De acordo com a pesquisa de pulso do PMI de 2017, “43% dos projetos excedem o orçamento e 49% não cumprem os prazos” e “apenas 26% das organizações usam o gerenciamento de recursos para uma alocação bem-sucedida de recursos”.
Um sistema eficiente de gerenciamento de recursos auxilia na alocação de recursos, que é um elemento importante no processo de planejamento de recursos. Este post discutirá o conceito, problemas, significado e métodos eficazes de alocação de recursos.
O que é alocação de recursos no gerenciamento de projetos?
A alocação de recursos, também conhecida como agendamento de recursos, identifica e atribui recursos a tarefas distintas por um determinado período de tempo. Essas atividades podem ser relacionadas ou não ao projeto, como BAU, administração, suporte e operação. A alocação eficiente de recursos garante que os projetos sejam concluídos dentro do cronograma e do orçamento.
Os recursos podem estar total ou parcialmente disponíveis. Como resultado, os gerentes de recursos devem garantir que os recursos alocados estejam disponíveis para exploração ideal.
Quem é responsável pela alocação de recursos?
O planejamento e a alocação de recursos podem estar sob a alçada de várias funções diferentes dentro de uma empresa.
Os gerentes de projeto geralmente são responsáveis pela alocação e gerenciamento de recursos. Eles alocarão recursos durante o estágio de planejamento do projeto e podem ter que realocá-los à medida que o projeto se desenvolve e os parâmetros mudam.
No entanto, algumas empresas podem contratar um gerente de recursos. Um gerente de recursos é responsável pelo planejamento e alocação de recursos em vários projetos.
Eles podem trabalhar no departamento ou até mesmo no nível organizacional, como parte de um escritório central de gerenciamento de projetos. O gerente de recursos colaborará com cada gerente de projeto em sua estratégia de alocação de recursos sob essa estrutura.
Benefícios da Alocação de Recursos
Há uma razão pela qual a alocação de recursos é uma questão fundamental para grandes corporações, pequenas empresas e tudo mais. Sem ele, as coisas podem rapidamente sair do controle, resultando em fadiga da equipe, baixo desempenho e prazos perdidos.
Considere os benefícios da alocação eficiente de recursos.
#1. Ele auxilia no planejamento
A alocação de recursos pode ajudar a evitar gastos excessivos com recursos desnecessários ou a falta deles no meio de um projeto. Com as ferramentas corretas, você pode ver rapidamente a disponibilidade de recursos e cronogramas para projetos em andamento e planejar adequadamente.
O software de alocação de recursos também melhora sua compreensão de seu pool de habilidades. Facilita a seleção do melhor pessoal para cada projeto e atividade, aumentando a probabilidade de sucesso.
Qual é a linha de fundo? Mais ganhos para sua empresa.
#2. Melhora o moral e o bem-estar da equipe
A má gestão de recursos pode levar ao esgotamento dos funcionários. Quando isso ocorre, a produtividade e o desempenho são prejudicados e a felicidade desaparece. Considere o seguinte:
- Funcionários estressados têm 26% mais chances de faltar ao trabalho.
- 76% dos funcionários acreditam que o estresse no local de trabalho afeta sua saúde mental.
- Estima-se que o estresse no local de trabalho custe às organizações entre US$ 221 milhões e US$ 187 bilhões.
Todos esses efeitos negativos podem ser evitados com a alocação inteligente de recursos. Isso requer considerar a disponibilidade real, e não o que está impresso no papel. Em vez de calcular 40 horas por semana por funcionário em tempo integral, você leva em consideração possíveis dias de doença, férias e outras atividades de trabalho em sua lista de tarefas.
Usar esta técnica reduz a probabilidade de sobrecarregar o pessoal, mantendo seu bem-estar e moral.
#3. Isso mantém todos informados.
É fundamental acompanhar o progresso ao trabalhar em um projeto com outras pessoas. Isso geralmente envolve o fornecimento de atualizações de status regulares sobre tarefas, problemas e marcos. Se você usar ferramentas manuais, perderá tempo e aumentará suas chances de errar.
No entanto, o software de alocação de recursos pode ajudar a eliminar erros e aumentar a transparência. Cada membro da equipe pode acompanhar o andamento das tarefas e os relatórios podem ser enviados de volta às partes interessadas imediatamente.
