Normalmente, quando suas operações comerciais envolvem o uso, transmissão e armazenamento de registros médicos e de saúde, sua organização precisa atender aos requisitos de conformidade com HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act). Por definição, a conformidade com HIPAA refere-se à adesão a certos padrões regulatórios para o uso seguro e protegido e divulgação de informações de saúde protegidas pelas entidades cobertas e parceiros de negócios.
Assim, se o seu negócio é regido pelo HIPAA regras e políticas, você precisa estar em conformidade com o referido regulamento federal para salvar sua organização de grandes problemas. Em suma, você precisa garantir que todas as informações de saúde que sua empresa lida com segurança e proteção contra riscos de segurança cibernética.
Continue lendo este artigo para saber como garantir que sua empresa permaneça em conformidade com a HIPAA.
# 1. Defina sua política de privacidade claramente
Conforme mencionado, a violação das regras e regulamentos da HIPAA pode resultar no pagamento de pesadas multas e penalidades. Não só isso, mas também pode colocar seu negócio em uma situação ruim. Por isso, é crucial desenvolver uma política de privacidade clara para garantir o cumprimento da referida regulamentação federal. Por exemplo, você pode fazer uma política sobre não vender informações de saúde protegidas a ninguém, incluindo terceiros, ou proibir a transmissão de informações confidenciais usando uma fonte não segura.
Lembre-se, quando você tem uma política de privacidade clara em vigor, pode esperar uma adesão estrita de seus funcionários, o que garante que você permaneça uma entidade comercial compatível com HIPAA em seu estado.
# 2. Educar os funcionários sobre a conformidade com HIPAA
Educar seus funcionários sobre isso também pode ser uma excelente ideia para garantir a conformidade com a HIPAA. Você pode fazer isso implementando um treinamento anual sobre conscientização de segurança e outros tópicos relacionados à segurança para todos os seus funcionários com acesso a informações de saúde protegidas.
Quando você realiza essas sessões de treinamento, sua organização pode garantir que seus funcionários sejam lembrados sobre como eles devem usar, compartilhar e armazenar informações de saúde protegidas. Além disso, ao realizar o treinamento, eles podem ser atualizados com os novos protocolos, processos e políticas que podem ser usados para permanecer em conformidade com as regras e regulamentos da HIPAA.
# 3. Use o software certo
Como a maioria das informações de saúde protegidas é armazenada eletronicamente, sua empresa precisa investir na tecnologia de software certa para permanecer em conformidade com a HIPAA. Normalmente, a conformidade com esse regulamento federal significa manter todas as informações confidenciais confidenciais e seguras contra ataques cibernéticos e violações de dados.
Se as informações forem mantidas sem proteções de segurança, há um risco maior de serem roubadas por pessoas não autorizadas. Quando isso acontece, é mais provável que você coloque seu negócio em grande perigo pagando multas e outras penalidades. Por esse motivo, é melhor usar o software certo com base nas necessidades do seu negócio. Seja um programa de nuvem credenciado pela HIPAA ou um servidor interno, usá-los pode garantir que todas as informações estejam seguras e protegidas contra ameaças de segurança cibernética e outros acessos não autorizados.
Além disso, se sua empresa usa aplicativos voltados para a Web para lidar com informações de saúde protegidas, você também deve garantir que o escolhido tenha recursos avançados de segurança. Verifique se o design, desenvolvimento e implantação dos aplicativos estão livres de vulnerabilidades que possam ameaçar sua segurança e conformidade com o estatuto federal envolvido.
# 4. Implementar um processo de auditoria interna
Sua organização também precisa desenvolver e implementar um processo de auditoria interna para garantir a conformidade com a HIPAA. Quando você puder auditar o nível de eficácia de suas políticas de privacidade e segurança existentes, descobrirá se há pontos fracos em seu sistema e poderá tomar as medidas necessárias para resolvê-los. Além disso, ele foi projetado para fornecer a você e sua empresa o conhecimento, a educação e o suporte necessários para manter suas informações de saúde protegidas, confidenciais e seguras. No entanto, ao fazer isso, você precisa garantir que tudo esteja documentado para provar aos auditores e reguladores que você está em conformidade.
Além disso, é importante lembrar que a realização de um processo de auditoria desempenha um papel fundamental para manter a conformidade com o referido estatuto federal. Quanto mais você auditar suas políticas de privacidade e segurança, mais controle terá sobre elas, o que pode ajudar a garantir que sua empresa ainda satisfaça os padrões apropriados o tempo todo.
# 5. Trabalhe com uma equipe de profissionais
Outra maneira pela qual sua empresa pode permanecer em conformidade com a regulamentação federal em questão é trabalhar com uma equipe de profissionais. A menos que você seja um especialista, provavelmente precisará da ajuda de outras pessoas com experiência em lidar com questões de segurança e privacidade de rede. Esses profissionais podem incluir:
Equipe de Segurança:
Você pode contratar uma equipe de segurança confiável que saiba identificar violações de dados e ataques de segurança cibernética, além de desenvolver protocolos caso uma violação seja detectada. Embora pareça correto seguir estritamente as diretrizes da HIPAA, a experiência e as habilidades de uma equipe de segurança experiente podem lhe dar tranquilidade, sabendo que você tem pessoas que monitoram a segurança da rede e a privacidade de todas as informações confidenciais em sua organização. Além das estratégias gerais de proteção de dados que você conhece, incluindo o uso de criptografia e backup e recuperação de dados, você pode garantir a conformidade com HIPAA contratando uma equipe de segurança que oferece recursos de segurança especializados, como autenticação federada.
Auditor Externo de TI (Tecnologia da Informação):
Você também pode trabalhar com um auditor de TI externo para ajudar seu departamento de TI interno com a implementação de análise de risco e outros aspectos da conformidade de segurança cibernética, como políticas e procedimentos e verificações de vulnerabilidade.
Advogado especializado em conformidade com HIPAA:
Sua empresa também pode se beneficiar de ter um advogado que lida com casos de conformidade com HIPAA. Eles podem ajudá-lo fornecendo aconselhamento jurídico valioso, assistência de auditoria e orientação sobre riscos e exposições potenciais.
Considerações Finais
De fato, devido ao crescente número de ameaças cibernéticas hoje em dia, manter sua organização segura com a ajuda da conformidade com a HIPAA tornou-se mais importante. No entanto, se você acha que sua empresa acha difícil permanecer em conformidade com a HIPAA, lembre-se das formas mencionadas acima e pronto. Quanto mais você souber o que é necessário para otimizar seus esforços de conformidade, mais poderá impedir que outras pessoas e entidades ameacem seus negócios. Lembre-se, manter a conformidade com as regras e regulamentos do referido estatuto pode ajudar a melhorar a reputação da sua organização a longo prazo
