As empresas precisam gerenciar o tempo de forma mais eficaz para obter uma vantagem na economia cada vez mais competitiva de hoje. Eles podem aumentar a receita mais rapidamente se puderem concluir mais trabalho no menor tempo possível. Como resultado, tanto os contratados independentes quanto os proprietários de empresas se esforçam para aumentar sua produtividade diária.
Manter o controle de seu tempo é uma abordagem para aumentar a produtividade. Mas também há alguns outros benefícios do rastreamento de tempo que você deve conhecer.
Peça 100%
É improvável que os membros de sua equipe estejam sendo preguiçosos se você perceber uma queda na produtividade da sua empresa. Em vez disso, eles podem simplesmente não ter um senso de urgência quando se trata de prazos.
Os funcionários que assumem a responsabilidade por sua carga de trabalho e registram seu tempo podem entender melhor quanto tempo leva para realizar cada tarefa e avaliar seu próprio desempenho. Sua equipe se sentirá mais no controle de seu trabalho e horários se você os envolver em sua própria produtividade.
Eles sempre terão algo a fazer se utilizarem um software de rastreamento de tempo, pois podem visualizar todos os trabalhos que estão esperando na fila. Por exemplo, uma ferramenta como o Aplicativo perspicaz não só permite que você acompanhe o tempo, mas também oferece monitoramento de produtividade abrangente e gerenciamento de trabalho remoto.
Faturamento preciso
Toda a sua equipe presumivelmente tem uma ideia geral de quanto tempo leva para concluir várias tarefas. Uma estimativa aproximada, no entanto, difere de um log real. Você não pode cobrar do cliente pelo tempo que realmente gastou no trabalho se não o acompanhar.
Por exemplo, você perderia mais de 170 horas faturáveis anualmente se concluísse 10 trabalhos em média por semana e cada trabalho demorasse apenas 20 minutos a mais do que o previsto.
Mas, ao registrar com precisão o tempo de cada funcionário, você poderá receber a compensação devida pelo tempo que dedicou.
Prevenção de Burnout
Burnout no trabalho pode ocorrer por diversos motivos.
A pressão de trabalho resulta da distribuição desigual das atividades do projeto ao longo do dia de trabalho ou da semana de trabalho. Trabalhar regularmente mais horas do que o acordado atrasa os funcionários e causa estresse mental.
Os funcionários entram na área de horas extras exaustivas quando assumem mais projetos e tarefas do que podem terminar. A produtividade dos funcionários no trabalho diminui quando eles trabalham duro por longos períodos de tempo sem fazer pausas.
Os funcionários são mais cuidadosos sobre como usam seu tempo quando o registram. Eles são capazes de se proteger do esgotamento limitando o número de horas gastas no trabalho.
Mantenha os empreiteiros visíveis
Quando você contrata contratantes independentes ou freelancers, você precisa acompanhar de perto a quantidade de trabalho que eles fazem e as horas que dedicam para que você não ultrapasse seu orçamento.
Solicite que seus contratados independentes preencham as mesmas planilhas de horas que seus funcionários regulares. Usar o software de controle de tempo para manter um registro exato de suas horas não apenas garante que você está pagando apenas pelo trabalho que foi concluído, mas também permite monitorar a produtividade de vários contratados.
Como resultado, isso permite que você distribua tarefas para os indivíduos mais qualificados.
Scope Creep
Todo tipo de negócio de serviços enfrenta o problema de “deslocamento de escopo” de uma forma ou de outra. O cliente pensará que quer uma coisa, mas no final, adicionará toda uma carga de novas responsabilidades ao projeto.
Antes que você perceba, você está enfrentando uma fera totalmente diferente do projeto que foi acordado pela primeira vez, completo com um prazo estendido e horas adicionais para combinar.
Você pode reconhecer e gerenciar o deslocamento do escopo quando tempo e dinheiro estão sendo monitorados com a ajuda de seu sistema de rastreamento de tempo. Na verdade, você será capaz de fazer isso quase antes de começar.
Dê crédito onde o crédito é devido
Muitos membros da equipe, principalmente aqueles que não estão acostumados a usar software de controle de tempo, estão preocupados que registrar suas horas possa dar a impressão de que não estão trabalhando duro.
Mas, na verdade, o contrário é tipicamente o caso. Você, como proprietário da empresa, pode identificar quando um bom trabalho está sendo feito para que possa recompensá-lo adequadamente se acompanhar com precisão as horas trabalhadas.
Quando o desempenho de alguém excede regularmente suas metas, talvez seja hora de considerar promovê-lo a uma posição mais alta. Da mesma forma, você pode incentivar os funcionários a testar seus limites realizando competições ou desafios amigáveis, dependendo do tempo investido.
Palavras finais
O principal benefício do controle de tempo eficaz é acompanhar os dados em sua empresa e usar essas informações para operar da maneira mais produtiva e lucrativa possível. Espero que agora você tenha algumas ideias para considerar e colocar em ação.
