Você está gerenciando efetivamente seus stakeholders? Mas primeiro, você sabe quem são todos os seus stakeholders? Você já notou que perdeu um critério específico depois de concluir metade de um projeto? Isso poderia ter sido um requisito de um indivíduo influente que não estava envolvido tanto quanto deveria. De acordo com a pesquisa mais recente, apenas 36% dos entrevistados tinham certeza de que as partes interessadas e os principais membros estavam totalmente comprometidos com os objetivos e vantagens do projeto. A menos que você tenha tido a sorte de não estar em uma circunstância embaraçosa como a descrita acima, aqui está sua oportunidade de evitar que tais situações ocorram. Neste post, você aprenderá a planejar o gerenciamento das partes interessadas do seu projeto.
Quem é um Stakeholder?
Agora que você entende o significado do gerenciamento de stakeholders, vamos começar com os fundamentos do gerenciamento de stakeholders, ou seja, quem é um stakeholder.
Um stakeholder é alguém que tem interesse em uma empresa e pode influenciar ou ser influenciado por ela. Investidores, funcionários, clientes e fornecedores são as principais partes interessadas em uma empresa normal. No entanto, à medida que a responsabilidade social corporativa continua ganhando força, a noção se expande para abranger várias outras coisas, como comunidades, governos e grupos comerciais.
Um stakeholder é alguém que será afetado por um projeto. As partes interessadas são amplamente classificadas como "partes interessadas internas" e "partes interessadas externas".
As partes interessadas internas são as pessoas que trabalham para a sua empresa. Eles incluem o patrocinador do projeto, o proprietário do projeto, a equipe do projeto e qualquer pessoa ou grupo que contribua ou se beneficie do resultado do projeto. Também inclui aqueles que podem sofrer um impacto negativo como resultado da iniciativa. Por exemplo, alguns trabalhadores podem precisar se requalificar como resultado da automação ou podem ser realocados.
As partes interessadas externas são aquelas que não fazem parte da sua organização. Estes podem incluir fornecedores, clientes, acionistas, governo, auditores e assim por diante.
Você pode ir para nosso post anterior e saiba mais sobre análise de stakeholders e como conhecer seus principais influenciadores.
O que é Gerenciamento de Partes Interessadas do Projeto?
É fundamental gerenciar as partes interessadas e suas expectativas. Como resultado, o Gerenciamento das Partes Interessadas é um componente essencial do Gerenciamento de Projetos. Todas as partes interessadas do projeto devem ser identificadas. Pequenos projetos podem ter um pequeno número de interessados, enquanto projetos maiores podem ter um grande número de interessados.
Nem todas as partes interessadas provavelmente seriam tratadas igualmente. Cada um terá seu próprio conjunto de padrões e expectativas. Como resultado, é fundamental identificar cada parte interessada. Isso garante que nenhuma parte interessada seja esquecida. A próxima etapa é categorizar as partes interessadas para que possam ser adequadamente envolvidas. É menos provável que você ignore quaisquer necessidades críticas se tiver ambas em vigor.
O Gerenciamento das Partes Interessadas do Projeto inclui a identificação das partes interessadas e a análise de suas influências e expectativas. Sim, devido ao seu poder, eles podem impactar os resultados do projeto. Como resultado, você deve elaborar estratégias aceitáveis para colaborar com as partes interessadas e realizar o projeto. Cada parte interessada precisa da quantidade adequada de comunicação. Antes de nos aprofundarmos no Gerenciamento das Partes Interessadas do Projeto, vamos dar uma olhada na comunicação.
Gestão da comunicação
O Gerenciamento das Comunicações do Projeto garante que as informações do projeto sejam planejadas, criadas, coletadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas, controladas e monitoradas de maneira oportuna e adequada. A comunicação frequentemente tem inúmeras dimensões que devem ser examinadas.
- Interno (dentro de seu projeto) e externo (dentro de sua corporação) (fornecedores, clientes, outros projetos e organizações)
- Formais (minutas, relatórios e briefings) e informais (reuniões) (memorandos, e-mails, discussões ad hoc)
- Horizontal (entre gerentes e subordinados na organização) e horizontal (entre pares)
- Não oficial (relatório anual, boletins informativos) e oficial (relatório anual, boletins informativos) (comunicações não registradas)
- Oral e escrito – verbal (envolve inflexões vocais) e não verbal (linguagem corporal)
Agora você deve entender por que a comunicação é fundamental para o gerenciamento das partes interessadas. As habilidades de comunicação podem incluir, mas não estão limitadas a:
- Prestar muita atenção e ouvir com eficiência
- Sondando e questionando conceitos ou eventos para obter uma maior compreensão
- Obtenção de fatos para corroborar ou identificar informações
- Definir e gerenciar as expectativas com antecedência
- O conhecimento da equipe deve ser aumentado por meio de treinamento.
- Persuadir um grupo, um indivíduo ou uma organização a fazer algo.
