Os gerentes de projeto passam seus dias gerenciando orçamentos e seguindo cronogramas, concentrando-se principalmente em concluir um projeto da forma mais rápida e barata possível. Embora seja verdade que os gerentes de projeto estão frequentemente preocupados com cronogramas e orçamentos de projeto, um gerente de projeto genuinamente bom também considera outras questões. A gestão da comunicação, a gestão de riscos e o envolvimento das partes interessadas são aspectos críticos do trabalho. Esse terceiro ponto – o envolvimento das partes interessadas – é frequentemente esquecido, principalmente por gerentes de projeto iniciantes. Eles nem sempre apreciam o poder que as partes interessadas têm sobre o sucesso ou fracasso de um projeto. Abaixo, veremos o plano de engajamento dos stakeholders, discutiremos os componentes da estratégia e o guiaremos pelas etapas que você pode seguir para escrever um pela primeira vez. Você também aprenderá a gerenciar sua estratégia de engajamento de stakeholders de forma eficaz.
O que é uma Estratégia de Engajamento de Partes Interessadas?
Certas ações organizacionais terão impacto e interesse em muitos grupos distintos de partes interessadas.
Por exemplo, se um conselho desejasse criar um memorial para homenagear os soldados de guerra locais, eles poderiam conversar com parentes sobre a ideia. Eles também podem se envolver com um escultor local no projeto e notificar a mídia para ajudar a divulgar sua introdução.
No entanto, todos os grupos de partes interessadas não são iguais. Alguns podem precisar ser mantidos atualizados sobre as mudanças regularmente. Para outros, você tem que manter contato ocasional.
Uma estratégia de envolvimento das partes interessadas o ajudará a determinar com que frequência você precisa se comunicar com cada grupo e quais tecnologias empregar para cada um.
Por que você precisa de uma Estratégia de Engajamento de Partes Interessadas?
Dependendo do setor, um bom envolvimento das partes interessadas pode resultar em mais clientes, políticas mais bem formuladas, projetos bem gerenciados, inovação e muito mais.
O que é um Plano de Engajamento de Partes Interessadas?
Um plano de envolvimento das partes interessadas é um documento subsidiário que é frequentemente desenvolvido juntamente com o plano principal do projeto para um corpo de trabalho específico. É um documento escrito que é criado antes do início de um projeto. Ele é mantido em arquivo e você pode modificá-lo quando precisar ao longo do projeto. Assim, seu objetivo é identificar as principais partes interessadas de um projeto e descrever uma técnica e abordagem de como a equipe do projeto irá interagir e se comunicar com essas partes interessadas.
“O envolvimento das partes interessadas é simplesmente descobrir como se comunicar, colaborar e se conectar com sucesso com pessoas-chave que têm uma influência positiva ou negativa e podem afetar o resultado do seu projeto.”
Fonte: Tim Mills
A Importância de um Plano de Engajamento das Partes Interessadas
Todos os projetos têm partes interessadas. Estas são as pessoas, geralmente na gestão, que têm um interesse pessoal e profissional no sucesso do projeto.
As partes interessadas podem ter uma grande influência sobre como um projeto avança. Eles autorizam e fornecem recursos para o projeto. Além disso, eles podem até decidir adiar ou encerrar totalmente um projeto se acreditarem que ele não está alcançando os resultados esperados ou pretendidos. A equipe do projeto deve especificar um método para gerenciar essas expectativas. Isso ocorre porque todas as partes interessadas estarão envolvidas em graus variados e podem ter suas próprias motivações ou expectativas para um projeto.
“A comunicação com o cliente principal é diferente da comunicação com a equipe do projeto, que pode estar mais preocupada com o que precisa fazer para executar o projeto com eficiência”, explica Mills. O plano de engajamento das partes interessadas permite que o gerente de projeto desenvolva uma abordagem sistemática para garantir que as expectativas, decisões, riscos/problemas e informações de progresso do projeto sejam fornecidas à pessoa certa no momento certo com o nível de informação mais eficiente e eficaz.
Leia também: Planejamento e Estratégias de Gestão de Partes Interessadas
O que faz parte de um Plano de Engajamento de Partes Interessadas?
Um plano de engajamento das partes interessadas tem três seções:
#1. Identificando as Partes Interessadas
Esta seção identificará todas as partes interessadas do projeto por nome. No mínimo, a seção descreve suas tarefas e responsabilidades relacionadas ao projeto. No entanto, pode ser consideravelmente mais completo em algumas circunstâncias.
