Etapas do processo de automação de pedidos de vendas (+ modelo de formulário de pedido de vendas gratuito)

pedido de venda

As organizações que dependem de abordagens tradicionais para os processos de pedidos de vendas estão vendo uma diminuição na produtividade e nas taxas de retorno do cliente que nunca esperavam. Esses e outros fatores estão impulsionando o aumento da automação de processos de negócios e o uso de tecnologias inteligentes de captura de dados. Essas tecnologias tendem a ser não apenas significativas e modernas, mas também cada vez mais importantes para as empresas que buscam se manter competitivas. Portanto, neste artigo, aprenderemos mais sobre as etapas do processo de pedido de vendas e o fluxo de trabalho. Também veremos um modelo de formulário de pedido de vendas para download.

O que é um pedido de venda?

Um pedido de venda é um documento criado por um vendedor após receber um pedido de compra de um comprador que especifica os detalhes sobre o produto ou serviço, bem como o preço, quantidade, informações do comprador, como endereço de entrega, endereço de cobrança, forma de pagamento, e termos e as condições também.

Em geral, o fluxo do processo do pedido de venda segue os passos descritos abaixo:

  1. O vendedor dá ao cliente uma cotação.
  2. Se a oferta for aceita, o cliente envia um pedido de compra ao vendedor.
  3. Com base no pedido de compra, o vendedor cria um pedido de venda.
  4. O cliente pode solicitar um pedido de venda para ver os detalhes exatos dos produtos, incluindo preço, prazos e datas de entrega. A maioria das empresas geralmente ignora esse teste.
  5. Após o embarque das mercadorias, o fornecedor gera uma fatura com base no pedido de venda.


Qual é a diferença entre um pedido de venda e um pedido de compra?

O comprador envia ao vendedor um pedido de compra que especifica os produtos a serem adquiridos, a quantidade, o preço, o número do pedido, as condições de entrega e pagamento e também o endereço de entrega.

Quando o vendedor recebe o pedido de compra, ele produz um pedido de venda.
Além disso, o vendedor pode inserir manualmente os dados do pedido de compra ou usar o software de automação do pedido de venda para automatizá-lo. O software de automação pode converter POs em SOs em um único clique, minimizando custos, tempo e erros.

A importância de um pedido de venda

  1. Os sistemas de gerenciamento de estoque e de pedidos dependem dos pedidos de vendas. Quando um cliente envia um pedido de compra ou faz um pedido por meio de sua loja de comércio eletrônico, a empresa deve atender ao pedido.
  2. Isso fornece detalhes do inventário. Se as mercadorias estão em estoque, quantas estão em espera? Isso, portanto, permite que seu departamento de compras faça estimativas e compras informadas de seus distribuidores.
  3. Assim que possível, insira um pedido em seu sistema. Não cometa o erro de confundir um pedido de compra com um pedido de venda, pois isso causaria estragos não apenas no seu departamento de compras, mas também na contabilidade.
  4. O departamento de cobrança consulta os pedidos para verificar as informações relevantes e a validade da venda antes de gerar as faturas. Ao converter pedidos de vendas em faturas, as empresas automatizaram o processamento de faturas. Erros de preço e quantidade no pedido de compra podem resultar em erros contábeis.
  5. Os auditores financeiros geralmente perguntam sobre registros de pedidos de vendas enquanto avaliam as demonstrações financeiras de uma empresa. Eles concedem empréstimos de capital de giro de acordo com o valor do pedido confirmado de uma empresa.

Vantagens da automação de pedidos de vendas

Essas são algumas das principais vantagens da automação de pedidos de vendas.

#1. O tempo de trabalho é reduzido ao mínimo.

A papelada é uma das atividades mais demoradas com as quais as equipes de vendas devem lidar. A automação de pedidos importa ou transforma pedidos de compra de clientes e gera pedidos de venda em seus sistemas ERP. Isso elimina a necessidade de reinserir dados dos pedidos de compra, economizando tempo e esforço. Vários departamentos, incluindo vendas, distribuição, armazenamento, faturamento, contabilidade e suporte ao cliente, também podem usar uma única entrada de dispositivo.

#2. Melhora o suporte ao cliente

Em vez de vasculhar pilhas de papéis, os representantes de vendas terão detalhes valiosos do cliente na ponta dos dedos. O atendimento ao cliente é rápido e também confiável. A automação de pedidos elimina erros e anomalias nos pedidos e faturamento dos clientes, resultando em clientes mais satisfeitos.

#3. Você pode escalar rapidamente para cima e para baixo.

A automação de pedidos de vendas permite dimensionar sem se preocupar com funcionalidade ou capacidade. Como resultado, quando os pedidos começarem a chegar, você poderá processá-los rapidamente sem a necessidade de aumentar imediatamente sua equipe de clientes.

#4. Pode-se processar dados de qualquer lugar.

Os aplicativos em nuvem permitem que você processe dados e acesse informações de qualquer local. Seus representantes de vendas não precisariam depender de representantes de vendas internos para obter dados se precisarem durante as ligações de vendas. Geralmente, os clientes ficariam satisfeitos com a produtividade e o ritmo de sua equipe

Formulário de Pedido de Vendas

O formulário de pedido de venda pode atender a uma variedade de necessidades de negócios, como atender a compras on-line, gerar ordens de serviço de construção e manutenção e solicitar serviços como catering ou fotografia, se você administra um pequeno negócio de varejo ou precisa de um para angariação de fundos sem fins lucrativos. Portanto, você encontrará vários modelos de ordem de serviço abaixo, todos gratuitos para download, simples de usar e personalizar e imprimíveis

Modelo de Formulário de Pedido de Vendas

 

Modelo de Formulário de Pedido de Vendas

‌ Baixe o modelo de formulário de pedido — Excel

Este modelo pode ser usado para criar uma fatura de vendas ou um formulário de pedido de venda. O modelo do Microsoft Excel contém todos os detalhes do pedido, como uma lista detalhada de produtos, quantidades pedidas, preços unitários e custo total. Há também espaço para fornecer os termos e condições de pagamento, bem como quaisquer outros detalhes que os clientes possam precisar. Além disso, o modelo calcula os custos automaticamente, incluindo impostos e despesas de envio.

