A automação de processos de negócios é o uso de tecnologia avançada para realizar tarefas de negócios com o mínimo de ajuda humana possível. É claro que todo proprietário ocupado sabe a importância do BPA. Ele acelera o trabalho ao encaminhar as informações para a pessoa certa no momento certo usando regras e ações definidas pelo usuário. Como parte de uma estratégia de transformação digital, as organizações costumam usar o BPA para simplificar os fluxos de trabalho e fazer com que suas operações funcionem com mais facilidade. Confira este artigo para obter mais detalhes sobre automação de processos de negócios e as principais ferramentas de software com exemplos.
Por que a automação de processos de negócios é importante?
O objetivo da automação de processos de negócios não é apenas substituir o papel por PDFs; também visa tornar os processos mais econômicos, simplificados, à prova de erros e claros. Ao automatizar processos para melhorar a eficiência operacional geral, as organizações economizam tempo e garantem o uso das melhores práticas.
Quais processos de negócios você deve automatizar?
Quase todos os processos de negócios podem ser melhorados de alguma forma pela automação. Ao avaliar candidatos para automação de processos, considere as seguintes características principais:
- O procedimento requer consistência em toda a organização.
- Há pouco espaço para erros neste processo.
- O procedimento pode ser repetido.
O que são ferramentas de software de automação de processos de negócios?
As organizações podem usar ferramentas de software de automação de processos de negócios para automatizar parcial ou totalmente seus processos de negócios. O software RPA e o software BPA são semelhantes. Na verdade, eles têm objetivos semelhantes. A única diferença é que o último software funciona mais como humanos: ele manipula o software usando visão de máquina e raspagem de tela. O software BPA, por outro lado, automatiza os processos de negócios de uma organização antes de integrá-los ao software que está sendo automatizado.
É responsável por todo o processo de integração dos funcionários
Se você já trabalhou em uma organização, sabe que a integração é um processo altamente estruturado. (Envie um e-mail para a pessoa A, preencha os documentos B, C e D e assim por diante.) Em vez de começar do zero, você pode deixar o software de automação de processos de negócios guiá-lo por todo o processo. Desde que um processo de negócios envolva uma série de etapas e repetições previsíveis, é provável que ele possa ser automatizado.
Ferramentas de automação de processos de negócios
A automação de processos de negócios está transformando as operações organizacionais, permitindo que as organizações façam mais com menos enquanto escalam em conjunto com o crescimento dos negócios. Aqui estão as dez principais ferramentas de automação de processos de negócios para aumentar a resiliência e impulsionar sua empresa a novos patamares.
#1. asana
Asana é um gerenciamento de projetos ferramenta com recursos para gerentes e trabalhadores. Sua interface de usuário simples simplifica o gerenciamento de projetos enquanto incentiva o uso e a interação. No que diz respeito à segurança, Asana fornece SSO, 2FA e permissões granulares avançadas. Asana permite que você gerencie e planeje usando modelos predefinidos, um calendário de equipe compartilhado, um agendador de tarefas, priorização de tarefas e automação de tarefas repetitivas. Ele também possui painéis de relatórios para insights de projetos, compartilhamento de arquivos por meio de arrastar e soltar ou manualmente e seções de comentários em cada tarefa.
#2. Process Maker
O ProcessMaker é uma plataforma inteligente de BPM e automação de processos de negócios de baixo código para organizações que exigem escalabilidade. Você pode criar rapidamente gráficos e relatórios personalizáveis usando seu recurso de pesquisa filtrada. Você também pode atribuir usuários finais específicos aos seus gráficos e relatórios. O ProcessMaker inclui um mecanismo de script compatível com JavaScript, Java, C# e outras linguagens. Ele fornece verificação de sintaxe BPMN e validação de erro de processo para verificar a sintaxe. Como resultado, você pode melhorar a visibilidade geral e a orquestração de processos automatizados de ponta a ponta. Os usuários finais também podem projetar e redesenhar quantos processos automatizados desejarem.