Um plano abrangente de engajamento das partes interessadas também categorizaria as partes interessadas por poder, influência, relacionamento (interno ou externo) ou qualquer outra categoria que o gerente de projeto possa achar útil no gerenciamento das comunicações.
#2. Intenção de interagir com as partes interessadas
A seção a seguir identifica como a equipe do projeto irá interagir e se envolver com as partes interessadas definidas na primeira seção do plano. De acordo com Mills, isso muitas vezes implicará em uma avaliação mais aprofundada de cada stakeholder, que será usada para informar o restante do plano.
Por exemplo, poderíamos avaliar a parte interessada com base na extensão do envolvimento percebido. Eles estão cientes, resistentes, neutros, apoiadores ou responsáveis pelo projeto? Esse conhecimento ajudará o gerente de projeto a conceber maneiras de envolver as partes interessadas de forma a aumentar sua conscientização sobre as preocupações essenciais do projeto ou encorajá-las a apoiar mais o sucesso do projeto.
#3. Atividades de Engajamento de Partes Interessadas
A seção final do plano é essencialmente um resumo das muitas atividades que a equipe do projeto fará para se comunicar com as partes interessadas, gerenciar suas expectativas e mantê-las engajadas com o projeto. Isso abrange ações como reuniões pré-planejadas com as partes interessadas ou relatórios cruciais.
Além disso, ter um esboço das atividades de engajamento conhecidas permite que o gerente de projeto e a equipe percebam e respondam rapidamente às mudanças nas demandas das partes interessadas.
Esta seção do documento também detalhará frequentemente os tipos de comunicação que serão utilizados ao longo do projeto, como e-mail, reuniões periódicas, teleconferências e assim por diante, bem como para quem cada forma de comunicação é mais adequada.
Como fazer um plano de engajamento das partes interessadas
#1. Determine quem fará parte das partes interessadas do seu projeto.
A primeira etapa no desenvolvimento de seu plano de engajamento de stakeholders é definir claramente quem deve ser incluído. Embora existam inúmeras estratégias que você pode usar para compilar esta lista, proponho começar com três táticas específicas.
Primeiro, encontre-se pessoalmente com o patrocinador do projeto (a pessoa responsável pelo sucesso do projeto). Use esta discussão para definir explicitamente suas expectativas de projeto, bem como quaisquer riscos ou dificuldades que possam ter com o plano definido.
Em segundo lugar, você pode começar decentemente olhando para um projeto semelhante anterior e comparando-o com o seu. Considere fatores como:
- Quem eram as partes interessadas do projeto?
- Eles deveriam fazer parte deste?
- Se não, quem devem ser seus homólogos?
- Ficou de fora do projeto original alguém que você acredita que deveria fazer parte deste?
Por fim, será criado um mapa mental, que é uma representação visual de quem pode ter impacto no projeto.
#2. Criar e implementar métodos eficazes de interação com cada parte interessada.
Com sua lista de stakeholders em mãos, você pode planejar o planejamento de como se comunicará e interagirá com cada uma das pessoas identificadas. Você deve modificar este plano para se adequar a cada indivíduo, levando em consideração suas preferências específicas de comunicação, bem como seu nível de envolvimento no projeto.
Avalie as seguintes áreas ao avaliar cada parte interessada:
- O que eles já sabem sobre o projeto
- O que eles devem estar cientes
- Sua capacidade de influenciar ou afetar o projeto
- Seu entusiasmo pela ideia é palpável.
#3. Mantenha um registro do seu trabalho.
A etapa final no desenvolvimento de seu plano de envolvimento das partes interessadas é documentar e formalizar o esforço. Neste ponto, você distribui o documento para toda a sua equipe de projeto para que todos possam verificar e modificar os dados coletados, bem como avaliar quaisquer ajustes ou acréscimos de última hora.
Quais estratégias você usa para gerenciar o envolvimento das partes interessadas?
Por outro lado, criar uma estratégia de engajamento de stakeholders é bastante fácil, gerenciá-la é mais desafiador.
Vamos ver todo o procedimento de como gerenciar sua estratégia de engajamento de stakeholders.
#1. Examine suas partes interessadas.