Principais Termos e Funções de Processamento de Pedidos

À medida que passamos pelo gerenciamento de pedidos de vendas, você deve estar familiarizado com os seguintes termos e funções:

Intercâmbio Eletrônico de Dados (EDI):

Trata-se de um método para sistemas computacionais trocarem dados em formato padronizado, permitindo que empresas troquem pedidos e outros documentos sem a necessidade de intervenção humana.

Citações:

Uma cotação de venda ou uma cotação de preço é o preço que você fornece a compradores em potencial para que eles possam determinar se a compra atende às suas necessidades. As equipes de vendas são responsáveis ​​por criar e apresentar cotações de vendas, mas como as cotações de preços aceitas se tornam pedidos de compra, as equipes de processamento de vendas devem estar cientes delas.

Fatura proforma:

Uma fatura pro forma é uma fatura provisória. A fatura é enviada pelo fornecedor até que os itens sejam enviados ou entregues.

Alocação de ações:

Este é o processo de decidir como seu estoque será dividido entre seus depósitos ou outros locais físicos.

Retornos de vendas:

Uma devolução de vendas é uma mercadoria devolvida por um cliente principalmente devido a um erro ou defeito. Isso é relatado como um débito na conta de devolução de mercadorias e um crédito nas contas a receber pelo departamento financeiro.

Livro de preços:

Um catálogo de preços é uma coleção de preços diferentes para o mesmo produto em algum software. Assim, os preços podem variar de acordo com a quantidade comprada, varejo x atacado, região de entrega, promoções e outros fatores.

Áreas de trabalho de documentos de vendas:

As áreas de trabalho de documentos de vendas são áreas em conjuntos de processamento de vendas onde você pode exibir dados relacionados a aspectos de seu pedido de venda, como cotações e faturas.

Ciclo do pedido ao dinheiro:

O tempo que leva entre quando um comprador faz um pedido e quando o vendedor recebe o pagamento.

Ciclo de compra a pagamento

O ciclo de compra ao pagamento é semelhante ao ciclo do pedido ao pagamento. O primeiro refere-se ao tempo que leva desde quando um comprador faz um pedido de compra até quando o comprador paga pela compra.

Os representantes de atendimento ao cliente e uma mesa ou equipe de pedidos são participantes importantes no processamento de pedidos. Além disso, a equipe de vendas de contas-chave, administradores de pedidos de vendas, especialistas em gerenciamento de pedidos de vendas e especialistas em atendimento de pedidos dão suporte a esse processo. Eles também ajudam a garantir que a empresa lide com as solicitações de pedidos corretamente, que os preços e a disponibilidade do produto estejam atualizados e que os funcionários atendam adequadamente aos pedidos. A contabilidade de vendas é um campo especializado e algumas organizações, como a Association of Accounting Technicians, oferecem treinamento em processamento de pedidos como parte do processo de certificação.

Fluxo/etapas do processo de pedido de vendas

O objetivo

Esse processo é usado em um ambiente distribuído para lidar com pedidos de vendas, com o sistema ERP (SAP ECC) controlando o fluxo de dados de e para depósitos por meio de sistemas individuais de gerenciamento de depósito - sistemas SAP EWM (Extended Warehouse Management) ou sistemas externos.

O diagrama abaixo descreve essas etapas do processo usando o processamento de pedidos de vendas no SAP CRM como exemplo. Em vez disso, se você criar pedidos de vendas no SAP ECC, o processo começa com o pedido no ERP e continua com a entrega; faturamento também ocorre no ERP.

Conclusão

Assim, do ponto de venda à verificação, ao gerenciamento de estoque, ao atendimento e à retenção de clientes a longo prazo, a automação de pedidos de vendas agiliza o fluxo de trabalho e diminui o tempo de resposta. Reduz o tempo de processamento de pedidos pela metade, permitindo que mais pedidos sejam processados ​​no mesmo período de tempo.
O programa certo de gerenciamento de pedidos impulsionará a empresa.

Perguntas frequentes sobre pedidos de vendas

O que é ordem de venda e ordem de compra?

Os pedidos de compra são usados ​​pelos compradores para iniciar o processo de compra com um fornecedor. As ordens de venda são enviados pelos fornecedores aos compradores após receber uma ordem de compra do comprador – verificar os detalhes e a confirmação da compra

Para que serve o pedido de venda?

Os pedidos de vendas desempenham um papel central para garantir que uma venda seja bem documentada, conduzida adequadamente e reflita o que ambos os lados estão esperando. Quando o pedido é recebido de um cliente para mercadorias a serem fornecidas, os itens, quantidades, data de entrega, etc., os detalhes são fornecidos com o número do pedido de venda.

O que é pedido de venda SAP?

Objetivo. A ordem de venda é um acordo contratual entre uma organização de vendas e um emissor da ordem sobre a entrega de produtos ou fornecer um serviço por preços, quantidades e horários definidos. … O sistema gera datas e pontos de expedição na programação de entrega.

O que é a criação de pedidos de vendas?

Um 'Ordem de Venda' é um contrato entre um Cliente e uma Organização de Vendas para fornecimento de bens e/ou serviços especificados durante um período de tempo especificado. … A ordem do cliente pode ser criada com referência a um 'documento anterior' como um inquérito/cotação

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