Você esmagou os números. Você desenvolveu seu caso de negócios para um novo projeto ou investimento tecnológico. Além disso, você tem tudo o que precisa para fazer isso acontecer. Mas ainda falta um passo crucial: aprovação e adesão das partes interessadas. Cada organização inclui partes interessadas para ajudar a garantir que a mensagem seja precisa, que o trabalho seja concluído no prazo e que novas iniciativas também estejam alinhadas com as metas corporativas acordadas. Embora suas intenções sejam nobres, as partes interessadas são frequentemente percebidas como um obstáculo ao crescimento. É por isso que é fundamental entender o processo de análise das partes interessadas e garantir que seus objetivos sejam apoiados. Portanto, neste post, veremos como identificar e obter o apoio das principais partes interessadas em sua organização usando um modelo de análise de partes interessadas, bem como sua finalidade.
Quem é um Stakeholder?
Um número crescente de indivíduos influenciados por suas ações e também decisões é uma indicação de uma carreira em desenvolvimento. Além disso, os indivíduos serão afetados pelo seu trabalho à medida que sua popularidade, responsabilidade ou influência aumentarem. Essas pessoas podem aparecer em diferentes níveis: alguns podem ser seus amigos ou colegas de trabalho, alguns também podem ser seus superiores e outros ainda podem ser seus subordinados. Além disso, amigos e familiares podem ser influenciados por suas decisões de emprego, desfrutando de vitórias e lamentando perdas ao seu lado.
Portanto, para manter uma trajetória ascendente consistente, é prudente considerar os tipos de relacionamentos que afetam sua vida profissional e iniciativas, pois muito do sucesso profissional depende de uma gestão de relacionamento eficaz. Uma parte interessada é qualquer pessoa que seja afetada pelo resultado do seu trabalho.
O que é Análise de Partes Interessadas?
A aprovação e a adesão das partes interessadas são tanto sobre comunicação, educação e visibilidade quanto sobre o alinhamento da estratégia. As partes interessadas devem ser capazes de compreender de forma rápida e simples onde um novo projeto ou investimento se encaixa no quadro geral da empresa.
Uma análise das partes interessadas permite mapear e também desenvolver a quantidade certa de contato com suas partes interessadas com base em seu nível de influência e interesse em seu projeto. Uma análise completa das partes interessadas irá prepará-lo para a defesa de que você precisa ou prepará-lo para a reação que você espera.
Modelo de Análise das Partes Interessadas
Um modelo de análise das partes interessadas, geralmente conhecido como grade de interesse de energia, pode ajudá-lo de quatro maneiras importantes:
#1. Obtenção de informações críticas:
Você não tem ideia do que você não sabe. As principais partes interessadas podem frequentemente fornecer informações úteis que podem ajudar a manter seu projeto no caminho certo e bem-sucedido.
#2. Obtenção de recursos adicionais:
Se sua parte interessada entender completamente o que será necessário para fazer seu projeto decolar, ela poderá ajudá-lo a garantir as pessoas, as ferramentas e os recursos necessários para ser bem-sucedido.
#3. Construindo confiança:
Ao envolver continuamente e também incorporar as partes interessadas em seu processo, você está estabelecendo confiança, o que pode levá-los a apoiar projetos futuros.
#4. Planejando com antecedência:
A contribuição consistente dos principais interessados permite que você antecipe feedback e requisitos sobre iniciativas futuras, permitindo que você obtenha adesão mais rapidamente.
Qual é o objetivo da análise das partes interessadas
Se a análise das partes interessadas não tiver importância, nenhum gerente de projeto prestará atenção a ela. Qual é o propósito da análise das partes interessadas e por que os gerentes a consideram importante.
#1. Resolução de Conflitos ou Desacordos
Um dos propósitos da análise das partes interessadas é sua capacidade de colocar todos na mesma página. Por exemplo, ele pode identificar as partes-chave que não apoiam totalmente um projeto antes que ele progrida. Também identifica as partes que se mantêm distantes por falta de clareza e depois levam todos junto. Ao fazê-lo, põe fim a um conflito que pode surgir no futuro.
#2. Identifica os principais influenciadores que aceleram o projeto
Um dos propósitos da análise das partes interessadas é sua capacidade de também identificar os principais influenciadores dentro da organização. Esses influenciadores são pessoas que guiarão o projeto até a sua conclusão através da riqueza de sua sabedoria. Essas também são pessoas que fornecerão suporte relevante para o seu projeto.
#3.Ele fornece uma compreensão clara dos objetivos e estratégias
Este é mais um objetivo da análise de stakeholders. Ajuda a obter os jogadores de equipe certos que darão tudo para a realização de seus objetivos. Identificar as pessoas certas desde o início, entender o objetivo, bem como as estratégias voltadas para a conclusão do objetivo, é a primeira marca de sucesso do seu projeto.
Etapas na análise das partes interessadas
Essas são as três etapas envolvidas na análise das partes interessadas.
Passo 1: Determine quem são seus stakeholders.