Isso pode até ajudá-lo a reduzir o número de reuniões diárias que você tem (e tornar as que você tem mais eficazes).
Quais são as dificuldades associadas à alocação de recursos?
Freqüentemente, é mais fácil dizer do que fazer quando se trata de alocação de recursos. Identificar o recurso adequado pode ser difícil sem as ferramentas ou processos corretos. Vejamos alguns dos problemas de alocação de recursos:
#1. Mudanças no escopo do projeto:
Apesar de tomar os controles apropriados, o escopo do projeto pode mudar a qualquer momento durante o ciclo de vida do projeto. Além disso, em um mundo ágil, mudanças nos requisitos do projeto podem resultar em mudanças nas demandas de recursos. Sem um cronograma de recursos atualizado, as alocações frequentes para atender às necessidades em constante mudança tornam-se extremamente difíceis.
#2. Uso de ferramentas legadas obsoletas:
Planilhas e tecnologias nativas são insuficientes para a alocação de recursos. Eles falham em fornecer atualizações em tempo real para cronogramas de projetos/recursos, resultando em inconsistências e redundância. Isso pode resultar em turbulência de reserva dupla, prejudicando o sucesso do projeto.
#3. Falha de comunicação da equipe de vendas e entrega:
Embora se concentre em atingir as metas de vendas, a equipe de vendas pode deixar de envolver a equipe de entrega antes de assinar a transação. Como resultado, a equipe de entrega é forçada a buscar alocações de recursos no último minuto para cumprir o prazo de entrega.
#4. Em uma organização matricial, falta visibilidade dos recursos:
Como não há um planejador de recursos centralizado, não há visibilidade das alocações de recursos entre os limites da matriz. Como resultado, os gerentes de recursos têm desafios significativos em alocar a equipe mais adequada e com melhor custo-benefício para o projeto.
#5. Uma incompatibilidade entre a capacidade e a demanda do conjunto de habilidades:
A incapacidade de prever requisitos futuros de projetos de pipeline impede que a escassez de talentos seja identificada com antecedência. Essa previsão errônea de capacidade versus demanda impede o processo de alocação de recursos do projeto.
Como lidar com problemas de alocação de recursos
Mesmo que você use todas as ferramentas corretas e siga as práticas recomendadas para alocação de recursos, é quase certo que encontrará problemas. Soluços são inevitáveis, então prepare-se adequadamente!
Vejamos alguns dos problemas mais comuns que os gerentes de projeto enfrentam e como resolvê-los.
#1. O escopo do projeto muda.
Você fez o possível para planejar a alocação de recursos para seus próximos projetos, mas o aumento do escopo ainda é uma possibilidade. Talvez as tarefas fossem mais abrangentes do que o esperado ou exigissem habilidades que você não previu.
Quando isso acontecer, você deve ser ágil e modificar seus recursos de acordo. Você deve fazer o seguinte para evitar aumento de escopo:
- Certifique-se de que os escopos do projeto estejam sempre claros e estabelecidos.
- Defina os objetivos específicos do projeto.
- Esforce-se para realizar o seu melhor trabalho, mas não seja perfeccionista se isso significar chegar atrasado.
- Crie um sistema que permita aos funcionários aprovar solicitações e revisões de mudanças.
- Fique de olho no desempenho da equipe para verificar se tudo está no caminho certo.
- Use todos os recursos à sua disposição para acelerar o progresso.
Às vezes é difícil evitar o aumento do escopo. Em tais circunstâncias, ter um mecanismo de mudança de escopo em vigor permite que você se adapte rapidamente e volte aos trilhos. Pode ser assim:
Envie um formulário específico para documentar (por escrito) as solicitações de mudança.
Analise a solicitação de revisão de perto para entender o aumento do escopo.
Obtenha o consentimento das principais partes interessadas.
Por escrito, documente os ajustes de escopo acordados.
#2. Os recursos tornam-se escassos.
Forças externas incontroláveis impedem que recursos escassos apareçam como pretendido. O automóvel de um trabalhador quebra e ele não consegue trabalhar. Ou talvez eles tenham outros objetivos na organização que tenham precedência sobre o foco em uma tarefa que você atribuiu a eles. O importante é o que acontece depois.
