Quando você tem todas as informações, o reembolso do consumo de combustível pode ser simples de calcular, mas o conceito é frequentemente mal interpretado. É crucial se familiarizar com todos os termos e condições para cumprir integralmente os regulamentos do IRS e usar o reembolso de milhas a seu favor para reduzir as taxas de impostos. Também é uma boa ideia estar atento à taxa de IRS, pois a atual conjuntura económica mundial tem resultado em alterações significativas e preços de gás ainda mais elevados. Neste artigo, discutiremos como calcular a taxa de reembolso de milhagem de combustível na Califórnia para 2023, bem como as melhores ferramentas para rastrear milhagem para reduzir a carga administrativa enquanto permanece em conformidade com os regulamentos do IRS.
O que é o Reembolso de Milhagem de Gás?
Os funcionários que usam seus veículos para viagens relacionadas ao trabalho são elegíveis para uma dedução fiscal conhecida como reembolso de milhagem de combustível. Se você for reembolsado por quilometragem, poderá minimizar o valor do imposto de renda devido em seu pagamento.
O reembolso de milhagem comercial é uma dedução fiscal frequentemente mal compreendida. Seja você proprietário de uma empresa ou funcionário regular, pode deduzir suas despesas usando seu veículo para viagens relacionadas ao trabalho.
Tipos de reembolso de milhagem de gás: taxas fixas x variáveis
Dependendo se o seu carro é conduzido a uma taxa fixa ou variável, o valor do reembolso do gás varia.
Uma taxa fixa permite que um motorista calcule sua milhagem com base no número de milhas percorridas. Um subsídio de “taxa variável” calcula o combustível com base em fatores como eficiência de combustível, tempo de direção e localização do veículo, mas tem um valor de reembolso menor.
O Internal Revenue Service permite que os contribuintes deduzam as despesas reais do veículo ou uma taxa definida com base na taxa de quilometragem padrão do IRS.
Como funciona o reembolso do consumo de combustível?
De acordo com o IRS, você pode deduzir a milhagem comercial em suas declarações fiscais, mas somente se você se qualificar. E essa qualificação é baseada em quantas viagens de negócios você faz em um ano.
Taxa de reembolso de gás 2023
Para dirigir um carro para fins de trabalho, caridade, médicos ou relacionados a mudanças em 2023, o Internal Revenue Service (IRS) estabeleceu uma nova taxa padrão de reembolso de milhagem de combustível.
A partir de 1º de janeiro de 2023, a nova taxa de reembolso de milhagem de gás do IRS está em vigor.
- 65.5 centavos por milha para fins comerciais
- 22 centavos por milha para fins médicos ou de mudança
- 14 centavos por milha para fins de caridade
A taxa de reembolso de quilometragem aumentada é de 62.5 centavos por milha para fins comerciais no segundo semestre de 2022, acima dos 58.5 centavos de dólar por milha para fins comerciais e 18 centavos por milha para fins médicos ou de realocação no início de 2022. A nova taxa de milhagem aumentou devido a mudanças nos preços da gasolina, economia de combustível e despesas com seguros.
As taxas de quilometragem do IRS aplicam-se a todos os veículos, incluindo modelos a gasolina, diesel, elétricos e híbridos. Em 2023, a depreciação representará 28 centavos por milha da taxa de reembolso de milhagem de gás comercial, a mesma de 2022 (26 centavos por milha).
Se os custos reais de um funcionário de utilizar um veículo para fins comerciais forem maiores, eles poderão deduzir um valor maior se documentarem as despesas reais. Todos os anos, o IRS estabelece uma nova taxa de milhagem para viagens de negócios e médicas/em movimento. A taxa filantrópica é obrigatória por lei [26 USC 170(i)] e permanece constante.
Quais requisitos o IRS tem para reembolso de milhagem de gás comercial?
Os empregadores não são obrigados a reembolsar os funcionários por dirigirem seus veículos para fins de trabalho de acordo com os padrões de reembolso de quilometragem do IRS. Isso significa que um empregador pode não oferecer nenhuma compensação, e isso seria perfeitamente legal. Naturalmente, muitas organizações fornecem reembolso de despesas como forma de atrair e reter talentos. Um subsídio de gás, um cartão de visita e outros custos reembolsáveis comuns são exemplos.
