Em outras palavras, o sucesso nunca é por acaso. O sucesso consistente é o produto de esforço deliberado, preparação completa e foco na qualidade. Paul J. Meyer, uma autoridade internacionalmente reconhecida no assunto de auto-aperfeiçoamento, colocou desta forma. Além disso, acredito que as ferramentas de produtividade do escritório são um fator chave para que as pessoas se tornem mais eficientes em seu dia a dia. Com o atual nível de concorrência, só faz sentido utilizar uma das muitas soluções de produtividade acessíveis. Continue lendo para descobrir as principais ferramentas gratuitas de produtividade empresarial para suas pequenas startups.
O que são ferramentas de produtividade?
As ferramentas de produtividade são programas de computador que ajudam você a fazer mais em menos tempo. Eles podem incluir recursos que ajudam você a encontrar documentos mais rapidamente, criar tabelas e gráficos para melhor visualizar seu trabalho e cooperar com outras pessoas em um projeto.
Quais são os 3 tipos de ferramentas de produtividade do Office?
Sempre usamos três tipos de ferramentas de produtividade de escritório para realizar o trabalho.
- A pessoa no comando
- O aplicativo para calendários
- Quem anotou
As metodologias vêm em muitas formas e tamanhos diferentes, mas sistemas como o “Getting Things Done” (GTD) de David Allen incentivam a manter as coisas simples e perto de casa.
O que são ferramentas de produtividade no local de trabalho?
A plataforma Workplace é um ecossistema de soluções integradas de produtividade corporativa que podem renovar completamente o método pelo qual você executa suas tarefas diárias. O local de trabalho é uma solução completa que pode ajudar sua equipe a superar quaisquer obstáculos que atrapalhem sua produtividade. Os aplicativos inovadores de comunicação e colaboração do local de trabalho estão no centro disso.
Por que as ferramentas de produtividade para pequenas empresas são importantes?
Vamos dar uma olhada nos benefícios de empregar ferramentas de produtividade para pequenas empresas para aumentar e aprimorar a produtividade no escritório.
#1. Melhorar a qualidade do trabalho
Empresas que priorizam produtividade e eficiência tendem a ter funcionários mais felizes e consumidores mais satisfeitos. Metas podem ser estabelecidas, tarefas podem ser atribuídas e monitoradas, relatórios podem ser gerados e podemos manter a equipe informada em tempo real com a ajuda de ferramentas de produtividade.
#2. Colaboração mais eficaz
A maioria das pequenas empresas tem dificuldade em acompanhar vários projetos e responsabilidades ao mesmo tempo. Para aumentar a produção, eles precisam de aplicativos que facilitem o trabalho em equipe eficiente e a responsabilidade pessoal. Você, como chefe, precisa acompanhar quem é responsável pelo quê e quando, além de garantir que todos estejam fazendo seu trabalho na ordem certa.
#3. Melhor comunicação
Muitas empresas hoje estão tentando encontrar meios de comunicação que consomem menos tempo porque o e-mail se tornou um esforço muito grande. Felizmente, existem utilitários de bate-papo que podem ajudar.
Por exemplo, no Slack, você pode criar um canal separado para cada discussão. O usuário tem a liberdade de sair ou entrar em um canal a qualquer momento, ao contrário dos tópicos de e-mail. As interações podem se ramificar em seus próprios tópicos e os indivíduos podem ter conversas individuais com outros membros da equipe por meio de mensagens diretas.
#4. Fácil rastreamento de desempenho
Os gerentes podem utilizar ferramentas de produtividade de negócios para delinear projetos e definir metas para suas equipes no escritório. Você também pode ver como a equipe está se saindo em relação às suas metas em tempo real.
É útil para divulgar aspectos positivos e negativos do desempenho de uma organização, como a correção de erros ou a conclusão de um marco significativo. Ele aumenta a produção, pois incentiva outros membros da equipe a trabalhar mais e aumenta a visibilidade e a responsabilidade em seu sistema. A única maneira de garantir que você não perca um prazo é verificar constantemente sua situação atual.
