Folha de pagamento é o salário que um empregador paga aos trabalhadores por um tempo predeterminado ou em um dia específico. O termo “folha de pagamento” também pode ser aplicado à lista de funcionários de uma corporação e ao salário devido a cada um deles. É também o processo de pagamento dos funcionários de uma empresa, que inclui o controle das horas trabalhadas, o cálculo dos salários e o envio de cheques ou depósitos diretos nas contas bancárias dos funcionários e também o total de todos os registros financeiros dos salários de um funcionário, bônus, impostos e deduções. No contexto da contabilidade, a folha de pagamento é a soma paga aos funcionários por serviços prestados durante um período de tempo específico. Vamos dar uma olhada em serviços de terceirização de folha de pagamento e serviços de RH.
Visão geral
A folha de pagamento está sendo cada vez mais terceirizada pela maioria dos empregadores para empresas especializadas que gerenciam o processamento de contracheques, benefícios de funcionários, seguros e obrigações contábeis, incluindo retenção de impostos. Isso é conhecido como terceirização da folha de pagamento.
Em uma empresa, a terceirização da folha de pagamento refere-se à contratação de terceiros para gerenciar todas as tarefas relacionadas à folha de pagamento. Para empresas que optam por terceirizar suas operações de folha de pagamento para um provedor de folha de pagamento totalmente gerenciado ou um secretaria de folha de pagamento, isso normalmente pode diminuir; o preço dos sistemas e software de processamento de folha de pagamento, os custos de contratação interna de funcionários treinados em folha de pagamento e liberar o tempo gasto em lidar com atividades financeiras relacionadas à folha de pagamento para a empresa. Independentemente do tamanho da organização, seja ela grande, média ou pequena, a terceirização das atividades de folha de pagamento é vantajosa para todos os tipos de negócios.
A crescente complexidade da lei de folha de pagamento é outro fator que impulsiona a terceirização da empresa. Para estar em conformidade com a lei, muitas vezes é necessário ficar por dentro das mudanças anuais nos códigos tributários, Pay as You Earn (PAYE) e faixas do Seguro Nacional, bem como pagamentos obrigatórios e deduções que devem passar pela folha de pagamento.
Como alternativa, em vez de contratar mais especialistas em folha de pagamento e terceirizar uma empresa de folha de pagamento, as empresas podem optar por usar software de folha de pagamento para dar suporte ao trabalho de um contador ou escritório de folha de pagamento. O relógio eletrônico Bundy e outros instrumentos digitais cruciais de RH são incorporados ao software de folha de pagamento, que baseia seus cálculos na taxa enviada e nos dados aprovados adquiridos desse equipamento.
Funções de folha de pagamento terceirizadas;
Quase todas as tarefas de folha de pagamento podem ser delegadas a uma agência externa, embora isso nem sempre seja desejado. Cabe, portanto, à empresa decidir quais partes do processo de folha de pagamento deseja entregar à empresa terceirizada. As responsabilidades da folha de pagamento que podem ser terceirizadas podem incluir;
- Configuração de uma conta de folha de pagamento.
- Estabelecimento de métodos de pagamento.
- Monitoramento de horas trabalhadas.
- Cálculo de salários não pagos.
- Fornecimento de pagamento aos trabalhadores.
- Implementar medidas de segurança para proteger as informações da empresa e do pessoal.
- Garantir o cumprimento dos requisitos legais.
- Deduções em folha de pagamento, apurações de imposto de renda e penhoras salariais.
- O controle das deduções dos funcionários.
- Pagamentos de impostos sobre a folha de pagamento.
- Concluindo o trabalho fiscal do final do ano.
É importante observar que algumas responsabilidades de folha de pagamento, como pagamento de trabalhadores, não são possíveis globalmente, porque alguns países exigem que salários e salários sejam pagos diretamente pelo empregador.
Como funciona a terceirização da folha de pagamento
Existem alguns fatores a serem considerados para garantir que a terceirização da folha de pagamento seja bem-sucedida, independentemente de uma empresa querer terceirizar sua folha de pagamento doméstica ou buscar uma solução para terceirizar sua folha de pagamento em vários países. Esses fatores incluem;
#1. Estratégia clara de terceirização de folha de pagamento:
Para o negócio, determinar quais serviços de terceirização de folha de pagamento são necessários é o primeiro passo. Tanto a equipe interna quanto o parceiro de folha de pagamento descobrirão que ter uma estratégia sólida torna as coisas mais fáceis. A maior parte do trabalho real de uma empresa no processo de terceirização está se preparando para terceirizar as funções de folha de pagamento. A empresa deve primeiro escolher seu nível preferido de terceirização.
