Fax existe há muitas décadas. Tradicionalmente, as máquinas de fax eram usadas para enviar correspondências comerciais, incluindo memorandos e cartas do escritório. Na época, as máquinas eram preferidas porque eram mais rápidas que o correio tradicional. Mas no mundo digital de hoje, as empresas substituíram os processos tradicionais de fax por faxes online.
Os avanços nas tecnologias agora permitem negócios para enviar e receber faxes por e-mail. Ele melhorou o fax comercial e o tornou mais privado e seguro. Embora tenham surgido vários canais de comunicação, como mensagens de texto, telefonemas e mensagens de mídia social, que permitem que as empresas se conectem diretamente com os clientes, o fax manteve a eficácia.
Mas a maioria das empresas ainda não incluiu o fax em seus processos de negócios, um desafio que levou à utilização de processos de fax modernos.
Se você é proprietário de uma empresa, aqui estão cinco práticas que podem ajudá-lo a simplificar os processos de fax comercial em sua empresa:
#1. Adote Assinaturas Eletrônicas
Uma maneira eficaz de simplificar o envio de fax é adotar assinaturas eletrônicas em seus processos de negócios. Os faxes online permitem que as empresas criem assinaturas digitais sempre que houver necessidade de enviar arquivos confidenciais. Como as imagens de assinatura têm uma aparência profissional, elas facilitam a demonstração de credibilidade e confiabilidade.
O uso de assinaturas eletrônicas em eFax permite que as empresas economizem tempo. Tradicionalmente, as empresas precisavam imprimir qualquer documento enviado a elas antes de assiná-lo, digitalizá-lo e reenviá-lo. Os faxes online mudaram tudo isso.
O uso de servidores de fax permite que as empresas assinem documentos sem imprimi-los. As pessoas que estão sempre em movimento acharão esta solução muito conveniente, principalmente porque podem realizar todo o processo em seus telefones.
As assinaturas eletrônicas também oferecem maior segurança para documentos altamente sensíveis e confidenciais do que os documentos impressos convencionais.
#2. Utilize aplicativos de serviço de fax
Uma das práticas que você pode otimizar no processo de fax de sua empresa são os aplicativos de serviço de fax que permitem que sua equipe opere o sistema de fax a partir de seus formulários. Os aplicativos de serviço de fax permitem que os usuários enviem e recebam faxes em seus telefones antes de entregá-los ao aparelho de fax.
As empresas que adotam o uso de aplicativos de serviço de fax podem economizar tempo no processo de envio de fax. Ele precisa digitalizar um documento inteiro, carregá-lo on-line e enviá-lo por e-mail é eliminado. Em vez disso, o serviço transmite os documentos instantaneamente assim que são recebidos no alimentador de documentos e o número de fax do destinatário é inserido.
Quando arquivos grandes precisam ser anexados, as empresas devem considerar o upload de documentos enviados ou recebidos onde arquivos grandes estão envolvidos. Isso significa que, se sua empresa integra fax online em sua comunicação, você pode explorar o uso de serviços baseados em nuvem que permitem a transmissão de arquivos PDF ou imagens.
#3. Treine sua equipe
Como uma tecnologia sem papel, o fax online é um investimento necessário para qualquer negócio. Para executá-lo adequadamente, as empresas devem elaborar um plano de execução claro para orientar a transição de um escritório baseado em papel para um sem papel.
Além de adquirir os equipamentos necessários, um bom plano de execução deve contemplar o treinamento dos funcionários. O envolvimento dos funcionários está no centro da simplificação do processo de fax da sua empresa. Mas eles só podem adotar a tecnologia de fax on-line se se sentirem capacitados para usá-la. Seus funcionários devem ser bem treinados e sensibilizados sobre a necessidade de adotar a prática.
Considere desenvolver um programa de treinamento para ajudá-los a entender os fundamentos do e-fax e como utilizar as ferramentas de suporte corretamente para utilização. Considere mostrar a eles como faxes online trabalhar. Você também pode configurar seus telefones e e-mails para permitir que eles enviem e recebam faxes.
Capacitar sua equipe para usar o fax on-line permite que sua empresa reúna todos os que estão por trás da tecnologia com uma boa compreensão de por que a empresa está migrando para a tecnologia sem papel.
#4. Adicionar uma folha de rosto aos faxes on-line
Mesmo com os avanços da tecnologia no mundo de hoje, suas mensagens de fax devem manter seu profissionalismo. Os faxes online são enviados e recebidos por e-mail. Embora os e-mails possam passar por formas profissionais de comunicação, a transferência de documentos por meio desse canal deixa pouca ou nenhuma impressão no destinatário.
Você pode diferenciar as mensagens enviadas por fax on-line incluindo uma folha de rosto nos documentos que sua empresa envia. Isso garante que sua comunicação deixe uma impressão inicial positiva em quem a recebe. Ele também os deixa com detalhes essenciais sobre sua empresa, incluindo o nome da empresa, número de telefone e endereço.
#5. Invista em uma boa conexão com a Internet
A internet permite que os usuários transmitam documentos de qualquer parte do mundo de forma conveniente e segura. As empresas devem ter uma boa conexão com a Internet para realizar o processo de transmissão para enviar e receber faxes online.
Sem uma conexão estável, as empresas não podem acessar serviços de fax baseados na Web ou anexar documentos a e-mails. Embora seja possível enviar faxes urgentes por meio de uma conexão de internet fraca, sua empresa precisa de uma conexão estável para transmitir arquivos pesados de saída e entrada.
#6. Arquivar arquivos de fax na nuvem
Um dos benefícios que os faxes online oferecem às empresas é que reduz ou elimina a impressão de documentos. Mas mesmo com a transmissão de papéis digitais, as empresas ainda precisam arquivá-los para referência futura. A melhor maneira de arquivar arquivos eFax é armazená-los em um espaço de armazenamento baseado em nuvem. O uso de armazenamento baseado em nuvem traz inúmeros benefícios para as empresas.
Isso inclui dar aos funcionários acesso a documentos arquivados a qualquer momento e de qualquer lugar. Também permite que eles pesquisem o arquivo e recuperem informações quando necessário. O armazenamento em nuvem também torna mais fácil para as empresas enviar e receber arquivos grandes que podem não ser enviados por e-mail.
Considerações Finais
O fax comercial ganhou popularidade devido à conveniência que oferece às empresas. Ao contrário dos faxes tradicionais, o fax online permite que os funcionários recebam e enviem documentos a qualquer hora e de qualquer lugar. Ele efetivamente elimina a necessidade de esperar até que você retorne ao escritório para enviar ou receber documentos. Esses aspectos tornam fundamental para as empresas melhorar seus processos de fax e torná-los mais eficientes. Se você deseja aprimorar seu processo de fax comercial, aplique as seis práticas discutidas acima.
