderança pode ajudar a reduzir o impacto prejudicial dos desentendimentos. Isso pode ser feito aproximando os membros da equipe no trabalho, por meio de exercícios de formação de equipe e incentivando a comunicação produtiva.
Quem deve estar em sua equipe multifuncional?
Depois de conhecer os objetivos do seu time, você pode decidir quem deve estar no elenco. Estes são alguns critérios para se pensar:
- Que tipos de conhecimento você precisa? Quem em sua organização tem a capacidade de oferecê-lo?
- Os membros da equipe devem ter atributos pessoais que os tornem colaboradores valiosos, além de suas habilidades específicas. Eles têm experiência anterior com colaborações multifuncionais? Eles podem trabalhar livremente e fazer recomendações ou decisões?
- Não negligencie os aspectos mais práticos da política. Quem são as partes interessadas se sua equipe está focada em lançar um projeto ou tomar uma decisão? Sua equipe deve incluir representantes de cada grupo de partes interessadas.
Selecionando um Líder
Sua equipe multifuncional não precisa de um líder, mas funcionará muito melhor se precisar. Então, quem deveria ser essa pessoa?
O líder de uma equipe multifuncional deve ser capaz de direcionar conversas, delegar e responsabilizar outros membros da equipe. Eles devem ser capazes de fazer isso mesmo que determinados membros da equipe estejam em posições mais altas na hierarquia da empresa. Em outras palavras, eles podem persuadir as pessoas a fazer coisas mesmo que não tenham autorização formal para fazê-lo? Eles podem influenciar e persuadir os outros?
Criando regras básicas para uma equipe multifuncional
Uma vez que um líder esteja no cargo, uma das primeiras coisas que ele deve fazer é trabalhar com o restante da equipe para criar regras básicas de como as coisas serão feitas. Novamente, isso é extremamente benéfico quando uma equipe está começando, mas nunca é tarde para implementá-lo em uma equipe existente.
Primeiro, todos devem entender exatamente o que se espera deles. Cada membro deve contribuir para que ninguém se sinta sobrecarregado.
Sua equipe exige uma ideia clara de como todos devem se comportar, além de expectativas claras sobre as contribuições. Os membros da equipe devem se sentir à vontade para falar, mesmo que discordem. As equipes multifuncionais tratam de reunir diversas pessoas para criar respostas melhores. No entanto, você não pode chegar lá até que consiga negociar com sucesso suas diferenças.
Finalmente, todos em sua equipe devem entender como as decisões serão tomadas. Todo mundo tem uma opinião sobre tudo? Quando o líder da equipe pode operar sozinho?
Escolher as ferramentas de comunicação corretas é outra etapa crítica na formação de uma equipe multifuncional bem-sucedida. Vocês não se verão todos os dias, então usarão essas ferramentas com frequência.
Além disso, se você tiver pessoas em locais entre regiões, suas ferramentas de comunicação serão o principal meio de colaboração. Pense fora da caixa aqui. Em vez de enviar muitos e-mails, talvez um blog compartilhado funcione bem para sua equipe.
Outras ferramentas e recursos podem ser necessários além de suas rotas de comunicação. Considere as seguintes indagações:
- Todos na equipe têm o hardware e o software necessários para trabalhar juntos?
- Necessita de espaço de armazenamento físico ou virtual para as suas ferramentas e materiais de trabalho? Todos na equipe podem usar este espaço?
- Onde acontecerão as reuniões presenciais da sua equipe?
Reuniões de Equipes Multifuncionais.
Esteja você formando uma nova equipe multifuncional ou ajustando uma já existente, esperamos que esta postagem tenha lhe dado uma nova sensação de clareza e impulso. Aqui estão algumas coisas que você pode fazer para manter isso funcionando:
- Fique de olho no desenvolvimento de sua equipe regularmente. É quando ter objetivos bem definidos é útil. Você está cumprindo seus objetivos? Tente usar o monitor de saúde da equipe para chegar ao fundo do problema. Para começar, use os modelos do Confluence.
- Mantenha sua adaptabilidade. O que você deve fazer de diferente se não estiver atingindo os marcos? Você também pode precisar ajustar seus planos em resposta a outras mudanças. Por exemplo, o CEO pode alterar seu prazo ou demissões inesperadas podem afetar alguns membros de sua equipe.
- Lembre-se de que você não é obrigado a ir sozinho. O Confluence tem recursos para ajudá-lo a lidar com as questões de equipes multifuncionais, desde o estabelecimento de metas até as reuniões e a tomada de decisões.
Conclusão
Duas cabeças são sempre preferíveis a uma. Da mesma forma, as equipes multifuncionais sempre superam as estruturas de negócios hierárquicas tradicionais. Esperamos que as informações deste post inspirem novas ideias e mantenham as chances de sucesso a seu favor.
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Referências