Pense em quem são seus stakeholders. Para fazer isso, faça uma lista de todos que são tocados pelo seu trabalho ou têm interesse em seu sucesso ou fracasso. Algumas dessas conexões podem ser com investidores, consultores, colegas de equipe ou até parentes.
Passo 2: Determine a importância de seus stakeholders.
Em seguida, priorize seus stakeholders com base em seu nível de influência e interesse. O Stakeholder Power Interest Grid é a técnica mais eficaz para a análise visual dos stakeholders.
A posição da grade que você atribui a uma parte interessada indica as ações que você deve tomar com ela:
- Pessoas com muita influência e muitos interesses: envolver plenamente essas pessoas e fazer todos os esforços para satisfazê-las.
- Pessoas com muita influência, mas não muito interesse: Mantenha esses stakeholders felizes, mas não tanto que eles fiquem entediados com sua mensagem.
- Indivíduos de baixo poder e extremamente interessados: Informe e também consulte essas pessoas para garantir que não ocorram preocupações sérias. Em uma capacidade de apoio, as pessoas neste grupo podem frequentemente ser bastante úteis com os meandros do seu projeto.
- Pessoas com baixo poder e pouco interesse: Novamente, fique de olho neles, mas não os incomode com comunicação excessiva.
Passo 3: Aprenda sobre seus principais stakeholders.
Agora que você identificou e priorizou seus stakeholders, você precisa saber como eles se sentem em relação ao seu projeto. Aqui estão algumas perguntas legais para fazer:
- Eles têm uma participação no resultado do seu trabalho, seja financeiramente ou emocionalmente? É favorável ou desfavorável?
- Qual é o maior fator motivador para eles?
- Quais das informações do seu projeto são relevantes para eles e como essas informações devem ser comunicadas a eles?
- Quais são seus pensamentos atuais sobre o seu trabalho? Essa opinião é baseada em informações confiáveis?
- Quem impacta suas decisões, e esses tomadores de decisão também são partes interessadas?
- O que você pode fazer para obter o apoio deles se é improvável que eles apoiem seu projeto?
- O que você pode fazer para lidar com a resistência deles se não conseguir ganhar o apoio deles?
Depois de priorizar seus stakeholders e levar em consideração suas atitudes em relação ao seu projeto, você deve pensar em desenvolver um projeto de gerenciamento plano de comunicação. Uma matriz de comunicação informará a todos os envolvidos com que frequência eles devem incluir as partes interessadas.
Partes interessadas mais frequentemente encontradas
Uma lista de partes interessadas comuns encontradas na análise das partes interessadas é fornecida abaixo, juntamente com alguns exemplos de boas táticas de comunicação com elas.
#1. Seu supervisor/gerente imediato
Alta autoridade, alto interesse
A produtividade dos indivíduos que eles lideram determina a reputação do seu chefe. Seu gerente também pode ter autoridade para aprovar ou rejeitar seu(s) projeto(s). Isso implica que você deve gerenciar de perto esse relacionamento, comunicando-se com frequência e solicitando e agindo de acordo com o feedback.
Alto poder, interesse moderado
Acionistas e investidores frequentemente possuem várias entidades, diluindo seu interesse único em seu projeto/empreendimento. Como resultado, para alavancar o envolvimento deles em seu trabalho, você deve falar com eles com frequência, consultá-los e incluí-los, com o objetivo de aumentar o interesse deles ao longo do tempo. Isso certamente depende do tipo de trabalho de investimento disponível, bem como se o seu projeto é o único investimento ou parte de um portfólio de investimentos.
#3. Governo
Alto poder, mas provavelmente baixo interesse
O governo é responsável pelas leis e regulamentos que podem colocar sua empresa ou projeto fora de serviço. Por exemplo, inspetores de código de saúde para restaurantes, auditores de IRS para empresas em geral e assim por diante. Como as instituições governamentais monitoram tudo e todos, é improvável que estejam interessadas em seu negócio ou projeto específico. Como resultado, seu objetivo deve ser mantê-los satisfeitos, interagindo com eles com frequência, discutindo com eles e envolvendo-os para evitar que sejam um risco para o seu projeto.
#4. Alta administração
Baixo interesse, alto poder
Os executivos seniores da sua empresa tomam as decisões mais importantes, dando-lhes muito poder, mas não muito tempo para se concentrar nos resultados do seu projeto. Isso significa que seu plano deve ser mantê-los satisfeitos conversando com eles com a frequência necessária, consultando-os e solicitando feedback, com o objetivo de aumentar o interesse deles em você e em seu trabalho.
#5. Seus colegas
Força média, interesse médio
Os colegas de trabalho têm vários graus de influência, mas a maior parte de seu poder vem de sua capacidade de garantir mais recursos para seus projetos, como o apoio de outros colegas de trabalho e de seus superiores. Ou seja, você deseja manter os clientes satisfeitos e informados. Informe-os sobre sua iniciativa e esteja disposto a converter seu entusiasmo em uma posição de apoio, pois isso também ajudará na análise das partes interessadas.
