Porque há apenas tantas horas em um dia, é essencial aproveitar ao máximo o seu tempo. Existem duas maneiras de aumentar sua produtividade no local de trabalho ou em qualquer aspecto da vida: trabalhando mais horas ou trabalhando de forma mais inteligente. Não tenho certeza sobre você, mas prefiro a segunda opção.
Ser mais produtivo no trabalho não é ciência do foguete, mas exige ser mais deliberado no gerenciamento do tempo. Este artigo irá orientá-lo através de estratégias simples, mas eficazes, para aumentar a produtividade no local de trabalho. Mas enquanto isso, vamos abordar alguns conceitos básicos.
O que é produtividade e por que é importante?
Em termos simples, a produtividade é uma medida de desempenho econômico ou empresarial que indica a eficiência com que indivíduos, empresas, indústrias e economias inteiras convertem insumos como trabalho e capital em produtos como bens ou serviços.
Qual é a importância da produtividade?
A produtividade é importante em um mercado competitivo ou no trabalho porque é uma medida de eficiência. Aumente sua produtividade e você poderá ganhar mais dinheiro — ou cobrar preços mais baixos e roubar clientes de seus concorrentes. Por outro lado, se sua produtividade cair ou aumentar mais lentamente do que os concorrentes, talvez você não consiga operar com lucratividade ou tenha um crescimento lento.
O que é uma meta de produtividade?
A produtividade pode ser medida em termos de unidades produzidas, clientes atendidos ou outras medidas de produção. Definir metas de produtividade de cada funcionário tem o efeito de longo prazo de aumentar a produtividade geral da empresa, permitindo que uma empresa conclua mais trabalho no mesmo período de tempo e com o mesmo número de funcionários.
Usando as quatro características de uma meta eficaz, um exemplo de uma grande meta de produtividade para um trabalhador de linha de montagem poderia ser “aumentar o número de unidades produzidas por hora em 5% entre cada avaliação de desempenho semestral”. Uma grande meta de produtividade para um funcionário de entrada de dados pode ser 'aumentar a velocidade de digitação em cinco palavras por minuto a cada mês até atingir 60 palavras por minuto'.
Quais são os 4 componentes essenciais da produtividade?
Se e quando você decidir aumentar a produtividade em seu local de trabalho, seja em um escritório ou em casa, aqui estão 4 componentes essenciais a serem lembrados.
#1. Sua capacidade de planejamento (estrategicamente)
Quais são seus planos para amanhã?
Na superfície, essa parece ser uma pergunta ridiculamente simples – mas não é.
Como seres humanos, frequentemente estabelecemos metas e objetivos irreais para nós mesmos, às vezes sem perceber. Como resultado, é impossível chegar ao final de uma lista crescente de tarefas.
Para evitar isso, faça um plano estratégico para cada dia. Anote tudo o que você deseja realizar e reduza-o às tarefas que você sabe que pode concluir e que são as mais importantes. Todo o resto pode ser adiado.
#2. Seu desejo de se concentrar (em um projeto de cada vez!)
Este é talvez o aspecto mais difícil da produtividade, mas é aquele que você pode dominar com o tempo. Para manter o foco, você deve trabalhar apenas em um projeto por vez, o que remonta ao planejamento da lista de tarefas mencionado anteriormente.
Você pode lidar com cada trabalho, um de cada vez, se souber o que precisa fazer a cada dia. Em vez de alternar entre tarefas, dedique toda a sua atenção e esforço a uma tarefa até que ela seja concluída. Repita esse processo ao longo do dia, todos os dias, e você fará um trabalho rápido de sua lista de tarefas.
#3. Tomando as melhores decisões
Temos apenas uma quantidade limitada de tempo para brincar a cada dia, por isso é lógico que deve ser usado com sabedoria. Isso só é possível se você tomar as decisões certas.
O que é realmente importante? Quais tarefas ou projetos podem ser adiados para amanhã, semana que vem ou mês que vem? Onde você está mais propenso a ganhar dinheiro e agradar seus clientes?
Sempre priorize o que importa, selecionando tarefas que ofereçam o maior retorno possível dentro de seu tempo limitado.
