Plano de continuidade de negócios: por que é importante

a continuidade dos negócios

Raramente recebemos aviso prévio de que uma tragédia está a caminho. Mesmo com uma previsão considerável, várias coisas podem dar errado; cada ocorrência é única e se desdobra de maneiras imprevistas.
É aqui que é útil ter uma estratégia de continuidade de negócios. Para oferecer à sua organização a melhor chance de sucesso durante um crise, coloque um plano atual nas mãos de todas as pessoas que serão responsáveis ​​por executar qualquer aspecto desse plano. Geralmente, a ausência de um plano não significa apenas que sua empresa levará mais tempo do que o necessário para se recuperar de um desastre ou crise. Você pode ter que fechar suas portas permanentemente. Vamos ver como desenvolver uma estratégia de continuidade de negócios eficaz e o que o plano deve incluir.

O que é continuidade de negócios?

A continuidade de negócios (BC) refere-se à preservação ou retomada rápida das funções de negócios no caso de uma interrupção catastrófica, como incêndio, inundação ou ataque cibernético mal-intencionado. Um plano de continuidade de negócios define os métodos e instruções que uma organização deve seguir em caso de crise. Inclui informações sobre processos de negócios, ativos, recursos humanos, parceiros de negócios e outros tópicos.

Existe um método para obter RH, produção, vendas, e suporte funcionalmente funcionando para que a empresa possa continuar a produzir dinheiro imediatamente após um desastre? Por exemplo, você sabe como sua equipe de atendimento ao cliente gerenciaria as ligações dos clientes se o prédio onde eles trabalham fosse destruído por um tornado? Eles trabalharão em casa ou em outro local temporariamente? Esses tipos de problemas devem ser incluídos no plano de BC.

O plano de continuidade de negócios também deve incluir uma análise de impacto nos negócios (BIA). UMA Análise de impacto nos negócios (BIA) determina o impacto de uma perda repentina de funções de negócios, que geralmente é em termos de dinheiro. Além disso, esse tipo de análise também ajuda a determinar se você deve terceirizar funções não essenciais em sua estratégia de continuidade de negócios. No entanto, pode vir com seu próprio conjunto de perigos. A BIA simplesmente ajuda você a avaliar a importância dos procedimentos de sua organização.

Por que um plano de continuidade de negócios é importante?

A continuidade dos negócios é crucial em um momento em que o tempo de inatividade é inaceitável. O tempo de inatividade pode vir de vários lugares. Alguns perigos, como ciberataques e condições climáticas extremas, parecem estar piorando. É fundamental ter um plano de BC em vigor que leve em consideração quaisquer possíveis interrupções nas operações.

Durante um crise, a estratégia deve permitir que a organização funcione no mínimo. A continuidade de negócios ajuda a resiliência de uma organização, permitindo que ela responda rapidamente a uma interrupção. Strong BC economiza dinheiro, tempo e a reputação da empresa. Uma interrupção prolongada representa um perigo financeiro, pessoal e de reputação.

A continuidade dos negócios exige que uma empresa analise a si mesma, analise as possíveis áreas de fraqueza e colete informações essenciais – como listas de contatos e diagramas técnicos do sistema – que podem ser benéficas fora dos cenários de catástrofe. Uma organização pode fortalecer sua comunicação, tecnologia e resiliência implementando o planejamento de continuidade de negócios.

Você também pode exigir um plano BC por motivos legais ou regulatórios. É fundamental entender quais regulamentações se aplicam a uma organização específica, especialmente em uma era de regulamentação crescente.

Elementos Essenciais de um Plano de Continuidade de Negócios

Uma estratégia de continuidade de negócios consiste em três componentes principais: resiliência, recuperação e contingência.

#1. Resiliência

Você pode aumentar a resiliência de uma organização projetando serviços e infraestruturas vitais com vários cenários de desastres em mente, como rotações de pessoal, redundância de dados e manutenção de um excesso de capacidade. Garantir a resiliência contra várias eventualidades também pode ajudar as empresas a manter os principais serviços no local e fora do local sem interrupção.

#2. Recuperação

É fundamental recuperar rapidamente após um desastre para retomar as funções da empresa. Definir metas de tempo de recuperação para vários sistemas, redes ou aplicativos pode ajudar a priorizar quais partes devem ser recuperadas primeiro. De outros táticas de recuperação incluem inventários de recursos, acordos com terceiros para assumir a atividade corporativa e o uso de instalações adaptadas para funções de missão crítica.

#3. Contingência

Um plano de contingência inclui procedimentos para uma série de eventos externos, bem como uma cadeia de comando que distribui funções dentro da empresa. Essas obrigações podem incluir substituição de hardware, aluguel de espaço de escritório de emergência, avaliação de danos e contratação de fornecedores terceirizados para assistência.

Recuperação de desastres versus continuidade de negócios

O planejamento de recuperação de desastres, como o planejamento de continuidade de negócios, define as táticas planejadas de uma organização para processos pós-falha. Um plano de recuperação de desastres, por outro lado, é apenas um subconjunto do planejamento de continuidade de negócios.