Nunca assuma que você sabe quem são todos os seus stakeholders; sempre confirme. O Cambridge Dictionaries Online define uma parte interessada como:
“Uma pessoa, como um funcionário, consumidor ou cidadão, que está associado a uma organização, sociedade ou outra entidade e, portanto, tem responsabilidades e interesse em seu sucesso”.
Você pode identificar rapidamente as partes interessadas internas e externas usando esse critério. O passo a seguir é categorizar essas partes interessadas em quatro grupos:
- Baixo interesse e influência: Aqueles com pouco interesse e influência devem ser mantidos informados.
- Alto interesse, baixa influência: Estas são as pessoas que você deve envolver e consultar.
- Juros baixos e alta influência: Você deve envolver partes interessadas poderosas que têm pouco interesse, mas muito poder.
- Alto interesse, alta influência: Parceiros com quem você deve colaborar
Isso permite que você identifique as estratégias mais eficazes para se envolver e se comunicar com cada grupo. Para ajudá-lo a gerenciar a estratégia, você pode criar uma matriz simples de estratégia de engajamento de partes interessadas, como esta, com base nas prioridades de um Grupo de Comissionamento do NHS.
#2. Defina seu objetivo.
Um propósito claro é essencial para gerenciar o envolvimento das partes interessadas de forma eficaz. Quando você tem um objetivo claro em mente, o processo de engajamento se torna mais relevante para todos os envolvidos.
Os resultados que você precisa alcançar por meio do envolvimento das partes interessadas variam de acordo com o setor e o negócio específico. Objetivos comuns no setor público, por exemplo, incluem:
- Formulação de políticas
- Criação de serviços compartilhados
- Crescimento do turismo
- Iniciativas para proteger o meio ambiente
- Criação de currículo
- Campanhas de saúde
- Iniciativas para reduzir a criminalidade
Da mesma forma, se você trabalha no varejo, convém reunir-se com as partes interessadas para:
- Criar itens
- Crie ofertas especiais.
- Desenvolva uma estratégia de preços.
- Criar novos pontos de venda.
- Melhore os níveis de serviço
- O design de interiores de estabelecimentos de varejo
Com um objetivo claro em mente, você pode usar sua matriz para identificar as partes interessadas relevantes e gerenciar seu envolvimento da maneira mais adequada – cooperando, mostrando consideração, informando-as – dependendo de quão ativos e influentes eles são.
#3. Alinhe as ferramentas disponíveis com as partes interessadas especificadas.
Depois de identificar seus stakeholders e definir suas metas, é hora de localizar as melhores ferramentas para informar, consultar ou colaborar com eles.
Na hora de selecionar as ferramentas digitais para a colaboração dos stakeholders, propomos fazer um mapa semelhante ao abaixo e sobrepô-lo em sua matriz original. As ferramentas tradicionais de engajamento de stakeholders, como questionários em papel, roadshows informativos, reuniões presenciais e anúncios em jornais, podem ser usadas da mesma maneira.
#4. Selecione os melhores métodos e tecnologias para o trabalho.
Pode ser intimidante construir uma matriz de ferramentas de engajamento digital ou tradicional pela primeira vez. Pode parecer que você deve investir em uma variedade de procedimentos e tecnologias, que podem ser caros, demorados e ineficientes.
Além disso, investir em um pacote de colaboração on-line versátil permite que você pense grande e comece pequeno, ampliando o escopo do seu plano de engajamento de stakeholders à medida que novos projetos surgem.
Perguntas frequentes sobre engajamento estratégico
Quais são os cinco níveis de engajamento das partes interessadas?
As partes interessadas podem ser classificadas em um dos cinco graus de engajamento: “Inconsciente”, “Resistente”, “Neutro”, “Apoio” ou “Líder”. É fundamental avaliar o nível atual de envolvimento de cada parte interessada e garantir que todos apoiem o projeto.
Qual é o objetivo do engajamento das partes interessadas?
O engajamento das partes interessadas é o processo pelo qual as organizações se comunicam e aprendem sobre suas partes interessadas. As empresas podem entender melhor o que as pessoas querem quando querem, quão envolvidas elas estão e como os planos e atividades das empresas afetarão seus objetivos ao conhecê-las.
Como é um plano de engajamento de stakeholders?
Um plano de engajamento das partes interessadas inclui as partes interessadas, incluindo seus interesses, enfatiza seu poder e influência e define os métodos a serem utilizados para realizar o engajamento das partes interessadas.
