CALENDÁRIO DA EQUIPE: o que é, melhor calendário da equipe e aplicativos gratuitos

CALENDÁRIO DA EQUIPE
crédito da imagem: the quest blog-quest software

Um calendário de equipe é um calendário harmonizado que os colegas de trabalho têm acesso a que as empresas ou empresas utilizam para acompanhar reuniões, datas de folga, tarefas, cronogramas de projetos e tudo o que é necessário para que todos os funcionários estejam cientes. No entanto, os melhores calendários de equipe avançaram e têm mais funcionalidade do que antes, por exemplo, compartilhando certas informações apenas com as pessoas necessárias para vê-las. O aplicativo de calendário da equipe é usado na criação de canais para cada seção do seu negócio, contendo diferentes tipos de ferramentas de agendamento, etc. Fique atento para saber como definir a confluência do calendário da equipe e os que são gratuitos.

Dicas para criar um calendário de equipe

As dicas a seguir ajudarão você a criar o calendário perfeito para sua equipe

#1. Alocar manutenção de calendário

É importante que cada trabalhador atualize o calendário com determinados eventos que possam afetar toda a equipe. Portanto, aloque um determinado funcionário para controlar e gerenciar eventos recorrentes que acontecem no calendário e mantê-lo atualizado. Além disso, certifique-se de designar alguém que esteja mais bem equipado para a tarefa.

#2. Usar características do calendário

O uso de recursos de calendário torna o calendário de sua equipe mais construtivo. Vamos dar uma olhada nos recursos necessários para criar um calendário de equipe

  1. Codificação de cores: usar cores para codificar seus calendários oferece uma melhor compreensão das informações programadas
  2.  Filtros: Você pode usar filtros em colaboração com tags de eventos que dividem tarefas, eventos e outras seções agendáveis ​​em cronogramas facilmente legíveis com base no contexto.
  3.  Tags de evento: as tags de evento são semelhantes aos códigos de cores, a menos que você possa filtrar, alocar e gerenciar as tags em um calendário. Além disso, você também pode usar tags para dividir eventos em diferentes grupos.
  4. Evento recorrentes: Projetos com reuniões constantes que se repetem ou eventos anuais, agendar eventos recorrentes ajuda o gestor a evitar erros.
  5. Usar lembretes: Os calendários online têm recursos de lembrete que informam a todos os funcionários coisas importantes por e-mail ou texto.

#3. Adicione todos os eventos não negociáveis

Um calendário de equipe é útil para agendar reuniões de alta prioridade para seu grupo. No entanto, para tornar seu calendário mais eficiente, faça apenas eventos não negociáveis ​​em um calendário para toda a equipe. A equipe pode efetivamente movê-lo em favor de uma reunião inegociável. Por exemplo, se sua equipe se reunir com clientes, isso significa que a reunião do cliente pode ter preferência sobre uma reunião interna.

#4. Nomeie os itens de forma construtiva

Os calendários da equipe são muito úteis se os itens forem efetivamente nomeados. Considere a construção de uma estrutura de nomenclatura ao criar seus calendários, que são calendários repetíveis, vívidos e podem aplicar tantos rótulos quanto possível. Para uma rotulagem eficaz, torne seu calendário uma ferramenta útil no gerenciamento de projetos, por exemplo,

  • Reunião-cliente
  • Verificação do progresso da reunião
  • Férias-Sandy
  • Evento da Empresa-Piquenique
  • Evento da Empresa-Festa de Feriado
  • Prazo-argumento do cliente

Ao nomear cada item de forma construtiva, cada pessoa sabe automaticamente quantas reuniões, prazos ou férias há em uma semana e planeja adequadamente.

#5. Inclua um dia 'sem reuniões'

Melhore o fluxo de trabalho e a produtividade planejando um dia ou período de dias em que não haverá reuniões, o que aumenta a produtividade dos funcionários e também alivia o estresse do departamento. Além disso, coloque as reuniões em dias ao criar o calendário da sua equipe.

O que é gerenciamento de calendário?

A gestão do calendário é o ato de criar e agendar reuniões, resolver conflitos, aceitar convites para reuniões e utilizar o calendário para otimizar a gestão do tempo com o objetivo de utilizar o nosso tempo mais precioso. Deixe-me compartilhar com você brevemente, dicas para gerenciar o calendário da sua equipe.

