Nada na vida é certo, exceto a morte e os impostos, ou assim diz o velho ditado. Mesmo que você tenha que enfrentar a preparação de impostos todos os anos, nunca fica mais fácil. Afinal, poucas pessoas iniciam negócios porque gostam de preencher formulários fiscais (a menos que sejam da área contábil, é claro). Cabe a você decidir o quão grande será uma temporada de impostos incômodos. As empresas que se preparam para a temporada de impostos reunindo todos os documentos e registros necessários com antecedência (e talvez até contratando um especialista em impostos para ajudar na declaração) terão um tempo de inatividade mínimo. Se você não coletar dados com antecedência, ficará estressado tentando encontrar papéis e e-mails importantes para cumprir os prazos de arquivamento. Neste artigo, discutiremos para que serve o W9 nos negócios, em uma organização sem fins lucrativos e como preencher o formulário.
O que é W9?
Um formulário W9 é um formulário do IRS usado para fornecer o número de identificação fiscal (TIN) de uma pessoa ao pagador ou a quem for responsável por fazer uma declaração de informações ao IRS. O formulário W9 é denominado Pedido de Número de Identificação do Contribuinte e Formulário de Certificação pelo seu nome completo.
Um W9 é usado por uma empresa para relatar pagamentos feitos a contratados, freelancers e outros fornecedores ao Internal Revenue Service. Qual formulário (W-9 ou W-4) você precisa preencher? A resposta varia se você for um contratado independente ou um funcionário.
Além disso, uma solicitação de Número de Identificação do Contribuinte e Certificação, ou Formulário W9, é usada por uma empresa para adquirir informações fiscais de freelancers, consultores e outros fornecedores. O formulário W-9 deve ser preenchido pelo empreiteiro ou fornecedor e enviado à empresa que os paga.
Quais informações estão no formulário W-9?
Seu nome, conforme aparece em sua declaração de imposto, vai na primeira linha. Esta seção é simples se você for um indivíduo e registrar seus ganhos de contrato de trabalho no Anexo C, Lucro ou Perda do Negócio. Seu próprio nome deve aparecer na linha 1 se você for um proprietário individual ou uma empresa individual de responsabilidade limitada (LLC). Se arquivar como uma parceria, uma LLC com vários membros, uma corporação C ou uma corporação S, use o nome legal da empresa.
Além disso, se você possui um negócio, pode listá-lo aqui na segunda linha. A linha 2 é onde os proprietários individuais e LLCs de membro único devem listar seus negócios ou nome "fazendo negócios como" (DBA). A linha 2 é onde uma parceria, LLC de vários membros, corporação C ou empresa S deve listar seu nome comercial, DBA ou outros nomes alternativos.
Na terceira seção, você indicará como o indivíduo ou empresa na linha 1 é tributado pelo governo federal. Por favor, escolha apenas um. Se selecionar a opção Sociedade de Responsabilidade Limitada, terá de justificar a situação fiscal da sua empresa. Você pode escolher entre:
- Fideicomisso/Propriedade
- Individual/Proprietário único ou LLC de membro único
- Corporação s
- LLC
- Corporação C
- Google Cloud
Na linha 4, você pode inserir um código para explicar por que você está livre de retenção na fonte.
Além disso, seu endereço deve estar na Linha 5. Forneça seu endereço completo, incluindo o número de qualquer apartamento ou suíte. Seu endereço (cidade, estado e CEP) está na Linha 6. O IRS enviará seu 1099-NEC ou 1099-MISC para este endereço. Além disso, se você pretende enviar seus impostos, inclua esses dados.
Quem precisa preencher um W9?
Um formulário W9 deve ser preenchido por qualquer contratado independente cujos ganhos anuais excedam $ 600. Um W9 também é exigido de qualquer pessoa que receba mais de $ 600 em renda anual não tributada de royalties, pagamentos de aluguel, prêmios e recompensas.
