Business Expense Tracker: O que você deve saber!!!

rastreador de despesas comerciais
crédito da imagem; Bot de recibo

Os rastreadores de despesas comerciais são uma das tendências mais populares nos últimos tempos, porque muitas empresas usam esses aplicativos e softwares para rastrear suas despesas comerciais. Embora o rastreador seja usado principalmente por pequenas empresas, outras categorias de negócios também podem usá-lo. Atualmente, existem muitos desses rastreadores online prontos para uso. Enquanto alguns são gratuitos, outros não. No entanto, normalmente você pode obter o melhor aplicativo de rastreador de despesas comerciais para sua empresa, assim como o Excel. Vamos saber mais!!! 

Rastreador de Despesas Empresariais

Antes de nos aprofundarmos nos detalhes, um rastreador de despesas comerciais é um programa que permite que os empregadores acompanhem os registros financeiros, bem como que seus funcionários relatem as despesas comerciais com facilidade. Operar um negócio, em geral, é uma tarefa. E também, a contabilidade financeira do negócio é outro estresse para os empresários, então, eles geralmente mergulham em qualquer maneira fácil de melhorar seus negócios. Um rastreador de despesas de negócios é uma das maneiras mais fáceis para os proprietários de empresas enviarem seus recibos ou serem reembolsados ​​de maneira ordenada, sem se estressarem.

Nos últimos tempos, todos concordam que os empresários, especialmente as pequenas empresas, precisam de um rastreador simples. Para que eles possam digitalizar seus recibos de negócios com facilidade e aprovar despesas sem pressa. Além disso, sua pequena empresa normalmente precisa de um software de rastreamento de despesas que não entre em conflito com seu software de contabilidade já existente, porque o contador de sua equipe achará difícil rastrear sua reclamação fiscal de negócios se houver contraste.

Entendendo o Rastreador de Despesas de Negócios

A compra de um software de rastreamento de despesas depende do tamanho do seu negócio. Também varia de preço dependendo de outros fatores, como a complexidade dos relatórios, estrutura do departamento, categorias e funcionalidade. Listamos neste post nossas principais recomendações para um rastreador de despesas para o seu negócio. Após uma série de pesquisas, este software teve uma alta classificação nos últimos tempos. No entanto, existem alguns deles que oferecem testes gratuitos para que você possa testá-los antes de comprá-los. 

Geralmente, uma despesa de negócios vai além de apenas bebidas e fins de semana para convenções. Porque em uma situação em que sua pequena empresa está com um orçamento apertado. É apenas acompanhando e aprovando suas despesas que poderá girar em torno do valor de dezenas de milhares de dólares em seu orçamento anual. Um rastreador de despesas de negócios também pode reduzir o tempo desperdiçado com papelada e, além disso, reduzir o estresse dos funcionários, não fazendo com que eles passem por tanto estresse para serem reembolsados. 

Rastreador de despesas para pequenas empresas

O rastreador de despesas é mais adequado para pequenas empresas para uma contabilidade adequada, porque todas as despesas relacionadas ao seu negócio são automaticamente uma despesa comercial. Embora existam despesas inevitáveis ​​e comuns, nas categorias de negócios, qualquer despesa associada à sua empresa é uma despesa comercial legítima. Aqui está uma lista de algumas despesas comerciais comuns que você deve conhecer;

  • Publicidade
  • Taxas bancárias
  • Comissões
  • Taxas de consultoria
  • Contrato de trabalho
  • Quotas e assinaturas
  • Quilometragem
  • Material de escritório
  • Postagem e entrega
  • Imprimindo e copiando
  • Salários
  • Software
  • Viagem
  • Utilidades

Embora existam várias maneiras de rastrear manualmente as despesas da sua empresa. No entanto, só é aconselhável se você tiver algumas despesas comerciais para acompanhar e controlar. A melhor maneira de controlar as despesas da sua empresa é fazer uso do software de contabilidade para pequenas empresas, que facilita o controle de suas despesas. Além de organizá-los corretamente, e ter informações financeiras atualizadas sobre o seu negócio. 

A importância mais comum de usar um rastreador de negócios para rastrear sua pequena empresa é para fins fiscais. Desde que você definitivamente deseja obter o mínimo de deduções de despesas que você pode obter. Normalmente, você pode encontrar as melhores despesas de negócios que se adequam perfeitamente à sua pequena empresa. Isso é para que você possa gerenciar seus negócios adequadamente, acompanhar as despesas e contabilizar suas despesas corretamente. Estes são basicamente o que um bom rastreador faria para sua pequena empresa.

