LIVRO DE REGISTRO CORPORATIVO: Significado, Importância e Como Obtê-lo

Conteúdo Esconder

O que é um Livro de Registro Corporativo
1. Importância do Livro de Registro Corporativo
Livro de Registro Corporativo para LLC
Como Obter um Livro de Registro Corporativo
Conclusão
Perguntas Frequentes:
Quem tem a responsabilidade de administrar os negócios de uma corporação?
Preciso registrar o nome da minha empresa?
Como você redigir artigos de incorporação?
1. Referências
2. Artigos Relacionados

É vital por lei que toda empresa registre informações pertencentes à sua empresa, e pode-se conseguir isso com um livro de registro corporativo. Um livro de registro corporativo é essencial para todas as empresas registrarem informações. Aqui neste artigo, descrevemos um livro de registro corporativo e modelo para LLC e como obtê-lo.

O que é um Livro de Registro Corporativo

Um livro de registro corporativo é um livro que as empresas usam para registrar toda a papelada necessária. Um livro de registro corporativo contém

Artigos de incorporação,
estatutos,
Minutos da reunião
O livro de certificados de ações
Certificados de ações
Canhotos de certificado de ações
Documentação de transferência de estoque

É importante manter o livro de registros corporativos de sua organização em sua sede corporativa.

Você também pode manter os registros de sua empresa “na nuvem”, mas deve garantir que seu servidor esteja seguro, pois esses registros podem conter dados confidenciais e procedimentos proprietários.

Importância do Livro de Registro Corporativo

Um livro de registro corporativo é importante e essencial para manter em cada empresa. A importância não pode ser diminuída e é por isso que discutiremos a razão pela qual um livro de registro corporativo é uma necessidade para todas as corporações.

#1. Evidências Históricas.

Um livro de registro corporativo pode servir como um registro histórico de transações comerciais significativas que ocorreram ao longo de uma organização, incluindo, entre outras, aquisições, vendas, empréstimos e arrendamentos significativos.

Também pode ajudar a evitar objeções de acionistas minoritários e apoiar as etapas que podem seguir no caso de uma auditoria do IRS.

#2. Uma Auditoria Fiscal.

Um dos primeiros itens que um agente do IRS solicitará para revisar durante uma auditoria do IRS de uma corporação é o livro de registros corporativos. A empresa ficará na situação embaraçosa de ter que atualizar o livro de registros corporativos antes da auditoria se ele não tiver sido atualizado ou mantido.

Atualizar o livro de atas a tempo da auditoria pode ser uma tarefa custosa e difícil, dependendo de quão desatualizado ele esteja. Um executivo ou diretor pode apoiar seu bom comportamento e desempenho de suas obrigações e responsabilidades para com a organização mantendo um livro de atas corporativo atualizado.

#3. Avaliação de terceiros

Bancos e credores freqüentemente pedem para olhar o livro de atas de uma corporação, ou pelo menos seus artigos de incorporação, estatutos e atas de reuniões ou resoluções de consentimento mais recentes. E representará uma ameaça potencial se não estiver disponível ou atualizado porque, ao tentar reconstruir o que realmente aconteceu em um determinado ano em um momento posterior, a falha em manter um livro de atas atualizado pode causar problemas.

Ao tentar relembrar um evento que aconteceu há vários anos, é comum que acionistas, diretores e executivos discordem sobre o que aconteceu, quando aconteceu e por quê. A atualização anual do livro de atas ajuda a evitar esse problema.

Apesar do fato de que os critérios precisos podem variar um pouco com base no seu estado e no setor em que você trabalha, há uma série de documentos que todas as organizações devem ter em seus registros. No entanto, em geral, estas são algumas das coisas que você deve mencionar:

Livro de Registro Corporativo para LLC

Uma escolha comum para as empresas é uma LLC porque um livro de registro LLC é mais simples do que outras formalidades corporativas.

Um livro de registro corporativo para LLC pode exigir menos papelada, mas ainda deve obedecer a certas diretrizes para manter seu status de responsabilidade limitada (os documentos exigidos variam em cada estado, dependendo de suas leis).

Cada livro de registro corporativo para LLC deve, pelo menos, manter e manter os seguintes registros porque manter bons registros ajuda você a acompanhar seu progresso. Cada empresa terá um sistema único de manutenção de registros que lhes convém. Você pode realizar seus planos desde que sejam legais e funcionais.

A Receita Federal estabelece regras sobre o tempo que você deve manter os registros, principalmente aqueles que dizem respeito a questões fiscais. Sete anos é a duração mais longa. Portanto, a menos que haja um bom motivo comercial para não fazê-lo, geralmente é recomendável manter todos os registros por sete anos.

Ao manter esses registros, você protege seu “véu corporativo”, que os credores e litigantes podem tentar explorar demonstrando que você desconsiderou o protocolo corporativo. Eles podem até tentar confiscar sua propriedade privada como parte do acordo.