Encontre um substituto o mais rápido possível em seu pool de habilidades. Se não houver ninguém disponível com a expertise necessária, contratar um freelancer ou terceirizado pode ser a melhor solução. Você pode evitar isso no futuro investigando as dependências da tarefa. Investigue quaisquer outras obrigações que os membros da equipe possam ter que possam desviá-los do projeto.
Tenha um plano de alocação de recursos de backup para o caso de indisponibilidade por qualquer motivo. Uma solução é ter um grupo de freelancers à disposição para preencher as lacunas em movimento. Se os freelancers não estiverem disponíveis, funcionários temporários podem servir como reserva.
#3. Os recursos devem ser compartilhados.
É comum que os projetos troquem recursos. Isso é especialmente verdadeiro para empresas menores que não podem contratar uma grande força de trabalho. Como você pode esperar, recursos compartilhados podem causar desafios que obstruem o pipeline. Se os recursos do projeto forem muito escassos, podem surgir gargalos.
Use seu software de alocação de recursos para identificar lacunas com antecedência. Monitore de perto as cargas de trabalho dos membros da equipe que alternam entre departamentos. É a técnica mais eficaz para evitar alocação excessiva de recursos e fadiga.
#4. Contratempos inesperados
Atrasos podem ocorrer quando você menos espera. As pessoas ficam doentes, há falta de trabalho e falhas de comunicação. Scope creep pode então levantar sua cabeça feia. Algumas dificuldades estão sob seu controle, enquanto outras não.
O método mais direto para lidar com problemas é tentar evitá-los em primeiro lugar. Você pode:
- Agende tarefas com base na competência e não no tempo. Um especialista ou especializado trabalha mais rapidamente.
- Sobrecarregar os membros da equipe com muitas outras prioridades é uma má ideia, especialmente se o trabalho depende deles para prosseguir no pipeline.
- Forneça horários de trabalho flexíveis. Alguns funcionários são mais produtivos fora do horário comercial normal.
- Planeje os prazos do projeto, divida-os em fases e acompanhe o progresso. O software auxilia na identificação de possíveis gargalos antes que eles se tornem gargalos.
Quanto mais sistemática e clara for a alocação de recursos, mais fácil será para todos aceitarem a responsabilidade por seu trabalho.
Métodos de alocação de recursos mais eficazes para empresas bem-sucedidas
Agora que entendemos como a alocação de recursos contribui para a conclusão eficaz do projeto, vejamos alguns dos melhores métodos de alocação de recursos:
#1. Determine e distribua os recursos Best-Visible-Best-Fit:
Um sistema de gerenciamento de recursos coleta dados de recursos de diversos sistemas e os consolida em uma plataforma consolidada. A transparência total permite a alocação apropriada de recursos para o projeto com base em habilidades, credenciais, experiência, disponibilidade, preços e outros fatores de seleção. Agendar recursos globais econômicos de áreas de baixo custo mantém os lucros altos sem sacrificar a qualidade.
Atribuir recursos de melhor ajuste visível em vez de recursos de primeiro ajuste disponíveis é um dos melhores métodos de alocação de recursos do projeto. A visibilidade também permite a distribuição uniforme de recursos profissionais em vários projetos, em vez de apenas um projeto de alta prioridade.
#2. Evite sub ou superalocação de recursos:
A distribuição uniforme de recursos em todos os projetos garante que nenhum recurso seja superalocado na organização. A subalocação de recursos leva à diminuição da produtividade e da receita. A superalocação, por outro lado, pode levar ao esgotamento, pior qualidade de saída ou, pior de tudo, desgaste não intencional.
A previsão de utilização faturável/estratégica permite que os gerentes de projeto mudem os recursos de atividades não faturáveis para faturáveis/estratégicas regularmente. Como resultado, promove o uso ideal de recursos e aumenta a eficiência corporativa.
#3. Junte-se a um processo automatizado de solicitação de recursos:
Classificar manualmente o pool de recursos ou coletar solicitações de telefone/e-mail de gerentes de projeto individuais pode consumir muito tempo ao distribuir recursos. O procedimento é simplificado por solicitações automatizadas de recursos que não dependem de planilhas demoradas.
Ele permite que os gerentes de projeto especifiquem os conjuntos de habilidades, credenciais, experiência, preços e cronogramas de projeto necessários. Essa solicitação é encaminhada diretamente ao gestor de recursos responsável, que inicia seu planejamento. Rastrear registros de alocação remove qualquer incerteza relacionada ao processo porque todo o processo é documentado e auditável.