#3. ActiveBatch
O ActiveBatch é uma plataforma sem código para orquestrar fluxos de trabalho automatizados. Sua arquitetura orientada a eventos permite oferecer suporte a filas de mensagens, tweets, eventos de arquivo FTP, e-mail e outros recursos. O agendamento de tarefas também pode ser ajustado com base no dia e horário útil. Para gerenciar tickets automatizados, ele fornece integrações bidirecionais com System Center Service Manager e ServiceNow. As APIs também podem ser usadas para se conectar a qualquer serviço, aplicativo ou servidor. Ele também inclui recursos como modelagem e monitoramento detalhado.
#4. KissFlow
Kissflow fornece uma abordagem simples para automação de processos de negócios. É um grupo de mais de 50 aplicativos para gerenciar coisas como pagamentos a fornecedores, ordens de compra, integração de novos funcionários e até mesmo reembolsos de milhagem. Esses aplicativos também podem ser personalizados pelos usuários finais. O Kissflow também fornece formulários de captura de dados, relatórios de atividades e sequências do sistema. Ele oferece integração SaaS com suporte do Zapier como um pacote de colaboração. Você também pode anexar arquivos do Dropbox e Google Docs que são multilíngues. Além disso, não há restrições sobre quantos aplicativos um usuário pode criar.
# 5. Hootsuite
O Hootsuite é uma ferramenta de automação de gerenciamento de mídia social bem conhecida no mercado hoje. Com mais de 150 aplicativos na loja Hootsuite App Discovery, ele possui a lista mais abrangente de integrações de redes sociais. Ele também possui uma interface fácil de usar para integração rápida. Você pode conectar rapidamente várias contas, incluindo YouTube. O Hootsuite é uma ferramenta eficaz de gerenciamento de mídia social para empresas que se comunicam em várias redes sociais. Você também pode usar a API Hootsuite para adaptar suas integrações e melhorar a interoperabilidade.
# 6. Campo de base
O Basecamp é uma ferramenta de colaboração online usada por empresas. É adaptável porque permite uma ampla gama de integrações. Os recursos proeminentes do Basecamp incluem rastreamento de prazo, arquivo, tarefa, anúncio e discussão. Considere criar um hub virtual para as equipes da empresa, o que pode ser útil em um ambiente de trabalho remoto. O Basecamp é o hub de local de trabalho mais adaptável e robusto. Embora possa enfatizar o gerenciamento de projetos, não se destina a facilitar os projetos. No entanto, ele se destaca no gerenciamento de discussões, o que pode ajudar a acelerar os projetos.
#7. Rastreador Comindware
O Comindware Tracker é uma plataforma SaaS que automatiza o rastreamento de problemas, comunicações, gerenciamento de projetos, gerenciamento de fluxo de trabalho, Gestão de RH, utilização de recursos e outros processos. Cada recurso também pode ser personalizado. O Comindware Tracker, por exemplo, inclui um Graphical Workflow Builder que permite projetar e personalizar fluxos de trabalho usando uma interface de arrastar e soltar. Você pode acompanhar alertas críticos sobre clientes, fornecedores e parceiros para rastreamento de problemas. O Comindware Tracker também inclui um sistema de Gerenciamento de Recursos Humanos (HRM) para gerenciar contratações, férias, transferências de funcionários, avisos e demissões.
#8. Ficha Laser
LaserFiche é uma plataforma para gerenciamento de conteúdo automatizado que funciona para classificar a desordem digital. Ele oferece uma interface simples e fácil de usar para rotear e rastrear documentos digitais todos os dias. Fluxos de trabalho e análises orientados por IA permitem que os usuários finais digitalizem e organizem documentos digitalmente em toda a organização. Também inclui ferramentas como formulários, relatórios e gerenciamento de tarefas.
#9. Quu
Quu é uma ferramenta para automatizar pesquisa de conteúdo e marketing. No entanto, não é um clone do HootSuite. A pesquisa de conteúdo relevante para públicos-alvo é invariavelmente demorada. Quu automatiza o tedioso processo enviando alertas diários de conteúdo de alta qualidade em seu nicho preferido. As notificações contêm links para podcasts, artigos, vídeos e postagens de blog, entre outras coisas. Para conteúdo, há três opções: curadoria manual, descoberta e Pods de Quu. Depois de receber seu conteúdo diário, você pode agendá-lo usando uma ferramenta como HootSuite.
