Sua receita menos suas despesas deve ser igual a zero em uma abordagem de orçamento base zero. Objetivos de economia, pagamento de dívidas e diversão estão incluídos. Você é incentivado a gastar até o último centavo de seu salário mensal por meio da estratégia de orçamento base zero. Mas isso não significa que você deva ir às compras. O plano inclui objetivos importantes, como economizar dinheiro e pagar dívidas, além de gastar em coisas agradáveis. O objetivo do orçamento de base zero, também conhecido como orçamento de soma zero, é dar um propósito a cada dinheiro. Vejamos a definição, modelo e exemplos de orçamento base zero. É assim que funciona.
Definição de Orçamento Base Zero
O ZBB é um método de orçamento em que todas as despesas para cada novo período devem ser justificadas. Cada função dentro de uma organização é avaliada por suas necessidades e despesas como parte do processo de orçamento base zero, que começa com uma “base zero”. Os orçamentos são então construídos em torno do que é necessário para o próximo período, independentemente de cada orçamento ser maior ou menor que o anterior.
Como funciona o Orçamento Base Zero (OBZ)
O ZBB permite a implementação de objetivos estratégicos de alto nível no processo orçamentário nos negócios, anexando-os a áreas funcionais específicas da empresa, onde as despesas podem ser primeiro agregadas e depois medidas em relação aos resultados anteriores e às expectativas atuais.
Devido ao seu caráter detalhista, o orçamento base zero pode ser um processo plurianual, com gerentes ou líderes de grupo revisando algumas áreas funcionais por vez. Ao evitar aumentos ou reduções gerais no orçamento de um trimestre anterior, o orçamento base zero pode ajudar a reduzir as despesas. No entanto, é um procedimento demorado que leva muito mais tempo do que o orçamento convencional baseado em custos.
A estratégia também prioriza as áreas que geram receita direta ou produção, pois suas contribuições são mais simplesmente justificadas do que as de atendimento ao cliente e pesquisa e desenvolvimento.
Orçamento Base Zero x Orçamento Tradicional
O orçamento tradicional defende aumentos incrementais acima dos orçamentos anteriores, como um aumento de 2% nos gastos, em vez de uma justificativa de despesas antigas e novas, como exige o orçamento de base zero.
O orçamento tradicional simplesmente avalia novos gastos, enquanto o ZBB começa com zero e exige justificativa de gastos antigos e recorrentes, bem como de novos gastos. O orçamento base zero coloca sobre os gerentes o ônus de justificar as despesas, com o objetivo de gerar valor para uma empresa gerenciando os custos, e não apenas a receita.
Modelo de Orçamento Base Zero
O modelo de orçamento base zero é um orçamento gerado principalmente para justificar custos para cada novo período, onde o orçamento começa do zero, ao contrário de um orçamento padrão, onde as modificações são feitas em orçamentos anteriores. A diferença entre todas as fontes de receita e todas as fontes de despesas deve ser igual a zero para criar um orçamento baseado em zero.
Componentes do modelo de orçamento base zero
A seguir estão os detalhes gerais no modelo de orçamento base zero:
# 1. Título no topo:
O modelo incluirá o cabeçalho 'Modelo de Orçamento Base Zero'. Ele permanecerá inalterado para todos os usuários do modelo. Além disso, o cabeçalho informa ao usuário por que esse modelo foi criado.
# 2. Destaques do orçamento:
Este detalhe da visão geral do orçamento aparece no início do modelo. Inclui informações sobre as receitas e despesas gerais do período, bem como o saldo total em base real e antecipada. Os valores coletados nas próximas etapas serão utilizados para preencher esses números automaticamente.
# 3. Despesas fixas:
O usuário irá inserir todas as despesas fixas em valores planejados e reais de todas as áreas.
# 4. Despesas variáveis:
O usuário irá inserir todas as despesas variáveis em valores orçados e reais de todas as áreas nesta seção.
# 5. Equilíbrio:
Após retirar o total das despesas fixas e variáveis da receita total, o saldo remanescente será apurado automaticamente. Com isso, esse saldo de valores previstos deve ser igual a zero, o que implica que o orçamento deve estar totalmente equilibrado.
Como você deve usar este modelo para orçamento base zero?
As etapas para usar o modelo de orçamento base zero são as seguintes:
- Ao usar este modelo, o usuário deve fornecer todas as informações essenciais nos campos que ainda não foram preenchidos.
- Para começar, todas as fontes de receita são reconhecidas e registradas em receitas/recursos recebidos naquele período. Como os orçamentos são elaborados com base no que a pessoa espera ganhar, o valor inserido deve ser o salário líquido líquido em vez do salário bruto.
- Após os dados de receitas, o usuário irá inserir todas as despesas que a organização pretende realizar durante o período de tempo em questão. Para fornecer uma visão clara da natureza das despesas, elas são classificadas como despesas fixas e variáveis. No entanto, a categoria no modelo pode ser alterada para atender às necessidades do indivíduo.
