As faturas são um elemento importante na administração de uma empresa, e saber como redigir e enviar uma fatura corretamente ajudará você a aumentar a eficiência e receber pagamentos mais rapidamente. Para começar, crie uma fatura contendo seu nome e informações de contato, nome e informações de contato do seu cliente, datas, número da fatura, serviços prestados, valor total e termos e condições de pagamento. Quando terminar, envie-o por e-mail, correio ou software de faturamento para ser compensado por seus esforços.
O que é uma Fatura
Uma fatura é uma carta que as empresas enviam aos clientes solicitando o pagamento de bens e serviços prestados. Os seguintes componentes devem estar presentes para que uma fatura se qualifique como documentação legal:
- Detalhes de contato para clientes e empresas
- Um número de cobrança
- Data de Cobrança e Data de Pagamento
- Nome e detalhes dos produtos e serviços
- Valor pago globalmente e por cada unidade do produto
- Condições de pagamento
Como devo preparar uma fatura antes de enviá-la?
Sempre deixe seus clientes saberem os detalhes de uma compra antes de entregar uma fatura. Nada no jornal deve chocá-los ou surpreendê-los.
O valor da fatura é o aspecto mais crucial a considerar. Isso é simples de determinar porque o preço é frequentemente fixo. Se o cliente não estiver satisfeito com os preços do seu negócio, você pode tentar chegar a um acordo sugerindo descontos ou reduções.
Em seguida, especifique as datas de cobrança e vencimento para que seu cliente saiba quando esperar a fatura e quanto tempo eles têm para pagar de volta. Basta dar-lhes uma estimativa se você estiver trabalhando em um projeto em que o tempo de entrega varia, para que eles saibam o que antecipar.
Tendo essas discussões desde o início, você pode melhorar seu relacionamento com seus clientes e aumentar a probabilidade de que eles paguem em dia.
Como enviar uma fatura
#1. Por e-mail
O e-mail é o método mais rápido e conveniente de enviar faturas. Para evitar fraudes, você pode anexar sua fatura em formato PDF não editável. Além disso, certifique-se de descrever de forma clara e sucinta sua empresa e a fatura na linha de assunto e no corpo do e-mail.
Diferentes clientes e consumidores podem ter vários métodos para obter contas. Descobrir se há informações específicas a serem fornecidas na linha de assunto para agilizar o pagamento pode ser uma boa ideia.
#2. Através do correio tradicional
O método comum de envio de fatura aqui é por correio ou fax.
O documento deve ser impresso, colocado em um envelope, carimbado e entregue pessoalmente ou nos correios. Por vários motivos, vemos essa abordagem como uma forma ultrapassada de conduzir os negócios.
Para começar, o procedimento leva muito tempo. Com o tempo, gerenciar seu negócio ficaria em segundo plano para servir como carteiro. Para começar, o procedimento leva muito tempo. Com o tempo, gerenciar seu negócio ficaria em segundo plano para servir como carteiro.
Devido ao custo mais alto de papel, tinta e postagem em comparação com outros meios, enviar algo por correio tradicional também é mais caro. Além disso, usar tanto papel para enviar uma simples fatura é difícil para sua empresa e para o meio ambiente.
#3. Uso de Software de Faturamento
Para criar sua fatura, você pode utilizar um dos muitos programas de faturamento disponíveis, como o PayPal. O benefício de usar software de faturamento é a abundância de modelos disponíveis e a simplicidade da marca.
Os clientes podem pagar com mais facilidade porque têm acesso simples aos links de pagamento.
Como enviar fatura no PayPal
Alguns itens são necessários para fazer uma fatura do PayPal. Você deve primeiro ter uma conta comercial do PayPal. Felizmente, não há custo adicional e essas contas são simples de configurar. Em seguida, você precisará do endereço de e-mail do seu cliente. Um arquivo de imagem adequado também é necessário se você planeja incluir um logotipo em sua fatura.
Siga estes procedimentos para construir sua fatura depois de ter essas duas ou três coisas em sua posse:
- Abra um PC, Mac ou iPad e faça login na sua conta do PayPal.
- Selecione "Faturamento" no menu suspenso em "Ferramentas" e clique em "Criar fatura".
- Digite o endereço de e-mail do seu cliente. No campo cc, forneça quaisquer endereços adicionais.
- O nome do cliente e outras informações serão preenchidas automaticamente quando você clicar em “Adicionar dados do cliente”. Bem como, se necessário, o endereço de envio.
- Inclua itens, quantidades e preços específicos na lista de vendas. Inclua quaisquer taxas atrasadas ou outros custos adicionais.
- Certifique-se de revisar a fatura duas vezes para garantir a precisão.
- Pressione “Enviar”.
Agora, o PayPal criará uma fatura e notificará seu cliente por e-mail. Em seguida, seus consumidores podem fazer um pagamento usando o método selecionado. Eles podem usar seu saldo do PayPal ou um cartão de crédito ou débito no lugar disso.
Como enviar fatura no eBay
- Vá para a página inicial do eBay, faça login, clique no link “Meu eBay” no canto superior direito e escolha “Vender” no menu suspenso.
- Selecione "Aguardando pagamento" destacando o link "Pedidos" em "Hub do vendedor".
- Para enviar uma fatura, clique no botão “Enviar fatura” na parte inferior da tela após verificar o custo de entrega, o método de envio selecionado e a adição de uma nota ao cliente na próxima página.