Como usar um rastreador de negócios para rastrear sua pequena empresa

Veja como você pode acompanhar suas despesas de negócios com qualquer software que funcione para você;

  • Abra uma conta bancária comercial
  • Escolha o sistema de contabilidade apropriado
  • Escolha entre a contabilidade de caixa ou de competência
  • Vincular instituições financeiras
  • Comece a gerenciar os recibos corretamente 
  • Registre todas as despesas com precisão
  • Considere usar um aplicativo de despesas

Melhor aplicativo rastreador de despesas de negócios 

O objetivo de usar o melhor aplicativo de rastreador de despesas comerciais é garantir cuidadosamente que as finanças da sua empresa sejam precisas e em ordem. Além disso, usar o melhor rastreador de despesas para sua empresa permitirá que você veja como sua empresa está realmente se saindo financeiramente ao longo de um período de tempo. Isso normalmente fornece as informações que você pode precisar a qualquer momento na tomada de decisões financeiras para sua empresa, quando necessário. 

Exemplos do melhor aplicativo de rastreador de negócios para empresas

A seguir estão nossos sete melhores softwares de rastreamento de despesas recomendados ou até mesmo um aplicativo que o ajudará a rastrear e categorizar as despesas do seu negócio. Eles incluem;

1. BizXpenseTracker (BXT)

Esse rastreador de despesas geralmente é adequado para proprietários de pequenas empresas, pois cobre as despesas gerais do negócio, além de organizar e economizar o fundo comercial. Este rastreador de despesas também permite criar relatórios em PDF e CSV e importá-los para o Excel. E o mais importante, este aplicativo é preciso em seu rastreamento de tempo, de despesas. Também pode ser usado para personalizar tarifas por hora, diariamente ou por visita. Este aplicativo simplifica o cálculo de horas extras.

2. Concorrer Móvel

Esse tipo de negócio de rastreador de despesas é melhor para rastrear gastos com viagens em uma empresa. Este aplicativo rastreador é adequado para a criação rápida e precisa de relatórios de despesas, o que é uma necessidade para o pequeno empresário. O Concur Mobile também permite integrar despesas e capturar os gastos do seu negócio. Além disso, este aplicativo organiza os procedimentos de relatórios, facilitando o acompanhamento dos gastos com viagens ou o reembolso dos trabalhadores.

3 Expensify 

Expensify é um aplicativo de rastreamento de despesas que captura melhor os recibos. Este aplicativo oferece a melhor maneira de gerenciar e salvar recibos de negócios, bem como registrar despesas. O aplicativo rastreador de despesas Expensify também permite a sincronização de seus cartões de crédito para que as despesas da empresa possam ser normalmente retiradas. 

Com o auxílio deste aplicativo, você pode enviar seus recibos comerciais diretamente aos gerentes comerciais ou ao contador da empresa. Também possibilita a aprovação ou rejeição imediata de despesas do aplicativo. Há também um recurso de reembolso no dia seguinte no aplicativo que permite reembolsar rapidamente os funcionários. Embora este aplicativo gratuito de rastreamento de despesas aceite apenas um número específico de digitalizações gratuitas para cada mês.

4 Goodbudget 

O aplicativo rastreador Goodbudget é o melhor para iniciantes. Começa em casa e é projetado com esse propósito em mente. Goodbudget é um dos melhores aplicativos de rastreamento de despesas. Porque ele sincroniza entre dispositivos móveis e a web, o que permite automaticamente aos usuários planejar seus gastos domésticos usando o método de envelope. 

Esse método envolve a alocação de um valor específico de renda em muitas categorias de gastos com um valor específico devido a cada mês. Isso inclui aluguel/hipoteca, mantimentos, creche, transporte e pagamento de dívidas. Porque este aplicativo foi desenvolvido com a intenção de ajudar seus usuários a cumprir os limites do orçamento sem ter que colocar dinheiro real em envelopes reais. O aplicativo com esse método envia automaticamente uma notificação ao usuário quando o orçamento está baixo.

5 Wally 

Eu normalmente recomendo Wally para Millennials. Porque este aplicativo foi projetado com sensibilidades milenares em mente. O aplicativo também é construído com gráficos atraentes e recursos sociais que centralizam as contas do usuário para fornecer uma compreensão mais clara de seus hábitos de consumo. Normalmente, ele cumpre esse objetivo sincronizando suas contas financeiras e, em seguida, usando inteligência artificial para se concentrar em suas despesas.