- Motivar os outros a oferecer segurança e encorajamento
- Recapitulando, resumindo e determinando o próximo passo
- Coaching irá ajudá-lo a melhorar seu desempenho e atingir seus objetivos.
- Negociação de acordos mutuamente benéficos
- resolver problemas para evitar quaisquer consequências prejudiciais
Como criar um plano ou estratégia de gerenciamento de partes interessadas
Siga estes cinco estágios para garantir que todas as suas bases no plano de gerenciamento de partes interessadas sejam cobertas para resumir todas as lições que você acabou de aprender e colocá-las em prática.
#1. Faça uma lista de seus stakeholders.
Conhecer seus stakeholders é o primeiro passo no desenvolvimento de uma estratégia forte de gerenciamento de stakeholders.
#2. Determine as prioridades de suas partes interessadas
Anote quais partes interessadas terão mais influência no projeto e quando sua influência diminuirá ou aumentará.
#3. Realizar entrevistas com as partes interessadas
Trabalhar com novos stakeholders pode ser um desafio no início – alguns são mais difíceis de gerenciar do que outros. Dependendo do projeto, haverá inúmeras vozes de fora da organização com personalidades e demandas distintas ou muitas vozes de dentro da empresa com objetivos concorrentes. Então, aqui estão alguns exemplos de perguntas de entrevista com as partes interessadas a serem feitas para esclarecer as coisas:
- O que desperta seu interesse neste projeto?
- Quais são suas expectativas para este projeto?
- Quais entregas despertam mais sua curiosidade?
- O que te levou a participar deste projeto?
- O que você espera de uma equipe se tiver uma?
- Por que você está otimista com este projeto?
- O que você espera que este projeto mude após o lançamento?
- Com que rapidez você espera que este projeto seja concluído?
- Por que você está preocupado com esse projeto?
- Você prefere reuniões presenciais, telefonemas ou e-mails?
#4. Crie sua matriz
Uma simples maquete de um quadrante para categorizar suas descobertas permitirá que você separe aqueles com alto interesse e alta prioridade daqueles com baixo interesse e baixa prioridade. Também ajudará na classificação de todos os que estão no meio.
#5. Estabeleça e gerencie as expectativas
Defina claramente em quais etapas cada parte interessada importante estará envolvida, bem como os prazos para seus comentários. Inclua um horário de expediente onde eles possam encontrá-lo prontamente para que possam fornecer feedback sozinho ou em grupo. Como de costume, seja prático, transparente e honesto em todas as etapas do projeto – seus stakeholders irão notar e apreciar.
Qual é a importância de um plano de gerenciamento das partes interessadas do projeto?
As partes interessadas são fundamentais para o sucesso do seu projeto. Eles acreditam na iniciativa e estão dedicando tempo, dinheiro e recursos a ela. Portanto, sem um bom plano de gerenciamento de partes interessadas, eles têm o potencial de tornar as coisas incrivelmente desajeitadas, com muita burocracia no processo.
Vantagens de comunicação
Os planos de gestão das partes interessadas também são significativos em termos de relações públicas. Considere o seguinte: as partes interessadas não trabalham isoladamente; para que aprendam sobre o desenvolvimento de projetos com outros recursos e partes interessadas.
É fundamental que seus interesses sejam protegidos e que você não se veja com a testa franzida de uma parte interessada descontente que recebeu más notícias. Manter um canal aberto de comunicação é o passo mais crítico no desenvolvimento de uma forte estratégia de gestão das partes interessadas.
Os perigos de não ter uma estratégia de gestão das partes interessadas
As partes interessadas, mais uma vez, fazem o mundo girar. Eles são seus investidores, consumidores, vizinhos e fabricantes. Eles podem ser seus apoiadores mais fortes ou fazer com que a iniciativa pare.
Como as partes interessadas geralmente envolvem vários contatos importantes em vários canais, é fundamental comunicar-se com eles de forma eficaz e eficiente. Você pode se enrolar tentando validar os requisitos de uma parte interessada com baixa prioridade e baixo interesse sem entrevistá-la com antecedência ou avaliar sua prioridade ou interesse, deixando aqueles com prioridade alta se sentindo insatisfeitos com o processo.
Pior ainda, você pode estar configurando seu negócio para uma falta de dinheiro ou uma experiência terrível do cliente no próximo projeto. Não exponha sua organização à falta de recursos, dinheiro ou tempo.
Como gerenciar partes interessadas difíceis
O que você faz quando tem que lidar com partes interessadas desafiadoras? Existem maneiras de melhorar os relacionamentos, não importa o quão teimosos eles pareçam ser. Aqui estão sete dicas para ajudá-lo a obter a aprovação deles:
É melhor selecionar suas batalhas com cuidado, caso contrário, você estará em guerra o tempo todo. Ao lidar com as partes interessadas, haverá ocasiões em que você discordará, mas elas serão poucas e distantes entre si. Em vez disso, ceda a pequenos pedidos. As partes interessadas têm autoridade e você deve reconhecer essa estrutura hierárquica. Isso poupa algumas mágoas e ao mesmo tempo planta as sementes da confiança. Acredite ou não, seus stakeholders irão respeitá-lo e, até certo ponto, evitarão discutir com você.
