Melhorar os níveis de produtividade dos colaboradores de uma organização deve estar na lista de todos os gestores, e uma das múltiplas formas de o conseguir é praticando a gestão de ausências.
A introdução de um sistema eficiente de gerenciamento de ausências para reduzir o absenteísmo beneficiará a organização, especialmente se os empregadores definirem sua política de gerenciamento de ausências para apoiar os funcionários a tirar folga do trabalho quando sua saúde exigir e permitir que retornem quando puderem.
Então, o que mais envolve o gerenciamento de ausências? Vamos explorar o gerenciamento de ausências, suas políticas, benefícios e sistemas.
O que é Gestão de Ausências?
O gerenciamento de ausências é uma parte vital da produtividade de uma força de trabalho. Os empregadores usam políticas, procedimentos ou programas para reduzir as ausências dos funcionários, evitar que os trabalhadores se intrometam e aumentar a produtividade dos funcionários.
Além disso, implica encontrar um equilíbrio entre apoiar os trabalhadores que faltam ao trabalho por motivo de doença, lesão ou situações inevitáveis e penalizar aqueles cujas ausências são suspeitas ou excessivas.
O que é a Política de Gestão de Ausências?
As empresas devem ter políticas diretas que informem aos funcionários seus direitos e responsabilidades quando não estiverem no trabalho. Essa política também deve apoiar os objetivos de negócios e a cultura da empresa.
Os empregadores são obrigados por lei a informar seus trabalhadores sobre quaisquer regras sobre estar doente ou ferido e não poder trabalhar, incluindo quaisquer regras sobre auxílio-doença.
A política deve incluir o seguinte:
- Detalhes sobre as condições de subsídio de doença contratual e como se relacionam com o subsídio de doença estatutário.
- Quem e quando os funcionários devem entrar em contato se não puderem se apresentar ao trabalho.
- Os prazos para os funcionários preencherem o formulário de autocertificação.
- Informações sobre quando os funcionários devem enviar a carta de aptidão do médico.
- Quantos sistemas de pontos de revisão ou gatilho o empregador pode estar usando no trabalho
- Uma entrevista de retorno ao trabalho.
- Informações aos funcionários sobre quais mudanças podem ser necessárias para ajudá-los a retornar ao trabalho o mais rápido possível.
Quais são os componentes do gerenciamento de ausências?
O gerenciamento de ausências é crucial para o gerenciamento de recursos humanos de uma organização, com foco na redução do absenteísmo dos funcionários, evitando a interrupção da força de trabalho e maximizando a produtividade.
Os componentes e melhores práticas envolvidos no gerenciamento eficaz de ausências são:
#1. Política de Ausência
Uma política de ausências bem definida é essencial para esclarecer as expectativas de empregadores e empregados em relação ao afastamento do trabalho.
A política deve incluir os tipos de ausências permitidas, o método de solicitação de folga, o processo de aprovação e ações disciplinares para ausências ou atrasos injustificados frequentes.
# 2. Comunicação
A comunicação frequente com os funcionários sobre as políticas de gerenciamento de ausências ajuda a gerenciar as ausências dos funcionários com mais eficiência.
Compartilhar as políticas de solicitação de folga durante a integração do funcionário e reforçar regularmente as diretrizes pode criar conscientização e minimizar o absenteísmo.
#3. Treinamento Gerencial
Educar os gerentes sobre as políticas da empresa e os regulamentos federais e estaduais permite que eles atendam às solicitações de licença dos funcionários de maneira consistente e precisa.
Esse treinamento deve incluir requisitos de conformidade e obrigações de manutenção de registros.
#4. Recursos de rastreamento aprimorados
A utilização de um software de gerenciamento de ausências ou de uma solução terceirizada de RH integrada à folha de pagamento pode ajudar a rastrear as solicitações de licença dos funcionários com mais eficiência do que os processos manuais.
O software de gerenciamento da força de trabalho também pode gerenciar as solicitações de folga dos funcionários, acompanhar as tendências de comparecimento e permitir intervenções oportunas.
#5. Ferramentas de autoatendimento
Capacitar os funcionários com ferramentas de autoatendimento para solicitar licença, visualizar o calendário de licenças, verificar a proteção do trabalho e gerenciar a licença atual pode apoiar os esforços de conformidade e melhorar a experiência do funcionário
#6. Iniciativas de bem-estar
A implementação de programas de bem-estar, serviços médicos internos e ambientes de trabalho flexíveis podem ajudar a reduzir o absenteísmo e melhorar o envolvimento, a produtividade e o equilíbrio entre trabalho e vida pessoal.
Ao implementar esses componentes, as organizações podem gerenciar melhor sua força de trabalho, melhorar a experiência do funcionário e manter a conformidade com os regulamentos relevantes.
Qual é o objetivo do gerenciamento de ausências?
O objetivo do gerenciamento de ausências é governar o absenteísmo dos funcionários dentro de uma organização, apoiar a conformidade com as leis federais e estaduais de licença e manter um ambiente de trabalho produtivo e eficiente, garantindo o bem-estar dos funcionários.