Agora, a parte divertida sobre Wally é que você pode iniciar grupos entre familiares e amigos e orçamento, e acompanhar dia a dia, suas despesas. Você também pode sincronizar juntos para alcançar objetivos compartilhados.

6. QuickBooks online 

Este é outro livro rápido de controle de despesas de negócios que normalmente é adequado para gerenciamento financeiro abrangente e é um dos programas de gerenciamento financeiro mais extensos do mercado para pequenas empresas. Um dos principais recursos do aplicativo é a capacidade de fazer upload de recibos com foto, o que permite que um aplicativo corresponda automaticamente o recibo às despesas existentes ou até mesmo crie novos.

Além disso, para importar e categorizar suas despesas, o Quickbooks tem a capacidade de criar faturas, rastrear seu estoque e receber pagamentos. Além disso, há também o QuickBooks Capital, que é um recurso que permite acessar a pontuação de crédito da sua empresa coletando informações dos bancos. Assim como fornecedores, uso de cartão de crédito comercial e outras fontes de terceiros.

7. Everlance 

Por último, Everlance é melhor para reembolso e quilometragem. É um aplicativo popular entre as empresas independentes porque oferece conselhos sobre como rastrear suas despesas comerciais. Este aplicativo permite rastrear quilometragem, despesas e recibos e sincronizar seus cartões de crédito e contas bancárias para rastrear despesas. O aplicativo de despesas da Everlance também rastreia a receita, incluindo receitas de muitas fontes usando a tecnologia GPS.

8. Espenmo

Além da lista, também há o Spenmo. Um software completo perfeito para empresas que desejam acompanhar suas despesas em tempo real, automatizar pagamentos de contas, consolidar cartões corporativos, recursos reembolso de despesas de funcionários a reclamações de despesas de funcionários e muito mais. Este software é perfeito se você deseja ter visibilidade sobre seus gastos.

Rastreador de Negócios de Despesas Grátis

A maior parte deste software de rastreador de negócios permite uma avaliação gratuita para usuários, o que automaticamente o ajuda a tomar a melhor decisão adequada ao seu negócio. Embora tenha havido uma grande variedade desse software nos últimos tempos, há um recurso comum que você precisa observar no software antes de decidir usá-lo.

Principais recursos de um rastreador de despesas de negócios

Os seguintes recursos que você deve procurar em seu aplicativo rastreador de despesas comerciais são:

  • Compliance
  • user-friendly
  • Móvel-friendly
  • Boa sincronização 
  • Sistema operacional móvel 
  • Dados 

Posso usar o Excel para rastrear despesas comerciais?

Você deve fazer uma planilha e inserir os dados necessários se quiser acompanhar os gastos da empresa no Excel. Data, descrição, categoria e valor provavelmente serão as colunas mais significativas.

Como os trabalhadores autônomos controlam as despesas?

Um livro-razão de trabalho autônomo, geralmente conhecido como “razão fiscal”, é simplesmente um termo sofisticado para o local onde você registra todos os ganhos e despesas de sua empresa. Você pode registrar informações em um livro de “razão” escrito à mão, uma planilha online ou software de contabilidade.

Qual é a regra do orçamento 50-30 20?

A regra 50/30/20 é um dos orçamentos baseados em porcentagem mais populares. Gastar 50% do seu dinheiro em requisitos, 30% em desejos e 20% em economias é um princípio geral. Saiba mais sobre a regra do orçamento 50/30/20 e decida se ela se aplica a você.

Como faço para registrar minhas despesas diárias?

Em um diário de gastos, você registra todos os seus gastos para cada dia da semana. Uma ótima estratégia para monitorar seus gastos é manter um diário de gastos. Gastar menos é apenas uma das muitas vantagens de manter um diário de gastos.

Posso fazer contabilidade usando o Excel?

O Excel inclui vários recursos e funcionalidades úteis que podem ajudá-lo a desenvolver um sistema de contabilidade bem-sucedido para uma pequena empresa. Por meio do Excel, você pode inserir e categorizar transações, criar diferentes modelos de contabilidade, acompanhar faturas e muito mais.

A Microsoft tem um aplicativo de rastreamento de despesas?