Calcular reembolso de gás
Você pode se familiarizar com as taxas de milhagem padrão atuais antes de entrarmos no guia razoavelmente simples sobre como calcular a milhagem de combustível para impostos e reembolso. Se você é um empregado, lembre-se de que seu empregador pode utilizar uma taxa diferente da estabelecida pelo IRS. Para a milhagem do seu negócio, eles também podem usar uma forma diferente de reembolso.
Se você trabalha por conta própria, deve calcular a milhagem para dedução de imposto usando as taxas de milhagem do ano correspondente. Registre sua viagem de trabalho e calcularemos automaticamente seus reembolsos de gás.
Como calcular o reembolso do consumo de combustível
Veremos os dois cenários mais comuns para reembolso de milhagem:
R: Você usa seu veículo para fins comerciais e sua empresa calcula seu reembolso com base na taxa de quilometragem padrão do IRS.
Você manteve registros durante todo o mês de janeiro de 2023 e eles também mostram que você dirigiu 175 milhas a negócios. A taxa de quilometragem padrão de 2023 é de 65.5 centavos por milha. Você multiplica o número de milhas pela tarifa para calcular seu reembolso:
[milhas] x [taxa], ou 175 milhas x $ 0.655 = $ 114.63
B: Você dirige um veículo da empresa para negócios e paga as despesas de funcionamento (gás, óleo, manutenção, etc.).
Você não pode utilizar a taxa de quilometragem normal nesta circunstância. Isto porque destina-se a cobrir os custos de possuir e operar um carro, mas neste caso, você paga apenas a taxa de operação. Em vez disso, sua empresa estabeleceu uma taxa de, digamos, 21 centavos por milha.
Você repete a operação anterior para calcular seu reembolso: [milhas] x [taxa], ou 175 milhas x $ 0.21 = $ 36.75.
Portanto, podemos ver que possuir o carro que você dirige para o trabalho leva a mais reembolsos – mas também a custos mais altos, especialmente quando a depreciação está incluída.
Como calcular a milhagem para impostos
Como autônomo, você pode calcular e reivindicar milhas em sua declaração anual de impostos. Você deve usar a taxa de milhagem do IRS para o ano relevante; por exemplo, se você estiver reivindicando milhagem de negócios percorrida em 2022, deverá usar as taxas de milhagem do IRS para 2022.
Por exemplo, em 2022, você dirigiu 1200 milhas comerciais em seu veículo. A taxa de milhagem do IRS para possuir e operar um carro para fins comerciais em 2022 foi de 62.5 centavos por milha (em 1º de julho de 2022).
[milhas] x [taxa], ou 1200 milhas x $ 0.625 = $ 750, podem ser deduzidas de sua declaração de imposto de renda.
Reembolso de Gás Califórnia
A Califórnia tem regras trabalhistas rigorosas que garantem que os funcionários sejam pagos por quaisquer despesas incorridas durante o trabalho.
A utilização do veículo para fins profissionais é uma dessas despesas.
De acordo com a lei, “o empregador deverá indenizar seu empregado por todas as despesas necessárias ou perdas incorridas pelo empregado em conseqüência direta do desempenho de suas funções ou da obediência às instruções do empregador, ainda que ilegais a menos que o funcionário acreditasse que as instruções eram ilegais no momento de obedecê-las.”
O reembolso do consumo de combustível é exigido por lei na Califórnia; os empregadores devem pagar o reembolso de milhagem para estar em conformidade.
Registre sua viagem de trabalho e calcularemos seus reembolsos para você. O software de rastreamento de milhagem de gás está sempre atualizado com a legislação da Califórnia e as taxas de milhagem.
Reembolso de milhagem de combustível na Califórnia
Na Califórnia, os empregadores podem compensar os funcionários por milhas de várias maneiras, incluindo:
- Pagamentos de montante fixo
- Taxa de centavos por milha comercial
- Reembolso de despesas reais
- Uma mistura do acima
Na Califórnia, o reembolso de combustível destina-se a cobrir todos os custos associados à propriedade e operação de um veículo pessoal para fins comerciais. Essas despesas incluem depreciação, seguro, imposto de circulação, pagamentos de leasing, depreciação, gasolina e manutenção e muito mais.
Os empregadores normalmente exigem que os trabalhadores forneçam registros e/ou recibos de suas despesas de viagem de negócios para serem reembolsados.