As melhores ferramentas de produtividade para pequenas empresas gratuitas para startups
A seguir estão as ferramentas de produtividade gratuitas para pequenas empresas notáveis para startups.
# 1. Liberdade
Distrações como monitorar a análise do site e navegar nas mídias sociais podem dificultar o cumprimento dos prazos. Para se concentrar na tarefa em questão, o aplicativo Freedom pode ser usado para desativar o acesso a sites específicos, notificações e outras interrupções online.
Este programa é superior a outros porque restringe sites em todos os seus dispositivos de uma só vez, o que significa que você não pode simplesmente usar seu dispositivo móvel para contornar o bloqueio em seu computador desktop.
Diga aos seus colegas de equipe que você está entrando em uma “zona livre de distrações” para que eles entendam se você não reagir às mensagens deles.
#2. calmamente
Por cuidar das tarefas tediosas de agendar reuniões e agendar horários para trabalhar, o Calendly é uma ferramenta indispensável para empreendedores e profissionais de marketing. Este programa permite importar eventos de seu calendário regular e conflitos de agenda. Se alguém precisar agendar uma reunião com você, poderá fazê-lo por meio do Calendly, em vez de enviar uma solicitação de calendário ou e-mails de ida e volta.
Os buffers nesta ferramenta a tornam especialmente útil. Os usuários podem definir limites para reuniões de última hora e especificar tempos de buffer entre reuniões, como intervalos de 10 minutos para tempo de viagem ou alongamento. Ninguém poderá colocar um monte de coisas em seu dia ou adicionar algo no último minuto com apenas uma hora de antecedência se você implementar essa política.
#3. Noisli
Se você está tendo problemas para se concentrar, precisa desligar o ruído de fundo ou apenas quer relaxar após um longo dia, o Noisli pode ajudar. Você não deve esperar uma máquina de ruído branco padrão disso. A combinação certa de ruídos pode ajudá-lo a se concentrar e fazer as coisas.
Trabalhar em uma casa com crianças ou colegas de quarto pode ser difícil por causa de todo o barulho. Se você está tendo problemas para se concentrar, tente jogar um pouco de Noisli.
#4. Pushbullet
Você provavelmente se move constantemente entre os gadgets durante o dia. De computadores desktop a dispositivos móveis como iPad e iPhone, e vice-versa. Quanto mais você pular durante o dia, mais difícil será voltar ao fluxo das coisas depois de se distrair. Se todos os seus gadgets funcionassem juntos, você economizaria tempo e teria menos distrações. É por isso que você realmente deveria usar o Pushbullet.
#5. 1Senha
Não podemos enfatizar o suficiente a necessidade de usar uma senha forte e exclusiva para cada um de seus contas online. Torna-se impossível lembrar de todos eles, e anotá-los também não é uma opção segura. Isso é crucial ao fazer login em uma rede pública, como a fornecida por uma cafeteria ou biblioteca, em vez de sua rede privada criptografada em casa ou no escritório.
Esta questão é abordada por 1Password, que armazena todas as suas senhas em um cofre criptografado que ninguém além de você pode acessar. E quando você precisa fazer login em algo? Uma única senha mestra é tudo o que é necessário.
#6. Despertador do ciclo de sono
Você já acordou sentindo-se mais cansado do que quando foi para a cama, com a cabeça latejando e a mente nublada? Em muitos casos, essa tríade indesejada é provocada pelo despertar no meio (ou na parte mais profunda) de um ciclo de sono.
Se você dormir o suficiente todas as noites e acordar quando seu corpo acordar naturalmente, você se sentirá muito mais descansado quando acordar. Mas como você reconhece essa fase mais dinâmica? Um aplicativo chamado Sleep Cycle pode monitorar seus padrões de sono e acordá-lo no horário ideal. Sentindo-se rejuvenescido e pronto para enfrentar o dia, você não será desviado pelo nevoeiro mental ou pela vontade de dormir.
#7. Pontuação
O Scoro é um programa abrangente para gerenciar as operações de uma empresa. Seu objetivo é automatizar operações mundanas para que você possa dedicar mais atenção ao que realmente importa: satisfazer os consumidores. Você pode gerenciar facilmente sua equipe, criar e enviar faturas e acompanhar o tempo com o Scoro.
