As despesas de negócios podem ser um grande dreno em seus recursos. Se você não controlar suas despesas com cuidado, pode acabar gastando demais e perdendo dinheiro. Neste artigo, vamos discutir a importância de controlar as despesas do negócio e fornecer dicas sobre como fazê-lo de forma eficaz.
O que são Despesas Comerciais
Os custos associados à operação de sua empresa são conhecidos como despesas comerciais. Despesas comerciais ordinárias e necessárias, também conhecidas como deduções comerciais, são deduzidas de sua receita para determinar seus lucros, perdas e renda tributável. Essas despesas incluem quilometragem, taxas e comissões bancárias, software e utilitários, material de escritório, impressão, postagem e entrega e despesas de publicidade e marketing.
Ao acompanhar os gastos de sua empresa, você pode monitorar ganhos e perdas e pesquisar padrões do setor para ajudar na previsão. Você pode planejar o uso adequado das finanças porque conhece sua situação financeira.
Etapas para rastrear despesas comerciais
Algumas etapas estão envolvidas no rastreamento de gastos comerciais, como definir uma conta separada para transações comerciais, integrar seu software de contabilidade com instituições financeiras, arquivar seus recibos regularmente e, ocasionalmente, examinar os dados. Para rastrear adequadamente seus gastos comerciais, siga as instruções abaixo.
#1. Criar uma conta comercial
Criar uma conta financeira comercial especificamente para suas atividades comerciais é o primeiro passo para acompanhar os gastos comerciais. Para receber pagamentos com cartão de crédito de clientes, você deve abrir uma conta de serviços comerciais, uma conta corrente comercial e uma conta poupança comercial. Seria simples gerenciar suas finanças se você tivesse uma conta separada para o seu negócio. Você terá todas as suas despesas comerciais em um único local, o que simplificará a reivindicação de deduções fiscais.
#2. Selecione um programa de contabilidade
Escolher um software de contabilidade que possa automatizar seus registros comerciais e rastrear cada despesa é o próximo passo para acompanhar os gastos comerciais. Monitorar e organizar os gastos de sua empresa é simplificado usando um software de contabilidade. O melhor software de contabilidade possui recursos de relatórios que permitem comparar os gastos da sua empresa ao longo do tempo. Como muitas plataformas gratuitas de software de contabilidade estão disponíveis para empresas, você não precisará gastar mais do que pode para ter registros precisos.
#3. Conecte suas instituições financeiras
Conectar seu software de contabilidade a seus bancos facilitará o rastreamento de seus gastos comerciais. Ele pode categorizar seus gastos e permitir o download automatizado de todas as transações bancárias. Você também pode integrar mais recursos, simplificando a reconciliação de extratos inserindo suas transações diárias e baixando extratos bancários.
Além disso, você pode realizar operações financeiras em seu programa sem entrar em sua conta bancária, vinculando suas contas bancárias ao seu sistema de contabilidade. Graças a esta sincronização, você pode gastar menos tempo controlando seus custos. Além disso, como você não esquecerá nenhuma transação, pode ter certeza de que seus registros de receitas e despesas estão corretos.
#4. Arquive seus recibos
Tome cuidado ao arquivar seus recibos enquanto conduz negócios para manter um controle preciso dos gastos. O IRS exige que você mantenha todos os recibos em papel e outros registros por no mínimo três anos. Portanto, guarde os recibos em papel em pastas e certifique-se de anotar o motivo de cada transação nos recibos. As pastas também podem ser rotuladas e organizadas com base nas datas ou categorias em que se enquadram.
#5. Revise suas despesas comerciais
Revisar seus gastos de tempos em tempos ajudará você a obter os melhores benefícios do rastreamento de despesas comerciais. Revise os relatórios, observe os dados e faça uma análise. Anote os padrões para observar quanto você gasta em diferentes categorias e como os custos se somam. Além disso, corrija quaisquer erros e omissões.
Qual é a operação de Business Expense Trackers
Online ou por meio de um aplicativo móvel, os monitores de custos comerciais geralmente estão disponíveis. Você terá acesso a uma quantidade específica de funcionários quando se associar a um provedor.
