À medida que as empresas buscam maneiras de reduzir custos, aumentar a produtividade e melhorar a qualidade de seus produtos e serviços, a automação de processos de negócios (BPA) ganhou popularidade nos últimos anos. Neste blog, veremos o que é automação de processos de negócios, por que ela é útil e como usá-la em sua empresa. Como permite que empresas de todos os tamanhos simplifiquem operações, aumentem a produtividade e cortem custos, a automação de processos de negócios tornou-se essencial. Além disso, uma organização pode se beneficiar muito com a automação de processos de negócios, que pode aumentar a produtividade, cortar custos, melhorar a garantia de qualidade e aumentar a agilidade. As necessidades, finanças e know-how técnico de sua empresa desempenharão um papel importante para ajudá-lo a selecionar o melhor software de automação de processos de negócios.
Automação comercial
Uma empresa usa um processo de negócios, que é uma coleção de tarefas ou atividades relacionadas, para realizar uma determinada tarefa ou objetivo. É uma série de ações bem organizadas e reiteráveis que aceita insumos, gera resultados e frequentemente envolve várias partes interessadas, incluindo parceiros, fornecedores, clientes e funcionários. Os processos de negócios são criados para auxiliar uma organização a atingir suas metas e objetivos de maneira metódica e eficaz.
O uso de tecnologia de ponta para automatizar operações de negócios de rotina é conhecido como automação de processos de negócios (BPA). Entrada de dados, criação de relatórios, agendamento e comunicação são alguns exemplos dessas tarefas. O BPA procura aumentar a produtividade, cortar despesas e elevar o calibre de bens e serviços.
O uso de software para reduzir e melhorar o esforço humano em um determinado processo de negócios é conhecido como automação de processos de negócios. O principal objetivo do BPA é automatizar o maior número possível de componentes de processo, pois cada processo é composto por uma variedade de tarefas e fluxos de trabalho.
Além disso, o processo de automação envolve determinar quais tarefas podem ser automatizadas e criar um fluxo de trabalho que pode ser executado por um programa de computador ou uma rede de sistemas conectados. Depois que o fluxo de trabalho é criado, ele é testado, colocado em uso e a equipe é instruída sobre como usar o novo sistema.
O BPA pode ser encontrado em diversas áreas, incluindo gerenciamento, entrada de dados, atendimento ao cliente, processos de RH, marketing e vendas.
Processos comumente automatizados
- Notificações push, bem como e-mail
- Suporte de helpdesk
- Criação de estudos de caso para clientes
- Coletando e movendo dados
- Backup e restauração
- Solicitação de afastamento do empregado
- Concursos
- Operações de call center
- Ordens de venda
- Acompanhamento de horários e atendimento
- Folha de pagamento
- Facturação
- Coleções
- Lançamentos de produtos
- Nutrir chumbo
Tipos de automação de processos de negócios (BPA)
# 1. Automação de Processo Robótico (RPA)
RPA é um tipo de automação de processos de negócios que automatiza tarefas repetitivas e baseadas em regras usando robôs ou bots de software. Esses bots podem ser programados para realizar uma variedade de tarefas, incluindo entrada de dados, processamento de faturas e atendimento de pedidos. A RPA pode aumentar a produtividade, reduzindo erros e melhorando a precisão para as empresas. Os bots RPA também podem ser configurados para funcionar continuamente, o que permite que as empresas processem grandes quantidades de dados de maneira rápida e eficaz.
# 2. Business Process Management (BPM)
Modelar, analisar e otimizar processos de negócios usando ferramentas de software é um componente da automação de processos de negócios ou BPM. O BPM pode ajudar ainda mais as empresas a localizar ineficiências operacionais, gargalos e áreas de melhoria potencial. O BPM pode ajudar as empresas a otimizar suas operações, reduzir erros e aumentar a produtividade.
# 3. Inteligência Artificial (IA) e Machine Learning (ML)
Processamento de linguagem natural, análise de sentimento e análise preditiva são exemplos de tarefas complexas que podem ser automatizadas usando IA e ML. As empresas podem melhorar sua eficiência, experiências do cliente e tomada de decisões com a ajuda de inteligência artificial e aprendizado de máquina. Para o atendimento ao cliente, as empresas podem automatizar os chatbots para que os clientes possam receber respostas rápidas às suas perguntas sem a necessidade de interação humana.