Uma das partes mais úteis é o painel da equipe. Em um local conveniente, você encontrará todas as informações necessárias para monitorar o andamento dos projetos, desde a receita até o status do orçamento e as próximas ações. Quando todos da equipe têm acesso a esses dados em tempo real, é muito mais simples cumprir os prazos e, mais importante, cumprir o orçamento definido.
#8. Cife por Trajeto
Muito provavelmente, você emprega uma ampla gama de programas, sistemas e recursos para lidar com coisas como meios de comunicação social publicidade, análise, atendimento ao cliente e assim por diante. O Cyfe permite que sua equipe de marketing lide com tudo em um local central, em vez de ter que fazer malabarismos com muitas ferramentas. Freshbooks, Alexa, Basecamp, Instagram e muitos outros são apenas alguns dos serviços que podem ser integrados.
#9. Melhor time
O processo de contratação pode ser árduo e cansativo. Publicar cargos em muitos sites, selecionar aplicativos e conduzir entrevistas é um processo demorado. Simplificar até mesmo uma pequena parte desse procedimento seria uma grande ajuda.
A primeira etapa, anunciar as funções disponíveis, é simplificada com o Betterteam. Leva apenas alguns minutos para distribuir suas vagas de emprego para mais de 100 dos mais proeminentes quadros de empregos, o que é significativamente mais do que você poderia realizar sozinho. Você poderá alcançar dezenas de milhares de pessoas mais interessadas e qualificadas, além de economizar muito tempo. Aproveite os benefícios de trabalhar remotamente, que incluem uma maior capacidade de interagir com clientes e clientes em potencial.
#10. GoCo
Você pode centralizar todos os dados de seus funcionários em um só lugar graças à plataforma GoCo, que integra Gestão de RH, administração de benefícios e processamento de folha de pagamento em um único aplicativo fácil de usar. Além disso, o aplicativo pode ser integrado ao seu sistema de folha de pagamento, para que você nunca precise se preocupar se está ou não seguindo a lei. Por último, mas não menos importante, ele fornece um método simplificado para os trabalhadores enviarem solicitações de benefícios, solicitações de férias e outras tarefas administrativas, reduzindo a necessidade de e-mails desnecessários.
#11. Estágio de arquivo
Se os projetos frequentemente paralisam na revisão e na aprovação porque muitos líderes de equipe fornecem comentários e produzem inúmeras iterações, um novo procedimento é necessário. O Filestage é um recurso vital para equipes que frequentemente se envolvem em tal colaboração. É uma plataforma centralizada para revisar e revisar trabalhos criativos, onde tanto a gerência quanto os artistas podem deixar comentários e solicitações de alterações. A versatilidade do Filestage o torna adequado para qualquer empreendimento artístico, pois pode processar vários tipos de arquivo.
#12. Conecte equipe
É possível que, à medida que sua equipe remota se expanda, os membros não tenham a oportunidade de se conhecer ou formar os mesmos laços estreitos com os colegas como antes. É aqui que o Connecteam é útil. O software pode ser pensado como uma rede interna para os funcionários da sua empresa, facilitando a comunicação e o trabalho em equipe entre eles.
Os trabalhadores podem buscar a cooperação de outros membros da equipe na organização, os gerentes podem enviar mensagens para toda a equipe e qualquer pessoa pode participar de pesquisas e enquetes para obter uma noção da mente coletiva da empresa. Se sua empresa expandiu sua força de trabalho em resposta à pandemia do COVID-19, essa é uma maneira divertida de ajudar seus funcionários remotos a se conectarem com os funcionários do escritório.
#13. Hubget
O Frontpage publicou os resultados de uma pesquisa em agosto de 2020, que indicava que as contas de e-mail de trabalho tendem a ser mais congestionadas do que as privadas. Durante o horário de trabalho, a pessoa média recebe um e-mail uma vez a cada seis minutos (10% da população). Sem uma estrutura adequada, essas comunicações tendem a ser mal colocadas ou confusas, o que pode atrasar o andamento das iniciativas que exigem respostas.