- O modelo calculará o saldo restante após subtrair todas as despesas da receita total. A diferença entre as receitas e despesas do período deve ser zero porque este é um orçamento base zero.
- Após as informações orçadas, devem ser lançados os valores do dinheiro real recebido, bem como as despesas reais pagas no período em relação a cada atividade.
- Uma variação será determinada automaticamente a partir dos dados acima, subtraindo-se os valores reais dos valores orçados para cada atividade separadamente e para o orçamento total como um todo.
Exemplos de orçamento base zero
Se uma empresa de equipamentos de construção lançar um método de orçamento base zero, o que requer uma análise mais profunda dos gastos do departamento de manufatura. A cada ano, a empresa descobre que o custo de peças específicas utilizadas em seus produtos finais que são terceirizadas para outro fabricante aumenta em 5%. Os funcionários da empresa podem produzir essas peças internamente. Depois de avaliar as vantagens e desvantagens da produção interna, a empresa conclui que pode produzir as peças a um custo menor do que o fornecedor externo.
Em vez de apenas aumentar o orçamento em uma quantia específica e ocultar o aumento do custo, a empresa pode identificar uma situação em que pode escolher entre fabricar a peça por conta própria ou comprá-la de uma fonte externa para seus produtos finais.
O orçamento tradicional pode impedir a identificação dos direcionadores de custos departamentais. O orçamento base zero é um procedimento mais detalhado para identificar e justificar gastos. O orçamento base zero é mais extenso, portanto, os custos do processo devem ser equilibrados com as economias potenciais.
Como fazer um orçamento base zero
Faça login em sua conta bancária ou retire os extratos bancários de sua gaveta antes de iniciar seu orçamento base zero. Eles são úteis quando você está se perguntando quanto costuma ganhar ou gastar com as coisas. Confira também essas porcentagens e médias de orçamento.
#1. Faça uma lista de seus ganhos mensais.
Você pode fazer isso à moda antiga com um pedaço de papel ou pode usar o EveryDollar, uma ferramenta de orçamento gratuita.
O que constitui renda? seus contracheques regulares e qualquer dinheiro extra que você espera ganhar durante o mês (pense em atividades secundárias ou pensão alimentícia). Faça uma lista de tudo e totalize! Essa é toda a sua renda mensal, ou quanto dinheiro você tem para trabalhar este mês.
#2. Faça uma lista de suas despesas.
Você sabe o que está por vir, então agora planeje o que está acontecendo. Considere tudo o que você compra durante o mês. Faça uma lista de suas despesas assim:
- Doando (pelo menos 10% de sua renda)
- Economia (isso é determinado pelo seu Baby Step, que discutiremos mais adiante).
- Os Quatro Elementos (A seguir estão as contas mais importantes a pagar: comida, utilidades, abrigo e transporte.)
- Necessidades adicionais (seguro, dívida, creche e assim por diante)
- Extras (Aqui está a parte emocionante: entretenimento, dinheiro para diversão, restaurantes e assim por diante.)
- Despesas mensais (existem festivais, comemorações ou despesas semestrais para este mês?)
Não se esqueça de incluir uma categoria diversa em seu orçamento para dar a si mesmo algum espaço para respirar. Dessa forma, qualquer coisa que surja inesperadamente não é um problema porque foi orçado.
#3. Calcule sua receita deduzindo suas despesas até que sejam iguais a zero.
Examine sua conta bancária dos últimos três meses e faça uma lista de todas as despesas mensais, incluindo o que foram (ou onde você gastou o dinheiro) e o valor. Em seguida, para facilitar para você, adicione esse valor às categorias, como todos os alimentos na categoria de mantimentos, todas as contas de água e TV a cabo na categoria de contas essenciais e assim por diante.
Continue até que seu orçamento contenha todos os seus empréstimos, investimentos e economias, ou até atingir o valor de $ 0. Então, se você geralmente não economiza, investe ou paga dívidas, não se preocupe com isso e prossiga para a próxima etapa.
#4. Acompanhe suas despesas (todo o mês).
Portanto, você não pode simplesmente criar um orçamento e esquecê-lo. Isso não vai te levar a lugar nenhum com seu dinheiro. Você deve fazer login e acompanhar suas transações. Cada um deles. Ou seja, todo dinheiro que entra ou sai é alocado na linha orçamentária apropriada.
#5. Crie um novo orçamento (antes do início do mês).
Embora seu orçamento não varie drasticamente mês após mês, ele mudará. Portanto, todo mês, faça um novo orçamento baseado em zero. Lembra daquelas despesas mensais que discutimos na segunda etapa?
Melhores práticas para orçamento base zero
#1. Adote uma atitude otimista.
O ZBB está fazendo mais do que apenas cortar custos. É um passo importante para liberar recursos e fundos para atividades de renovação e crescimento de negócios. Trabalhando com executivos de negócios, você pode utilizar benchmarking interno e externo para destacar lacunas de lucratividade que precisam ser fechadas e explicar exatamente o que acontecerá com a economia.