# 10. TrackVia
O TrackVia é uma plataforma de desenvolvimento de baixo código bem projetada para gerenciamento de fluxo de trabalho. Ele fornece aos usuários finais a funcionalidade de arrastar e soltar baseada na interface do usuário para criar aplicativos e automatizar processos. Fluxos de trabalho móveis com integração Zapier e painéis responsivos são o foco principal. No entanto, a personalização é limitada devido aos layouts padrão. O TrackVia também pode se beneficiar de mais integrações de aplicativos de terceiros.
Qual é a diferença entre automação de processos de negócios (BPA) e automação de processos robóticos (RPA)?
O BPA automatizou todo um processo de negócios do início ao fim, enquanto o RPA delegou tarefas individuais a robôs de software para simplificar.
Usos e exemplos de ferramentas de software de automação de processos de negócios
Aqui estão alguns exemplos convincentes de como as ferramentas de software de automação de processos de negócios foram colocadas em uso no mundo dos negócios.
#1. Integração de Funcionários
O recrutamento de funcionários é um processo lento e trabalhoso. Isso ocorre porque há muita papelada envolvida no processo de contratação, incluindo documentação legal, abertura de contas bancárias, organização de treinamento e orientação e preenchimento de vários formulários. Esse processo de contratação torna-se inconsistente, informal e desarticulado sem o software BPA, o que pode até levar a:
Esse processo de contratação torna-se inconsistente, informal e desarticulado sem exemplos de software de automação de processos de negócios, o que pode até levar a:
- Baixos níveis de satisfação dos trabalhadores.
- Deixar de concluir algumas etapas necessárias.
- Inúmeros formulários para preencher ao contratar novos funcionários.
Ao automatizar o processo de integração do funcionário, você pode garantir uma transição suave de uma tarefa para outra. É possível manter seus futuros funcionários atualizados sobre o processo de contratação graças ao software BPA.
#2. Ordens de compra
Os pedidos de compra são uma tarefa recorrente do dia-a-dia na maioria das organizações que exige uma quantidade significativa de papelada. Os funcionários preenchem um formulário e o enviam à equipe de compras. Uma ordem de compra é criada e uma cópia é enviada ao fornecedor, bem como à equipe de estoque, depois de revisada e aprovada pela autoridade competente. Se o pedido for negado, por exemplo, por constrangimentos orçamentais ou por insuficiência de informação, a ordem de compra é devolvida à equipa solicitante. Vários problemas podem surgir se esse processo de negócios não for automatizado, incluindo (mas não limitado a):
- Ocorreram erros durante a entrega de suprimentos.
- Erros na ordem de compra.
- Registros incompletos.
- A produtividade foi afetada.
- A aprovação do pedido de compra foi atrasada.
Os exemplos de software de automação de processos de negócios facilitam e aceleram a execução do fluxo de trabalho e também melhoram a precisão, a transparência e a responsabilidade dos dados em uma organização.
Quais são os objetivos da automação de processos de negócios?
O principal objetivo da automação de processos é melhorar o fluxo de trabalho de uma empresa. ele pode reduzir custos, tempo e desperdício enquanto aumenta a produtividade, reduz erros e controla todos os processos de negócios em tempo real com automação.
Quais são os benefícios da automação de processos de negócios?
Existem muitos resultados positivos que podem resultar da automação de processos, incluindo maior satisfação do cliente e vantagem competitiva.
#1. Economiza dinheiro
Todos os anos, as organizações perdem pelo menos 30% de sua receita devido a processos de negócios ineficientes. Em outras palavras, os processos de negócios manuais freqüentemente resultam em desperdício significativo de recursos. A transição de processos de negócios manuais para automatizados permite a redução de erros. As organizações podem aumentar significativamente margens de lucro e reduzir os custos operacionais por meio dos exemplos de processos de automação de negócios. Como o desperdício é eliminado e os recursos são utilizados de forma otimizada, você tem mais espaço para renegociar termos favoráveis e gerenciar contratos com eficiência.
