Nos negócios, você enfrentará uma concorrência feroz não apenas em vendas, mas também em eficácia, produtividade e eficiência. É aí que entra a automação de tarefas de negócios. Se você não automatizar, há uma grande chance de que seus concorrentes já estejam fazendo isso, empurrando você para fora do negócio. Felizmente, a automação agora está amplamente disponível para a maioria dos setores e funções de negócios, incluindo o setor de serviços de campo.
Empresas de todos os tamanhos podem criar tarefas automatizadas para aumentar a eficiência, a produtividade e, o mais importante, a lucratividade. No entanto, a automação de tarefas pode dar errado se não for abordada da maneira certa. Felizmente, este artigo compartilha dicas sobre como acertar na automação de tarefas e criar um negócio mais eficiente e lucrativo.
#1. Comece organizando suas tarefas diárias
Ao automatizar tarefas em seu negócio de serviço de campo, por exemplo, você precisa identificar e listar as tarefas que realiza diariamente. Ao criar esta lista, inclua alguns detalhes das tarefas. Além disso, também ajudaria se você indicasse quanto tempo cada tarefa leva em média e a frequência da tarefa. A frequência pode ser horária, diária, semanal, mensal e assim por diante. Certifique-se de que cada departamento realiza este exercício.
Depois, identifique as áreas em que a automação pode entrar e as ferramentas necessárias para realizar as tarefas com eficiência. Verifique quais tarefas você cobriu e quais não. Pense em qual seria uma solução ideal e o resultado que você deseja.
Uma vez que cada função de negócio e a tarefa tenham sido identificadas e as soluções ideais apresentadas, faça uma reunião com sua equipe e apresente sugestões de possíveis soluções.
#2. Pesquise e explore ferramentas de automação
Agora que você determinou as áreas e tarefas que precisam de automação, agora você pode começar a pesquisar as ferramentas adequadas. Identifique o que você pode usar dependendo de suas necessidades. Ferramentas especializadas como Jobber's software de encanamento são projetados especificamente para ajudar nesse processo para empresas baseadas em serviços de campo. Você pode encontrar aplicativos projetados para oferecer suporte a todos os tipos de indústria, então invista tempo para encontrar o caminho certo. A nova tecnologia inteligente pode não apenas otimizar sua automação de tarefas dessa maneira, mas também ajudá-lo a agendar, criar e rastrear cotações e estimativas e gerenciar relacionamentos com clientes, para citar apenas alguns.
Se você já possui outras ferramentas e softwares, certifique-se de que as ferramentas que você escolheu possam se integrar facilmente umas às outras. Você deseja obter uma solução que se adapte à sua infraestrutura existente e se integre perfeitamente sem tornar inúteis seus softwares e ferramentas legados. A menos que seu objetivo seja revisar toda a sua tecnologia de negócios e treinar novamente sua equipe, sua tecnologia de automação deve se integrar a outros aplicativos e ferramentas.
Além disso, você não pode automatizar fluxos de trabalho com eficiência quando os sistemas não estão se comunicando entre si. Se o seu painel de cotações não estiver vinculado ao software de contabilidade, você não rastreará e acompanhará as cotações com eficiência. Embora esse processo possa demorar um pouco, é necessário. Você quer garantir que a solução que você encontrar seja a mais adequada para o seu negócio.
#3. Defina suas metas de automação
Não seria sensato gastar dinheiro em ferramentas de automação, investir tempo em aprendizado e criar um novo sistema que não lucraria com seus negócios. É por isso que é essencial definir metas específicas para ajudá-lo a medir o progresso, identificar lacunas e refinar o processo. A automação de tarefas pode ter muitos objetivos. O seu pode ser melhorar a produtividade e liberar tempo para sua equipe fazer outras tarefas.
Por exemplo, você pode automatizar a criação e o rastreamento de cotações. Isso o ajudará a melhorar a produtividade, mas, o mais importante, você liberará tempo que sua equipe pode gastar em outras tarefas. Você também precisa saber o que fazer com o tempo liberado que agrega valor ao negócio. Crie metas específicas e use-as para medir o sucesso da automação do processo. Depois de definir metas, você poderá avaliar o impacto da automação.