Dicas para gerenciamento de calendário de equipe

#1. Concentre-se em seus intervalos de tempo

Concentre-se no seu horário usando a Matriz para marcar tarefas, compromissos, reuniões e agendas de acordo com a influência potencial e o esforço necessário. Certifique-se de que seu calendário tenha muitas vitórias rápidas (alto impacto, baixo esforço) e uma boa quantidade de grandes projetos (alto impacto, alto esforço). Da mesma forma, você pode gerenciar seu calendário regularmente usando a auditoria de calendário leve, que é,

  • Compreender a qualidade do tempo gasto em reuniões
  • Avalie a importância de suas reuniões
  • Identificar oportunidades para gastar seu tempo de forma mais eficaz

#2. Proteja seu tempo de foco

Uma coisa importante na mente de todos é o tempo para se concentrar nas tarefas. Os especialistas em produtividade dizem que o tempo de trabalho lucrativo requer pelo menos duas horas ininterruptas ou mais; caso contrário, estará impondo custos de troca desnecessários que demoram muito para voltar ao seu nível formal de eficiência antes do tempo de interrupção.

#3. Automatize o gerenciamento de calendário

Outra maneira de automatizar seu calendário é usar a assistência de agendamento, como no sentido horário. Quando você deseja agendar uma reunião com um dos membros de sua equipe, o agendador escolhe o melhor horário adequado com base no horário de trabalho de todos, horário de reunião, fuso horário, horário de foco etc.

#4. Use seu calendário para gerenciamento de tarefas

Certifique-se de que todas as suas tarefas estejam agendadas em seu calendário como qualquer outro compromisso. O bloqueio de tempo em seu calendário ajuda a reduzir a negligência em relação a tarefas prioritárias, muito tempo em menos importantes e a dúvida sobre o que fazer a seguir.

Aplicativo de calendário da equipe

Trata-se de um calendário online para grupos organizarem pessoas, planejarem e visualizarem o uso de recursos, agendarem trabalhos, compartilharem eventos e simplificarem inscrições. O aplicativo de calendário da equipe nos lembra sobre os próximos eventos, elimina todos os tipos de sobreposição e ajuda a equipe a se manter informada sobre a agenda uma da outra. Abaixo, listarei os principais recursos a serem observados ao criar um aplicativo de calendário de equipe.

Recursos de um bom aplicativo de calendário de equipe

  • Recursos de colaboração e compartilhamento
  • Sincronização Automática
  • Ferramentas simples de agendamento
  • Fácil de usar
  • Disponibilidade de plataforma cruzada

 Como adiciono um aplicativo de calendário à equipe?

  •  Clique no botão Adicionar aplicativos e selecione o aplicativo de calendário.
  • Reinicie seu cliente de desktop MS teams para ver a guia calendário
  • Adicione o SharePoint às guias da equipe
  • Acesse o SharePoint no navegador
  • Crie o aplicativo de calendário no site do SharePoint
  • Edite as configurações do calendário. por padrão
  • Peça a todos da sua equipe para fazerem o mesmo, depois de adicionar a permissão
  • Conecte o calendário ao Outlook

Quais são os usos do aplicativo Team Calendar?

Proprietários de empresas e empreendedores usam aplicativos de calendário de equipe como forma de economizar e gerenciar o tempo. Em essência, um ótimo ponto de partida é encontrar um aplicativo de calendário saudável para aprimorar a comunicação e o trabalho em equipe. Vamos dar uma olhada nos usos ou na importância dos aplicativos de calendário da equipe.

  • Melhor organização de reuniões
  • Melhor equilíbrio entre vida pessoal e profissional
  • Gerenciamento e delegação de tarefas
  • Transparência
  • Alta produtividade

 Exemplos de aplicativos de calendário de equipe

Para cada organização que planeja criar um aplicativo de calendário de equipe, todos os aplicativos mencionados abaixo têm todos os recursos necessários para ajudá-los.

#1. asana

O Asana é mais do que um aplicativo de calendário compartilhado, ele simplifica o gerenciamento de projetos e tarefas da equipe. Os recursos mostram todas as seções do projeto e como elas se encaixam e acompanham as alterações com frequência. Asana também possui um aplicativo móvel e mais de 100 integrações.