Os planos de recuperação de desastres são principalmente focados em dados, concentrando-se no armazenamento de dados em um formato que permita um acesso mais rápido após um desastre. A continuidade de negócios considera isso, mas também se concentra no gerenciamento de riscos, supervisão e planejamento necessários para que uma marca permaneça funcionando durante uma interrupção.

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Processo de Continuidade de Negócios

Iniciar o projeto de planejamento é o primeiro passo para garantir a continuidade dos negócios. As etapas da análise de impacto no negócio (BIA) e também sua avaliação de risco são fundamentais na aquisição de informações para o plano.

Uma BIA pode expor quaisquer falhas potenciais, bem como os efeitos de uma calamidade em muitos departamentos. O relatório BIA informa à empresa as funções e sistemas mais importantes a serem priorizados em um plano de continuidade de negócios.

Uma avaliação de risco detecta possíveis ameaças a uma empresa, como desastres naturais, ataques cibernéticos ou falhas tecnológicas. Os riscos podem ter um impacto nos funcionários, clientes, operações de construção e na marca da empresa. A avaliação também especifica quem ou qual risco pode prejudicar, bem como a probabilidade dos perigos.

A BIA e a avaliação de risco são inseparáveis. A BIA fornece informações sobre as prováveis ​​consequências das interrupções identificadas na avaliação de risco. Podemos resumir o processo acima em quatro, a saber;

#1. Avaliação

#2. Recuperação de Negócios

#3. Recuperação de TI

#4. Gerenciamento de crise

Gestão de Continuidade de Negócios

É fundamental identificar quem será responsável pela continuidade dos negócios. Pode ser uma pessoa no caso de uma pequena empresa, ou pode ser uma equipe inteira no caso de uma organização maior. Software para gerenciamento de continuidade de negócios é outra alternativa. O software, seja on-premise ou na nuvem, auxilia na condução de BIAs, na criação e atualização de planos e na identificação de áreas de risco.

A continuidade de negócios é uma atividade viva, que respira. Como resultado, o plano de BC de uma empresa não deve ser deixado de lado. O conteúdo da organização deve ser comunicado ao maior número de pessoas possível. A implementação da continuidade de negócios não é apenas para tempos de crise; a corporação deve realizar exercícios de treinamento para que a equipe saiba o que fazer em caso de interrupção real.

A importância do teste BC é enorme. É difícil determinar se um plano terá sucesso se não tiver sido testado. Um teste de continuidade de negócios pode ser tão básico quanto um exercício de mesa no qual os funcionários discutem o que aconteceria no caso de uma emergência. Uma simulação de emergência completa está incluída em testes mais rigorosos da estratégia de continuidade de negócios. Para simular melhor uma crise, uma empresa pode organizar o teste com antecedência ou fazê-lo no calor do momento.

Quando uma organização conclui um teste, ela deve examinar os resultados e revisar o plano conforme necessário. Espera-se que algumas partes da estratégia funcionem bem, mas outras atividades podem precisar ser ajustadas. Um cronograma regular de testes é benéfico, especialmente se as atividades e o pessoal da empresa mudarem com frequência. A continuidade de negócios abrangente é testada, revisada e atualizada regularmente.

O que inclui um Plano de Continuidade de Negócios?

O BC aborda o planejamento e a preparação necessários para garantir a capacidade de uma organização de realizar importantes serviços de negócios durante as ocorrências de desastres. O plano de continuidade de negócios inclui, identifica, planeja e/ou gera o seguinte:

  • Como se comunicar com consumidores, fornecedores e outros terceiros para fornecer informações e suporte precisos.
  • Como garantir que os clientes continuem recebendo serviços ou produtos.
  • A sequência e o tempo necessários para restabelecer os processos de negócios.
  • Como prestar assistência aos funcionários em caso de emergência.
  • A tecnologia necessária para apoiar os processos de negócios (recuperação de desastres – ou DR – aplicará soluções de recuperação de tecnologia).
  • Quando a tecnologia não estiver disponível, aplique processos de solução alternativa. Caso os locais de negócios sejam interrompidos ou indisponíveis, onde e como as pessoas e os processos devem ser realocados?
  • As equipes e organizações que serão necessárias para gerenciar situações de emergência.
  • Dependências em processos de negócios (o que ou quem cada processo de negócios depende para fazer seu trabalho).
  • Exercícios regulares para garantir que os planos e ações cumpram os padrões e funcionem no caso de um incidente real.
  • Certifique-se de que os números de pessoal sejam adequados para as necessidades externas e internas durante um evento.
  • Documentação dos processos e ações a serem tomadas durante um evento para completar os itens listados acima.

A Equipe de Gerenciamento de Continuidade de Negócios

Um forte programa de continuidade de negócios começa com uma equipe de Gerenciamento de Continuidade de Negócios (BCM). A equipe de BCM é liderada pelos indivíduos na lista abaixo. Eles são responsáveis ​​por fazer cumprir as políticas e dirigir as atividades de BCM em toda a organização.
O indivíduo na alta administração que tem responsabilidade geral pelo programa de GCN é conhecido como patrocinador.