Embora os procedimentos de registro variem de produto para produto, a maioria dos rastreadores exige detalhes financeiros e da empresa relativamente simples. Você deve conectar o software à sua conta corrente comercial ou cartão de crédito comercial para aproveitá-lo ao máximo. Além disso, os membros de sua equipe terão a opção de vincular suas contas bancárias pessoais para que possam obter reembolso após o envio de recibos de despesas autorizadas relacionadas aos negócios.
As áreas mais caras de seus gastos são destacadas por rastreadores de despesas comerciais, que categorizam suas despesas. Eles também podem ajudá-lo a limitar seus gastos. Por exemplo, você pode agregar todas as despesas de estoque ou relacionadas a marketing para verificar se está abaixo do orçamento para cada item de linha. A manutenção do fluxo de caixa é simplificada por esses insights.
Como os livros da minha pequena empresa devem ser mantidos
Você deve concluir as etapas a seguir para configurar registros contábeis para sua pequena empresa:
#1. Selecione um programa de contabilidade
Contabilidade de entrada única ou dupla são os dois métodos que as empresas usam para rastrear transações financeiras. Devido à sua simplicidade, a contabilidade de entrada única é o método preferido para pequenas empresas quando iniciam.
A contabilidade de caixa é usada na contabilidade de entrada única. Com esse método, você acompanha a receita do negócio à medida que a recebe e as despesas à medida que as incorre. Essa abordagem é a mais direta quando você utiliza planilhas para sua contabilidade.
#2. Selecione uma técnica de gravação
Tanto a inserção manual de transações quanto a criação de uma planilha personalizada são opções. No entanto, use um software de contabilidade que execute os cálculos para reduzir erros. Ao usar um software de contabilidade para pequenas empresas, você pode manter todos os seus dados financeiros com precisão e atualidade, o que facilitará as tarefas futuras para você.
#3. Criar uma conta bancária da organização
Ter contas bancárias pessoais e da empresa separadas é vantajoso durante a temporada de impostos. Você não precisa se preocupar em importar acidentalmente sua assinatura pessoal da Netflix ao conectar suas contas corporativas ao seu software de contabilidade.
Certifique-se de reconciliar seus livros com seu extrato bancário mensalmente. Isso implica comparar os dados de seus extratos bancários com as entradas em seu software de contabilidade.
#4. Criar um modelo de fatura
se você faz isso online ou em seu programa de contabilidade. A maioria das pequenas empresas que prestam serviços o fazem a crédito, o que implica o envio de uma fatura quando o projeto é concluído e permite que o cliente pague posteriormente.
Cada fatura deve especificar as condições de pagamento. Isso deve incluir suas informações de contato, instruções de pagamento e a data de vencimento da fatura. As informações sobre o processamento do pagamento garantem que nada dê errado posteriormente e que o dinheiro chegue à sua conta no valor certo.
Rastreamento de despesas de pequenas empresas
#1. Rampa
A rampa é uma plataforma para gerenciamento de cartões de crédito e despesas empresariais, projetada para ajudar pequenas empresas a simplificar a automação e reduzir custos. Ao lidar com cartões corporativos, gerenciamento de custos, pagamentos de contas, contabilidade e relatórios, este software de gerenciamento de gastos 5 em 1 economiza um tempo valioso.
A reconciliação automatizada facilita o gerenciamento da contabilidade, além de automatizar o rastreamento de despesas. Mais de 100 aplicativos, incluindo
- Slack
- Octa
- Xero
- Oracle Net Suite
- QuickBooks
- E o Sage pode ser integrado ao Ramp pelas empresas.
#2. Rydoo
O Rydoo ajuda sua equipe financeira no controle de gastos enquanto aprimora as previsões e análises financeiras. Usando este aplicativo de gerenciamento financeiro para pequenas empresas, você pode acompanhar os custos de transporte, controlar as diárias e centralizar os recebimentos dos funcionários.
#3. circular
Você pode gerenciar os gastos dos funcionários e os benefícios da empresa com o Circula, uma plataforma sofisticada de finanças para funcionários. Este programa é feito para fornecer uma interface de usuário simples, auxiliar na redução de custos do processo e manter sua pequena empresa em conformidade.