Em vez de entregar os W9s ao IRS, a empresa solicitante os mantém arquivados para o imposto de renda. As seguintes situações exigem um formulário W9:
- Os credores frequentemente renunciam ou reduzem significativamente as obrigações de dívida, como saldos de cartão de crédito e pagamentos de juros de hipotecas.
- Quando uma empresa precisa contratar um trabalhador que trará mais de US$ 600 em receita, ela recorre a contratados independentes.
- Uma transação imobiliária, como a venda de uma casa ou outra propriedade, na qual o contribuinte participa.
- Uma instituição financeira que administra a carteira de investimentos de um contribuinte.
Como preencher um W9
Se o preenchimento de formulários de impostos lhe dá arrepios, não se preocupe; O formulário W-9 é um dos documentos mais simples do IRS. Nós vamos mostrar-lhe o caminho certo para terminá-lo. O site do IRS tem todas as páginas do Formulário W-9. Além disso, o formulário do IRS pode vir com seu próprio conjunto exclusivo de instruções. Aqui estão alguns passos simples sobre como preencher um formulário W9.
#1. W-9, Linha 1
Digite seu nome exatamente como aparece em sua declaração de imposto de renda.
#2. W-9, Linha 2
Se o nome da sua empresa ou nome da "entidade" for diferente daquele que você usou na Etapa 1, insira-o aqui. Se você é um único proprietário, mas não deseja usar seu próprio nome ao promover sua empresa, pode usar um nome fictício "fazendo negócios como" qualquer outra coisa. Este é o lugar para digitar esse apelido.
Empresas de responsabilidade limitada de uma pessoa são frequentemente negligenciadas. Além disso, a classificação de empresas individuais e corporações S como entidades desconsideradas nunca é usada.
#3. W-9, Linha 3
Indique se sua empresa é uma sociedade unipessoal, parceria, corporação, sociedade de responsabilidade limitada, fundo fiduciário, patrimônio ou “outro” para fins de impostos federais. Apenas uma categoria deve ser selecionada, portanto, certifique-se de marcar a caixa correta.
Além disso, como parte das instruções para o Formulário W9, o IRS fornece uma tabela de resumo para ajudá-lo a decidir qual organização comercial listar.
#4. W-9, Linha 4
Isenções. É provável que você deixe esses campos em branco. Existem, no entanto, os dois casos seguintes:
- Em algumas circunstâncias, o campo “Código de beneficiário isento” deve ser usado para indicar que o destinatário está isento de retenção de segurança, como no caso de empresas. Beneficiários isentos e seus respectivos códigos, bem como as categorias de pagamentos que exigem esses códigos, são detalhados nas instruções do Formulário W-9. O código “5” seria inserido em um W-9 por empresas que receberam pagamentos de juros ou dividendos.
- O campo "Isenção do código de relatório da FATCA" é para beneficiários que estão isentos de preencher declarações fiscais de acordo com a Lei de Conformidade Fiscal de Contas Estrangeiras (FATCA). A maioria dos contratantes independentes não se enquadra em nenhuma dessas categorias.
#5. W-9, Linhas 5-6
Seu endereço, cidade, estado e CEP são todos necessários. Faça uso do endereço de correspondência listado em sua declaração de imposto. Para simplificar, digamos que você seja um único proprietário que aluga um escritório, mas registra seus impostos usando seu endereço residencial. Nesse caso, você deve fornecer seu endereço residencial no formulário W-9 para que o IRS possa comparar seus 1099s e 1040s com mais facilidade.
Além disso, o formulário W9 pode ser o único mecanismo pelo qual uma empresa obtém seus dados individuais. Quando você for configurado como um fornecedor em seus registros, essas informações podem ser inseridas em seu sistema de contabilidade e você pode receber seu 1099 ou outros formulários fiscais pelo correio neste endereço.
#6. W-9, Linha 7
A identificação do solicitante pelo nome e código postal é opcional. Marque esta caixa se desejar um registro das entidades com as quais você compartilhou seu ID fiscal.
