Como proprietário de uma empresa, você não precisa que ninguém lhe diga como cada ligação de um cliente é vital para o sucesso de uma empresa. Os clientes que podem falar imediatamente com uma pessoa real são mais propensos a ficar satisfeitos do que aqueles que precisam usar uma secretária eletrônica e esperar por uma resposta. Para evitar que seus consumidores esperem em espera, é uma boa ideia usar serviços de atendimento profissional. Serviços de atendimento profissional ajudam sua empresa a se comunicar, se você precisa de uma recepcionista em tempo integral ou simplesmente precisa de uma pausa em suas linhas telefônicas. Caso você esteja debatendo se deve ou não usar serviços de atendimento profissional para gerenciar as comunicações importantes da sua empresa, este artigo deve esclarecer as coisas e ajudá-lo a tomar uma decisão informada.
Visão geral
O risco de perder clientes em potencial é alto quando o telefone comercial não é atendido. Mesmo se você pegar o telefone, há uma boa chance de que os advogados desperdicem seu tempo. Assim, muitas pequenas empresas se sentem presas entre os custos proibitivos de atender o telefone e os custos igualmente proibitivos de não fazê-lo. Serviços de atendimento profissional podem ajudá-lo a evitar esse impasse. Em vez de você atender o telefone, eles farão isso por você. Serviços de atendimento profissional atenderão suas chamadas e retransmitirão mensagens para você. Eles geralmente têm operadores treinados para coletar todas as informações pertinentes de cada chamador. Como parte de seu trabalho como serviços de atendimento profissional;
- Eles são capazes de lidar com advogados irritantes.
- Eles estão equipados para enviar imediatamente comunicações urgentes.
- Eles até marcarão compromissos com representantes de suporte ao cliente em seu nome, se você precisar.
É mais eficiente para os serviços de atendimento profissional atenderem suas chamadas. Além de economizar seu tempo, você também pode evitar o risco de perder novos consumidores em potencial. Portanto, ao administrar um negócio, só faz sentido empregar os serviços de um serviço de atendimento profissional.
O que são Serviços de Atendimento Profissional?
Em suma, serviços de atendimento profissional são especialistas responsáveis por atender chamadas e outras mensagens para diversas empresas. Muitas empresas consideram útil ter um serviço de atendimento para gerenciar suas chamadas recebidas e efetuadas, mas os serviços de atendimento profissionais modernos também lidam com e-mail, resposta a mensagens de texto e chamadas não solicitadas.
No entanto, se você está no mercado para um, deve estar ciente de que os serviços de atendimento profissional são conhecidos por uma variedade de nomes, dependendo de suas ofertas específicas:
Contactar ou Call Centers
A existência de call centers não é segredo. Se você tem sentimentos positivos ou negativos sobre eles, eles fornecem um serviço necessário para empresas que dependem de operadores externos ao vivo para lidar com problemas de suporte ao cliente e um alto volume de chamadas. Os call centers realizam uma variedade de tarefas, não apenas telemarketing, ao contrário do que a maioria das pessoas imagina quando ouve o termo. Um objetivo comum dessas organizações é atuar como o primeiro ponto de contato da empresa com sua clientela ou fornecer suporte técnico a esta última.
Serviço de atendimento na Internet
A maioria dos serviços de atendimento online não são os mesmos que os convencionais. Eles basicamente oferecem seus serviços e suporte via e-mail, chat ao vivo e outros meios digitais. O suporte de agente ao vivo também é incomum entre os serviços de atendimento pela Internet.
Recepcionista Virtual
Os serviços prestados por esta empresa são equivalentes aos de uma recepcionista de escritório padrão. Eles devem atender as chamadas, transferi-las para a pessoa apropriada e fornecer aos chamadores todas as informações pertinentes, como horário de expediente e local.
Escritório Virtual
A agência de escritório virtual é como ter uma recepcionista virtual, exceto que eles também fornecem uma localização real e podem realizar reuniões de curto prazo lá. Para novas empresas ou com uma força de trabalho móvel, esta pode ser uma excelente escolha.