Os eventos do Calendário Asana podem ser agrupados de acordo com o projeto ou iniciativa e também podem ser atribuídos a membros individuais da equipe.

#2. tecido

Os melhores aplicativos de calendário são adequados para equipes, startups ou indivíduos que desejam equilibrar o trabalho e a vida pessoal usando um aplicativo de calendário. Woven tem aspectos incríveis não vistos em nenhum outro lugar, por exemplo, modelos inteligentes, pesquisas de grupo integradas, análise de gerenciamento de tempo e várias integrações de calendário.

#3. calmamente

Calendly é a melhor solução para constantes idas e vindas no agendamento de reuniões. Tudo o que você precisa fazer é definir suas preferências de disponibilidade, compartilhar seu link do Calendly com seu cliente ou colegas de equipe e, em seguida, o Calendly apresentará a hora e as datas corretas para eles selecionarem. Este calendário é fácil, inteligente e possui várias integrações com calendários de terceiros.

#4. Equipe

O TeamUp é um aplicativo de calendário projetado com uma interface colorida para visualizar os próximos eventos ou projetos de maneira organizada, sem todo o trabalho de configurar contas e permissões e simplificar a colaboração da equipe. Ele tem sido usado por todos, desde a indústria educacional até a tecnologia, incluindo a Universidade de Harvard.

#5. Microsoft Outlook

Muitas empresas com desktops continuam a usar o Outlook para sua integração com o Microsoft Office, permitindo que gerenciem e-mails e contatos e compartilhem comparações de agenda e eventos lado a lado em uma configuração uniforme. Ao contrário do Apple Calendar, o Outlook pode ser usado em dispositivos Windows e Apple.

Confluência do calendário da equipe

Os calendários de equipe no Confluence permitem que sua equipe se mantenha organizada e comunique a disponibilidade com uma programação de eventos pessoais e de equipe vinculados a calendários de trabalho individuais e páginas do Confluence. Isso ajuda a manter as equipes informadas sobre a tomada de decisões ou apenas acompanhar os participantes nas notas da reunião, basta @mencionar uma equipe em qualquer página ou comentário do calendário do Confluence.

A confluência do calendário da equipe é uma boa solução para equipes de todos os tamanhos e especializações que traz um novo nível de transparência ao seu trabalho em equipe. Da mesma forma, o Team calendar confluence é uma ferramenta útil que economiza seu tempo e esforço quando você precisa entender como sua agenda afetará o próximo trabalho.

Dicas sobre como criar uma confluência de calendário de equipe

#1. Calendário da equipe aberta 

Para começar, você precisará criar um calendário ou adicionar um existente. Primeiro, selecione Adicionar calendário para criar rapidamente um novo calendário ou selecione ao lado de Adicionar calendário para adicionar um calendário existente das seguintes maneiras:

  • Adicionar calendário existente – para se inscrever em outro calendário em sua instância do Confluence.
  • Importar calendário – para importar um arquivo ICS.
  • Inscrever-se por URL – para se inscrever em calendários de terceiros de calendários de equipe.

#2. Adicionar eventos a um calendário

Para adicionar um evento ao calendário, as etapas a seguir o ajudarão

  • Escolha Adicionar Evento
  • Clique em uma data no calendário na visualização mensal ou semanal (ou clique e arraste para escolher um intervalo de datas)
  • Clique duas vezes na exibição Linha do tempo

Você será solicitado a inserir um título, hora e outros detalhes. Depois de adicionar os detalhes, escolha OK para adicionar o evento ao calendário. Se houver vários calendários em sua página Meus calendários, você precisará selecionar o calendário ao qual está adicionando o evento.

#3. Escolha uma visualização

Você pode visualizar seus eventos de quatro maneiras diferentes: mês, semana, lista e linha do tempo. A confluência do Team Calendar lembra sua última exibição selecionada, portanto, você não precisa escolhê-la novamente na próxima vez que voltar.