O livro de registro corporativo para LLC deve conter

O livro de registro corporativo deve conter alguns documentos que você deve enviar ao escritório do Secretário de Estado ao formar uma LLC.

Cada LLC deve preservar uma cópia de seus documentos fundadores. Estes são conhecidos como artigos de organização na maioria dos estados. Eles incluirão pelo menos o seguinte:

Nome da LLC
Os objetivos da empresa
Endereço profissional
Nome e endereço do agente registrado da LLC.

Os únicos outros registros que você normalmente deve manter para o estado são os relatórios anuais e bienais. Você deve manter uma cópia de cada documento se fizer qualquer alteração.

Você também receberá um certificado ou outro documento semelhante do Secretário de Estado reconhecendo a criação de sua LLC; você deve manter isso com sua documentação de formação.

#1. Acordo operacional

O livro de registro cooperado também deve conter o acordo operacional. O contrato operacional para uma LLC é um documento importante que descreve como você administra sua empresa. Você deve manter uma cópia na sede da empresa, juntamente com quaisquer modificações. Normalmente, o acordo operacional incluirá os seguintes detalhes:

Investimento de capital que cada membro faz e entendimento sobre contribuições adicionais (se houver).
O processo de alocação de ganhos e perdas.
A capacidade de cada membro de receber pagamentos.
Direitos de voto para os membros.
Procedimentos para membros novos e antigos para admissão e retirada.

#2. Informações de Membros e Gestão

Informações de membros e gerentes: É importante manter as informações de membros e gerentes atualizadas. O mínimo é manter uma lista de todos os membros atuais e antigos, completa com nomes e endereços. Os gerentes também devem manter as mesmas informações.

#3. Atas de reunião

A maioria das LLCs não é obrigada por lei estadual a realizar reuniões, de acordo com as atas das reuniões. No entanto, um mandato para reuniões pode ser colocado no acordo operacional. O melhor curso de ação nessa situação é fazer com que alguém registre minutas precisas da reunião que incluam os seguintes detalhes:

Os nomes dos participantes.
As decisões são tomadas por meio de votos.
Qualquer informação adicional que seja útil.

Embora as reuniões não sejam obrigatórias, algumas leis estaduais podem exigir que você registre os procedimentos por escrito.

#4. Finanças e Impostos

Demonstrações financeiras, documentos financeiros e contratos comerciais que uma LLC desenvolve devem ser preservados por no mínimo três anos.

#5. declarações de imposto de renda

Nos últimos três anos, o IRS teve o direito de auditar qualquer declaração de imposto de renda. Todas as declarações de imposto de renda da LLC nos níveis federal, estadual e local devem ser preservadas por pelo menos esse tempo. Se houver suspeita de fraude, existe uma brecha legal sem prazo de prescrição, portanto você deve manter seus documentos fiscais para sempre.

Todos os registros relevantes devem ser retidos como despesas, créditos e receitas relacionadas a impostos. Manter o seguinte por pelo menos três anos faz parte disso.

Recibos de depósito para a empresa.
Extratos de todas as contas que usam cartões de crédito.
Todas as faturas.
Os cheques foram anulados.
Encargos pagos.

O pagamento de impostos trabalhistas é necessário se sua LLC empregar funcionários. O IRS aconselha que você mantenha todos os documentos fiscais do emprego por pelo menos quatro anos. Além disso, você deve manter seus formulários W-4, informações de pagamento, informações de pagamento e informações pessoais.

Modelo de Livro de Registro Corporativo

Um modelo de livro de registro corporativo contém o formato e as informações que um registro corporativo deve conter. Pode ser facilmente acessível e útil, especialmente para orientação. Um modelo de livro de registro corporativo original deve ter onde você deve registrar todos os seus trabalhos de papel necessários, como

Seus documentos de incorporação (e quaisquer alterações a eles)
Seus estatutos corporativos por escrito
Reunião do conselho e atas da reunião anual de acionistas
Declaração de imposto de renda (e documentos de comprovação de quaisquer deduções que você fizer)
Registros de impostos trabalhistas
Uma lista de suas resoluções (decisões importantes tomadas pelo conselho), como as relacionadas à compra do imóvel, alterações nas regras do conselho e números consideráveis de demissões ou contratações
Uma cópia de cada um dos seus relatórios anuais
Dados sobre bolsas de valores (e outros títulos)
Registros monetários
Extratos de cartão de crédito e extratos bancários
Registros de pessoal (contratações, rescisões, candidatos

O tempo gasto em reuniões de negócios ou profissionais é registrado em atas corporativas. Para que uma corporação mantenha seu status legal, ela deve registrar essas atas em arquivo. Em particular, isso se aplica a organizações com responsabilidade limitada ou status sem fins lucrativos. Um registro formal dessas atas corporativas garantirá que sua organização cumpra a lei e possa manter seu caráter corporativo único.