#4. Sua confiabilidade
Todos trabalhamos em velocidades diferentes, mas manter um ritmo consistente é a chave para permanecer produtivo. Isso pode ser muito rápido para você. Outros podem achar muito mais lento. Não existe jeito certo ou errado; é o que funciona melhor para cada indivíduo. Portanto, lembre-se de que não importa o quão rápido ou devagar você se mova, desde que você não pare de fazer o que estiver fazendo.
Como podemos aumentar sua produtividade?
Tente incorporar essas estratégias para aumentar sua produtividade e trabalhar de forma mais inteligente no trabalho ou em qualquer capacidade!
#1. Sair da multitarefa
Pode ser tentador concluir várias tarefas ao mesmo tempo, especialmente se elas parecerem pequenas ou simples. No entanto, ele simplesmente não funciona.
"A multitarefa não é humanamente possível", diz o professor de neurociência Earl K. Miller.
Estamos iludidos se pensarmos que podemos facilmente conciliar telefonemas, apresentações e almoçar. Meu conselho é, concentre-se em uma tarefa de cada vez e você a terminará mais rapidamente.
#2. Faça pausas frequentes
Podemos acreditar que trabalhar mais horas significa que estamos fazendo mais, mas nunca trabalhamos tão bem quando estamos exaustos.
Fazer pausas regulares foi demonstrado em estudos para melhorar a concentração e o humor.
Então, dê uma caminhada de cinco minutos pelo escritório, ou tire 15 minutos para tomar aquele café no meio da tarde.
#3. Estabeleça pequenas metas
Olhar para nossos objetivos às vezes pode ser esmagador. Ter vários projetos grandes em seu calendário pode ser estressante.
No entanto, se você dividir em tarefas menores, você se sentirá mais no controle e será muito mais produtivo. Em vez de escrever “terminar projeto”, divida-o em todas as tarefas que serão necessárias.
Isso o manterá no caminho certo em suas atividades diárias e fará com que projetos maiores pareçam menos intimidantes.
#4. Conclua as tarefas mais importantes quando estiver mais alerta
Todos nós adiamos grandes objetivos porque não temos certeza de que seremos capazes de completá-los. E quando chegamos a eles, estamos exaustos demais para dar a eles a atenção de que precisam. É assim que os projetos acabam se estendendo por dias extras, dando a impressão de que a produtividade sumiu.
Portanto, entender quando e como você trabalha melhor é fundamental para concluir grandes projetos no prazo. Mas então, não há um cronograma único para todos. Se você é uma pessoa matinal, faça as principais tarefas logo pela manhã.
#5. Siga a “Regra dos Dois Minutos”
Preencha essas pequenas janelas com tarefas reais para aproveitar ao máximo seu tempo no trabalho.
Encontrar e concluir tarefas que levam dois minutos ou menos, de acordo com o empresário Steve Olenski, na verdade economiza seu tempo. Então, se levar apenas dois minutos, faça agora.
A regra dos dois minutos também afirma que qualquer objetivo ou hábito pode ser iniciado em menos de dois minutos. Definir novas metas não significa que você será capaz de concluir todas as tarefas em 120 segundos, mas é o primeiro passo para alcançá-las!
#6. Seja proativo ao invés de reativo
O termo reativo implica que você não usa nem tem iniciativa. Você deixa os outros lhe dizerem o que fazer e tomar decisões no trabalho, enquanto você é o 'fazedor' que faz as coisas.
Em contraste, o termo “proativo” implica que você antecipa as coisas, encontra novas maneiras de trabalhar e apresenta novas ideias por conta própria. Ninguém precisa te dizer o que fazer porque você está sempre um passo à frente.
Para se tornar mais proativo e usar seu tempo de forma mais produtiva e eficiente, sem falar em impressionar mais seus colegas, lembre-se de três pontos principais:
- Pergunte a si mesmo o que é provável que aconteça e faça planos para lidar com isso antes que ocorra.
- Considere o quadro geral e tome as medidas necessárias com antecedência.
- Mantenha seus níveis de energia altos e seu jogo no ponto.
Ser proativo é ajudado por fazer algo que você gosta, porque você realmente quer ser o melhor no que faz.
#7. Aproveite ao máximo o deslocamento
Independentemente de como você chega ao trabalho – se você dirige, pega o ônibus, bicicleta, caminha ou anda – o americano médio gasta mais de 100 horas por ano em deslocamentos.
