Quando você não está no trabalho, as mensagens de ausência temporária são respostas automáticas de e-mail enviadas a clientes, clientes e colegas de trabalho. Eles informam aos outros quando podem esperar uma resposta ao e-mail e quando você estará disponível. Pode ser necessário incluir certas informações em sua mensagem, dependendo do motivo pelo qual você estará ausente do escritório. Nesta postagem, definimos mensagens de e-mail de ausência temporária, damos exemplos e discutimos quando você pode usar uma mensagem de ausência temporária.
Mensagem fora do escritório
Quando você não puder ler ou responder e-mails por um período de tempo predeterminado, poderá usar uma mensagem de ausência temporária, também conhecida como mensagem “OOO” ou mensagem de e-mail de resposta automática. Eles explicam aos seus contactos o motivo da demora na sua resposta e como podem obter as informações ou serviços de que necessitam durante a sua ausência.
Quando você usa uma mensagem de ausência temporária?
Colegas de trabalho, clientes e assinantes frequentemente desejam respostas rápidas para suas dúvidas e soluções para seus problemas, especialmente daqueles que ocupam cargos de atendimento ao cliente, marketing e comunicação. Uma mensagem de ausência temporária oferece aos clientes uma justificativa cortês, sucinta e especializada do motivo pelo qual você não pode reagir imediatamente. Portanto, se você se ausentar por um dia, uma semana ou vários meses, poderá deixar uma mensagem “OOO”. Veja a seguir alguns motivos para enviar uma mensagem de ausência temporária:
- Fazendo planos de viagem
- Participar de uma conferência, workshop ou reunião de negócios
- Tirar um sabático, licença médica ou licença parental
- Tirando um dia de folga
- Visitando um consultório médico
O que incluir em um e-mail enviado de fora do escritório
Detalhes importantes em avisos de ausência temporária podem incluir:
- Por que você foi embora?
- Quanto tempo você vai ficar longe?
- A hora que você vai voltar
- Quem chamar para assistência imediata ou em caso de emergência.
Dependendo de suas responsabilidades profissionais e das informações que você acredita que seus contatos precisarão enquanto estiver fora, você pode fornecer mais detalhes. Portanto, você pode estabelecer duas mensagens OOO simultaneamente – uma para colegas de trabalho internos e outra para contatos de negócios externos – na maioria dos sistemas de e-mail profissionais.
O que evitar em uma mensagem fora do escritório
As notificações fora do escritório devem ser sempre realistas e profissionais. Você deve pensar em evitar:
- Dar informações excessivas: Respostas simples e diretas devem ser fornecidas automaticamente. Não inclua nenhuma informação irrelevante no e-mail.
- Afirmando que responderá assim que voltar: Quando você voltar ao trabalho, atualizar e-mails, telefonemas e projetos pode levar algum tempo. A expectativa de que você seja capaz de responder a uma mensagem perdida imediatamente após seu retorno deve ser evitada.
- Solicitar a ajuda de um colega de trabalho sem permissão: Inclua as informações de contato de um colega caso surja uma situação urgente enquanto você estiver ausente. Antes de incluir as informações do seu colega, você deve obter o consentimento dele.
Veja também: E-mail de confirmação de entrevista: como escrever um (+Modelos)
Exemplos de mensagens de ausência temporária
Se a sua empresa exige tempos de resposta mais longos, você não precisa deixar uma mensagem de ausência quando for para um compromisso rápido, mas deve usar uma sempre que tirar férias prolongadas, licença médica ou outro tipo de licença de ausência. Aqui estão exemplos de uma mensagem de ausência temporária.
#1. interno
Este é um dos exemplos de uma mensagem de ausência temporária. Aqui, você pode incluir detalhes específicos dos projetos nos quais está trabalhando se estiver tentando configurar uma mensagem “OOO” para uso exclusivo em sua empresa ou departamento. Dependendo da cultura da sua empresa, você também pode utilizar um tom menos profissional. Por exemplo
Olá lá
Não estarei de volta ao escritório até 9 de janeiro, mas responderei aos e-mails nessa data. Carreguei duplicatas das plantas do projeto Apex Architecture para o servidor na pasta Current Project, caso você precise delas. Entre em contato com Stephanie se precisar de assistência urgente.
Obrigado,
Jeff
# 2. Período de férias
Aqui, informe-os exatamente quando você estará ausente para que eles possam fazer arranjos alternativos ou aguardar sua resposta.
Olá!
