Envolvimento das partes interessadas e gerenciamento são críticos para definir e alcançar o sucesso do projeto. O mapeamento das partes interessadas é uma ferramenta importante para ajudá-lo com isso. Esta postagem o guiará pelo processo passo a passo usando um exemplo de mapeamento de partes interessadas. Você aprenderá como categorizar as partes interessadas com base em seu interesse e impacto para identificar atores críticos, sabotadores em potencial, defensores e desperdiçadores de tempo. Seguindo as etapas descritas neste artigo, você pode criar um plano sólido para envolver as pessoas mais importantes em seu projeto – seus stakeholders.
O que são partes interessadas?
As partes interessadas podem ser definidas como “qualquer pessoa que tenha interesse no projeto”, embora isso seja um pouco amplo. Uma definição mais prática pode ser: “Qualquer um que possa criar ou arruinar seu projeto”.
Esse conjunto de stakeholders mais específicos é dividido em quatro grandes categorias:
1) Os patrocinadores são frequentemente aqueles que lançam o projeto organizando os recursos necessários e designando pessoas para a tarefa de completá-lo. Os patrocinadores controlam os requisitos do projeto e, se esses requisitos mudarem, eles devem liderar o projeto de acordo.
2) A Equipe do Projeto é responsável por executar o projeto e garantir que ele seja concluído. A equipe do projeto é responsável por desenvolver uma solução para os requisitos do projeto.
3) Um grupo de referência é formado por pessoas que as equipes de projeto devem consultar para chegar à melhor solução. Eles garantem que a solução funcionará corretamente.
4) Os usuários são um conjunto diversificado de indivíduos que se beneficiam da solução do projeto.
Dica: O Grupo de Referência e alguns membros da Equipe do Projeto também podem ser classificados como Usuários. Esta é frequentemente uma idéia muito inteligente.
Mapeamento de Stakeholders: O que é?
O mapeamento das partes interessadas é um processo colaborativo de estudo, debate e discussão que se baseia em muitos pontos de vista para desenvolver uma lista crítica de partes interessadas de todo o espectro de partes interessadas.
O mapeamento pode ser dividido em quatro etapas:
1) Identificando: uma lista de grupos, organizações e indivíduos relevantes
2) Analisando: compreender os pontos de vista e interesses das partes interessadas
3) Mapeamento: descrevendo as ligações entre os objetivos e outras partes interessadas.
4) Priorização implica classificar a importância das partes interessadas e identificar os desafios.
A Importância da Ferramenta de Mapeamento de Partes Interessadas
O mapeamento das partes interessadas é crucial porque as partes interessadas são essenciais para o sucesso de um projeto. Geralmente há muitas partes interessadas, o que significa muitas expectativas diferentes. Você terá dificuldade em se conectar e manter as partes interessadas satisfeitas se não mapear sua influência e interesse no projeto.
No entanto, é uma via de mão dupla. Uma boa comunicação com as partes interessadas fornece aos gerentes de projeto informações muito necessárias sobre o projeto, o que os beneficia de várias maneiras. Ele auxilia em mitigação de risco e determinar os verdadeiros objetivos do projeto das partes interessadas.
Em outras palavras, o mapeamento das partes interessadas é o primeiro passo no desenvolvimento de um estratégia de comunicação eficaz. Os projetos falharão se houver pouca ou nenhuma comunicação. Quanto melhor a comunicação, mais tranquilo será o projeto e mais fácil será compreender os desejos de seus stakeholders.
O mapeamento das partes interessadas é outra ferramenta para gerenciar as expectativas. Você pode aprender sobre as perspectivas das partes interessadas sobre o projeto mapeando-as. Como resultado, à medida que o projeto avança, um gerente de projeto pode lidar com essas expectativas de forma incremental, alinhando-as com o projeto para que todos estejam de acordo com as entregas.
Um Exemplo de Mapeamento de Partes Interessadas
Os mapas das partes interessadas destinam-se a ajudá-lo a avaliar seus arredores, mostrando quem pode apoiar ou impedir o sucesso de seu projeto.
O exemplo de mapeamento anterior descreve um método de criação de um mapa de partes interessadas. Lembre-se de que este exemplo de mapeamento de partes interessadas é apenas uma das muitas maneiras de descrever as partes interessadas e seus efeitos.
Embora os mapas das partes interessadas possam ter várias formas e formatos, eles devem sempre incluir as seguintes informações:
- São de leitura simples, pois seu objetivo é serem utilizados como uma ferramenta rápida de tomada de decisão.
- Abrangente, porque somente uma compreensão completa dos stakeholders essenciais pode fornecer informações úteis.
- As muitas partes interessadas são organizadas em categorias, dependendo de seu tipo, interesses mútuos e quantidade de influência.
Você pode gerenciar sua comunicação com as partes interessadas de quatro maneiras: gerenciá-las rigidamente, mantê-las satisfeitas, mantê-las informadas ou simplesmente monitorá-las.
Se uma parte interessada tiver uma influência significativa, mas não tanto interesse no projeto, ela deve ser mantida satisfeita, o que significa que ela exige atualizações regulares e sua opinião é fundamental.