Como a Análise das Partes Interessadas pode ser adaptada para uso em diferentes contextos e indústrias?
Dependendo das especificidades da situação, a Análise das Partes Interessadas pode ser adaptada para uso em diversos campos e configurações. Pode haver diferenças significativas entre as pessoas envolvidas em um projeto de desenvolvimento de software e um projeto de construção, bem como entre as necessidades e expectativas das partes interessadas em uma organização de saúde e as partes interessadas em uma empresa de serviços financeiros. É mais provável que os resultados sejam aplicáveis e úteis se a análise for adaptada ao contexto específico.
Quais são as melhores práticas para conduzir a Análise das Partes Interessadas?
Envolver as partes interessadas no processo, revisar e atualizar a análise regularmente, adotar uma abordagem estruturada para identificar e categorizar as partes interessadas e comunicar-se de forma clara e concisa para envolver as partes interessadas e gerenciar as expectativas são exemplos de boas práticas ao conduzir a Análise das Partes Interessadas.
Como a Análise das Partes Interessadas pode ser usada para medir o impacto de um projeto ou organização nas partes interessadas?
Coletar feedback das partes interessadas, monitorar as mudanças nas necessidades e expectativas das partes interessadas ao longo do tempo e acompanhar como eles se sentem sobre o projeto ou a organização são formas de conduzir uma análise das partes interessadas e avaliar o impacto do projeto ou da organização sobre os envolvidos. Os insights obtidos com essa análise podem ser usados para refinar o envolvimento das partes interessadas e as táticas de gerenciamento.
Como a Análise das Partes Interessadas pode ser usada para identificar e gerenciar as expectativas das partes interessadas?
Um método para identificar e gerenciar as expectativas das partes interessadas é por meio de um processo chamado “análise das partes interessadas”, que envolve a coleta de informações e a comunicação com vários grupos de partes interessadas para aprender sobre suas necessidades e expectativas individuais, bem como acompanhar como essas necessidades e expectativas pode evoluir com o tempo. Como resultado dessa análise, podemos entender melhor nossos stakeholders, definir expectativas realistas e trabalhar para prevenir ou resolver possíveis conflitos que possam surgir.
Qual é o papel da Análise das Partes Interessadas na gestão de riscos?
Ao identificar aqueles que têm interesse no projeto ou organização e aprender como eles estão investidos na mitigação de riscos, a análise das partes interessadas pode contribuir para o gerenciamento de riscos. Com esse conhecimento, podemos nos comunicar melhor com as principais partes interessadas sobre riscos e esforços de gerenciamento de riscos e projetar estratégias de gerenciamento de riscos que atendam às suas necessidades e expectativas.
Como a Análise das Partes Interessadas pode ser integrada com outras ferramentas e técnicas de gerenciamento de projetos?
Os resultados de uma Análise das Partes Interessadas podem ser usados para informar a tomada de decisões e o desenvolvimento da estratégia em outras áreas do gerenciamento de projetos, como gerenciamento de riscos, gerenciamento de mudanças e planejamento de comunicação. Por exemplo, você pode usar as descobertas de uma Análise das Partes Interessadas para antecipar e se preparar para mudanças nas necessidades e expectativas das partes interessadas, ou para elaborar planos estratégicos de comunicação com os principais constituintes que levem em consideração os interesses desses grupos.
Resumo
Os projetos da empresa exigem a participação, direção e aprovação de um grupo diversificado de pessoas de toda a organização. Qualquer uma dessas partes interessadas da empresa pode constituir um obstáculo para o sucesso do projeto se não entender ou concordar com os objetivos do projeto ou o plano de execução.
No entanto, se você buscar a assistência e a permissão dessas partes interessadas desde o início, poderá converter muitas dessas pessoas em defensores entusiasmados de seus projetos. É por isso que, antes de embarcar em qualquer iniciativa complicada da empresa, é prudente fazer uma análise das partes interessadas, identificando todas as partes interessadas em potencial e determinando a melhor forma de obter seu apoio.
Perguntas frequentes sobre a análise das partes interessadas
Por que uma análise das partes interessadas é importante?
A análise das partes interessadas identifica e remove vários impedimentos para a compreensão do desenvolvimento do projeto. Ele também remove impedimentos para a liberação efetiva de projetos, reunindo informações sobre apoiadores, oponentes do projeto e seus níveis de importância no projeto.
Qual é o propósito de um mapa de stakeholders?
O mapeamento das partes interessadas é a técnica visual de representar todas as partes interessadas de um produto, projeto ou ideia em um único mapa. A vantagem fundamental de um mapa de partes interessadas é que ele fornece uma representação visual de todas as pessoas que podem ter impacto em seu projeto e como elas estão relacionadas.
Quem é o stakeholder interno mais importante?
Os acionistas/proprietários são os stakeholders mais essenciais porque são os donos da empresa. Se estiverem insatisfeitos, podem demitir os diretores ou gerentes da empresa, ou até mesmo vender a empresa para outra pessoa.
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