#2. Livre-se das emoções negativas
É fácil tornar-se excessivamente emocional. O que começa como uma briga rapidamente se transforma em uma tempestade de raiva e ódio. Os profissionais não têm birras como as crianças. Além disso, as crianças não se apegam a emoções ruins. Isso é algo que podemos aprender. Não é errado ficar com raiva; no entanto, é um problema ceder a essa negatividade e, pior ainda, continuar atiçando o fogo. Isso só prejudicará seu relacionamento com seus stakeholders, assim como todo o projeto.
#3. Reconheça sua negatividade
A empatia é uma parte importante da criação de um relacionamento compassivo. A empatia é a capacidade de entender e vivenciar as emoções dos outros, e deve ser incorporada a todo plano de gestão de stakeholders. Se você puder dar um passo para trás, reconhecer o que eles estão sentindo e tentar aliviá-los, você estará no caminho da iluminação e de um empreendimento bem-sucedido.
#4. Busque e aceite conselhos
As partes interessadas difíceis são muitas vezes difíceis por uma causa. É claro que algumas pessoas têm personalidades desafiadoras, mas outras podem estar agindo dessa maneira porque se sentem ignoradas. Além disso, considere como você reagiria se acreditasse que ninguém estava ouvindo você. Como resultado, tente ficar imóvel, calmo e aberto. Ouça o que eles têm a dizer e até mesmo procure seus conselhos. Esta não é apenas uma abordagem psicológica, mas também prática para o gerenciamento de projetos.
#5. Seja discreto e verdadeiro.
Haverá razões legítimas para disputa de tempos em tempos. Quando coisas assim acontecem em um projeto, você não pode simplesmente escová-las para debaixo do tapete. É sua responsabilidade entregar um projeto bem-sucedido enquanto atende aos padrões de qualidade de suas partes interessadas. Também é sua responsabilidade intervir se você perceber que eles estão agindo contra seus melhores interesses. No entanto, para obter seu ponto de vista, você deve ser honesto e cortês. Ninguém quer ser informado de que está errado, então encontre uma maneira de expressá-lo de forma diferente, ou, melhor ainda, não fale de certo e errado, mas do projeto e seus requisitos.
#6. Faça-os felizes
Aquecê-los também ajuda. Você não quer parecer falso, mas se puder fazer com que seus stakeholders se sintam bem, não há praticamente nada que eles não façam por você. Mesmo a pessoa mais difícil vai mudar de tom. Claro, não bajule, mas faça um trabalho decente. É aí que estão os corações de seus stakeholders, e é assim que você irá satisfazê-los.
#7. Personalize sua comunicação
Nem todas as partes interessadas são criadas iguais. Você deve estar intimamente familiarizado com seus stakeholders. Assim como você estabelece quem eles são no início de um projeto, você vai querer descobrir qual é a estratégia de comunicação ideal. Isso pode ser útil, por exemplo, se você preferir enviar mensagens de texto, e-mail, conversas telefônicas ou reuniões presenciais. No entanto, também é psicológico. Algumas pessoas podem querer que você aumente um pouco seus egos, mas outras podem achar isso falso e isso vai sair pela culatra em você. Entenda os requisitos e personalidades de seus stakeholders e personalize suas mensagens para eles.
Conclusão
A gestão das partes interessadas tem inúmeras vantagens. Isso é essencial e deve ser feito regularmente. Portanto, não haverá segundas intenções sobre isso. Como você lida com os relacionamentos com as partes interessadas do projeto? A chave será identificar todas as partes interessadas e, em seguida, monitorar seu envolvimento regularmente.
A segunda parte também é crucial. Quando um projeto começa, os gerentes frequentemente ignoram isso. Monte uma equipe de projeto que inclua todas as partes interessadas relevantes. Como você sabe, todos eles fornecerão experiência e valor para garantir o sucesso do seu projeto. Portanto, votos de sucesso no gerenciamento das partes interessadas em seu projeto.
Perguntas frequentes sobre gerenciamento de partes interessadas
O que um plano de comunicação das partes interessadas deve incluir?
Um plano de comunicação das partes interessadas geralmente é desenvolvido em resposta às informações e descobertas no plano de manejo. Deve incluir uma lista das partes interessadas importantes que devem receber mensagens, bem como o tipo, frequência e detalhes.
Por que você precisa se comunicar com as partes interessadas?
Você pode obter um melhor conhecimento dos objetivos e metas gerais de um cliente ou parte interessada comunicando-se efetivamente com eles. Isso permite que você analise e mude como você os ajuda a alcançar seus objetivos.
Como os funcionários são os stakeholders?
Os funcionários são os stakeholders internos mais importantes. Os funcionários fazem grandes investimentos financeiros e de tempo no negócio e desempenham um papel crítico na estratégia, nas táticas e nas operações da empresa.
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