Quando uma empresa administra bem seu tempo, ela pode cumprir com sucesso os prazos, ficar dentro do orçamento e ser bem-sucedida. Você deve ser capaz de manter registros corretos para conseguir isso. Por isso, os quadros de horários são cruciais para qualquer negócio lucrativo. Você quer saber o que um modelo de quadro de horários pode realizar para sua empresa? Aqui está tudo o que você precisa para começar.
Folhas de horas
Um empregador pode acompanhar as horas que um funcionário específico trabalhou durante um período de tempo específico usando um quadro de horários, que é uma tabela de dados. Os quadros de horários foram registrados usando uma variedade de técnicas, incluindo papel, software de planilha e ferramentas de controle de tempo na Internet. Os quadros de horários digitais substituíram os baseados em papel nos últimos anos.
Aplicações para folhas de ponto
Os pedidos de planilhas de tempo incluem:
#1. Processamento de folha de pagamento
Os empregadores podem processar a folha de pagamento usando quadros de horários para acompanhar as horas dos funcionários, férias, acréscimos e alterações. Os empregadores podem rastrear um fluxo de trabalho para aprovação da folha de pagamento com o uso de sistemas de software de quadro de horários. Problemas de folha de pagamento geralmente são causados por entrada de dados imprecisos.
#2. Folhas de ponto para escritórios de advocacia
É crucial que os escritórios de advocacia mantenham registros precisos das horas de trabalho dos clientes e informações sobre os serviços que prestam aos clientes. Os quadros de horários ajudam os escritórios de advocacia a acompanhar as contas com base nas horas de atendimento ao cliente.
#3. Quadros de Horários para Freelancers
Para contratantes independentes, tempo é dinheiro. Como muitos contratados independentes cobram dos clientes por hora, é essencial manter registros de tempo meticulosos. Saber o tempo gasto em projetos torna-se um desafio para quem trabalha em um local separado de seus clientes.
#4. Quadros de Horários para Contadores
A eficiência com que os funcionários usam seu tempo com os clientes determina a lucratividade das empresas de contabilidade. Os altos ganhos são resultado da alta utilização e cobrança. As empresas de contabilidade podem rastrear seu tempo e suas faturas com o auxílio de planilhas de ponto e software de controle de tempo.
Vantagens dos Quadros de Horários
A seguir estão os benefícios dos quadros de horários:
#1. Minimizar o tempo perdido
Os quadros de horários podem mostrar onde você está desperdiçando mão de obra. Eles ajudam você a descobrir quais tarefas demoram mais do que deveriam e como tirar o máximo proveito do seu trabalho.
#2. Bill com sinceridade
Você pode cobrar adequadamente os clientes com o uso de planilhas de horas. Eles servem como um meio de demonstrar aos seus clientes que você gerencia seus projetos de forma eficaz e não desperdiça seu dinheiro. Os quadros de horários farão com que seus clientes não precisem ficar verificando o status de seus projetos.
#3. Automatize seu faturamento.
As empresas usam quadros de horários para cobrar os clientes pelos serviços prestados com base nas horas faturáveis. Ao automatizar o faturamento e o faturamento, você pode reduzir seus custos. A receita também pode aumentar como resultado do faturamento automatizado.
#4. Melhore o gerenciamento de projetos
Os quadros de horários são ferramentas de gerenciamento de projetos surpreendentemente cruciais das seguintes maneiras:
- Ao acompanhar o tempo gasto em um projeto, eles ajudam a determinar se uma pessoa está qualificada para um novo projeto, função ou trabalho com base no desempenho.
- Eles auxiliam na identificação de locais onde um trabalhador usa mais tempo do que o previsto e precisa de treinamento extra.
- Eles são úteis para avaliar a eficácia geral do seu esforço.
- Eles simplificam a alocação da carga de trabalho entre os membros do grupo, auxiliando na determinação da disponibilidade de trabalhadores designados para um projeto.
- Eles permitem que os gerentes de projeto acompanhem o desenvolvimento e prevejam atrasos.
#5. Economize dinheiro para sua empresa.
Graças aos quadros de horários, você pode descobrir exatamente no que sua equipe está trabalhando. Por outro lado, o número de horas que os funcionários dedicam em comparação com os resultados que eles criam pode ser usado para monitorar a produtividade dos funcionários.