Sejamos honestos: são muitas horas, e elas realmente somam. De acordo com Departamento de Censo dos Estados Unidos, mais de 139 milhões de trabalhadores se deslocaram em 2014. Leva em média 26 minutos para chegar ao trabalho todos os dias, cinco dias por semana, 50 semanas por ano.
Em um ano, isso equivale a 29.6 bilhões de horas, 1.2 bilhão de dias ou 3.4 milhões de anos gastos em deslocamentos. Considere o que você poderia realizar com tanto tempo. Em vez disso, você está preso em um trem ou preso no trânsito.
Seu trajeto, por outro lado, é inevitável; todos nós temos que começar a trabalhar e, embora seja uma tarefa árdua, você tem a capacidade de transformá-lo em um momento produtivo durante o dia. Não queremos dizer rolar pelo feed de notícias do Facebook; queremos dizer começar o seu dia de trabalho mais cedo.
Você poderia, por exemplo,
- Planeje seu dia – já mencionamos o quanto esse ponto é importante para sua produtividade, então por que não fazê-lo no caminho para o trabalho?
- Responder a e-mails – Comece o seu dia respondendo a todos os e-mails que consomem seu tempo logo pela manhã. Quando você chegar ao escritório, poderá começar suas tarefas com uma caixa de entrada limpa... muito legal, certo?
- Gaste tempo alimentando sua carreira por autoaprendizagem– Ouça um podcast relevante ou leia as notícias mais recentes em seu campo. Você vai se educar e fazer seu cérebro funcionar o mais rápido possível.
# 8. Reduzir distrações
Para aumentar sua produtividade no trabalho, você deve eliminar todas as coisas que consomem seu tempo. Isso pode ser e-mails, notificações por telefone ou mídias sociais para muitos de nós. Estamos todos tão acostumados a estar constantemente online, telefones na mão e olhando para algo que perdemos a noção do tempo.
Também é muito fácil se distrair com colegas de trabalho durante o trabalho. Um quer tomar um café com você, e o outro apenas 'apareceu' para um bate-papo, enquanto você tenta se concentrar e terminar seu trabalho. Todas essas interrupções causam uma mudança nos padrões de trabalho e uma diminuição na produtividade.
Então, como você pode evitar essas distrações? Para começar, aprenda a trabalhar de forma mais inteligente e não mais difícil e comece a estabelecer limites. Isso pode incluir:
- Estabelecimento de horário de expediente para que as pessoas saibam quando você está e não está disponível por
- desativando as notificações do telefone.
- Reserve um tempo para verificar as mídias sociais e e-mails para que você não faça isso enquanto estiver trabalhando em outra coisa.
- Para aproveitar ao máximo o seu dia e minimizar as distrações, use ferramentas como os recursos de Agendamento e Modo de Trabalho do BlockSite para trabalhar e fazer pausas planejadas. Eles bloqueiam sites que roubam sua atenção e, portanto, afetam negativamente o aumento da produtividade no local de trabalho.
Ao reduzir as distrações, você notará a rapidez com que sua produtividade aumentará, e não há sensação melhor do que saber ao final de um longo dia de trabalho que você concluiu tudo o que precisava fazer.
#9. Durma adequadamente
Você sabia que 70% dos americanos admitem cochilar no trabalho? De acordo com uma pesquisa realizada por William A. Anthony, Ph.D., psicólogo clínico e diretor do Centro de Reabilitação Psicológica da Universidade de Boston, os americanos dormem enquanto trabalham simplesmente porque precisam. As pessoas não dormem o suficiente por causa dos deslocamentos matinais, longas horas de trabalho e muitas responsabilidades em casa.
Estamos todos conscientes de que não dormir o suficiente afeta nosso desempenho em todos os aspectos de nossas vidas. No entanto, tem um impacto ainda maior em nossa produtividade no local de trabalho, porque a falta de sono afeta o córtex pré-frontal, que nos ajuda em tarefas que exigem raciocínio lógico e pensamento complexo e nos prejudica ao tentar concluir essas tarefas.
Como resultado, é fundamental que todos durmamos o suficiente todas as noites para manter o pico de produtividade. Se você é um adulto entre 26 e 64 anos, isso significa dormir entre 7 e 9 horas por noite, de acordo com a National Sleep Foundation.