#4. Coloque calendários em páginas de confluência

Você pode inserir um calendário em qualquer página do Confluence de sua escolha, garantindo que você e suas equipes estejam sempre atualizados. Abaixo estão maneiras de incorporar seu calendário nas páginas do Confluence,

  • Cole o link do calendário
  • Use o navegador de macros
  • Use Wiki marcação

Calendário da Melhor Equipe

Seu calendário é seu orçamento. É por isso que sua empresa precisa ter o melhor calendário possível. O melhor calendário de equipe ajuda a coordenar com outras pessoas de sua equipe, especialmente se você trabalha remotamente pelo menos parte do tempo. Aqui estão alguns exemplos do melhor calendário de equipe:

#1. calendário do Google

Este calendário é forte e fácil de usar. Não leva tempo para aprender como adicionar eventos, alternar da exibição de semana padrão para uma exibição de mês ou dia, convidar outros contatos ou adicionar uma videoconferência do Google Meet. Tudo isso é facilitado com este aplicativo.

Mais importante ainda, com os calendários do Google e seus recursos exclusivos, você pode compartilhar calendários inteiros, criar quantos calendários quiser e assinar qualquer calendário compatível com iCal enquanto escolhe quais calendários deseja ou não ver. Além disso, você pode usar um aplicativo de terceiros e dividir suas horas de trabalho.

#2. Alternar plano

O plano de Toggl é um calendário de equipe totalmente funcional projetado para colaboração. Ele permite que sua equipe visualize quem está trabalhando em quê e quando, para que você saiba quem está ocupado e quem pode ter largura de banda para um novo projeto.

Semelhante ao Asana, o Toggl Plan pode mostrar em que dia um colega de equipe está trabalhando em um projeto, mas vocês terão que trabalhar juntos para encontrar um horário combinado para uma reunião. Com um plano Toggl, você pode definir um tempo para um projeto, cronometrar para estar no caminho certo e criar tarefas recorrentes.

#3. Até

Um calendário voltado para o social, ao contrário dos outros, segue uma rede social fechada para planejamento de eventos, o que permite que você veja a programação da sua faculdade em tempo real. UpTo permite que você configure grupos para trabalho, família, projetos e muito mais. Além disso, o UpTo se integra aos seus calendários existentes, incluindo Google Calendar, Apple Calendar, Microsoft Outlook e Facebook Events.

#4. Mundo das Tarefas

O Taskworld é outro melhor calendário de equipe que oferece mais do que apenas um calendário compartilhado para equipes, porque possui um calendário compartilhado e uma visualização de linha do tempo do projeto para permitir que você gerencie projetos e tarefas de equipe ao mesmo tempo, mostra cada parte de um projeto e ajuda você acompanha as diferenças ao longo do tempo. Mais importante ainda, o Taskworld fornece recursos de calendário compartilhado juntamente com outras ferramentas de colaboração, como gerenciamento de tarefas, comunicação e ferramentas de relatórios.

#5. Nuvem 

Os calendários do iCloud são flexíveis de usar e suas integrações com dispositivos Apple permitem que as equipes compartilhem informações, agendem reuniões e combinem com facilidade. Os calendários do iCloud permitem que você verifique as tarefas e projetos diários, tornando a visualização do calendário “Hoje”. Funciona perfeitamente para dispositivos Apple e perde funcionalidade para dispositivos Android. Se toda a sua equipe tiver produtos Apple, isso tornaria seus projetos de negócios mais eficientes.

Aplicativo gratuito de calendário de equipe

Neste capítulo, listamos o aplicativo gratuito de calendário de equipe que compartilha quase todos os recursos listados acima. Empresas ou firmas o usam para acompanhar reuniões, datas de folga, tarefas, cronogramas de projetos e tudo o que é necessário para que todos os trabalhadores estejam cientes.

  • actIPLANS
  • Equipe UP
  • Manter e Compartilhar
  • Convés de equipe
  • No sentido horário
  • filas
  • Qualquer. Fazer
  • Árvore do Tempo
  • Google Calendar
  • Microsoft Outlook

Benefícios dos calendários de equipe

  • Solicitação de licença simplificada
  • Gerenciamento de projetos de próximo nível
  • Colaboração em equipe atualizada
  • Melhor comparecimento e moral dos funcionários
  • Benefícios dos Funcionários Transparentes

Para finalizar, o Team Calendar é um calendário harmonizado ao qual os colegas de trabalho têm acesso e as empresas ou escritórios usam para acompanhar reuniões, folgas, tarefas, cronogramas de projetos e tudo o que é necessário para que todo o trabalho esteja ciente, criando canais para cada seção de seus negócios, contendo diferentes tipos de ferramentas de agendamento.

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