Atendimento automático
O sistema de resposta de voz é a base do serviço automatizado e não os agentes humanos. Apesar de não ser um serviço de atendimento antiquado, esta empresa oferece uma maneira para os chamadores deixarem mensagens ou seguirem um conjunto de comandos de voz para chegar ao departamento apropriado. Se você já ligou para o atendimento ao cliente e teve a opção de pressionar 1 ou 2, definitivamente está familiarizado com esse tipo de serviço.
Os serviços de atendimento ainda existem?
Absolutamente! Mais pessoas estão usando serviços de atendimento do que nunca. O fato de que os serviços de atendimento ainda existem pode ser uma surpresa para aqueles que se perguntam se eles ainda são necessários na era do aumento da IA e do avanço tecnológico.
Qual é a diferença entre um Call Center e um serviço de atendimento?
Falando sobre serviços de atendimento profissional, uma empresa pode contratar um serviço de atendimento de terceiros para receber e encaminhar suas chamadas e mensagens em seu nome. Um call center, por outro lado, desempenha a mesma função, mas com a capacidade adicional de usar scripts complicados para lidar com consultas, pedidos por telefone, qualificação de leads e correspondência eletrônica.
O que os serviços de atendimento fazem?
Basicamente, eles atendem chamadas telefônicas em nome de outra organização. Se sua empresa precisa de uma recepcionista ou apenas uma pausa no atendimento de chamadas, o Serviço de Atendimento Profissional pode ajudar. Operadores ao vivo estão disponíveis XNUMX horas por dia, permitindo que você aumente a acessibilidade de sua empresa e aumente o tempo de seu escritório aberto ao público.
Seus consumidores sempre terão acesso a pessoas reais, disponíveis para responder suas dúvidas imediatamente. Eles também ajudam a melhorar a usabilidade do seu site e atrair mais visitantes, oferecendo chat ao vivo.
Qual é a diferença entre um serviço de atendimento e uma secretária eletrônica?
Um representante do serviço de atendimento, sem dúvida, pode fechar um negócio; uma secretária eletrônica não pode. Além de receber chamadas, as operadoras também podem fazer chamadas de saída: Um serviço de atendimento também pode ajudá-lo se você tiver problemas para ligar de volta para os clientes em potencial.
As secretárias eletrônicas estão obsoletas?
Nesta era de correio de voz e outros serviços de mensagens, as secretárias eletrônicas estão agora em grande parte obsoletas. Tanto o preço de compra inicial quanto o custo contínuo de manutenção de uma secretária eletrônica podem aumentar rapidamente. O correio de voz é uma maneira mais econômica e em termos de tempo e custo de entrar em contato com outras pessoas e pode ser usado com praticamente qualquer telefone.
O correio de voz permite que você verifique as mensagens de qualquer telefone e ninguém mais as ouvirá. Quando comparado às secretárias eletrônicas, o correio de voz é mais seguro porque as mensagens são apagadas permanentemente após serem ouvidas. Sua privacidade também está em jogo porque as secretárias eletrônicas são simples de hackear.
Posso usar a secretária eletrônica em vez do correio de voz?
Se você não deseja usar o correio de voz, mas deseja utilizar uma secretária eletrônica, certifique-se de configurá-lo para atender chamadas após menos de 4 toques.
Basicamente, ambos executam as mesmas funções. Quando não há ninguém disponível para atender uma chamada, os chamadores podem deixar mensagens em uma secretária eletrônica ou correio de voz.
Infelizmente, a maioria das secretárias eletrônicas são incapazes de gravar uma mensagem de um chamador se a linha estiver ocupada ou o chamador estiver desconectado da linha.
Por outro lado, a maioria dos sistemas de correio de voz desviará a chamada para o servidor de correio de voz. Isso permitirá que o chamador possa deixar uma mensagem mesmo que o destinatário não possa atender no momento.