# 4. Automação de fluxo de trabalho
A automação do fluxo de trabalho é o processo de automatizar a troca de tarefas e informações entre vários departamentos ou pessoas usando ferramentas de software. Essa automação do fluxo de trabalho pode ajudar ainda mais as empresas a reduzir o trabalho manual, aprimorar o trabalho em equipe e aumentar a produtividade. A automação do fluxo de trabalho, por exemplo, pode ser usada por empresas para acelerar o processo de aprovação de ordens de compra e relatórios de despesas.
Como automatizar seu processo de negócios
#1. Identificar os processos para automatizar
Escolher quais processos de negócios podem ser automatizados é a primeira etapa do processo de automação. Em essência, comece examinando seus processos atuais para identificar as atividades que são repetitivas, demoradas e propensas a erros. Essas tarefas são ideais para automação.
#2. Definição do Fluxo de Trabalho
A definição do fluxo de trabalho ocorre depois que você determina quais processos automatizar. Isso implica delinear as etapas do processo e descobrir suas entradas, saídas e pontos de virada. Isso permitirá que você diferencie ainda mais entre tarefas que podem ser automatizadas e aquelas que precisam de envolvimento humano.
#3. Selecione as ferramentas corretas
Fazer uma escolha acertada na hora de escolher a ferramenta de automação ideal para sua empresa é essencial. Desde ferramentas simples de automação de tarefas até sofisticados softwares de gerenciamento de processos de negócios (BPM), há uma ampla variedade de ferramentas de automação no mercado. Ao selecionar a ferramenta adequada, leve em consideração o grau de automação que você precisa e a complexidade de seus processos.
#4. Criar e Construir a Automação
Projetar e desenvolver a automação é o próximo passo após selecionar as ferramentas apropriadas. Para isso, a ferramenta deve ser configurada para automatizar as tarefas designadas e integrada com outros sistemas organizacionais. Além disso, dependendo da complexidade de seus processos, esta etapa também pode exigir o envolvimento de um grupo de desenvolvedores.
#5. Teste e melhore
Qualquer projeto de automação deve incluir o teste como uma etapa crucial. Depois de criar a automação, teste-a minuciosamente para garantir que ela funcione conforme o esperado. Nesta etapa, você pode executar testes em dados fictícios, procurar e corrigir bugs e aprimorar a automação até que ela satisfaça suas necessidades.
# 6. Treinamento de funcionário
Treinar sua equipe é o próximo passo depois de testar e melhorar a automação. Isso envolve ensiná-los a usar a automação, fornecer documentação e materiais de treinamento e garantir que compreendam suas vantagens.
# 7. Avaliação do Monitoramento de Desempenho
Depois que a automação estiver instalada, verifique e avalie periodicamente seu desempenho. Isso permitirá que você identifique quaisquer problemas ou possíveis áreas de melhoria e faça os ajustes necessários para garantir que a automação continue atendendo às suas necessidades.
Benefícios de Automação Comercial
#1. Eficiência Aprimorada
O BPA pode ajudar na simplificação do processo e reduzir os tempos de resposta ao automatizar tarefas repetitivas e manuais. A economia de custos pode resultar de maior produtividade e eficiência como resultado disso.
#2. Medidas de economia de custos
Ao automatizar processos que, de outra forma, exigiriam envolvimento humano, o BPA pode ajudar na redução de custos. Isso pode resultar em custos reduzidos de mão de obra, menos erros e melhor controle de qualidade.
#3. Tempos de reação mais rápidos
Os tempos de resposta também podem ser acelerados com a assistência do BPA, automatizando os procedimentos de aprovação e comunicação. Isso pode ajudar as empresas a responder rapidamente às consultas dos clientes e resolver problemas no prazo.
#4. Simplificação de processos
Processos simplificados são um dos maravilhosos benefícios de um sistema de automação de processos. Em essência, a eliminação de atividades desnecessárias e a concentração são simplificadas por uma responsabilidade clara, notificações personalizáveis, informações valiosas e tempos de resposta mais rápidos.
# 5. Melhorias no gerenciamento de dados
A entrada, armazenamento e recuperação de dados podem ser automatizados com o BPA para ajudar no gerenciamento de dados. Tomar melhores decisões de negócios pode resultar de dados mais precisos e confiáveis.