Taxa de milhagem da Califórnia 2023
Devido à sua facilidade administrativa, a taxa de “centavos por milha comercial” é um dos planos de reembolso de gás mais populares. Os trabalhadores são compensados a uma taxa fixa por milha e são pagos a cada mês. Por não ser considerado um benefício, o reembolso de milhas geralmente não é tributado.
A cada ano, o IRS estabelece uma taxa de quilometragem padrão. Além disso, os empregadores não são obrigados a fornecer a taxa oficial; eles podem pagar uma taxa menor ou maior por milha. Se for reembolsado a uma taxa superior à oficial, a diferença é tributada como rendimento.
Posso fazer uma dedução de milhagem se receber um reembolso de milhagem?
Não, porque as novas leis tributárias eliminaram as deduções para despesas comerciais não reembolsadas, como quilometragem.
Os reembolsos de quilometragem são dedutíveis nos impostos?
Embora não exista um esquema nacional de reembolso de quilometragem, é prática comum em muitas empresas compensar os funcionários pelas viagens de casa para o trabalho.
De acordo com o Internal Revenue Service, “de acordo com a lei atual, um contribuinte geralmente não será obrigado a incluir na renda quaisquer reembolsos ou pagamentos feitos por um empregador a um empregado para despesas qualificadas incorridas no curso do emprego, a menos que os reembolsos ou pagamentos sejam excluível da receita bruta sob outra disposição do Código, como a Seção 122.” Se os reembolsos ou pagamentos se qualificarem como um benefício adicional de condição de trabalho, eles serão excluídos e o empregador poderá deduzi-los como uma despesa comercial.
Qual é a melhor maneira de rastrear a milhagem comercial?
Muitas pessoas não têm certeza do melhor método para rastrear a quilometragem da empresa. Os proprietários de empresas frequentemente lutam para contabilizar as milhas percorridas para sua empresa, e os proprietários de carros que usam seus carros para o trabalho podem não conseguir documentar adequadamente sua quilometragem devido à falta de tempo, potencialmente desperdiçando milhares de dólares.
A melhor maneira de rastrear a quilometragem de negócios é manter algum tipo de registro de sua direção. No entanto, isso deve ser feito de maneira fácil de manter, para que não seja um incômodo. Também é crucial saber que tipo de sistema de monitoramento de quilometragem você deseja utilizar. Em geral, existem três tipos:
- Computadorizado (através de um aplicativo como Zoho Expense, Everlance, Rydoo ou Shoeboxed, MileIQ)
- Manual (planilha Excel ou Google)
- Papel (impressão)
Como funciona o reembolso do gás?
Para calcular um reembolso de milhagem, multiplique a taxa de milhagem pelo número de milhas que você dirige durante um período de pagamento.
Minha empresa deve me reembolsar pelo gás?
No nível federal, não há exigência de que os empregadores reembolsem os funcionários pela quilometragem quando os trabalhadores estiverem usando veículos pessoais para fins da empresa. No entanto, todos os empregadores são obrigados pelo governo federal a reembolsar os funcionários por qualquer despesa relacionada ao trabalho até certo ponto.
Qual é a taxa de reembolso do gás para 2023?
65.5 centavos por milha
A taxa de milhagem padrão para transporte ou despesas de viagem é de 65.5 centavos de dólar por milha para todas as milhas de uso comercial.
O reembolso do combustível é um salário?
Não. O reembolso de milhas não é considerado benefício, portanto não é tributável como renda. No entanto, se for reembolsado a uma taxa superior às taxas normais do IRS, qualquer excesso é tributado como parte do seu rendimento.
Como solicitar o reembolso do gás?
Veja como solicitar reembolso de milhagem ao seu empregador
- Determine sua milhagem atual/planejada com antecedência.
- Determinar o custo.
- Termine seu cálculo.
- Examine as taxas de reembolso disponíveis.
- Revise o procedimento de manutenção de registros.
- Deduza-o de sua renda.
Como pedir reembolso no trabalho?
- O primeiro passo é simplesmente perguntar.
- Faça seu pedido o mais específico possível.
- Informe seu empregador sobre o dinheiro que está economizando durante a pandemia.
- Forneça exemplos de como outras organizações pagam pelas despesas de trabalho remoto e como isso aumentou a produtividade e a felicidade dos funcionários.
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Referências