Serviços de atendimento profissional: as melhores opções para 2022
Os melhores serviços de atendimento têm atendentes profissionais, recepcionistas e pessoas que recebem agendamentos e pedidos. A melhor opção será econômica para o seu negócio e fácil de usar com seus outros sistemas. Eles melhoram o sistema de gerenciamento de chamadas e também facilitam a conversa com os clientes, adicionando recursos como scripts personalizados, operadores que falam mais de um idioma e roteamento flexível de chamadas.
Se você está no mercado procurando os melhores serviços de atendimento profissional, aqui estão algumas opções que você pode considerar;
#1. Rubi
Uma forma cada vez mais comum de atendimento ao vivo, Ruby (ou Ruby Receptionists) oferece recepcionistas virtuais XNUMX horas por dia e bate-papo on-line integrado. Ele tem mais recursos e opções de qualquer serviço de atendimento disponível hoje. Isso inclui a capacidade de agendar compromissos, direcionar chamadas conforme necessário e até coletar leads automaticamente, tornando-o o número desta lista.
A plataforma fornece um aplicativo móvel totalmente funcional que permite receber notificações instantâneas de chamadas e mensagens recebidas. No momento, Ruby é compatível com vários aplicativos de negócios populares como Grasshopper, Clio, Nextiva, MyCase e Rocket Matter. O auto-atendimento do Ruby possui recursos de interfone e interfone para oferecer um atendimento superior ao cliente.
Recepcionistas virtuais e bate-papo ao vivo podem ser usados juntos em um único pacote, se houver necessidade. A única desvantagem é que Ruby oferece apenas serviços de atendimento e bate-papo ao vivo. Portanto, você pode conferir o Davinci Virtual se precisar de um serviço de atendimento ao vivo para ajudá-lo com as tarefas rotineiras do escritório. Ao atualizar para um dos planos Premium da Davinci, você terá acesso a assistentes virtuais com as habilidades necessárias para lidar com qualquer número de tarefas administrativas além do escopo de um assistente padrão.
Características principais
- Aplicativo móvel Ruby
- Capturando leads mecanicamente
PROS
- Nem a configuração inicial nem o atendimento fora do expediente são cobrados.
- Conecta-se a plataformas VoIP comerciais
- Opções intuitivas de gerenciamento de chamadas, como encaminhamento e transferências ao vivo
CONS
- Você só pode falar com uma recepcionista bilíngue durante o horário comercial.
- Comparado aos outros provedores de serviços, é a opção mais cara.
- Preços por minuto que são significativamente mais altos
#2. Comunicações do MAP
Quando se trata de preços sob demanda por minuto, a MAP Communications é o único serviço de recepcionista ao vivo nesta lista. Para usar o plano Standard, você paga apenas pelos minutos que realmente usa (além de uma baixa taxa de assinatura mensal). Todas as horas do dia e da noite, sete dias por semana, sem custo adicional, basicamente oferecem serviços de recepcionista. Acesso a um portal do cliente, personalização de script, entrega de texto e e-mail e a escolha de um número local ou gratuito são recursos padrão em todas as camadas de serviço.
A MAP Communications tem as taxas de assinatura mensais mais baratas, mas fatura em intervalos de 60 segundos. Caso uma chamada dure 110 segundos, mas seja cobrada como 120, você será cobrado por 120. Seu plano básico tem um preço razoável de $ 43 por mês, mais o custo de qualquer minuto realmente utilizado, tornando-o uma boa opção para startups e operações de uma pessoa.
O MAP Communications é uma opção barata, mas não possui um aplicativo móvel. Em vez disso, você pode acompanhar as chamadas recebidas de sua empresa por meio de uma interface online do cliente. Confira Ruby se quiser informações em tempo real sobre as ligações da sua empresa, não importa onde você esteja. Um aplicativo móvel completo está disponível no Ruby, com recursos como retenção de chamadas com o toque de um botão e números comerciais dedicados hospedados pelo Ruby.