O documento da ata corporativa deve incluir os detalhes da reunião. Este conterá informações sobre o horário e local da reunião, bem como seu objetivo. Se necessário, os resultados da reunião podem ser incluídos. Para fins de manutenção de registros, o formulário também deve incluir o nome e as informações de contato do indivíduo que o preenche. Enquanto a empresa estiver em operação, qualquer documento de ata corporativa deve ser mantido nos registros.

Quando você deve usar um modelo de ata corporativa?

Se você tiver que escrever o que foi discutido em sua reunião e as decisões que foram tomadas em um conselho de administração ou reunião de acionistas, você deve utilizar um modelo de ata corporativa.

Quem deve manter as atas das reuniões?

Todas as C Corporations são obrigadas pela maioria dos estados a manter registros de decisões importantes da empresa e reuniões importantes.

Delaware, Kansas, Nevada, Dakota do Norte e Oklahoma são os estados que agora não exigem a manutenção de atas de reuniões. Minutos não são necessários para empresas organizadas como LLCs.

Quais detalhes devem ser registrados em atas de reunião?

As informações cruciais que foram trocadas, quaisquer escolhas significativas que foram feitas e quaisquer ações que foram realizadas devem ser incluídas nas atas das reuniões. Embora as atas não precisem ser exatas, elas devem conter informações suficientes para atuar como a “memória institucional” da empresa.

A data, a hora e o local das reuniões geralmente são incluídos nas atas.
Lista de pessoas ausentes da reunião, juntamente com seus nomes e se faltaram a algum dos procedimentos da reunião
Quaisquer actos de votação e o voto de cada um
Quando a reunião foi encerrada

Quais atos ou decisões você pode ser obrigado a registrar?

Exemplos dos tipos de informações que você deve registrar incluem:

Conselho de administração e reuniões de acionistas ocorrem anualmente.
Apresentando novos oficiais
Aumentar a remuneração ou contratar mais pessoal
Transações monetárias: abertura de novas contas bancárias, empréstimos e cartões de crédito
novo estoque é liberado

Como Obter um Livro de Registro Corporativo

Você pode obter um livro de registro corporativo comprando-o nas lojas. Apesar do fato de que a maioria lojas de material de escritório fornecer os componentes que puder em kits corporativos, você pode querer comprar um “kit corporativo” de uma das várias empresas.

Certifique-se de documentar a primeira data de arquivamento da corporação, a data de arquivamento e o pagamento da taxa. Esses documentos estarão entre os primeiros que você insere no livro de registro da empresa.

Peça ao estado um certificado de comida em pé. Coloque isso nos registros da empresa. Inclua cópias dos estatutos e quaisquer revisões arquivadas, bem como os artigos de incorporação.

Faça uma cópia do seu estatuto e escreva o seu também. Faça um registro formal de cada ação corporativa. Toda ação que a corporação faz deve ser suportada por documentação no livro de registro.

Como preparar seu livro de registro corporativo

Você pode criar a ata para a reunião inaugural da corporação na primeira seção. Também deve incluir

A escolha de oficiais e diretores também.
A deliberação que aprova os direitos dos acionistas e acordo de voto nos direitos dos acionistas por escrito e acordo de voto.
Quaisquer contratos iniciais de serviços que a corporação tenha com advogados e contadores.

Enquanto a corporação estiver operando, mantenha esta seção aberta para abrigar todas as reuniões e documentações de atas. Da mesma forma, acompanhe as próximas eleições ou renúncias aqui.

Adicione todos os certificados de ações emitidos aqui. O proprietário de cada certificado deve ser listado junto com a data de emissão do certificado, o destinatário e suas informações de contato (idade, residência, pessoa física ou jurídica).

Mantenha aqui também quaisquer ações corporativas ou transações de acionistas. Inclua aqui também quantas ações da corporação cada indivíduo ou entidade possui. As modificações de compartilhamento também serão anotadas aqui.

Inclua quaisquer empréstimos ou presentes que a corporação tenha recebido de seus membros, funcionários ou diretores. Isso é especialmente verdadeiro quando o financiamento é fornecido pela primeira vez para uma inicialização de negócios. É aqui que você pode documentar decisões, contratos de empréstimo e sua aceitação. b.

Liste os endereços dos contadores, advogados, agentes de seguros e outros profissionais da empresa que a empresa contrata para realizar negócios. A quarta parte deve conter esta informação.

Inclua a localização, data de compra e recebimento de dinheiro para retentores e fichários para toda a documentação legal e de seguro.

Você deve documentar cada aquisição, venda, formação ou modificação significativa de uma política, bem como qualquer expansão ou rescisão como uma resolução dos executivos corporativos.