# 14. Nextiva
A Nextiva melhora a eficiência ao agilizar a comunicação e facilitar a conclusão mais rápida do projeto. As equipes podem falar ao telefone, enviar mensagens de texto umas às outras, fazer videochamadas ou enviar e-mails, e todas essas conversas podem ser arquivadas em um único local. Não há mais necessidade de vasculhar pilhas de mensagens ou inserir palavras-chave amplas em um mecanismo de pesquisa de e-mail apenas para descobrir o último tópico em que você estava trabalhando. Tudo relacionado às suas conversas pode ser encontrado em um só lugar.
#15. caiaque
Qual é uma ótima estratégia para reter clientes fiéis? Ajuda rápida e adaptada às necessidades do indivíduo. O software de help desk Kayako pode ser usado para esse fim, e ainda simula uma conversa com uma pessoa real durante a sua ausência.
O Kayako é único entre os produtos semelhantes, pois consolida os canais de suporte de sua equipe, como e-mail, mídia social e bate-papo ao vivo em um único local. Os funcionários também têm acesso a um centro de suporte interno, o que melhora a eficiência e a produtividade.
#16. Fluxo de trabalho
Esses post-its, blocos de notas e pedaços de papel podem ficar para trás. Em vez disso, faça com que todos em sua equipe usem o Workflowy para criar e gerenciar suas listas de tarefas compartilhadas. Não se preocupe que isso resultará em uma lista longa e desorganizada.
Com a ajuda de um layout cuidadoso, as listas relacionadas podem ser distinguidas rápida e facilmente umas das outras. De maneira semelhante, a função #tags facilita o gerenciamento de listas e o trabalho em equipe, rotulando itens com determinados tópicos. Embora seja um programa simples, é uma das ferramentas de colaboração mais eficazes disponíveis.
#17. Tracker
Se seu estratégia de marketing inclui a utilização de influenciadores, então é crucial que todos os membros da equipe de marketing tenham acesso a informações sobre quais influenciadores são responsáveis pelas campanhas mais bem-sucedidas e quais estão aquém. Com o Traackr, qualquer pessoa pode acompanhar essas informações e assumir a responsabilidade de gerenciar os influenciadores. Além disso, facilita a capacidade dos supervisores de fazer check-in a qualquer momento e monitorar o progresso dos funcionários.
#18. nTarefa
Manter-se ocupado quando há tantas partes móveis em um projeto pode ser difícil, mas softwares como o nTask ajudam a aliviar a carga.
Acompanhar as tarefas do projeto, visualizar seu progresso, obter atualizações de status e muito mais é fácil com a ajuda do nTask, um software completo de gerenciamento de projetos e tarefas.
#19. GanttPro
Um dos aspectos mais importantes de qualquer projeto é garantir que todos estejam na mesma página. Você e sua equipe perderão tempo tentando descobrir o que está acontecendo quando ficarem desorientados, o que terá um impacto negativo em sua produção.
Todos os membros da sua equipe estarão na mesma página com a ajuda do GanttPRO, o software de gráfico de Gantt baseado na web. Os participantes de um projeto podem obter um instantâneo rápido do status do plano graças a uma linha do tempo do gráfico de Gantt visualmente atraente. A capacidade de trabalhar em conjunto garante que nenhuma informação será esquecida.
#20 Folga
É o melhor software para projetos em grupo porque agiliza a comunicação em todos os níveis. Funciona com os programas em que você já confia, incluindo Google Drive, Dropbox e Box.
Qual ferramenta de produtividade é melhor para você?
Se você precisar de recursos mais sofisticados, uma plataforma de assinatura pode valer mais a pena, mas você deve avaliar cuidadosamente suas demandas antes de escolher qual ferramenta de produtividade baixar e usar. Você também deve ter uma noção sólida dos recursos que acha que pode exigir, pois as soluções de software gratuitas e econômicas podem ser restritivas em termos da variedade de ferramentas oferecidas, enquanto o software de ponta pode realmente atender a todas as demandas.