Em outras palavras, como a corporação dividiria a responsabilidade se escolhesse co-fonte em vez de terceirizar totalmente? Por exemplo, uma empresa pode decidir que gostaria que um fornecedor terceirizado lidasse apenas com os aspectos tributários da folha de pagamento, monitorando as horas trabalhadas por seus funcionários ou qualquer outra responsabilidade de escolha permitida legalmente no local da empresa.
#2. Escolhendo o parceiro de folha de pagamento certo:
Existem inúmeros “fornecedores de terceirização de folha de pagamento” disponíveis em 2023, tanto no mercado interno quanto no exterior. Embora cada empresa tenha padrões diferentes para o que constitui uma correspondência adequada, todas devem garantir que o provedor mantenha segurança suficiente para os dados dos funcionários e esteja em conformidade com as leis aplicáveis, além de considerar cuidadosamente suas opções antes de selecionar seu provedor de serviços de folha de pagamento.
Os “termos de compromisso” devem ser acordados por ambas as partes quando um provedor de terceirização de folha de pagamento for escolhido. O estabelecimento formal das obrigações específicas do provedor ocorre neste momento, juntamente com a discussão do pagamento pelos serviços prestados. Finalmente, o cliente fornece ao prestador de serviços todos os dados necessários para a realização das tarefas relacionadas com a responsabilidade salarial que este assumirá.
#3. Planejamento da folha de pagamento e notificação de funcionários:
Os departamentos de folha de pagamento geralmente ficam mais ocupados no final do ano. O momento ideal para fazer qualquer mudança para um modelo de terceirização de folha de pagamento deve ser em um momento diferente. Como a folha de pagamento impacta toda a força de trabalho, é essencial informar a todos sobre qualquer mudança que esteja sendo planejada. Instruções claras devem ser dadas a todos os membros da equipe, especialmente aqueles que estão envolvidos no processo de folha de pagamento (seja por motivos administrativos ou outros).
#4. Processamento de folha de pagamento:
Após a troca de dados e estabelecimento de procedimentos, o provedor de terceirização de folha de pagamento passa a cumprir suas responsabilidades reais. O pagamento deve ser quase sempre distribuído de acordo com um cronograma definido (a cada duas semanas é típico). Semelhante ao tratamento da folha de pagamento internamente, o provedor deve reter todos os impostos apropriados antes da emissão dos pagamentos.
De forma regular e planejada, os fornecedores geralmente se reportam ao cliente, confirmando os serviços prestados e descrevendo o desempenho. Esta é uma oportunidade para o cliente verificar se tudo está ocorrendo conforme o esperado. As obrigações fiscais de final de ano terceirizadas são a última etapa significativa do processo. Isso implica tanto no envio ao fisco de comprovantes de que o fornecedor se manteve atualizado durante as atividades quanto no envio dos efetivos pagamentos tributários.
#5. Execução da folha de pagamento paralela:
É sempre uma boa ideia executar pelo menos uma folha de pagamento simultaneamente para garantir que ambas as folhas de pagamento produzam os mesmos resultados, especialmente ao migrar do processamento interno da folha de pagamento para a terceirização da folha de pagamento.
Terceirização de folha de pagamento e serviços de RH
A terceirização de folha de pagamento e RH refere-se a entregar a gestão dos chamados processos rígidos de RH para uma empresa externa. Este serviço pretende tornar as operações neste setor mais eficientes e menos dispendiosas. Entre os serviços que as empresas tendem a terceirizar, as funções de RH estão no topo da lista, pois ajudam na liberação de especialistas em recursos humanos para se concentrarem em empreendimentos mais estratégicos.
A terceirização de RH também é um acordo legal entre um empregador e um provedor de serviços externo no qual o empregador dá ao provedor de serviços externo o controle e o gerenciamento de certas tarefas de RH.
Os empregadores têm acesso a uma ampla gama de opções de terceirização de RH. Soluções amplas e restritas estão disponíveis, como terceirizar apenas uma parte de uma única função de RH, como rastreamento de aplicativos para requisitos de ação afirmativa. À medida que os profissionais de RH procuram maneiras de gastar menos tempo e dinheiro em transações e administração para que possam se concentrar em operações mais estratégicas, a terceirização cresceu em importância.
A empresa também economizará dinheiro como resultado dessa redução de tempo e recursos. Folha de pagamento, administração de benefícios e outras operações mundanas são frequentemente delegadas a fornecedores externos, enquanto gerenciamento de talentos, recrutamento e planejamento de sucessão são frequentemente retidos pelos departamentos de RH. Além de permitir que os especialistas internos de RH tenham mais tempo para se concentrar na estratégia, a terceirização pode:
- Dê às empresas acesso ao conhecimento especializado de RH.
- Auxiliar na garantia da conformidade regulatória.
- Reduza o tempo necessário para responder às tarefas transacionais de RH, como folha de pagamento e registro de benefícios.