#2. Acelera a Revisão e Aprovação de Documentos
Manter dados e documentos manualmente pode ser um pesadelo demorado, e as chances de cometer erros aumentam. Ao automatizar os processos de gerenciamento de documentos, você reduz o tempo necessário para revisar e aprovar documentos, tornando-o mais conveniente.
#3. Melhora a Transparência
Com o software BPA, você pode rastrear e monitorar vários processos enquanto eles estão em execução e estabelecer indicadores-chave de desempenho (KPIs). Esse nível de transparência fornece informações sobre as áreas de sua organização que requerem melhorias críticas.
#4. Auxilia no monitoramento do andamento do documento
Considere ter que ligar e fazer o acompanhamento com um funcionário. Em seguida, por e-mail, faça um bate-papo para esclarecer alguns detalhes. Manualmente, esse processo pode levar até uma semana ou mais para encaminhar as informações para a pessoa certa no momento certo. O software BPA reduz o tempo de processamento de documentos e informações para algumas horas. A automação também permite acompanhar o andamento e o status dos documentos, com total rastreabilidade dos documentos enviados, abertos e assinados.
#5. Defende as Políticas da Empresa
A não conformidade com os regulamentos legais e da indústria relevantes é uma medida cara para as empresas em todos os lugares. A boa notícia é que as ferramentas de software de automação de processos de negócios ajudam as empresas a permanecerem em conformidade. Esses dados são úteis porque são rastreáveis e estão sob controle, resultando em melhor conformidade com os regulamentos relevantes.
#6. Facilita a Comunicação
Para saber o que está acontecendo com seus processos de negócios, entre em contato com um supervisor ou líder de equipe. Mesmo assim, a falta de comunicação é provável, o que pode levar a erros dispendiosos. O software de automação de processos de negócios auxilia na simplificação dessas comunicações internas. Pode até ajudar na simplificação dos processos voltados para o cliente, como vendas e atendimento ao cliente. A automação de processos também mantém toda a comunicação relacionada ao processo dentro do fluxo de trabalho, tornando a execução do processo mais fácil e rápida.
#7. Reduz a dependência de processos manuais
De acordo com um estudo recente, os trabalhadores de escritório gastam quase duas horas e meia por dia em tarefas destrutivas, como processamento de documentos, aprovação de papelada e busca de informações. O software de automação de processos de negócios pode concluir rapidamente tarefas repetitivas. A automação economiza dinheiro porque requer menos intervenções manuais. Também economiza tempo, que é o principal benefício de todo software BPA.
#8. Reduz as Reuniões
Como o software BPA pode efetivamente lidar com todas as tarefas recorrentes mundanas em uma organização, você pode reduzir as reuniões para melhorar a alocação da força de trabalho. Isso também permite que você redirecione a atenção de seus funcionários para tarefas que envolvam mais seus cérebros no desenvolvimento de estratégias e na execução de funções mais importantes.
#9. Melhora os Fluxos de Trabalho
A automação de processos melhora a consistência do fluxo de trabalho, especialmente em grandes organizações com muitos funcionários e partes interessadas. E é aqui que as coisas podem ficar um pouco complicadas: todo mundo tem várias tarefas para concluir, diferentes métodos de arquivamento, diferentes hábitos e assim por diante. Um software BPA com etapas que se seguem sistematicamente é um atalho inteligente para melhorar o fluxo de trabalho e tornar o processo de negócios mais eficaz.
#10. Diminuir o erro humano
O erro é humano, não importa o quão capazes sejam seus funcionários. Erros sempre ocorrerão. Eles são, de fato, inevitáveis. No entanto, automatizar processos de negócios permite detectar e corrigir erros comuns no local de trabalho, como atrasos constantes, pontos de ineficiência, erros manuais e muito mais. Ao eliminar o risco desses erros (ao automatizar processos), seus processos de negócios serão executados com mais facilidade. Ele ajuda você a evitar operações de negócios redundantes. O software BPA também pode ajudá-lo a evitar erros recorrentes em seus negócios.