O Spending Tracker é o aplicativo de finanças pessoais mais simples e fácil de usar disponível. A melhor parte é que é grátis! A simples verdade é que manter o controle de seus gastos pode ajudá-lo a manter o orçamento e, finalmente, economizar dinheiro.

Quanto é o dinheiro da Regra 70 20 10?

Você divide seu dinheiro para levar para casa em três categorias, dependendo de uma porcentagem especificada, usando o método de orçamento 70/20/10. Suas despesas mensais e gastos regulares ocuparão 70% de sua renda, 20% serão gastos em economias e investimentos e 10% serão usados ​​para saldar dívidas ou fazer doações.

Rastreador de Despesas para Pequenas Empresas Gratuito 

As pequenas empresas são as mais usuárias do rastreador de despesas, pois ajuda a rastrear suas despesas comerciais do dia-a-dia. No entanto, a maioria dessas pequenas empresas geralmente opta por um rastreador de despesas gratuito para seus negócios, a fim de reduzir custos e ainda administrar seus negócios com eficiência.

Alguns dos softwares não-livres oferecem testes gratuitos por um mês. No entanto, ao final do período de teste, você terá que pagar um preço específico para continuar usando o software. Os preços desses aplicativos podem variar de acordo com o tipo de sua empresa até os recursos e funções do aplicativo.

Exemplos de rastreador de despesas gratuito para empresas

Alguns desses aplicativos que executam um rastreador de despesas totalmente gratuito para pequenas empresas incluem;

hortelã 

Este é um rastreador de despesas pessoais popular e uma ferramenta simples para pequenas empresas. Também é adequado para freelancers rastrearem para onde seu dinheiro está indo. Além de te ajudar a criar orçamentos e metas para o seu negócio no app. Mint torna possível acompanhar a pontuação de crédito do seu negócio.

O Mint facilita a configuração de alertas para lembretes de contas, grandes compras, etc. Funciona de forma eficaz em plataformas Android, iPhone e navegadores da web.

Excel 

As planilhas do Excel são o software básico e mais antigo para o acompanhamento do seu negócio de Despesas. Tudo o que você precisa fazer é encontrar um bom modelo de contabilidade em Excel e inserir todas as suas despesas pelo menos uma vez por semana. Existem várias formas desses modelos on-line para permitir que você escolha o melhor para o seu tipo de negócio.

Uma das coisas boas do Excel é que imediatamente você insere todas as suas transações, normalmente você pode gerar relatórios e começar a obter informações sobre o que esses números significam. Este software opera em uma plataforma desktop porque na maioria das vezes já vem instalado na maioria dos computadores e também é totalmente gratuito. Os dois mencionados acima são os principais aplicativos que oferecem rastreamento de despesas totalmente gratuito na forma de um rastreador para pequenas empresas.

MileIQ

Melhor para empresas de transporte e é gratuito para até 40 unidades por mês para usuários individuais. Enquanto o Teams recebe preços com base em cotações e descontos por volume, além de treinamento personalizado.

Despesa Zoho

O Zoho Expense é outra opção de baixo custo que oferece o melhor conjunto de recursos pelo menor custo. Seu plano gratuito oferece até três usuários e também se integra a vários softwares, incluindo QuickBooks, G Suite, Slack, Evernote e Dropbox

Concordar viagem

Este aplicativo é outro rastreador de despesas gratuito para empresas com muitos recursos relacionados a viagens. É um aplicativo de preços baseado em cotações que alcança os usuários para uma consulta gratuita. O aplicativo também oferece uma variedade de diferentes produtos de rastreamento de despesas.

Aplicativos de avaliação gratuita para Rastreador de despesas de negócios

No entanto, existem aplicativos que oferecem uma avaliação gratuita antes do pagamento e listei alguns abaixo para sua empresa:

QuickBooks: este aplicativo gerencia as despesas para o negócio de contabilidade.

FreshBooks: O FreshBooks rastreia principalmente as despesas de negócios para o empreendedor minimalista.

Expensify: um aplicativo de rastreamento de despesas adequado para viajantes de negócios.

Banco: Um rastreador de despesas para uma pequena empresa, especialmente para controle e contabilidade de despesas sem intervenção.

Excel Rastreador de Despesas Empresariais 

É muito essencial, como proprietário de uma empresa, ter um procedimento ou sistema para monitorar sua saúde financeira. Os setores da saúde financeira do seu negócio incluem despesas, receitas e orçamento. Enquanto isso, usar o Excel como um rastreador das despesas do seu negócio, para garantir que o seu negócio esteja se movendo e operando sem problemas é uma boa ideia.