#1. O Gerente de Continuidade de Negócios: Este é o responsável pelo programa BCM.

#2. Gerente Assistente de Continuidade de Negócios: O backup do Business Continuity Manager. Esta pode ser uma posição titulada ou uma posição que lhe foi atribuída.

#3. Auxiliar Administrativo: A pessoa encarregada de auxiliar a equipe de BCM. Este é frequentemente um assistente administrativo do escritório de Continuidade de Negócios, se houver, ou outro membro da equipe de assistente administrativo.

Além desse pessoal, devem ser incluídos representantes de unidades de negócios e de TI para fornecer feedback sobre a criação de estratégias de recuperação aceitáveis ​​para atividades de negócios e tecnológicas. Os membros da equipe que não são do BCM conduzirão o trabalho de preparação para a recuperação, enquanto a equipe do BCM dará conselhos e assistência.

Como garantir que meus funcionários estejam preparados para uma interrupção nos negócios?

Treinamento e educação são essenciais para garantir que seus funcionários estejam preparados para uma interrupção nos negócios. Certifique-se de educá-los sobre o plano de continuidade de negócios e os procedimentos que devem seguir em caso de interrupção.

Como mantenho a confidencialidade do meu plano de continuidade de negócios?

A confidencialidade é importante para os planos de Continuidade de Negócios para garantir que informações críticas não vazem no caso de uma interrupção. Certifique-se de proteger todas as cópias físicas e digitais do plano e limite o acesso a ele apenas para aqueles que precisam.

Como me comunico com meus funcionários, clientes e partes interessadas durante uma interrupção nos negócios?

Ter um plano de comunicação claro e eficaz é fundamental durante uma interrupção nos negócios. Certifique-se de ter um plano de como você se comunicará com seus funcionários, clientes e partes interessadas e certifique-se de atualizá-los regularmente sobre o status dos esforços de interrupção e recuperação.

Como faço para manter meus negócios funcionando durante uma interrupção nos negócios?

Ter um sólido plano de Continuidade de Negócios e garantir que seus funcionários sejam treinados nele é fundamental para manter seus negócios funcionando durante uma interrupção. Considere o uso de soluções de tecnologia, como sistemas baseados em nuvem, para dar suporte às operações de negócios durante uma interrupção.

Como me recupero de uma interrupção nos negócios?

Recuperar-se de uma interrupção nos negócios é um processo que envolve várias etapas, incluindo avaliar a extensão da interrupção, proteger a área afetada, restaurar sistemas e processos críticos e retomar as operações comerciais normais.

Conclusão

Pode parecer assustador no início, mas identificar processos e aplicativos importantes, bem como adotar métodos e planos de recuperação fundamentais, é uma necessidade para qualquer estratégia de continuidade de negócios funcional e eficaz. Seu plano deve incluir uma estrutura organizacional básica para sua equipe, bem como os conselhos e listas de verificação essenciais para suas unidades de negócios, departamento de TI e equipe de gerenciamento, permitindo respostas e ações rápidas.

Mesmo que você não consiga colocar suas ideias em prática, ter um plano básico em prática fornecerá a estrutura necessária no caso de uma emergência. Lembre-se de que é mais necessário ter algo no lugar do que ter perfeição; em caso de emergência, a estrutura será mais vital do que a perfeição. Lembre-se de que algo é preferível a nada; perfeito é o inimigo da excelência.

Perguntas frequentes sobre continuidade de negócios

O que é exemplo de continuidade de negócios?

Um plano de continuidade de negócios (BCP) é um documento que descreve como uma empresa continuará operando durante uma interrupção não planejada no serviço. Os planos podem fornecer estratégias detalhadas sobre como as operações de negócios podem ser mantidas para interrupções de curto e longo prazo. 

Objetivo da continuidade de negócios?

Qual é o objetivo principal Um plano de continuidade de negócios (BCP) é um processo que descreve o impacto potencial de situações de desastre nas operações de negócios. Ele cria políticas que respondem a várias situações para garantir que um negócio seja capaz de se recuperar rapidamente após uma crise. O principal objetivo de um BCP é para proteger pessoas, propriedades e bens.

Como escrever um relatório BCP?

Isso envolve seis etapas gerais:

  1. Em primeiro lugar, identifique o escopo do plano.
  2. Em segundo lugar, identifique as principais áreas de negócios.
  3. Em terceiro lugar, identifique as funções críticas.
  4. Em segundo lugar, identifique as dependências entre as diversas áreas e funções do negócio.
  5. Em quinto lugar, determine o tempo de inatividade aceitável para cada função crítica.
  6. Então, finalmente, crie um plano para manter as operações.

Como você escreve os objetivos de continuidade de negócios?

Principais objetivos do plano de continuidade de negócios

  1. Orientar as equipes de recuperação de desastres da empresa. …
  2. Identifique o pessoal de recuperação de desastres.
  3. Avalie os riscos e o impacto. …
  4. Forneça os protocolos passo a passo.
  5. Identifique a localização de dados e ativos críticos. …
  6. Priorize as comunicações de emergência.
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