#2. Determine as vitórias fáceis.
Primeiro, concentre seu projeto ZBB em unidades de negócios maiores e mais estáveis que estão sofrendo com a lucratividade ou em certas áreas de despesas gerais (como vendas, despesas gerais e administrativas) onde existem custos indiretos significativos que não são bem conhecidos. Essas opções não apenas apoiariam a implementação do OBZ, mas também produziriam as maiores reduções de custo com o mínimo de interrupção para o resto da organização.
#3. Não tente realizá-lo sozinho.
Reúna uma equipe de projeto multifuncional composta por pessoas de finanças, tecnologia da informação e outras unidades de negócios relevantes, de preferência presidida por um executivo de nível C. O processo de desafio e revisão está no centro do ZBB, avaliando todas as atividades realizadas por um departamento para ver se elas podem ser canceladas ou realizadas de forma mais barata. Pode valer a pena pagar a um terceiro especialista e objetivo para ajudar a negociar os compromissos inevitáveis.
#4. Escolha a melhor plataforma de planejamento.
O desempenho do ZBB depende de uma visão precisa dos fatores de custo operacional, como níveis de atividade, taxas de produtividade e custos de insumos – nenhum dos quais está incluído no software tradicional de planejamento e orçamento. Como esses sistemas mais antigos armazenam apenas dados financeiros altamente agregados, eles devem ser aumentados com volumes significativos de dados de outras fontes, como planilhas.
#5. Tenha um plano para o sucesso a longo prazo.
Depois de implementar com sucesso um projeto de ZBB, mantenha suas habilidades afiadas passando para outras unidades de negócios ou categorias de gastos e revisitando iniciativas anteriores para garantir que as economias persistam. Não guarde seu modelo ZBB também. O modelo ZBB pode facilmente evoluir para um modelo de planejamento e orçamento baseado em direcionadores que pode complementar ou substituir os procedimentos FP&A existentes, uma vez que incorpora os vínculos causais entre várias atividades, as necessidades de recursos resultantes e as despesas associadas a essas necessidades. Projetos eficazes de OBZ devem resultar em um maior conhecimento da importância do controle de custos.
Quais são os benefícios do orçamento base zero
O orçamento base zero tem várias vantagens como prática contábil, incluindo operações focadas, custos mais baixos, flexibilidade orçamentária e execução estratégica. Quando os gerentes consideram como cada dólar é gasto, as principais operações geradoras de receita tornam-se mais visíveis. Enquanto isso, custos mais baratos podem ocorrer porque o orçamento base zero evita a má alocação de recursos que pode ocorrer ao longo do tempo quando um orçamento se desenvolve de forma incremental.
Quais são as desvantagens de um orçamento base zero?
Existem muitas desvantagens com o orçamento base zero. Para começar, é oportuno e exige muitos recursos. Como um novo orçamento é criado para cada período, o compromisso de tempo pode não valer a pena. Usar um modelo de orçamento modificado pode ser mais eficaz. Em segundo lugar, pode incentivar o pensamento de curto prazo na empresa, direcionando maiores recursos para operações que geram mais receita. Como resultado, áreas como pesquisa e desenvolvimento, ou aquelas com horizonte de longo prazo, podem ser desconsideradas.
O que é um orçamento base zero e por que é importante?
O orçamento base zero é alocar toda a sua renda para necessidades, desejos, economias de curto e longo prazo e pagamentos de dívidas. No final do mês, você deve ter receita zero menos custos zero.
Qual é um exemplo simples de orçamento base zero?
Quando a soma de suas receitas e despesas é zero, você está usando o orçamento base zero. Não é um ótimo nome? Portanto, se você ganha $ 3,000 por mês, tudo o que você contribui, economiza e gasta deve totalizar $ 3,000. Cada dólar que entra serve a um propósito, desempenha uma função e atinge um objetivo.
Quais são os 3 tipos de orçamentos?
Um orçamento superavitário, um orçamento equilibrado e um orçamento deficitário são os três tipos de orçamentos. O orçamento do Estado é um documento financeiro que inclui as receitas e despesas do ano.
Quais são os 4 métodos de orçamento?
As empresas geralmente empregam quatro tipos de orçamentos: (1) incremental, (2) baseado em atividades, (3) proposta de valor e (4) baseado em zero.
Qual é o melhor método de orçamento?
O orçamento 50/30/20
Essa abordagem é tentadora porque permite que você salde dívidas, cubra despesas atuais e economize para despesas futuras. Ele divide seus ganhos em três categorias principais: necessidades, desejos e economias e reembolso da dívida.
Conclusão
Você está preparado para experimentar a abordagem do orçamento base zero, agora que entende o que isso implica. Tente outra abordagem de orçamento se não funcionar para você. Se sua situação financeira for complicada, você pode se beneficiar de consultar um planejador financeiro.
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Referências