#4. Permita que os funcionários trabalhem em projetos pessoais:
De acordo com estudos, quando os trabalhadores trabalham em tarefas de sua escolha, isso melhora seu engajamento e produtividade. Como resultado, os gerentes devem considerar os interesses individuais, além de seus talentos e disponibilidade ao alocar recursos. Para fazer isso, os gerentes de recursos podem criar posições abertas e publicá-las, tornando-as visíveis para todos os indivíduos relevantes em toda a organização.
Como resultado, os recursos interessados podem expressar seu desejo de ingressar no projeto, e o gerente de recursos em questão pode formar uma equipe de projeto adequada. Isso também economiza o tempo do gerente de recursos de procurar a empresa para o melhor ajuste e negociar com seus gerentes de linha/projeto. Como resultado, essa estratégia beneficia tanto os recursos quanto os responsáveis por sua alocação.
#5. Os conjuntos de habilidades e deveres dos funcionários devem ser variados:
Incentive a equipe a possuir pelo menos dois talentos. Alocar recursos de forma eficiente em projetos que precisam de uma variedade de habilidades permite que eles aprimorem seus principais conjuntos de habilidades, ao mesmo tempo em que oferece uma oportunidade de desenvolver novos. Eles também podem receber treinamento adicional sobre as habilidades adquiridas e a experiência no trabalho ajuda em seu desenvolvimento.
Quando as pessoas são demitidas de um projeto, pode não haver tarefas disponíveis para elas com base em suas habilidades principais. Seus conjuntos de habilidades suplementares serão úteis nessa situação e eles podem ser cobrados ao alocá-los a outras tarefas.
Às vezes, há a necessidade de um conjunto de habilidades específicas para iniciar um novo projeto. Como esses recursos são escassos, a rotação de um recurso de nicho de um projeto em andamento pode ajudar a impulsionar um novo projeto. Simultaneamente, outro recurso com critérios mínimos pode ser preenchido para manter o projeto existente em execução. Essa alocação dinâmica de recursos garante que nenhuma iniciativa seja prejudicada.
#6. Análise hipotética para atender às demandas de um projeto dinâmico:
Quando os recursos são escassos, é comum fazer malabarismos entre várias iniciativas. No entanto, no clima corporativo de ritmo acelerado de hoje, qualquer lapso de julgamento pode custar caro. É aqui que a simulação de cenários de negócios é útil.
A aplicação de vários conjuntos de regras ao mesmo pool de recursos e a comparação de instâncias podem ajudar na visualização de impactos distintos. Por exemplo, pode implicar em atrasar ou estender o cronograma de um projeto de baixa prioridade enquanto dedica seus recursos disponíveis a um projeto de alta prioridade.
A análise hipotética, um componente significativo da modelagem e simulação de recursos, auxilia na determinação de resultados prováveis por meio de avaliação baseada em restrições. Essa abordagem se aplica ao planejamento e alocação de recursos da mesma forma que consideramos os prós e os contras das opções em nossa vida diária. A implementação do cenário ideal e viável em um cronograma de projeto real melhora a alocação bem-sucedida de recursos.
#7. Monitore e aprimore a alocação de recursos usando inteligência de negócios em tempo real.
Mesmo após a conclusão do procedimento de alocação de recursos, podem surgir alterações nos requisitos do projeto que exijam uma resposta rápida. As soluções modernas de gerenciamento de recursos com painéis e relatórios de inteligência de negócios em tempo real contribuem para um melhor índice de integridade da organização.
Painéis configuráveis baseados em função permitem que os tomadores de decisão tomem decisões informadas e alterem as alocações de recursos conforme necessário. Assim, a inteligência de negócios em tempo real auxilia na antecipação e controle de alocações de recursos.
Últimos Pensamentos
Usar seus recursos com sabedoria resulta em um ROI mais alto em seus gastos com pessoal, melhores resultados de projeto e mais lucratividade. Como você pode ver, ele começa muito antes do seu projeto e requer monitoramento e gerenciamento à medida que avança.
Isso requer dados em tempo real, bem como visibilidade em toda a empresa em seu pipeline de projeto e disponibilidade de recursos.
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Referências