Farei uma viagem de 5 a 15 de abril e não verificarei e-mail durante esse período. Se sua comunicação puder esperar, entrarei em contato imediatamente. Entre em contato com o coordenador de RH Han Weedin para questões urgentes em [email protegido] ou 946-555-6319.
Atenciosamente,
Gerente de Recursos Humanos Lucky Lee
#3. Conferência
Este também é um dos exemplos de uma mensagem de ausência temporária. Crie uma mensagem de ausência temporária se estiver participando de uma conferência de negócios para que os outros participantes saibam que você está acessível para possibilidades de networking. Além disso, esta é uma oportunidade para você demonstrar aos outros o seu compromisso com o crescimento profissional.
Olá,
Eu aprecio sua mensagem. Não estou no trabalho porque estou em Denver, Colorado, para a reunião anual da Associação de Profissionais de Engenharia. Se precisar de assistência de emergência, entre em contato com meu assistente, Cliff Cord, em [email protegido] ou 934-555-1940. Vou estar frequentemente verificando e-mail.
Eu adoraria entrar em contato com você se você também estiver em Denver esta semana! Visite-me no estande 618 ou ligue para (934) 555-1059 em um telefone celular.
Atenciosamente, Jake, Han
#4. Curto prazo
As mensagens “OOO” podem precisar ser configuradas sempre que um profissional que deve se comunicar e verificar o e-mail frequentemente sai do escritório por algumas horas. Se você tiver que sair para um compromisso, mas só voltará mais tarde ou se tiver que viajar para uma reunião, esse tipo de comunicação pode ser útil.
Oi,
Eu aprecio sua mensagem. Hoje, 7 de março, das 11h às 3h, estarei ausente de minha mesa para uma reunião. Como não terei muito tempo para verificar meu e-mail, se você tiver uma solicitação urgente, entre em contato com Stacey Moden em [email protegido] ou 938-555-2819. Responderei ao seu e-mail assim que voltar ao escritório, se puder esperar.
Obrigado,
Representante de vendas Mei Wang
#5. Fora do escritório, mas verificando e-mails
Enquanto estão fora do ambiente de trabalho, alguns profissionais ficam de olho nos e-mails e até respondem. Permita que os remetentes saibam que podem antecipar uma resposta, mas que pode demorar, se você pretende verificar seu e-mail regularmente.
Olá lá
Eu aprecio sua mensagem. De 1º a 4 de dezembro, estarei liderando um workshop enquanto estiver fora do escritório. Estarei monitorando minha caixa de entrada ao longo do dia e farei o possível para responder a todos (sinalize as mensagens urgentes como de alta importância). No entanto, se você precisar de ajuda agora, entre em contato com Johnny Woo em 465-555-1098 ou [email protegido].
Eu agradeço sua paciência.
Garcia, Daniel
#6. Feriado
Este é também um dos exemplos de mensagem de ausência temporária que tem diferentes procedimentos de férias. Deixe seus contatos saberem o quão acessível você estará nos dias anteriores e posteriores ao feriado, mesmo que eles não esperem que você esteja no escritório. Por exemplo
Saudações!
Durante a semana de 21 a 25 de dezembro, nossos escritórios estarão fechados. Quando voltar à minha mesa na segunda-feira, 28 de dezembro, responderei à sua mensagem. No entanto, você pode ligar para o meu celular no número 829-555-1958 para entrar em contato comigo em caso de emergência.
Saudações de férias,
Spencer Tan
#7. Licença Maternidade ou Paternidade
Dependendo de onde você mora e trabalha, a licença maternidade pode ser de menos de 10 semanas a seis meses ou mais. Você deve apontar as pessoas na direção do trabalhador que assumirá suas funções.
Olá,
De 24 de fevereiro a 18 de maio, estarei ausente por motivo de licença maternidade. Patrick Heiner, nosso talentoso designer gráfico principal, cuidará de minhas contas durante esse período. Pelo telefone 958-555-8265 ou [email protegido], você pode entrar em contato com ele.
Saudações,
Diretor de Arte Alex Backer
#8. licença saúde
Para garantir que seus contatos respeitem seu espaço e tempo enquanto você se recupera, você pode incluir essas informações em sua mensagem fora do escritório se estiver passando por uma cirurgia ou lidando com uma condição que exija um tratamento prolongado ou recuperação.
Olá,
Eu aprecio sua mensagem. De 2 a 27 de março, estarei de licença médica. Enquanto isso, se você tiver alguma necessidade de consultoria, entre em contato com Amy Dunn em 395-555-9981 ([email protegido]). Estarei verificando regularmente o e-mail.