Terceirizar folha de pagamento e benefícios
Existem várias razões pelas quais as empresas podem decidir terceirizar a folha de pagamento. Na maioria das vezes, é a maneira mais inteligente de as empresas delegarem tarefas complicadas e pesadas. A terceirização da folha de pagamento da empresa é uma ótima opção, pois também proporciona à empresa uma assistência qualificada. Então, vamos dar uma olhada em algumas das vantagens menos óbvias da terceirização da contabilidade.
Benefícios da terceirização da folha de pagamento
#1. Melhoria na Segurança de Dados:
Os dados da folha de pagamento precisam ser mantidos com o mais alto nível de segurança, e nenhuma grande organização terá a chance de fazê-lo em sua própria rede privada. Infelizmente, as violações de dados são um risco comum para empresas em todos os lugares. A folha de pagamento interna apresenta perigos como roubo de identidade e peculato.
Ao armazenar dados em sistemas e tecnologias seguros baseados em nuvem, os provedores de folha de pagamento terceirizados protegem seus dados confidenciais e evitam atividades fraudulentas internas de folha de pagamento, protegendo assim a empresa de qualquer perigo potencial resultante.
#2. Poupança de custos:
As empresas freqüentemente terceirizam a folha de pagamento, pois descobriram que é mais econômico do que lidar com a folha de pagamento internamente. Isso frequentemente serviu como uma das principais motivações para a terceirização em geral, e as atividades de folha de pagamento não são diferentes. A empresa cliente pode economizar muito dinheiro terceirizando essas tarefas para um provedor de terceirização de folha de pagamento em um país onde os salários geralmente são mais baixos. Isso permite que a empresa cliente recupere grande parte da diferença na remuneração dos funcionários.
Mesmo quando a folha de pagamento é terceirizada internamente, isso ainda pode acontecer. Ao fornecer o processamento da folha de pagamento a um provedor de folha de pagamento, em vez de fazê-lo você mesmo, os custos diretos de processamento da folha de pagamento podem ser reduzidos. Além disso, são eliminados os custos ocultos, como férias anuais e empregador PRSI. Como resultado, os custos relacionados a pessoas e infraestrutura podem ser reduzidos. Isso reduz as despesas iniciais de inicialização para novas empresas. Enquanto para empresas estabelecidas, isso significa maiores lucros para as partes interessadas e acionistas.
#3. Profissionalismo e Redução de Erros:
Profissionais que sabem administrar bem a folha de pagamento podem cuidar das tarefas da folha de pagamento, outro benefício da terceirização. A maioria das empresas considera o processamento interno da folha de pagamento pouco mais do que uma tarefa doméstica necessária, porque suas principais competências estão em outro lugar. Por outro lado, um “birô de serviços de folha de pagamento” ou fornecedor de terceirização de folha de pagamento só pode lidar com tarefas relacionadas à folha de pagamento. Se ele fornece mais serviços, eles provavelmente estão em áreas relacionadas.
Isso implica não apenas uma experiência geral mais ampla em folha de pagamento, mas também que o provedor terceirizado deve ter sistemas de gerenciamento eficientes para todo o espectro de serviços de folha de pagamento. Com o uso frequente de automação de folha de pagamento por empresas de serviços de folha de pagamento, há menos oportunidades de erro humano. Além disso, como a folha de pagamento é sua principal atividade comercial, um provedor de serviços de folha de pagamento competente é uma verdadeira autoridade em tudo relacionado à folha de pagamento.
#4. Melhora a Conformidade da Folha de Pagamento Internacional:
O acesso direto a especialistas em folha de pagamento é um grande benefício de trabalhar com fornecedores internacionais de terceirização de folha de pagamento. Os provedores de serviços de folha de pagamento são autoridades em leis e decretos tributários locais e estão familiarizados com a folha de pagamento e os cronogramas de conformidade de cada nação que atendem. As regras que regem impostos, dados e padrões de conformidade, bem como empregos, são bastante complexas. Eles são flexíveis e diferem de uma jurisdição para outra. Penalidades por erros, omissões e divulgações atrasadas podem ser muito caras.
Os especialistas terceirizados da folha de pagamento mantêm-se atualizados sobre as novas leis e regulamentações nos níveis federal e estadual. Eles cumprem os prazos estatutários de arquivamento e dados da folha de pagamento. Deixar a folha de pagamento em mãos competentes; reduz a probabilidade de erro e elimina qualquer preocupação com prazos significativos para a folha de pagamento e outros perigos associados à conformidade internacional da folha de pagamento.