Os gerentes precisam configurar um sistema de gerenciamento de ausências que funcione bem e seja fácil de usar para reduzir o absenteísmo e evitar que ele aconteça o máximo possível.
Para atingir esse objetivo, o gerenciamento de ausências envolve o seguinte:
- Crie políticas e procedimentos claros e bem comunicados
- Forneça treinamento gerencial para ajudar os gerentes a lidar com as licenças dos funcionários
- Aprimore os recursos de rastreamento por meio de software para simplificar a coleta e análise de dados.
- Implemente ferramentas de autoatendimento que capacitem os funcionários a gerenciar e rastrear suas ausências.
- Incentive a comunicação entre gerentes e funcionários.
- Rastreie e monitore regularmente as ausências, faça check-ins e resolva quaisquer problemas subjacentes que contribuam para as ausências dos funcionários.
Quais são os benefícios de gerenciar a ausência?
O gerenciamento de ausências de funcionários é crucial para as organizações manterem a produtividade, garantir operações tranquilas e apoiar o bem-estar dos funcionários.
Alguns dos benefícios de gerenciar ausências incluem o seguinte:
#1. Absenteísmo reduzido
Políticas e procedimentos eficazes de gerenciamento de ausências podem ajudar a reduzir ausências não autorizadas e não planejadas, garantindo um melhor planejamento da força de trabalho e minimizando as interrupções nas operações diárias.
#2. Moral e engajamento dos funcionários aprimorados
Quando as organizações apóiam e valorizam seus funcionários, é mais provável que eles se envolvam e se comprometam com seu trabalho e provavelmente não tirarão licenças não planejadas.
#3. Melhor gerenciamento de carga de trabalho
A gestão proativa de ausências permite um melhor planejamento e distribuição das cargas de trabalho entre os membros da equipe, reduzindo o risco de esgotamento e mantendo os níveis de produtividade.
#4. Conformidade Aprimorada
O gerenciamento eficaz de ausências pode ajudar as organizações a cumprir os requisitos legais e regulamentares, como o Family and Medical Leave Act (FMLA) nos Estados Unidos.
# 5. Poupança de custos
Ao reduzir o absenteísmo e melhorar a produtividade, as organizações podem economizar nos custos associados às ausências de funcionários, como perda de produtividade, pagamento de horas extras e pessoal temporário.
#6. Processos simplificados
Um sistema de gerenciamento de ausências pode ajudar a automatizar e agilizar os processos relacionados a ausências, economizando tempo e reduzindo os encargos administrativos das equipes de RH.
#7. Tomada de decisão baseada em dados
O software de gerenciamento de ausências pode fornecer dados e insights valiosos sobre tendências e padrões de ausências, permitindo que as organizações tomem decisões informadas, identifiquem possíveis problemas e desenvolvam estratégias para resolvê-los.
Tipos de Sistemas de Gerenciamento de Ausência
- Gestão de Ausências Educacionais Frontline (AESOP)
- Gerenciamento de Ausência Principal
- Gestão de Ausências da Matriz
O que é o Frontline Education Absence Management?
O Frontline Education Absence Management, que costumava ser chamado de AESOP, é o sistema mais automatizado para gerenciar ausências e encontrar professores substitutos nos Estados Unidos. Mais de 4,000 distritos escolares o utilizam.
Além disso, como software como serviço (SaaS), a Aesop não requer hardware, software ou linhas telefônicas dentro do distrito para gerenciamento de ausências. Em vez disso, todos os funcionários podem acessar o serviço por telefone ou pela Internet a qualquer hora e em qualquer lugar.
O Frontline Education Absence Management (anteriormente AESOP) coleta muitos dados que podem ser usados para gerenciar melhor as ausências dos funcionários e economiza muito tempo em subchamadas manuais. Além disso, o Aesop reduz o tempo gasto na inserção de dados por meio da integração com outros programas.
Frontline Education Absence Management (anteriormente AESOP) fornece:
- Encontrar substitutos qualificados
- Identificar tendências para melhorar a assiduidade dos funcionários
- Fácil integração de dados com outros fornecedores de software
- Gerenciamento de agendamento substituto
O Frontline Absence Management (AESOP) também oferece um aplicativo móvel com diversas funcionalidades para administradores, substitutos e funcionários.
Como faço para criar uma ausência no Frontline?
Para criar uma ausência no Frontline, você pode usar o aplicativo móvel Frontline, que está disponível para clientes Frontline Absence & Time usando a funcionalidade aprimorada da Frontline Insights Platform.
Aqui está um guia passo a passo sobre como criar uma ausência usando o aplicativo móvel:
Você pode criar uma nova ausência por meio de uma das duas opções dentro do aplicativo. Clique em “Faltas Hoje” na página inicial, acesse o menu e selecione a opção “Faltas”. Nesta página, pressione o botão “+”.