As soluções de IA oferecidas pela Circula são bastante benéficas para automatizar apólices e gerenciar despesas. Além disso, você pode vincular-se a programas de RH e folha de pagamento, sites de reservas de viagens como TravelPerk e programas de ERP.
#4. Falcão Pago
Payhawk é um software financeiro abrangente que ajuda a automatizar e gerenciar seus requisitos bancários e contábeis. E também fornece tudo para empresas de todos os tamanhos, incluindo gerenciamento de despesas, pagamento de contas e automação contábil.
Além disso, é compatível com uma ampla gama de programas de ERP, incluindo:
- Oracle Net Suite
- Xero
- QuickBooks
- Microsoft Dynamics
- salva
- Exato
- E Datev.
#5. Despesar
O Expensify é um serviço de rastreamento de custos que oferece vários recursos gratuitos, incluindo reserva de viagens, cartões corporativos, faturamento, pagamentos e monitoramento de despesas. Além disso, o recurso distinto de recebimento com um clique e monitoramento de gastos o ajudou a se tornar popular por organizações de todos os tipos, desde empresas individuais até empresas da Fortune 500.
Aplicativo de rastreamento de despesas comerciais
O primeiro passo para usar técnicas contábeis mais complexas, que podem auxiliar no crescimento da sua empresa, é acompanhar seus gastos.
# 1. Capital Pessoal
Contrate um gerenciador de investimentos completo como o Personal Capital. Todas as compras que você faz com seu cartão de crédito ou débito são monitoradas e categorizadas. O aplicativo gera gráficos usando seu fluxo de caixa mensal e um detalhamento de suas despesas mensais. O serviço de gerenciamento de patrimônio e o painel financeiro gratuito são duas variações.
Uma opção de gerenciamento de investimentos é oferecida pela opção de gerenciamento de patrimônio, atuando como um consultor robótico e oferecendo suporte ao vivo. O painel financeiro gratuito oferece análise de fluxo de caixa e ferramentas de orçamento. Você pode usar o aplicativo para verificar seus investimentos e planejar sua aposentadoria.
#2. Despesar
Este é um excelente aplicativo para criar relatórios de despesas em movimento e está disponível para smartphones iOS e Android. O Expensify, que permite rastrear despesas e tirar fotos de recibos manualmente, é obrigatório para pessoas que viajam a trabalho com frequência. O Expensify interpreta automaticamente os recibos quando você tira uma foto deles e os converte em despesas documentadas. Você também pode categorizar suas despesas, como quilometragem, viagens e alimentação. A melhor parte é que o Expensify não custa nada para indivíduos e $ 5 mensais para equipes.
#3. SAP Concordo
O SAP Concur é a ferramenta de relatórios de despesas ideal para organizações de pequeno e médio porte estabelecidas (e em expansão). Ele oferece fluxos de trabalho integrados para reembolso de funcionários, envios e aprovações, rastreamento de faturas, pagamentos de fornecedores, reserva de viagens e muito mais, além da capacidade de rastrear gastos. A melhor parte do SAP Concur é que você pode personalizá-lo da maneira que quiser e será cobrado de forma adequada (dependendo dos recursos e da contagem de usuários). Outra razão pela qual o SAP Concur é uma ótima opção é que ele fornece uma variedade de produtos para pequenas organizações, permitindo que você adicione mais capacidade conforme necessário. Os usuários existentes do Concur podem baixar o aplicativo gratuitamente nas lojas de aplicativos iOS ou Android.
# 4. Wally
Wally é um software vibrante com vários recursos úteis de rastreamento de despesas. Este é um software iOS que você pode usar e a versão básica é gratuita. Semelhante a outros aplicativos de rastreamento de despesas, ele permite que você insira despesas manualmente e atribua categorias a elas ou tire fotos diretas de recibos. Este aplicativo também pode rastrear sua renda para você e fornecer projeções mensais de suas economias. Por fim, é uma opção fantástica para pessoas que administram microempresas ou negócios paralelos, porque se concentra mais nas finanças pessoais do que nas finanças empresariais.