# 6. Uma Melhor Distribuição de Recursos
Ao automatizar tarefas de gerenciamento de recursos, como agendamento e planejamento de capacidade, o BPA também pode ajudar as organizações a alocar recursos com mais eficiência.
#7. Uniformidade operacional
Você pode contar com um padrão constante de resultados sempre que automatizar um processo de negócios. Ao posicionar seu negócio como confiável, a padronização pode ajudá-lo a conquistar mais clientes.
# 8. Experiência aprimorada do cliente
O BPA pode melhorar a experiência do cliente diminuindo a carga de trabalho dos representantes de atendimento ao cliente e aprimorando os tempos de resposta ao automatizar tarefas de atendimento ao cliente, como sistemas de bilhética e chatbots.
Desvantagens da automação comercial
#1. Custo de Implementação
A maioria das ferramentas de automação comercial custa uma taxa única de configuração e uma taxa de assinatura mensal para uso.
#2. Necessidade de Pessoal Qualificado
A integração e o treinamento dos funcionários são necessários para auxiliá-los no uso de novas ferramentas de automação. Portanto, isso pode exigir um comprometimento significativo de tempo e esforço.
#3. Problemas de segurança
A coleta de dados de negócios é um componente crucial da automação de negócios contemporânea. Isso pode aumentar a vulnerabilidade de seus dados a violações e ataques mal-intencionados, embora promova eficiência e decisões baseadas em dados. Os sistemas de automação digital podem expor os dados da sua empresa a hackers e outros ataques externos se não estiverem devidamente protegidos.
Exemplos de automação comercial
#1. Recursos Humanos
Os profissionais de RH podem economizar tempo e aumentar a precisão automatizando procedimentos de RH, como contratação, avaliação de desempenho e folha de pagamento. Muitas empresas automatizam esses processos usando ferramentas BPA, portanto, dando aos profissionais de RH mais tempo para trabalhar em projetos mais importantes.
# 2. Atendimento ao Cliente
Automatizar os processos de atendimento ao cliente, como sistemas de bilhética, suporte por chat e suporte por telefone, é possível com a ajuda de chatbots e outras ferramentas de automação. Além de acelerar os tempos de resposta, isso melhora a experiência do cliente.
# 3. Manufatura
A automação está sendo usada para aprimorar os procedimentos de fabricação, como processamento de pedidos, gerenciamento de estoque e controle de qualidade. As empresas de manufatura também podem aumentar a precisão, a consistência e a produtividade automatizando esses processos.
# 4. Contabilidade
Tarefas de contabilidade que podem ser automatizadas incluem contas a pagar, contas a receber e relatórios financeiros. Além disso, isso pode ajudar a melhorar a precisão, diminuir erros e economizar tempo. Para automatizar esses processos, muitas empresas usam ferramentas de BPA, como software de contabilidade.
#5. Entrada e gerenciamento de dados
A entrada e o gerenciamento de dados podem ser automatizados por meio do uso de ferramentas de software, o que reduz os requisitos de mão de obra e o risco de erros. Isso também inclui ações como inserir pedidos, processar faturas e gerenciar dados do cliente.
# 6. Gestão de inventário
Utilizando programas de computador que rastreiam os níveis de estoque, processam pedidos automaticamente e gerenciam os níveis de estoque, o gerenciamento de estoque pode ser automatizado. Isso também pode ajudar as empresas a reduzir a falta de estoque e o excesso de estoque, aumentando a produtividade e a lucratividade.
Software de automação comercial
O software para automação de processos de negócios (BPA) permite que as organizações automatizem tarefas manuais e repetitivas, reestruturem fluxos de trabalho e melhorem as operações. Uma variedade de recursos são oferecidos por esses programas de software, incluindo construtores de fluxo de trabalho de arrastar e soltar, atribuição e rastreamento de tarefas, relatórios e análises em tempo real e integrações com outros programas de software.
A tecnologia utilizada para planejar, executar e acompanhar a automação de processos é conhecida como software de automação de processos de negócios (ou simplesmente software BPA). Nomes adicionais incluem ferramenta BPA, plataforma BPA e solução BPA.
Fatores a considerar ao escolher o software BPA
#1. Gerenciamento de tarefas
A delegação de tarefas, a definição de prazos e lembretes e o monitoramento do progresso em tempo real devem ser possíveis com o software. Além disso, ele precisa enviar notificações e alertas para manter todos informados e dentro do cronograma.
