Quantos aplicativos, telas e guias do navegador da Web diferentes você acha que alterna ao longo do dia de trabalho? Provavelmente muito, certo? Agora, pense em quanto tempo você gasta fazendo isso. Você pode pensar que alternar entre tantas ferramentas diferentes é uma parte inevitável de fazer seu trabalho, mas não é.
Existem maneiras de retomar o controle de seu tempo e melhorar sua eficiência usando menos aplicativos, telas e guias para tarefas profissionais.
Quanto tempo as pessoas realmente perdem alternando entre aplicativos no local de trabalho?
De acordo com a Harvard Business Review, cada pessoa envolvida em uma transação da cadeia de suprimentos de bens de consumo estudada trocou cerca de 350 vezes entre uma média de 22 aplicativos e sites diferentes.
Olhando para este exemplo, um único funcionário pode alternar entre diferentes aplicativos e janelas cerca de 3600 vezes ao longo de um dia. O nome desse tipo de alternância entre diferentes aplicativos, sites e telas é alternância de contexto.
E, embora possa parecer inofensivo à primeira vista, não deve ser descartado como apenas mais uma parte dos negócios – a mudança de contexto desperdiça muito tempo nos locais de trabalho.
Por que você deve se preocupar em reduzir a troca de contexto
Quando você pula de aplicativo para aplicativo e de site para site, não é apenas a quantidade de tempo gasto clicando entre eles que você está desperdiçando.
Cada vez que você olha para algo novo na tela, leva tempo para se ajustar e começar a trabalhar no novo contexto.
Cada aplicativo ou site tem uma finalidade e interface diferentes, portanto, a transição entre ferramentas diferentes nunca é um processo instantâneo e contínuo. Se você precisar inserir detalhes de login (que pode ter esquecido) e abrir um aplicativo pela primeira vez em um determinado dia, estará perdendo ainda mais tempo. A mudança de contexto não apenas desperdiça tempo, mas também pode prejudicar sua produtividade, sobrecarregando seu cérebro e dificultando o foco.
De acordo com o mesmo estudo da HBR, a pessoa média no local de trabalho gasta até 9% do seu tempo na mudança de contexto de trabalho – muito tempo que poderia ser gasto na realização de tarefas importantes.
Use um aplicativo de e-mail completo (como o Spike) para fazer mais, em menos tempo
Embora o uso de vários aplicativos e sites diferentes seja inevitável na maioria dos locais de trabalho modernos, você pode reduzir drasticamente a quantidade de tempo e energia gasta na troca de contexto usando as ferramentas ideais para o trabalho.
De acordo com outro estudo da HBR, o funcionário médio gasta até 28% de seu dia de trabalho lidando com e-mails. Se adicionarmos isso aos 9% gastos na mudança de contexto, vemos que um funcionário pode gastar até 37% do tempo apenas enviando e-mails e alternando entre vários aplicativos e sites.
Uma das melhores maneiras de reduzir o desperdício de tempo e aumentar a produtividade é usar um aplicativo de email completo, como o Spike email, que otimiza suas comunicações por email e reduz o número de ferramentas necessárias para determinadas tarefas e funções.
Spike é a primeira conversa do mundo aplicativo de e-mail. E-mail conversacional é um termo para a maneira como o Spike transforma seus tópicos de e-mail tradicionais em conversas no estilo de bate-papo. Isso elimina formalidades e repetições, tornando mais fácil e rápido ler e responder e-mails. Então, você pode ver como isso permitiria que você gastasse menos tempo lidando com e-mails, mas que tal reduzir a troca de contexto?
Bem, o Spike está cheio de outros recursos integrados que eliminam a necessidade de ter vários aplicativos e ferramentas diferentes abertos de uma só vez. Por exemplo, há videoconferências integradas, para que você possa ligar rapidamente para uma reunião de equipe diretamente do seu cliente de e-mail, sem a necessidade de alternar para outro aplicativo de videoconferência.
Também há bate-papos em grupo e mensagens de voz integrados, o que significa que você não precisa de aplicativos separados para nenhuma dessas formas de comunicação. Em seguida, você tem tarefas colaborativas e listas de tarefas, bem como notas colaborativas, que fazem o Spike funcionar como uma forma de software de gerenciamento de projetos.
Ser capaz de criar rapidamente uma tarefa e atribuí-la a um membro da equipe com base no conteúdo de um e-mail pode economizar muito tempo. Notas online colaborativas (com bate-papos integrados na barra lateral) tornam o trabalho em conjunto em tempo real ainda mais eficiente. Considerando o fato de que a maioria das pequenas empresas usa dezenas, senão centenas, de aplicativos e sites diferentes para fazer negócios, ter uma ferramenta como o Spike que reduza a necessidade de tantos é essencial.
Apenas pelos recursos mencionados acima, você pode ver como se livrar de cerca de seis ou sete outros aplicativos usando o Spike para otimizar a comunicação e a colaboração de sua equipe.
Conclusão
Reduzir a troca de contexto e facilitar o tratamento de e-mails são duas das melhores maneiras de aumentar a produtividade e fazer mais em menos tempo no local de trabalho.
Embora atualmente não haja nenhum aplicativo que faça isso todos os, usar um aplicativo de e-mail multifuncional, como o Spike, ajuda bastante a melhorar os fluxos de trabalho para você e sua equipe.