Tipos de Automação de Processos
Aqui estão quatro tipos diferentes de automação comercial, suas funções e quando devem ser usados.
#1. Automação de Marketing
O marketing é uma parte importante da administração de um negócio, mas pode ser demorado e caro, o que o torna um bom candidato para automação. As empresas podem gerar leads altamente qualificados prontos para engajamento de vendas usando ferramentas de automação de marketing. Essas ferramentas também fornecem uma estrutura para as equipes direcionarem, construírem, executarem e medirem o sucesso de campanhas de marketing, simplificando a qualificação e conversão de leads.
#2. Automação contábil e contábil
As empresas podem economizar tempo significativo em contas a receber (AR), contas a pagar (AP), faturamento, cobranças, aplicativos de cartão de crédito, backup de dados e outros processos financeiros que devem ser gerenciados diariamente ou semanalmente, automatizando suas funções contábeis e contábeis. . Eles também podem automatizar processos essenciais, como contabilidade, gerenciamento de contabilidade geral (GL) e gerenciamento de contas bancárias. A automação simplifica um processo complexo removendo elementos manuais do equipe de contabilidadee lidando com o processamento de números e o trabalho transacional.
#3. Automação do processo
A automação de processos de negócios (BPA) vai além da automação básica, incorporando a integração de aplicativos para ajudar as empresas a melhorar o valor e a eficiência. A automação robótica de processos (RPA), um subconjunto do BPA, concentra-se na automação de tarefas de rotina, enquanto o BPA ajuda as empresas a obter mais de seus investimentos em automação. O BPA consegue isso agregando dados de várias fontes para criar análises que seriam difíceis de obter manualmente.
As empresas usam o BPA para diversos fins, incluindo:
- Entrada automatizada de pedidos
- Automação de e-mail
- Processamento em lote automatizado
- Transferências de arquivos automatizadas
- Geração e distribuição automatizada de relatórios
#4. Automação de Recursos Humanos
A contratação de novos funcionários é um processo de várias etapas que começa com um anúncio de emprego on-line ou esforço de recrutamento e termina com a integração oficial do funcionário. Muitas das etapas desse processo são automatizáveis. um recursos humanos Sistema de gestão (HRMS) é uma ferramenta útil nesse sentido. Esses sistemas automatizam o processo de gerenciamento de candidatos como parte de um conjunto maior de recursos. Isso se refere especificamente a ofertas de emprego automatizadas enviadas diretamente aos candidatos, o que ajuda a divulgar as vagas abertas tanto para o mundo externo quanto para os funcionários atuais que desejam se candidatar a cargos internos ou fazer indicações.
Quais são os dois tipos de automação de processos?
Geralmente, existem dois tipos principais de automação de processos quando se trata de automação de energia. São fluxos de nuvem, automação de processo digital baseada em API e automação de processo robótico (RPA) baseada em interface do usuário.
Qual país é melhor para RPA?
Existem vários países que são conhecidos por seu RPA avançado. Os especialistas em robótica geralmente procuram emprego em países que lhes permitem realizar pesquisa e desenvolvimento sem restrições e a Coréia do Sul é um dos melhores lugares para ir.
Qual é melhor SAP ou RPA?
Não existe tecnologia ou ferramenta que seja inferior ou superior. Tanto o SAP quanto o RPA têm igual importância no mercado. Ambos são diferentes. Na verdade, usando ferramentas RPA, o SAP está sendo automatizado, o que não significa que o SAP seja inferior.
A RPA está em alta demanda?
Dentro de cada ambiente de negócios, SAP e RPA são vitais e úteis. No entanto, ambos desempenham papéis distintos, independentemente de sua utilidade.
Perguntas Frequentes:
O que é automação de processos de negócios?
Automação de processos de negócios (BPA) é o uso de software para automatizar transações de negócios que acontecem repetidamente e têm muitas etapas.
Automação de processos é uma boa carreira?
Sim, eles devem criar aplicativos integrados que possam acomodar e melhorar a conectividade de rede. Este é um daqueles empregos altamente remunerados e orientados para habilidades que podem torná-lo rico rapidamente.
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Referências