Um stakeholder com um alto nível de influência e interesse deve ser monitorado de perto. Isso implica reunir-se com eles com mais frequência do que o grupo na categoria “manter-se satisfeito”, e seu feedback também é essencial para qualquer tomada de decisão.
Sua base de consumidores consiste em pessoas com pouca influência, mas muita curiosidade. Eles também exigem atualizações de progresso, mas não com tanta frequência quanto os grupos “gerenciar de perto” e “manter satisfeito”. Aqueles com pouco poder e interesse precisam de monitoramento, mas provavelmente só devem ser notificados sobre os principais marcos do projeto.
Como fazer um mapa das partes interessadas
Quando estiver pronto para criar seu mapa de partes interessadas e iniciar o processo de mapeamento de partes interessadas, siga as quatro etapas a seguir:
#1. Determinar as Partes Interessadas
Um projeto pode ter um grande número de partes interessadas. A lista que você criar estará de acordo com sua organização, o impacto do projeto, bem como seus objetivos. Isso significa que você pode precisar revisar a lista ao longo do projeto.
#2. Examinar as Partes Interessadas
O passo seguinte requer uma investigação considerável. Isso permite determinar o quão relevantes eles são para o projeto e que perspectiva eles trazem. Defina o tipo de stakeholder que eles são, quanto eles podem dar ao projeto e sua legitimidade para fazê-lo. Eles estão dispostos a participar? Quanta opinião e envolvimento eles têm no projeto?
#3. Participantes em um mapa
Este é o estágio em que você projeta sua caixa e a divide em quatro seções, com o eixo y medindo o nível de efeito de baixo (inferior) a alto (topo) (superior). Você mapeia a quantidade de interesse no eixo x, de baixo (esquerda) a alto (direita) (direita). Plote suas partes interessadas, bem como os resultados de sua análise nos dois eixos, usando sua lista de partes interessadas e os resultados de sua análise.
#4. As partes interessadas devem ser priorizadas.
Agora que você identificou, analisou e plotou seus stakeholders em um mapa, você pode começar a planejar como irá interagir com eles ao longo do projeto. Dependendo de onde eles pousam no mapa, você os controlará de perto ou simplesmente os monitorará. Este é o primeiro passo no desenvolvimento de sua estratégia de comunicação com as partes interessadas e no gerenciamento geral das partes interessadas.
Práticas recomendadas de mapeamento de partes interessadas
É vantajoso se você puder obter o máximo de informações possível sobre todas as partes interessadas. Você está curioso sobre quem eles são e como eles preferem se comunicar. Alguns podem querer apenas que você envie atualizações por texto, enquanto outros podem preferir apresentações pessoais ou uma conversa por telefone. Determine o método de comunicação que eles preferem e a frequência que funciona melhor para eles.
#1. Tenha uma mente aberta
Compreender a variedade cultural ou linguística entre as partes interessadas é outro componente do mapeamento das partes interessadas. Se eles não falam seu idioma nativo, você precisará modificar suas mensagens. É fundamental ser inclusivo e entender que o que é bom para uma parte interessada pode ser ruim para outra.
#2. Comunicar efetivamente
O conteúdo de Suas comunicações deve ser claro. Você visa evitar jargões e também fornecer fatos. Ao falar, seja aberto e honesto e acompanhe o que é certo e o que não é. Esteja aberto aos comentários de seus stakeholders e entenda como eles podem influenciar suas decisões.
#3. Seja aberto e verdadeiro.
Nunca retenha informações, especialmente notícias terríveis. Quanto mais cedo você divulgar, mais cedo poderá atender às expectativas das partes interessadas e também responder a quaisquer preocupações que possam ter.
#4. Continuar disponível
Por fim, mantenha canais de comunicação abertos. Mantenha contato com seus stakeholders, mas também forneça a eles um mecanismo pelo qual eles possam entrar em contato com você, se necessário. Ouça o que eles têm a dizer, comunique-se com eles e faça suas próprias perguntas quando o fizerem. A comunicação é a troca de informações.
O processo de mapeamento das partes interessadas é tão importante quanto o resultado, e a qualidade do processo depende fortemente da compreensão dos envolvidos.
O mapeamento das partes interessadas permite que as iniciativas funcionem sem problemas.
Negligenciando gerenciamento de partes interessadas pode levar a obstáculos e contratempos, e é por isso que o mapeamento das partes interessadas deve ser uma ferramenta essencial na caixa de ferramentas de cada gerente de projeto.
O sucesso de um projeto depende do envolvimento e da colaboração com as partes interessadas de todas as origens. Compreender suas motivações e categorizá-las em diferentes categorias com o uso do matriz de poder/interesse e os mapas das partes interessadas podem ajudar bastante a garantir que seu trabalho esteja no caminho certo.
Perguntas frequentes sobre mapeamento de partes interessadas
O que é a ferramenta de mapeamento de stakeholders?
Geralmente, o mapeamento das partes interessadas é uma ferramenta usada na análise das partes interessadas para categorizar as pessoas com base em seu poder e interesses.
O que é um modelo de engajamento de stakeholders?
O engajamento das partes interessadas refere-se à identificação sistemática, análise, planejamento e também execução de iniciativas destinadas a afetar as partes interessadas.
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