Riscos envolvidos na terceirização da folha de pagamento
#1. Perda de controle de dados da empresa:
O maior risco de violação de informações privadas causado pela terceirização talvez seja ainda mais preocupante. Embora muitos aplicativos de gerenciamento de dados de folha de pagamento baseados em nuvem incluam firewalls e servidores criptografados para segurança, eles são alvos atraentes para atividades nefastas. As informações da folha de pagamento dos funcionários da empresa podem consistir em blocos de dados grandes, desajeitados e difíceis de processar. Por mais que esses dados tenham sido entregues a prestadores de serviços de folha de pagamento, eles ainda são informações corporativas. Quando uma empresa mantém esses processos internos, esses tipos de riscos são reduzidos.
#2. Retificação de Erros e Apoio ao Cliente
Devido às diferenças de fuso horário e idioma, ter parceiros de folha de pagamento em muitos países ao redor do mundo pode tornar a comunicação e os procedimentos mais lentos para corrigir erros de folha de pagamento.
No caso desses erros ou enganos no processamento da folha de pagamento, o terceiro deve ser confiável para resolver quaisquer problemas que surjam. Isso pode tornar a correção de eventuais falhas um procedimento mais difícil do que o necessário, dependendo do grau de atendimento oferecido ao cliente.
Empresas Nacionais de Folha de Pagamento
Aqui está uma lista de algumas empresas nacionais de folha de pagamento que possuem os melhores serviços terceirizados de folha de pagamento do setor.
#1. ADP
A ADP (NASDAQ: ADP), com sede em Nova Jersey, oferece terceirização, HCM global e serviços de folha de pagamento em mais de 140 países e mercados.
# 2. Gusto
Gusto, anteriormente conhecido como ZenPayroll, foi lançado em 2012 como uma plataforma online para gerenciamento de pessoal. Sua sede fica em San Francisco, Califórnia, e presta serviços para mais de 100,000 empresas em todo o país.
#3. intuito
O fornecedor global de plataforma financeira Intuit (NASDAQ: INTU) está sediado em Mountain View, Califórnia. Foi criada em 1983 e agora tem 20 locais em 9 nações.
#4. Cheque de pagamento
A Paychex (NASDAQ: PAYX), com sede corporativa em Rochester, Nova York, foi fundada em 1971 e oferece soluções integradas de gerenciamento de capital humano para folha de pagamento, benefícios, recursos humanos e serviços de seguros.
#5. Folha de Pagamento BizChecks
A folha de pagamento da BizChecks, uma empresa de Massachusetts com a maioria de seus clientes em South Shore, Cape Cod e nas ilhas de Nantucket e Martha's Vineyard, lida com folhas de pagamento em toda a Nova Inglaterra.
#6. CSC Tesoureiro
A empresa CSC Paymaster, sediada em Warwick, Rhode Island, está em operação há 56 anos e fornece soluções para folha de pagamento, gerenciamento de tempo e trabalho e recursos humanos.
Qual é a terceirização mais popular?
Os serviços terceirizados mais populares são; Programação de computadores e empregos em TI, recursos humanos, suporte telefônico/ao cliente, terceirização de processos de negócios (BPO), escritores e assim por diante.
Quantas Empresas Terceirizam a Folha de Pagamento?
Uma estimativa de mais de 12% das organizações em todo o mundo terceiriza totalmente as funções de folha de pagamento, com outros 26% tendo funções de folha de pagamento terceirizadas.
Qual é o tamanho do Paychex Peo?
A empresa americana Paychex, Inc. possui aproximadamente 670,000 clientes de folha de pagamento e mais de 100 escritórios nos Estados Unidos e na Europa. Atualmente, possui uma capitalização de mercado de US$ 30.155 bilhões.
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Conclusão
O processamento da folha de pagamento é uma tarefa difícil e demorada que precisa seguir rigorosas leis e regulamentos federais e estaduais. Requer registro meticuloso e foco nas letras pequenas. Planejar a terceirização da folha de pagamento traz muitos benefícios. Um provedor de folha de pagamento global confiável pode oferecer serviços que a maioria das empresas não consegue administrar sozinhas. Isso os ajuda a economizar tempo e ter uma garantia melhor do que com uma solução de folha de pagamento interna. Além disso, há economia financeira e menor risco de descumprimento.
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Perguntas frequentes sobre serviços de terceirização de folha de pagamento
O que é um serviço de terceirização de folha de pagamento?
Os serviços de terceirização de folha de pagamento são os serviços relacionados à folha de pagamento fornecidos por empresas externas para várias empresas.
Qual é a maior empresa de terceirização de folha de pagamento?
A Automatic Data Processing, Inc. (NASDAQ: ADP) é a maior empresa de terceirização de folha de pagamento.
Qual é a melhor empresa de folha de pagamento?
ADP é a maior empresa de folha de pagamento, com a maior participação de mercado em software de serviço de folha de pagamento.
O que é terceirização de folha de pagamento e serviços de RH?
Os serviços de terceirização de folha de pagamento e RH referem-se a entregar a gestão dos chamados processos rígidos de RH a uma empresa externa.
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