#10. Estabeleça prazos auto-impostos
Embora geralmente associemos o estresse à negatividade, um nível gerenciável de estresse autoimposto pode realmente ser benéfico em termos de fornecer foco e nos ajudar a atingir nossos objetivos.
Tente definir um prazo e cumpri-lo para tarefas ou projetos em aberto. Você pode se surpreender com o quão focado e produtivo você pode ser quando está olhando para o relógio.
#11. Simplesmente recusar reuniões
As reuniões são uma das atividades que mais consomem tempo, mas continuamos a agendá-las, frequentá-las e, inevitavelmente, reclamar delas.
De acordo com a Atlassian, o trabalhador de escritório médio desperdiça mais de 31 horas por mês em reuniões ineficientes.
Antes de agendar sua próxima reunião, considere se você pode atingir os mesmos objetivos ou tarefas por e-mail, telefone ou uma reunião baseada na Web (que pode ser um pouco mais produtiva).
#12. Abandone a Ilusão da Perfeição
Os empreendedores frequentemente ficam obcecados em tentar aperfeiçoar uma tarefa; no entanto, nada é perfeito. Em vez de perder tempo perseguindo essa ilusão, complete sua tarefa com o melhor de sua capacidade e siga em frente.
É melhor terminar a tarefa e tirá-la do seu prato; você sempre pode voltar e ajustá-lo ou melhorá-lo mais tarde.
#13. Trabalhe em incrementos de 90 minutos
Pesquisadores da Florida State University descobriram que artistas de elite (atletas, jogadores de xadrez, músicos, etc.) que trabalham em incrementos de 90 minutos são mais produtivos do que aqueles que trabalham por mais de 90 minutos. Eles também descobriram que os melhores profissionais não trabalham mais do que 4.5 horas por dia. Isso soa bem para mim!
#14. Faça algo legal para você olhar
Embora possa parecer improvável, algumas pesquisas indicam que mobiliar um local de trabalho com elementos esteticamente agradáveis, como plantas, pode aumentar a produtividade em até 15%.
Decore seu espaço de escritório com fotos, velas, flores ou qualquer outra coisa que o faça feliz.
#15. Ouça músicas que aumentam a produtividade
As distrações devem ser evitadas, mas a música de fundo às vezes pode ajudá-lo a se concentrar.
Claro, não precisa ser rock pesado, mas um pouco de Beethoven pode ajudar.
#16. Planeje com antecedência como você priorizará suas tarefas
Você pode garantir que você complete todas as suas tarefas mais importantes durante o dia, listando-as em ordem de importância.
#17. Combine tarefas relacionadas em um único lote
Redação de blog, telefonemas, e-mail e recados podem ser combinados em um único lote. Ao concluir tarefas semelhantes em uma única sessão, você economizará tempo. Todoist, um aplicativo que pode te ajudar a organizar todas essas coisas, é uma opção. É uma maneira rápida e fácil de planejar seu dia, definir lembretes e organizar todas as suas tarefas mais importantes em um só lugar.
#18. Recompense-se por concluir uma tarefa importante
Recompense-se de vez em quando para se manter motivado em tudo o que fizer.
Acompanhe e comemore suas pequenas vitórias e marcos. Então, sempre que você estiver desanimado com seu progresso, você pode olhar para trás e ver o quão longe você chegou!
#19. Tenha sempre um caderno e uma caneta à mão
Dessa forma, você pode anotar suas ideias, tarefas e pensamentos a qualquer momento. O importante é tirar tudo da cabeça e colocar no papel. Sua mente subconsciente não vai lembrá-lo disso a cada segundo.
Outra coisa a se pensar é baixar o aplicativo Evernote. Isso não apenas economizará tinta e papel, mas também permitirá que você faça anotações e pensamentos e compartilhe-os com a equipe. Se você é o tipo de pessoa que tem muitas ideias que deseja compartilhar, isso pode ser útil em algumas situações.
#20. Crie um blog para documentar seu crescimento e conquistas pessoais.
O blog responsabiliza você por trabalhar constantemente em auto-aperfeiçoamento e crescimento pessoal.