Por que as folhas de ponto são usadas?
Os quadros de horários são usados pelos seguintes motivos:
#1. Fornecer folha de pagamento precisa
O cálculo preciso da folha de pagamento é a aplicação mais fundamental dos quadros de horários dos funcionários. Para fazer isso, multiplique o número total de horas trabalhadas durante uma semana pelo salário por hora do funcionário.
#2. Examinar qualificações
Para acompanhar o desempenho de sua equipe, você pode utilizar quadros de horários que rastreiam tarefas dentro de um projeto (também conhecido como gerenciamento de projetos). Isso ajuda a determinar se uma determinada pessoa está qualificada para uma nova tarefa, posição ou trabalho.
#3. Priorize as qualificações
No gerenciamento de projetos, os quadros de horários também podem mostrar se um funcionário está adquirindo competência em um campo que pode ser útil para projetos futuros.
#4. Enviar faturas de clientes
Uma das razões mais importantes para usar planilhas de horas é informar aos clientes que usam seus serviços quantas horas você trabalhou e, por extensão, quanto dinheiro você ganhou.
#5. Avalie as necessidades de treinamento
Os quadros de horários geralmente mostram quando um funcionário está demorando mais do que o esperado ou atribuído para realizar uma determinada tarefa. Com essas informações, você pode oferecer instrução onde for necessário.
#6. Organizar cargas de trabalho
Você pode ver onde seus funcionários estão se esforçando mais observando as planilhas de horas preenchidas. Ao fazer isso, você pode distribuir a carga de trabalho de maneira mais justa e aumentar a produtividade.
#7. Avalie a eficácia
Os quadros de horários são uma ótima maneira de descobrir quais de suas tarefas são menos produtivas do que outras. Com essas informações em mãos, você pode se concentrar em ajustar e aprimorar seus procedimentos.
#8. Criar um banco de dados de histórico
Os quadros de horários fornecem números exatos para tarefas comuns que podem ser usadas como um guia para projetos futuros. Por exemplo, nos últimos três projetos, os testes levaram em média quatro dias para sua equipe. Posteriormente, você pode usar esse conhecimento para aprimorar as comunicações com o cliente.
Como controlar os quadros de horários dos funcionários
O processo a seguir são etapas sobre como controlar o quadro de horários dos funcionários
#1. Descrever o significado das planilhas de tempo.
Sua empresa não pode funcionar sem quadros de horários. Sua equipe precisa entender como eles são cruciais. A seguir está uma lista das perguntas mais comuns que recebemos de nossos clientes.
#2. Estabelecer Diretrizes e Restrições
Não confie no acaso ou na noção de que o processo se resolverá sozinho. Forneça regras e diretrizes claras para que os funcionários saibam como preencher seus quadros de horários do início ao fim. Quando se trata dessas regras e regulamentos, é melhor ser muito cuidadoso do que não ser cuidadoso o suficiente.
#3. Ensine sua equipe
Depois de dizer a seus funcionários por que os quadros de horários são importantes e definir as regras e diretrizes, reserve um tempo para ensiná-los a usá-los. Novamente, é melhor começar o mais rápido possível, então pense em integrar um tutorial de quadro de horários em seu procedimento de integração.
#4. Classificar tempo
Em algumas empresas, a cronometragem envolve mais do que apenas marcar pontos no início e no final do dia de trabalho. Dentro do intervalo de tempo maior que é o dia de trabalho ou turno típico, sua equipe pode precisar acompanhar a quantidade de tempo que passou trabalhando em várias tarefas.
#5. Automatize quadros de horários.
Embora categorizar o tempo de sua equipe seja uma etapa crucial no procedimento de folha de pagamento, também adiciona outro nível de complexidade
Se houver muitas categorias, os membros de sua equipe podem ficar confusos sobre como nomear cada bloco de tempo ou podem se esquecer de fazê-lo.
#6. Lembretes por e-mail para folhas de ponto
Mesmo que sua equipe faça um ótimo trabalho em acompanhar e categorizar seu tempo, se eles se esquecerem de entregar seus quadros de horários na data de vencimento, isso poderá atrasar seriamente o processo de folha de pagamento.