#2. Análise de dados e relatórios
É igualmente importante procurar um software BPA que ofereça uma análise aprofundada de seus processos, incluindo tempo de ciclo, gargalos e conformidade. Para ajudá-lo a encontrar oportunidades de melhoria e simplificar seus fluxos de trabalho, o software deve permitir a criação de relatórios e painéis totalmente personalizáveis.
#3. Suporte e Treinamento
Selecione um software BPA que forneça suporte completo ao cliente, como materiais de treinamento, manuais do usuário e uma equipe de suporte especializada. Para acompanhar as tendências mais recentes do mercado e as melhores práticas, o software também deve oferecer atualizações frequentes e novos recursos.
# 4. Integrações
Idealmente, seu software BPA se integrará a outros aplicativos que você já usa, como gerenciamento de projetos, CRM e ERP.
A seguir estão alguns dos principais softwares de automação comercial:
# 1. Wrike
Uma ferramenta BPA chamada Wrike fornece recursos para colaboração, automação de fluxo de trabalho e gerenciamento de projetos. Oferece relatórios em tempo real, fluxos de trabalho adaptáveis e integrações de sistemas com diferentes aplicativos.
# 2. ZohoCreator
Uma plataforma de baixo código chamada Zoho Creator permite que as empresas criem aplicativos móveis e da Web exclusivos, automatizem fluxos de trabalho e gerenciem dados.
# 3. Microsoft Power Automatize
Uma plataforma de automação baseada em nuvem chamada Microsoft Power Automate (anteriormente conhecida como Microsoft Flow) permite que as empresas criem fluxos de trabalho automatizados e os integrem a outros produtos da Microsoft.
# 4. Zapier
Com a ajuda da plataforma de automação baseada em nuvem Zapier, as empresas podem otimizar processos e se conectar a outros softwares.
# 5. Automação IBM
Uma plataforma de automação baseada em nuvem chamada IBM Automation permite que as empresas automatizem seus fluxos de trabalho e os integrem a outros aplicativos IBM.
Quais são os diferentes tipos de automação comercial?
- Automação de Processos
- Automação de Integração
- Automação básica
- Inteligência artificial
- Automação de Processo Robótica
Quais são as 4 fases da automação de processos de negócios?
Existem quatro estágios para automatizar os processos de negócios: análise, implementação, integração e manutenção e suporte.
Quais são os três exemplos de automação de processos de negócios?
- Atendimento ao Cliente
- Entrada de Dados
- Indústria
Por que as pequenas empresas devem automatizar?
Isso facilitará o registro de cada interação com o cliente e poderá melhorar o atendimento ao cliente. Você pode criar e organizar leads e relatórios de vendas automatizando seu CRM. Também facilita o monitoramento dos programas de fidelidade do cliente, faturas e índices de satisfação do cliente.
Quais partes de um negócio podem ser automatizadas?
- Entrada de Dados
- processamento de pedido
- Atendimento ao Cliente
- Marketing
- Vendas
- Contabilidade
- Indústria
- Cadeia de suprimentos e varejo
- Recursos humanos
Conclusão
Empresas de diversos setores usam a automação de processos de negócios (BPA) para melhorar a eficiência e estimular a expansão. Portanto, a automação de processos de negócios é utilizada em todos os setores para melhorar a eficiência, reduzir despesas e aumentar a produtividade.
Portanto, ao selecionar o melhor software de BPA, é importante levar em consideração as necessidades, finanças e nível de conhecimento técnico da sua empresa. Software com um criador de fluxo de trabalho amigável, recursos eficazes de gerenciamento de tarefas, relatórios e análises em tempo real, integrações com outras ferramentas de software, escalabilidade e suporte e treinamento completos são o que você deve procurar. As empresas podem se concentrar em atividades de alto valor que estimulam o crescimento e a inovação, automatizando tarefas repetitivas e demoradas.
Em resumo, encontrar os processos apropriados para automatizar, selecionar as melhores ferramentas de BPM e garantir que toda a organização apoie a iniciativa de automação são as chaves para uma implementação de BPA bem-sucedida. As empresas podem usar o poder do BPA para transformar suas operações e manter a competitividade no ambiente de negócios dinâmico de hoje, planejando, implementando e monitorando cuidadosamente.
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Referências