Quando você anota todas as suas pequenas realizações, fica mais motivado a seguir em frente.
#21. Tanto quanto possível, terceirizar
Aprenda a delegar ou terceirizar o trabalho se quiser realizar mais em menos tempo. Aqui estão algumas empresas que podem ajudá-lo a terceirizar suas tarefas diárias:
- Obter sexta-feira
- Upwork
- Guru.com
- ScriptLancle
#22. Consumir podcasts
Enquanto dirige para o trabalho, limpa a casa, faz exercícios ou prepara o jantar, ouça podcasts educacionais ou audiolivros.
O aprendizado de áudio tem o potencial de prolongar seu dia em várias horas. Sem mencionar que seu crânio ficará grato.
Melhores ferramentas de produtividade de 2023
No mundo acelerado e agitado de hoje, você pode precisar de algumas ferramentas para ajudá-lo a maximizar seu tempo e concluir tarefas em um período de tempo razoável.
Essas ferramentas ajudam a aumentar nossa produtividade porque é difícil manter o controle quando estamos fazendo malabarismos com várias tarefas e responsabilidades. Então, felizmente, existem aplicativos e serviços disponíveis para nos ajudar.
As ferramentas de produtividade são adaptadas a vários estilos de vida e interesses. Aqui estão nossas 5 principais ferramentas e serviços para ajudá-lo a otimizar seu tempo e esforço.
Qualquer.do:
Este aplicativo combina listas, lembretes, calendários, notas e sincronização na nuvem. Ele permite que você fique organizado e realize muito mais. Ainda não está convencido? Também ganhou prêmios, o que mostra como é bom.
Noção:
A noção é essencialmente tudo o que você precisa em uma única ferramenta. Se você está tendo problemas para receber um grande número de e-mails ou simplesmente precisa se organizar, o Notion pode ajudar. Ele analisa e prioriza e-mails para você usando inteligência artificial e um algoritmo proprietário.
Clockificar:
Essa ferramenta ajuda você a controlar todo o seu tempo e fornece informações sobre seu desempenho de produtividade. Você pode optar por acompanhar seu tempo automaticamente ou inseri-lo manualmente para ver o quão produtivo você foi. Você também pode gerar relatórios resumidos e detalhados para todas as suas atividades, relacionadas ao trabalho e não relacionadas ao trabalho.
Visualizador de equipe:
Este é um software que permite que as equipes se conectem remotamente para realizar reuniões online, fazer apresentações online e colaborar em projetos. Uma das vantagens mais significativas dessa ferramenta é que ela suporta compartilhamento de desktop e arquivos, além de controle remoto. Você pode acessar todos os dados no computador do seu colega e visualizar todos os documentos relevantes assim que receber permissão.
Evernote:
Uma ferramenta fantástica para compartilhar informações e fazer anotações rápidas durante o trabalho. Essas notas podem ser arquivos de áudio ou vídeo, imagens, clipes da web ou páginas da web, e podem ser compartilhadas e acessadas de qualquer dispositivo. Para tornar suas notas escritas mais concisas, você pode adicionar notas de “tinta” e desenhar diagramas, gráficos e setas. PS Se você precisa controlar seu tempo e produtividade, Clockify tem uma integração Evernote que permite rastrear o tempo em suas notas com um único clique.
Perguntas frequentes sobre o aumento da produtividade
Quais são os 4 fatores que aumentaram a produtividade?
A seguir estão 4 fatores que aumentam a produtividade no local de trabalho
- Atitude positiva e envolvimento da gestão
- Funcionários proativos
- Boas condições de trabalho
- Ferramentas e equipamentos para aumentar a produtividade
Quais são os exemplos de produtividade?
Produtividade é a capacidade de criar, particularmente com alta qualidade e ritmo rápido. Ser capaz de concluir projetos de trabalho de alta qualidade em um curto período de tempo é um exemplo de produtividade. A produtividade pode ser medida pela rapidez com que uma fábrica de brinquedos pode produzir brinquedos.
Qual é a melhor medida de produtividade?
O Produto Interno Bruto (PIB) por hora trabalhada é uma das medidas de produtividade mais utilizadas e uma base para o aumento da produtividade no local de trabalho. Essa métrica captura melhor o uso de insumos de mão de obra do que a produção por empregado.
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