Quaisquer acordos entre a corporação e outras pessoas ou entidades devem ser formalizados por meio de seu carimbo corporativo ou cartório. Inclua nesta área quaisquer documentos que tenham esses selos.

É necessário um Livro de Registro Corporativo?

Para demonstrar que a corporação está operando corretamente de acordo com os requisitos do Internal Revenue Service, para estabelecer a corporação como uma entidade legal distinta e para manter a proteção corporativa de responsabilidade, os registros corporativos são necessários.

Como faço para escrever um livro de registro corporativo?

Você pode começar a escrever um livro de registro seguindo as etapas a seguir. Comece fornecendo o nome real da sua empresa e a data, hora e local da reunião.

É importante acompanhar quem participa. Anote todos os participantes que não estiverem presentes. Qualquer pessoa que chegue tarde ou saia cedo deve ser anotada. Acompanhe o facilitador da reunião e se houve quórum ou não.
Observe os objetivos da reunião, como a eleição de novos executivos, a emissão de ações, a discussão da atividade financeira, a reunião anual de acionistas ou diretores ou a contratação de novos funcionários.
Recapitule a discussão dos itens da agenda. Tome nota de todos os documentos que os participantes estão examinando. Juntar cópia da documentação à ata.
Você deve manter o controle de todos os votos que você tem.
Tome nota do tempo de adiamento, bem como a hora e data da próxima reunião.
Complete as atas da reunião digitando as notas da reunião
Siga os requisitos de sua empresa sobre quem deve revisar as observações preliminares.
As atas são freqüentemente distribuídas ao conselho antes da próxima reunião.
O item “votar para” geralmente é o primeiro item da pauta da próxima reunião. Verifique a política da sua empresa para saber quem deve assinar a ata da reunião.
As atas aprovadas devem ser preservadas no mesmo local que os outros registros importantes da empresa.

Os livros corporativos precisam de um selo?

O selo corporativo serve como marca oficial da corporação. O selo corporativo atua como a assinatura da corporação. Todo documento legal ou oficial emitido pela corporação requer um selo corporativo.

No entanto, à medida que os negócios se tornaram mais flexíveis e a tecnologia inaugurou a era digital, o selo corporativo tornou-se desatualizado e, até certo ponto, um fardo. Corporações, LLCs e estados nos Estados Unidos não são mais obrigados a ter um selo corporativo. Apesar do fato de que certificados de ações oficiais e um selo corporativo já foram exigidos para corporações, como esporas em botas, esses artefatos históricos não são mais funcionais ou significativos.

A autoridade legal de um selo corporativo ainda é amplamente reconhecida pelos estados, mas a tecnologia moderna resultou em uma diminuição desses poderes, e o selo corporativo e os certificados oficiais de ações acabarão se tornando obsoletos.

Qual é a finalidade de um selo corporativo?

Dependendo da lei estadual, o uso de uma corporação ou selo de empresa pode ter várias ramificações legais. Pode ser visto como prova de que o documento foi autorizado ou pode fornecer alguma prova da validade de um documento, mas pode não ser prova suficiente por si só para apoiar a autenticidade do documento. E é possível que seja apenas um ato simbólico sem influência em sua legitimidade.

Como deve ser um selo corporativo?

Os selos da empresa geralmente têm uma face circular de 38 mm com espaço para até 50 caracteres. Deve conter

O nome legal da empresa
O tipo de negócio (uma abreviação como LTD em vez de LIMITED seria aceitável)
Ano de formação e estado de formação

Onde você coloca o selo corporativo?

Considere o selo corporativo de sua empresa como sua assinatura legal. Você pode colocar o selo corporativo na sede da empresa.

Conclusão

Em todos os negócios, manter registros é crucial. Você achará mais fácil manter registros precisos e completos agora que está ciente do valor de um livro de registro corporativo e como estabelecer um. Lembre-se que a atualização do livro de registro da sua empresa é fundamental para evitar erros.

Perguntas Frequentes:

Quem tem a responsabilidade de administrar os negócios de uma corporação?

Uma corporação é dirigida por seus diretores e funcionários. Um conselho de administração é um grupo de diretores que trabalham em equipe. O conselho de administração é o órgão dirigente da corporação. Tem autoridade para exercer todas as funções da corporação e administrar as operações e assuntos da empresa.

Preciso registrar o nome da minha empresa?

Para ter uma marca não é necessário registrá-la; as marcas registradas tornam-se válidas quando são usadas para fins comerciais. No entanto, o registro de marca oferece proteção mais ampla e facilita a aplicação.

Como você redigir artigos de incorporação?

Nome e endereço postal da corporação.
Nome e endereço do agente registrado
Prazo para inclusão
a natureza do negócio
O tipo e o número de ações emitidas.
Poderes de designações de incorporação
Linhas para a data e assinatura