Envie lembretes de quadro de horários alguns dias antes da data de vencimento para evitar que isso se torne um problema significativo. E-mail, mensagens de texto e notificações push são os métodos mais populares para fazer isso.
#7. Aceite as planilhas de tempo
Mesmo com as soluções de computador de hoje, ainda pode ser difícil para os funcionários preencherem suas folhas de ponto. Eles vão errar. Eles adicionarão acidentalmente mais tempo do que deveriam ou deixarão de mencionar o tempo em que realmente trabalharam.
Modelo de folhas de ponto
Qualquer empresa pode usar um modelo de planilha de ponto, seja digital ou em papel, para acompanhar as horas de trabalho de seu pessoal. Usar o modelo é uma excelente abordagem para garantir que você colete os dados corretos para cada período de pagamento. Muitas empresas optam por usar o modelo de folhas de ponto em vez de um software de cronometragem ou um serviço de terceiros.
Como usar modelos de folhas de ponto
A facilidade de uso e facilidade de uso dos modelos de folhas de ponto são prioridades. Comece a monitorar as horas de trabalho usando um modelo de planilha de horas fazendo o seguinte:
#1. Decidir sobre um modelo
Escolha primeiro o tipo de modelo que melhor atende às suas necessidades. Pense em coisas como a duração de seus períodos de pagamento, quantos detalhes você precisa e o tipo de emprego que está registrando.
#2. Crie uma Agenda.
Escolha um determinado dia ou hora em que você ou outros funcionários preencherão seus quadros de horários. Muitas empresas pedem a seus funcionários que preencham seu modelo de folha de ponto todos os dias quando chegam ao trabalho e quando saem.
#3. Verifique os detalhes.
Verifique se você digitou suas informações na área apropriada ao preencher seu modelo de quadro de horários como funcionário. Ser preciso ao preencher seu modelo de quadro de horários pode ajudá-lo a evitar erros mais tarde. Esse tipo de quadro de horários é usado com mais frequência para acompanhar o tempo de trabalhadores assalariados que trabalham na semana de trabalho padrão das 9 às 5. Esse tipo de quadro de horários é usado com mais frequência para acompanhar o tempo dos trabalhadores assalariados que trabalham na semana de trabalho padrão das 9 às 5.
#4. Modelo de folhas de horas semanais
O número de horas trabalhadas durante uma semana é registrado em um quadro de horários semanal. Esse tipo de modelo é frequentemente usado por trabalhadores por turnos com horários imprevisíveis ou contratados independentes que trabalham para uma ampla gama de clientes.
Posso usar o Excel para planilhas de horas?
Sim, pode-se usar o Excel para planilhas de tempo. Para criar um quadro de horários no Excel, siga estas etapas:
- Etapa 1: formate sua planilha.
- Etapa 2: adicionar o título do quadro de horários
- Etapa 3: adicione os rótulos necessários
- Etapa 4: adicione rótulos para o horário
- Passo 5: Adicione toques finais
O que uma planilha de horas deve incluir?
Uma folha de ponto padrão, seja em papel ou em software, emprega uma grade para mostrar quanto tempo foi gasto em várias tarefas e/ou projetos a cada dia. Em geral, os quadros de horários incluem os seguintes detalhes:
- Nome do trabalhador
- Pago na íntegra
- Data trabalhada
- Horas diárias trabalhadas
- Horas de trabalho semanais totais
Mas você também pode pedir aos membros da equipe que enviem outras informações, como número de identificação (se relevante), valor por hora, horas extras, intervalos para almoço, quilometragem, período de férias e muito mais.
Conclusão
Gerir um negócio de forma eficaz requer manter o controle de quantas horas cada pessoa trabalha durante um período de pagamento. Um modelo de folha de ponto pode ajudá-lo a configurar a folha de pagamento de forma consistente e fácil de usar. Os trabalhadores que são pagos por hora frequentemente dependem de suas folhas de ponto para rastrear seus ganhos. É útil saber o que são planilhas de ponto e como utilizá-las, seja você um trabalhador horista, um especialista em folha de pagamento em um departamento de recursos humanos ou ambos.
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Referência