- No pedido relevante, selecione “Enviar Fatura. Você pode persuadir o comprador a pagar prontamente se incluir uma mensagem em sua fatura.
- Clique em “Enviar Fatura” quando terminar de inserir suas informações.
- Depois disso, o ideal é aguardar uma resposta com o pagamento do seu cliente.
Como enviar fatura por e-mail
Com a ajuda de um e-mail de fatura, você pode enviar faturas digitais para seus clientes e garantir o pagamento imediato. Seu e-mail sobre a fatura deve ser sucinto, claro e informativo.
Abaixo estão dicas para enviar uma boa fatura por e-mail
Escreva um bom assunto:
] A primeira coisa mais significativa que seu cliente verá é a linha de assunto. Suas chances de receber o pagamento a tempo de sua fatura aumentam se você a tornar concisa e direta. Suas faturas devem ter o número da fatura, o nome do projeto e o nome da empresa na linha de assunto do e-mail.
Selecione o(s) destinatário(s) adequado(s):
Enviar um e-mail de fatura para os destinatários corretos requer a inclusão de todos os destinatários apropriados. Por exemplo, se estiver a enviar um e-mail com uma fatura a uma empresa, deverá copiar o departamento responsável, a pessoa que lhe entregou o projeto e o departamento de contabilidade.
Anexe todas as suas faturas:
Não se esqueça de anexar a fatura em seu e-mail! Você deve convertê-lo em PDF se o escreveu no Word. Depois de anexado, dê um nome que inclua o nome da sua empresa e o número da fatura apropriado.
Corrija o corpo do e-mail
Sem uma frase para acompanhar, enviar uma fatura por e-mail é apenas meio eficaz. É um comportamento impróprio e pouco profissional. No entanto, não deve ser um texto longo ou ostensivo.
Um e-mail contendo uma fatura deve ser claro e informativo
Você deve informar seu cliente sobre a fatura que foi enviada e solicitar gentilmente que ele mantenha sua parte no acordo, além de agradecer sua cooperação.
Como enviar fatura como freelancer
Quando você trabalha para clientes como freelancer, cabe a você receber o pagamento pela tarefa que concluiu. Faturamento é a melhor técnica para obter os pagamentos.
Você pode ter dado ao seu cliente uma cotação descrevendo o custo do trabalho que ele solicitou de você. Após a conclusão do seu trabalho, você receberá uma fatura detalhando o trabalho que foi feito e o valor do pagamento que você espera receber.
Quais informações devem estar em uma fatura de freelancer?
Fale detalhes:
Inclua seu nome (ou, se for o caso, o nome da sua empresa) e endereço. Inclua seu número de telefone e endereço de e-mail caso o cliente precise entrar em contato com você. Se sua empresa tiver um logotipo, inclua-o em sua fatura para dar uma aparência mais elegante. Você também deve incluir o nome e o endereço do seu cliente ou da empresa do seu cliente. Inclua o nome da pessoa que revisa suas faturas, se você estiver ciente delas.
Um número de fatura:
Você precisa manter o controle de seus números de fatura, quer você os faça manualmente ou use um programa de contabilidade que os crie. Você pode precisar descobrir o paradeiro de faturas não pagas ou responder a perguntas de clientes sobre seu trabalho como freelancer. Quando essas perguntas surgirem, ter registros organizados de faturas ajudará você a responder. Uma referência a um número de fatura garantirá que você e o cliente estejam discutindo a mesma transação.
Data de Emissão e Data de Vencimento:
É fundamental colocar a data de emissão nas suas faturas porque é nesse dia que começa o prazo de pagamento. A referência à data de emissão também pode ajudar a diferenciar uma fatura da outra, caso você tenha numerado acidentalmente suas faturas incorretamente.
Detalhes do item de linha e valor devido:
O detalhamento dos bens e serviços que você prestou é a informação mais importante da fatura. Inclua uma divisão precisa do valor total devido para cada item da lista, juntamente com uma descrição do trabalho ou bem que foi executado ou entregue, sua quantidade, seu preço e sua taxa.
Procedimentos de Pagamento:
Torne o pagamento o mais simples possível para seus clientes. Inclua opções para os clientes pagarem a você, juntamente com todas as informações necessárias para que eles executem esse pagamento. Se você aceitar cheques, certifique-se de deixar claro onde os clientes podem enviá-los. Inclua qualquer e-mail vinculado à conta do PayPal da sua empresa e quaisquer dados bancários necessários para transações bancárias.
Detalhes adicionais:
Na parte inferior da sua fatura, inclua quaisquer cobranças adicionais, descontos ou linguagem ambígua. Isso pode ter algo a ver com multas por atraso de pagamento ou descontos por pagamento antecipado.
Como posso enviar a fatura por e-mail.
Para enviar uma fatura por e-mail, você deve escrever um bom assunto e selecionar um destinatário adequado. Depois de fazer isso, você deve anexar todos os números da sua fatura e, em seguida, certifique-se de escrever um corpo detalhado e direto.
Como você envia uma fatura simples?
Numerar as faturas sequencialmente é a forma mais simples de enviar uma fatura simples. Você pode enviar a fatura 001 como a primeira, a fatura 002 depois dessa e assim por diante.
Conclusão
As empresas são obrigadas a manter registros para quase tudo. Detalhes importantes como a data da fatura, o valor total devido e se o cliente efetuou um pagamento integral ou não estão disponíveis instantaneamente graças às faturas.
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Referências