# 5. Mvelopes
Os móveis adotam uma estratégia de gastos sugeridos. Ele evita que você gaste muito e afirma ser capaz de ajudar os usuários a criar um orçamento em apenas 15 minutos. O programa funciona fazendo com que você deposite dinheiro em vários “envelopes” virtuais, criando um orçamento mensal que você não pode ultrapassar. Tanto o Android quanto o iOS o suportam.
Planilha de Rastreamento de Despesas Comerciais
Uma planilha para gastos empresariais é um modelo padronizado que acompanha e registra as despesas de uma empresa. O “o que”, “por que”, “quem” e “como” usar fundos corporativos são especificamente abordados, por exemplo:
- Em que foi gasto o dinheiro?
- Por que foi usado?
- Quem gastou?
- Qual foi o custo?
Algumas dessas planilhas acompanham gastos comerciais específicos, enquanto outras fornecem uma visão geral rápida e de alto nível de suas despesas passadas. Por exemplo, uma planilha para rastrear custos relacionados a viagens, como moradia e alimentação. Seus totais de despesas mensais podem ser vistos em uma planilha de despesas.
Use uma planilha do Excel para gastos comerciais
Vamos examinar algumas das principais vantagens de acompanhar os gastos de sua empresa com uma planilha do Microsoft Excel.
#1. Suas decisões financeiras serão mais inteligentes
Fazer julgamentos financeiros mais inteligentes é possível quando você está mais ciente das despesas da sua empresa. Uma etapa crucial é obter os dados de despesas condensados em uma planilha compreensível. Para ilustrar, imagine que você administra uma padaria e está tentando decidir se comprar seus produtos localmente é rentável.
#2. Tempo e dinheiro serão economizados
Ao usar uma planilha padronizada para acompanhar seus gastos, você pode economizar tempo calculando totais e médias usando fórmulas integradas. Como resultado, você pode se concentrar em seus objetivos financeiros em vez de fazer contas.
#3. É mais simples identificar despesas erráticas ou fraudulentas
Você pode identificar mudanças estranhas acompanhando seus gastos. Uma planilha de despesas, por exemplo, simplifica a visualização de mudanças nos gastos, como se você normalmente gastasse US$ 100 por mês em material de escritório, mas gastasse US$ 500 no mês seguinte. Identificar esses “sinais de alerta” com antecedência torna possível detectar e investigar gastos fraudulentos ou ilegais.
Como as pequenas empresas acompanham as despesas?
Tome cuidado ao arquivar seus recibos enquanto conduz negócios para manter um controle preciso dos gastos. O IRS exige que você mantenha todos os recibos em papel e outros registros por no mínimo três anos.
Qual é a melhor maneira de controlar as despesas de uma empresa?
- Abra uma conta empresarial
- Escolha um programa de contabilidade.
- Conecte suas instituições financeiras
- Arquive seus recibos
- Revise suas despesas comerciais
Como acompanho as despesas comerciais automaticamente?
As formas de controlar as despesas do seu negócio são as seguintes:
- Abra uma conta bancária da empresa.
- Selecione um sistema de contabilidade adequado.
- Selecione contabilidade de competência ou de caixa.
- Junte-se a estabelecimentos financeiros.
- Comece a lidar com os recebimentos corretamente.
- Registre rapidamente todas as despesas.
- Pense em usar um software de orçamento.
Como faço para acompanhar as despesas de autônomo?
Um livro-razão de trabalho autônomo, às vezes conhecido como “razão fiscal”, é um termo sofisticado para o qual você registra todos os ganhos e despesas de sua empresa. Você pode registrar informações em um livro de “razão” escrito à mão, uma planilha on-line ou software de contabilidade.
Por que devo acompanhar as despesas?
O objetivo básico do rastreamento de despesas é encontrar e eliminar padrões de gastos ineficientes em sua vida financeira. Além disso, manter o controle sobre suas finanças e incentivar melhores práticas financeiras, como economizar e investir, resultará do acompanhamento contínuo de seus custos.
Conclusão
Manter o controle de suas despesas comerciais ajudará você a entender sua situação financeira. Portanto, tome as medidas apropriadas para garantir que uma despesa não seja negligenciada. A tomada de decisões financeiras mais inteligentes e a qualificação para isenções fiscais e outras ajudas financeiras comerciais são possíveis com a manutenção de um registro de despesas organizado.
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Referências