#2. Etapas de Criação de Ausência
Essa seleção abre a Etapa 2 do processo de criação de ausência. A partir daqui, você selecionará um motivo de ausência e pressionará a seta no canto inferior direito para prosseguir.
#3. Encontro
Selecione uma data (ou intervalo de datas) no calendário e pressione a seta no canto inferior direito para continuar.
#4. Duração
Escolha em uma lista de períodos que incluem “Dia inteiro”, “Meio dia AM”, “Meio dia PM” e/ou “Personalizado”. Se você selecionar a opção “Personalizado”, poderá selecionar o ícone de lápis ao lado dos horários de início e término para indicar o período de tempo alternativo.
#5. Substituto
Você verá um prompt para identificar se um substituto é necessário. Selecione a opção “Sim” ou “Não” com base nos requisitos de sua posição e pressione a seta para a direita para prosseguir.
#6. Página de resumo
A página de resumo final fornece uma visão geral das seleções feitas. Esses detalhes incluem o local, o motivo da ausência, o prazo e a confirmação da necessidade de um substituto. Você também pode incluir uma nota pessoal ao administrador antes de enviar a ausência.
Quando estiver pronto, pressione “Enviar ausência” para criar a solicitação de ausência. O aplicativo exibirá os detalhes da ausência se você selecionar a opção "Visualizar ausência".
Revise esses detalhes conforme necessário e pressione “Editar” (no canto superior esquerdo) se algum ajuste precisar ser feito. Caso contrário, pressione o botão “Início” na parte inferior para retornar à página inicial.
Como faço para entrar no Frontline Education?
Para fazer login no Frontline Education, você pode seguir estas etapas:
- Visite a página de login da Frontline Education em login.frontlineeducation.com.
- Se você tiver um Frontline ID, digite seu nome de usuário e senha e clique em "Entrar". Se você esqueceu seu nome de usuário ou senha, clique em “Esqueci o nome de usuário” ou “Esqueci a senha” para recuperar suas credenciais.
- Alternativamente, se sua organização usa Single Sign-On (SSO), clique em “Sign in with Organization SSO” e siga as instruções para inserir as credenciais de sua organização.
O Frontline Education oferece diferentes produtos e serviços, e o processo de login pode variar um pouco dependendo do produto específico que você está usando.
Como você escreve uma mensagem de ausência?
Para escrever uma mensagem de ausência convincente, também conhecida como mensagem de ausência temporária (OOO), você deve incluir os seguintes componentes:
- saudação profissional: comece sua mensagem com uma saudação educada e profissional.
- Razão de Ausência: Opcionalmente, você pode mencionar sua ausência. Seja conciso e evite compartilhar muitas informações pessoais.
- Datas de Ausência: Indique claramente as datas em que estará ausente, incluindo quando retornará.
- Acesso de Email: Informe ao remetente se você terá acesso limitado ou nenhum acesso ao e-mail durante sua ausência.
- Tempo de Resposta Estimado: forneça uma data estimada em que o remetente pode esperar sua resposta.
- Contato alternativo: Oferecer um ponto de contato para solicitações urgentes ou assistência.
Como faço para escrever um formulário de ausência?
Para escrever um formulário de ausência ou uma carta de licença, siga estas etapas:
- Digite seu endereço no canto superior direito da página ou no canto superior esquerdo.
- Inclua a data abaixo do cabeçalho. Se sua solicitação for por e-mail, você pode pular esta parte.
- Se você estiver enviando sua solicitação por e-mail, use um nome de assunto adequado, como “Solicitando licença”.
- Adicione o endereço da sua empresa algumas linhas abaixo da data. Se for por e-mail, pule esta etapa.
- Dirija-se ao seu chefe corretamente em uma carta formal, por exemplo, "Caro Henry" ou "Cara Sra. Hanna"
- Indique o motivo do seu pedido e as datas em que estará afastado do trabalho.
- Seja transparente e explique por que você precisa dos dias de folga especificados. Isso minimizará qualquer conflito potencial com seu gerente e os ajudará a entender sua solicitação.
- Em seu parágrafo final, explique como seu trabalho será coberto em sua ausência, como você planeja tornar sua partida o mais fácil possível e como você pode ser contatado em caso de emergência.
- Encerre sua carta com um agradecimento por seu trabalho e empresa e agradeça ao seu chefe por sua consideração.
- Se você estiver entregando uma carta impressa, adicione uma assinatura manuscrita. Se você estiver enviando um e-mail, basta digitar seu nome.
- Forneça uma cópia de sua solicitação ao departamento de RH, pois eles precisarão dessas informações para seus registros pessoais.
- Por fim, revise sua solicitação antes de enviá-la para garantir informações corretas e pontos claros
- POLÍTICA DE FALTA DE AUSÊNCIA: Tudo o que você precisa saber
- COMO LIGAR DO TRABALHO: Solicitando Licença
- GERENCIAMENTO DA FORÇA DE TRABALHO (WFM): definição e como funciona
Referências