Características principais
- Scripts específicos
- Portal do cliente
- Serviços de telefonia
PROS
- Todos os pacotes vêm de fábrica com uma linha telefônica local ou gratuita.
- Cada assinatura inclui acesso a um site dedicado voltado para o cliente.
- O preço baseado no tempo é possível e você só será cobrado pelo tempo que realmente gastar usando o serviço.
CONS
- Não há aplicativo de smartphone que o acompanha.
- Minutos que não fazem parte da cota do plano Standard
#3. Abby Conectar
Se você administra uma pequena empresa e deseja ter uma equipe dedicada para lidar com suas chamadas e mensagens de bate-papo, o Abby Connect é uma das melhores opções. Se você se inscrever em um de seus planos, terá acesso a um grupo de cinco a sete recepcionistas, com a opção de adicionar mais equipes para maior horário de atendimento e suporte XNUMX horas. Isso faz parecer que sua empresa tem uma equipe de recepção dedicada que é bem versada nos meandros do seu setor.
O Abby Connect permite que você carregue músicas de transferência personalizadas para representar melhor os valores da sua empresa do que qualquer outro serviço. Ele também tem o teste gratuito mais longo, de 14 dias, durante o qual você pode experimentar o serviço, sua equipe designada e todos os recursos disponíveis para você sem nenhum custo. Além disso, para ajudá-lo a tirar o máximo proveito do serviço, você receberá um gerente de sucesso pessoal.
O Abby Connect não é a opção mais barata, especialmente se você precisar de suporte 100 horas por dia de um serviço de atendimento. O MAP Communications é US$ XNUMX mais barato por mês do que o Abby Connect, mas não possui um aplicativo móvel e não oferece equipes dedicadas. Como o plano regular não contém nenhum minuto de bônus, você terá que pagar mais por cada minuto usado.
Características principais
- Aplicativo móvel Abby Go
- Rejeição de chamada
- Transferência quente
PROS
- Grupo especializado liderado por um gerente de sucesso dedicado para sua conta.
- Garantias SLA de um serviço de uptime de 99.99%
- Você pode entrar em contato com seu gerente de conta para configurar a gravação de chamadas.
CONS
- Uma sobretaxa é aplicada para assistência XNUMX horas.
- O aplicativo móvel permite apenas mensagens de texto e nenhuma outra forma de comunicação
- Não há opção de encaminhamento de chamadas
# 4. Davinci Virtual
Os dois níveis de serviço da Davinci, Business e Premium, permitem que você escolha os serviços que funcionam melhor para sua empresa. No caso dos pacotes Premium, a recepcionista funciona como assistente administrativo, ajudando em coisas como agendamento e organização de viagens. Para tarefas administrativas, a Davinci cobra US$ 50/h, cobrado em incrementos de 15 minutos.
Os planos para empresas incluem recursos padrão, como gerenciamento de correio de voz, encaminhamento de chamadas e um número de telefone dedicado. Além disso, o Davinci possui uma função especial que permite realizar teleconferências com até 99 pessoas.
Infelizmente, as linhas telefônicas da Davinci só funcionam durante a semana entre 8h e 8h. Agora leva mais tempo para ativar uma conta. VoiceNation é a melhor opção se você precisar de uma solução 24 horas que inclua fins de semana e feriados e criação rápida de contas.
Características principais
- Aplicativo móvel Davinci
- Assistente virtual
- Roteamento de chamadas sofisticado
PROS
- Chamadas internacionais gratuitas e ilimitadas
- Cobranças por segundo
- Aplicativo móvel confiável
CONS
- Não fornece suporte telefônico XNUMX horas por dia.
- A instalação custa US$ 95 e não há teste gratuito disponível.
- Pode levar até dois dias úteis para ativar.