O Microsoft Excel é uma ferramenta gratuita de produtividade para pequenas empresas para startups?
O software projetado para aumentar a eficiência inclui as planilhas e processadores de texto mencionados acima, bem como programas de apresentação como o PowerPoint, editores gráficos de apresentação como o Kid Pix e programas de publicação como o Microsoft Publisher. Com o uso dessas ferramentas, os educadores podem enriquecer suas aulas e envolver os alunos de maneiras significativas que vão muito além do que pode ser alcançado por meio de métodos tradicionais de aula. O Excel, como exemplo de ferramenta gratuita de produtividade para pequenas empresas, é muito útil em aulas de matemática e ciências.
O Excel pode transformar instantaneamente informações numéricas em uma representação gráfica. Este método permite que o instrutor use uma tabela ou gráfico para demonstrar a variação nos resultados de um experimento ou pesquisa. Essa representação visual é tão crucial quanto os números subjacentes. Para algumas crianças, visualizar os dados em uma tabela ou gráfico é essencial para entender as diferenças.
Quais são as formas de medir a produtividade?
As dicas abaixo podem ajudá-lo a medir sua produtividade;
- Fazendo todo o trabalho.
- Excelente gestão do tempo
- Concentrando-se nos lucros
- Feedback e avaliação por pares.
- Comparação do tempo de trabalho com os bens produzidos.
- Acompanhamento do progresso dos funcionários.
- Satisfação do cliente.
Como é determinada a produtividade do negócio?
Ao dividir a produção total pela entrada total, a equação de produtividade do trabalho pode ser usada para calcular a produtividade do funcionário. Digamos que sua empresa gastou 1,500 horas de trabalho para produzir US$ 80,000 em bens ou serviços (insumo). Para determinar a produtividade do trabalho do seu negócio, divida 80,000 por 1,500, o que resulta no número 53.
Quais são os usos comuns das ferramentas de produtividade?
As empresas podem melhorar suas ofertas e a satisfação de sua clientela por meio de maior produtividade e eficiência. Metas podem ser estabelecidas, tarefas podem ser atribuídas, o progresso pode ser monitorado, relatórios podem ser gerados e os trabalhadores podem ser mantidos informados graças à comunicação em tempo real e outros recursos possibilitados pelo software de produtividade.
Quais são os fatores que aumentaram a produtividade?
Aqui estão os principais fatores mais relevantes que podem ajudá-lo a aumentar a produtividade;
- Atitude positiva e envolvimento da gestão,
- Funcionários proativos,
- Boas condições de trabalho
- Ferramentas e equipamentos para aumentar a produtividade
- Disponibilidade de água, energia e outros insumos”
Conclusão
É claro que há muitos benefícios em usar essas ferramentas de produtividade de negócios gratuitas e baseadas em escritório para startups. Eles podem ajudá-lo a maximizar sua eficiência automatizando tarefas mundanas, dividindo seu tempo e energia uniformemente entre os projetos, aproveitando ao máximo seu tempo disponível e mantendo um alto nível de produção geral. Você pode organizar melhor seu trabalho, evitar ser desviado e terminar seu trabalho no prazo com a ajuda deles.
Perguntas Frequentes:
Por que é chamado de ferramentas de produtividade?
Suas origens remontam ao fato de que ferramentas gratuitas de produtividade de negócios para startups aumentam a capacidade no escritório, principalmente entre datilógrafos e trabalhadores do conhecimento no escritório, embora sua aplicação atual seja muito mais ampla.
O Google Docs é um software de produtividade?
O Google Docs é um conjunto de ferramentas de produtividade de escritório gratuitas e baseadas na web. Assim, é um conjunto de programas projetados para facilitar a criação de papéis, planilhas e apresentações, todos padrão no mundo dos negócios.
Qual tecnologia é usada nos negócios?
O uso de computadores, redes, impressoras, dispositivos móveis e aplicativos de software pelos funcionários contribui para o objetivo geral de aumentar a produtividade e reduzir o desperdício.
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Referência