Em uma situação em que você deseja configurar um rastreador de despesas de negócios no Excel, primeiro você precisará criar uma planilha e, em seguida, preencher corretamente as informações necessárias. Colunas que são importantes de grande importância incluem; “data”, “descrição”, “categoria” e “quantidade”. No entanto, se houver necessidade, você também pode adicionar colunas adicionais, como “número do veículo” usado para rastrear as despesas do carro.

Se você já estiver familiarizado com o Microsoft Excel, normalmente poderá criar um modelo de rastreador de despesas do Excel para sua empresa usando as etapas e fórmulas corretas.

Etapas para configurar um rastreador para suas despesas comerciais no Excel

Vou listar as três principais etapas a serem seguidas para usar facilmente o Excel para o propósito do seu rastreador de despesas de negócios. Eles incluem:

Categorizando

Este é o primeiro passo, porque a categoria de colunas da planilha que você usa determinará como você irá detalhar os métodos com os quais sua empresa gastará dinheiro. Portanto, para evitar problemas com o Internal Revenue Service, é melhor usar as categorias em seu formulário de imposto Schedule C. As categorias incluem suprimentos, custo dos produtos vendidos, aluguel, depreciação e serviços públicos.

Criando a planilha

Se sua planilha normalmente pode acompanhar as despesas, ela também pode servir como um livro-razão para o seu negócio. Siga estes passos simples para criar uma planilha para o seu negócio;

  • A primeira linha das colunas é para as categorias.
  • Colunas da extrema esquerda para a data e as próximas para o nome do fornecedor.
  • Digite o valor de cada despesa nas colunas que se conectam à sua categoria.
  • Calcule o grande valor que sua empresa gasta em cada uma das categorias, normalmente adicionando a fórmula certa.

Caso você esteja usando um diário manuscrito para esse mesmo propósito, use a calculadora para obter o total. É possível usar uma planilha para resumir seus gastos e também para comparar seus gastos ao longo de um período de tempo. Muitas empresas usam planilhas para capturar uma visão de seus negócios. Isso porque os ajuda a entender de forma completa e rápida como suas despesas em cada categoria diferem de um mês para outro.

Conclusão 

Não apenas os proprietários de pequenas empresas precisam de um rastreador de despesas. Todo empresário, pequeno e grande, precisa de um rastreador de despesas de negócios, então fique online hoje e confira os gratuitos e não gratuitos que melhor se adequam ao seu negócio. Para iniciantes que estão começando a conhecer o rastreador de despesas comerciais, sugiro que você primeiro explore o Excel antes de mergulhar em outros aplicativos e Programas para esta finalidade.

Perguntas Frequentes:

Como rastrear minha pequena empresa?

7 etapas para controlar despesas de pequenas empresas

  1. Abra uma conta bancária comercial
  2. Use um cartão de crédito empresarial dedicado
  3. Escolha a contabilidade de caixa ou de competência
  4. Escolha um software de contabilidade para automatizar a manutenção de registros e acompanhar as despesas em um só lugar
  5. Digitalize recibos com um scanner de recibos

Como as empresas controlam os recebimentos?

7 dicas para manter os recibos organizados para proprietários de pequenas empresas

  1. Guarde todos os recibos
  2. Faça anotações nos recibos sobre sua finalidade comercial
  3. Digitalize recibos e guarde-os por pelo menos seis anos
  4. Tire uma foto de recibos com seu smartphone
  5. Receba seus recibos por e-mail, se oferecidos

Qual é o melhor aplicativo para rastreamento de despesas?

Os melhores aplicativos de rastreamento de despesas para 2023

  • O melhor geral: menta
  • Melhor para pequenas empresas: QuickBooks Accounting
  • Especialmente para Investidores: Capital Pessoal
  • Perfeito para economia de recibos: Expensify
  • Melhor para Reembolso e Quilometragem: Everlance
  • Melhor opção gratuita: NerdWallet

Posso digitalizar recibos para fins fiscais?

Digitalize ou fotografe seus documentos

Se você costuma perder papéis, aqui vai uma boa notícia: a Receita Federal aceitará recibos digitalizados e/ou digitais para fins fiscais. Isso significa que você pode tirar fotos de seus recibos soltos com seu smartphone

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