#4. Mantenha sua visão completa
Embora seja essencial se concentrar no que a tecnologia e a automação dos processos de negócios podem fazer, não se esqueça de se concentrar nos negócios. Quando o foco está muito na tecnologia e não no negócio, o fracasso é iminente. A automação não é de forma alguma apenas um problema tecnológico. Antes de se comprometer com qualquer plataforma de tecnologia, olhe para o negócio como um todo, incluindo seus clientes e funcionários.
Enquanto você procura aprimorar o fluxo de trabalho, certifique-se de melhorar o atendimento ao cliente e estar na mesma página com sua equipe também. Automatizar qualquer parte do seu negócio deve atender a objetivos de curto e longo prazo. Como proprietário do negócio, você tem a chave para manter viva a visão do negócio. Não permita que a tecnologia e a automação o dissuadam do que você pretende alcançar. Certifique-se de que tudo se encaixa bem na sua visão de negócios.
#5. Comece pequeno e construa a partir daí
Ter que lidar com muitas novas automatizações, algumas das quais podem ser complexas, pode ser um desafio. Mas mordidas menores são fáceis de mastigar e fazem uma melhor digestão. Com esse conceito, a melhor maneira de automatizar seu negócio é começar pequeno e construir com o tempo. Comece com uma tarefa, acompanhe os resultados, refine-a e verifique se está funcionando conforme o esperado antes de passar para a próxima.
Além disso, com uma automação por vez, você terá uma curva de aprendizado mais gradual, facilitando e agilizando o ajuste de sua equipe. Mantendo sua visão em mente, divida o processo de automação em entregas gerenciáveis. No início, todos querem ver e experimentar as pequenas vitórias, o que ajuda a criar confiança e aceitação da automação.
Além disso, é mais fácil lidar com quaisquer desafios que possam surgir ao longo do caminho. Há coisas que você pode não ser capaz de antecipar e só pode lidar com elas à medida que elas surgem. Manter os marcos gerenciáveis é parte de acertar a automação do seu negócio.
#6. Avalie e teste suas ferramentas
Você não pode parar depois que a automação estiver funcionando. Você precisa avaliar e testar o sistema para garantir que ele está fazendo o que você pretendia que ele fizesse. Certifique-se de que as áreas que você automatizou estão realmente agregando valor ao seu negócio, economizando tempo para sua equipe e tornando-as eficientes e produtivas.
Certifique-se de que tudo está funcionando bem desde o início e que a automação não resultou em outros problemas de fluxo de trabalho e atrasos.
A automação é ideal para o seu negócio?
A automação é uma abordagem rápida para aumentar a eficiência e a produtividade em qualquer setor. As tecnologias de automação impulsionam o desempenho corporativo e dos funcionários, por isso não são mais uma tecnologia “bom de se ter”.
Quais são os melhores processos de negócios para automatizar?
Atendimento ao cliente, finanças, vendas, marketing, gerenciamento da cadeia de suprimentos, recursos humanos, gerenciamento de estoque, gerenciamento de pedidos, gerenciamento de documentos e análises são as dez principais operações corporativas a serem automatizadas.
A automação é ideal para o seu negócio?
A automação é uma abordagem rápida para aumentar a eficiência e a produtividade em qualquer setor. As tecnologias de automação impulsionam o desempenho corporativo e dos funcionários, por isso não são mais uma tecnologia “bom de se ter”.
Como as pessoas automatizam tarefas?
Tarefas individuais podem ser criadas, atribuídas a membros da equipe e rastreadas usando ferramentas como Hive ou ClickUp. Você também pode usar regras automatizadas para transferir trabalhos entre estágios ou quadros, dependendo de critérios predefinidos.
Conclusão
Automatizar o seu negócio pode ajudá-lo a permanecer competitivo e melhorar a eficiência e a produtividade. No entanto, isso só é possível se você acertar. Acertar significa conhecer suas tarefas e o que você deseja obter com a automação. Certifique-se de obter as ferramentas de automação certas, mantenha sua visão em mente, comece pequeno e não se esqueça de acompanhar seu progresso.
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