Eu aprecio a sua cooperação.
Kiplinger, Harper
#9. Promoção
Este também é um dos exemplos de mensagens de ausência temporária. Mesmo quando estão no exterior, os profissionais de marketing e vendas também podem querer anunciar seu blog, site ou serviços. Em suas mensagens OOO, eles podem adicionar links para recursos ou itens.
Olá lá
Eu aprecio sua mensagem. Não estarei de volta ao escritório até 20 de julho, mas quando o fizer, responderei ao seu e-mail. Por enquanto, aproveite um extrato gratuito de nosso novo e-book, “10 Passos para o Marketing de Sucesso”. Se você gosta do que está lendo, visite 10stepstosuccess.com para comprar e baixar o livro inteiro. David Tapper, nosso assistente de marketing, pode ser contatado em [email protegido] ou 420-555-2933 para questões urgentes.
Atenciosamente,
lisa lopez
Gerente de Marca Digital
O que é uma boa mensagem para fora do escritório?
Eu aprecio seu e-mail. Estarei ausente do local de trabalho até [data de retorno] devido a [causa]. Quando eu voltar, terei prazer em responder a sua mensagem. Entre em contato com [nome do colega + cargo] em [e-mail, telefone, etc.] se precisar de suporte nesse meio tempo.
O que você diz em um e-mail de resposta automática?
Respostas simples e diretas devem ser fornecidas automaticamente. Não inclua nenhuma informação irrelevante no e-mail. informando que você responderá assim que voltar. Quando você voltar ao trabalho, atualizar e-mails, telefonemas e projetos pode levar algum tempo.
Como faço para definir o status Fora do escritório?
Escolhendo Definir mensagem de status > Programar fora do escritório na foto do seu perfil ou acessando Configurações > Geral > Fora do escritório. Selecione o botão Salvar após desativar a alternância ao lado de Ativar respostas automáticas.
Devo definir uma mensagem de ausência temporária?
Configurar uma resposta de ausência temporária é uma etiqueta educada sempre que você não puder ler e-mails durante o horário comercial normal. Além disso, uma mensagem “OOO” é aceitável se você estiver tirando férias de várias semanas, uma viagem de um dia para um evento do setor ou uma reunião externa.
Como faço para escrever um modelo de e-mail fora do escritório?
Eu aprecio seu e-mail. Terei acesso intermitente ao e-mail enquanto estiver fora do escritório de (dia/mês) a (dia/mês). Entre em contato com [Nome] em [email] ou [telefone] se tiver alguma dúvida urgente. Tentarei responder ao seu e-mail o mais rápido possível.
Como faço para iniciar uma resposta automática?
Crie uma resposta automática:
- Arquivo > Respostas Automáticas deve ser selecionado.
- Selecione Enviar respostas automáticas na caixa Respostas automáticas.
- Escreva a resposta que deseja enviar aos colegas de trabalho ou de equipe quando estiver fora do escritório na guia Inside My Organization.
- Para salvar suas configurações, clique em OK.
Como configurar um exemplo de resposta automática?
Os modelos a seguir podem ser usados para criar respostas automatizadas eficientes para pessoas dentro e fora da sua empresa:
- “Eu aprecio seu e-mail. Não estarei no escritório de 8 a 12 de agosto.
- “De 25 a 29 de julho estarei ausente. Você pode entrar em contato com minha colega Marilyn Morales para questões urgentes em [e-mail e número de telefone].”
- “Eu aprecio seu e-mail.
O que devo escrever dentro e fora da resposta automática do escritório?
Uma excelente mensagem de ausência temporária contém especificamente as três informações a seguir:
- Os dias em que você estará ausente.
- Uma breve justificativa para sua ausência.
- Ponto(s) de contato para ajuda adicional caso a situação assim o exija; se você tiver vários pontos de contato, especifique qual(is) deve(m) ser contatado(s) em relação a qual(is) situação(ões).
Como faço para colocar fora do escritório no Whatsapp Business?
- Utilizando mensagens de ausência
- Inicie o WhatsApp para empresas.
- Selecione Ferramentas de negócios > Mensagem de ausência em Mais possibilidades.
- Na opção Enviar mensagem para fora.
- Toque na mensagem em "Mensagem de ausência" para editá-la e toque em "OK".
- Clique em SALVAR.
Referências
- prowritingaid. com
- indeed.com
- support.google.com
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