# 5. VozNação
Quando se trata de configurar uma conta, VoiceNation é uma das opções mais rápidas e fáceis disponíveis. O VoiceNation, ao contrário de outros provedores que levam dois dias ou mais para ter sua conta funcionando, pode ser configurado e personalizado em menos de vinte e quatro horas. Além disso, tem taxas mais baratas e não requer investimento inicial para começar.
Independentemente do plano escolhido, o VoiceNation sempre fornece agentes bilíngues, roteiros escritos especificamente para você e um aplicativo móvel de última geração. Ele fornece uma ferramenta poderosa de relatório e análise para gerenciar o desempenho e fazer previsões. Apenas as assinaturas de nível Enterprise vêm com um gerente de contas pessoal. Vale a pena conferir o Abby Connect porque oferece uma equipe especializada e um gerente de sucesso para todos os níveis de preços.
Principais Funções
- Sistema de rastreamento de resposta online
- Processamento de Transação
- Número gratuito que pode ser encaminhado para outro número
PROS
- Não requer nenhum investimento inicial para começar
- Não haverá custos adicionais para ligações feitas em feriados ou fora do horário comercial.
- Todos os planos vêm de fábrica com operadores bilíngues.
CONS
- As chamadas feitas a partir do aplicativo móvel custam 10 centavos por minuto.
- Somente aqueles no pacote Enterprise têm acesso a um gerente de contas dedicado.
- Não pode ser usado para agendar compromissos
Quantas mensagens uma secretária eletrônica comporta?
Sua caixa de correio de voz tem capacidade para até 30 mensagens a qualquer momento. Dependendo do tipo de correio de voz, as novas mensagens são armazenadas entre 14 e 30 dias após o recebimento. Caso você não os salve durante esse período, os arquivos serão apagados automaticamente. As mensagens que foram salvas são retidas por um período de trinta dias; nesse ponto, se você não os apagou manualmente, o sistema fará isso automaticamente para você.
O que é uma secretária eletrônica digital?
Um sistema de atendimento digital, ou “secretária eletrônica digital”, é uma máquina que pode gravar e salvar mensagens de chamadores e está conectada a um telefone fixo tradicional. Empresas e residências utilizam sistemas de atendimento digital para atender chamadas telefônicas e receber mensagens.
Conclusão
Em nome de uma empresa, os serviços de atendimento profissional atendem, fazem chamadas e divulgam informações para seus clientes.
Essas empresas ajudam pequenas e médias empresas porque essas empresas geralmente não têm fundos para contratar uma força de trabalho interna para lidar com seus altos volumes de chamadas.
Além disso, muitos profissionais, como médicos, encanadores e eletricistas, têm agendas lotadas fora do escritório que os impedem de atender pessoalmente seus telefones. Ter um serviço de atendimento significa que eles podem receber chamadas e evitar perder clientes para concorrentes.
Perguntas frequentes sobre serviços de atendimento profissional
Você acha que vale a pena pagar por um serviço de atendimento?
Inegavelmente. Você pode reter os consumidores, atender às suas expectativas e oferecer atendimento ao cliente com a ajuda de serviços de atendimento telefônico profissional. Além disso, a taxa modesta que você paga ao seu serviço de atendimento telefônico gera um grande retorno sobre o investimento mês após mês e ano após ano.
Qual é o custo de um serviço de atendimento telefônico?
É crucial perceber que várias variáveis afetam quanto custa um serviço de atendimento nesta situação. Dependendo do pacote de serviços escolhido, você pode esperar pagar entre US$ 0.65 e US$ 1.19 por chamada. É por isso que é tão importante avaliar seu potencial tráfego de chamadas antes de escolher um pacote.
Por que um serviço de atendimento é necessário?
Quando você está ocupado demais para conversar com clientes em potencial ou responder a perguntas urgentes dos atuais, um serviço de atendimento pode fazer isso enquanto você se concentra no que está fazendo. Ter um serviço de atendimento para chamadas de campo quando você está fechado também é uma grande economia de tempo.
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Referência