Além disso, na parte inferior desta primeira parte do Formulário W-9, você pode incluir números de contas, se necessário. Para identificar um usuário específico no sistema do cliente, forneça o número da conta aqui. Você pode ser solicitado a preencher um formulário W-9, por exemplo. Dado que você é o fornecedor nº 45 no sistema deles, pode ser solicitado que você escreva esse número aqui.
#7. W-9, Parte I
O IRS chama a próxima seção de Parte I. Se você for um proprietário individual, digite seu próprio número de Seguro Social aqui; se você for uma corporação ou outra entidade comercial, forneça seu número de identificação de emprego (EIN).
Embora algumas empresas individuais tenham EINs, o IRS aconselha os indivíduos a utilizarem seus SSNs ao preencher o Formulário W-9. Se você registrar seus impostos usando seu número de Seguro Social, isso tornará mais simples combinar quaisquer 1099s que você receber com sua declaração de imposto de renda.
E se você ainda não tiver um EIN para sua empresa? O formulário W-9 ainda está disponível para preenchimento. O IRS instrui os contribuintes a preencher o requerimento TIN e anotar “requerido” no campo apropriado. Até fornecer esse número, você estará sujeito à retenção na fonte, portanto, receba-o o mais rápido possível. O site do IRS é onde você deve ir para solicitar um EIN. Para obter mais informações sobre a retenção na fonte, consulte a Parte II da Etapa 8 abaixo.
#8. W-9, Parte II
Antes de assinar o Formulário W-9, você deve verificar a exatidão das informações fornecidas na Parte II. Se você enviar conscientemente uma declaração de imposto falsa, poderá enfrentar sérias consequências, incluindo multas e talvez prisão. Você deve jurar (sob pena de perjúrio) que as seguintes declarações são verdadeiras antes de assinar o formulário W-9.
- Certifico que o número de identificação fiscal listado aqui é meu (ou que estou solicitando um). Números legais de identificação do contribuinte devem ser usados. Mentir sob juramento usando um número de identificação fiscal “emprestado”, roubado ou fabricado acarreta penalidades severas.
- Não preciso me preocupar com a retenção na fonte porque (a) a lei especificamente me isenta dela, (b) o IRS não me informou que preciso declarar todos os meus juros e dividendos ou (c) o IRS informou me que não estou mais sujeito à retenção na fonte.
- Sou residente legal ou cidadão dos Estados Unidos. Se você é um residente permanente legal, você está seguro. O Internal Revenue Service também classifica como “pessoa dos EUA” qualquer propriedade doméstica ou fundo doméstico, bem como qualquer parceria, corporação, firma ou associação formada ou estruturada sob a lei dos EUA. Leia as instruções do Formulário W-9 cuidadosamente se sua empresa for parceira de um parceiro estrangeiro. Formulário W-8 ou Formulário 8233 pode ser necessário para cidadãos não americanos.
- Confirmo que os códigos de isenção da FATCA que forneci neste formulário são precisos. Este, relevante para a Lei de Conformidade Fiscal de Contas Estrangeiras, provavelmente não é algo que você precise enfatizar.
Para que serve um W9 nos negócios?
As informações apresentadas nos formulários W9 são usadas por uma empresa para preparar e enviar o Formulário 1099, uma declaração de informações fiscais usada por contratados independentes para registrar renda e pelo IRS para monitorar a declaração de renda auferida por não funcionários.
Os empregadores que têm trabalhadores são legalmente obrigados por lei a reter uma parte do pagamento de seus funcionários para pagar o Seguro Social e o Medicare. No entanto, os contratados independentes são responsáveis por preencher suas próprias declarações de imposto de renda e, muitas vezes, não têm impostos retidos de seus salários. Por causa disso, as empresas devem emitir o Formulário 1099 para todos os freelancers, consultores e contratados independentes que pagaram mais de $ 600 em um determinado ano fiscal.
É recomendável que todos os contratados independentes, por exemplo, produzam um formulário W9 totalmente preenchido antes de começar a trabalhar com sua empresa. Isso verifica a legitimidade do contratado e fornece à sua empresa os dados necessários para fins de contabilidade e relatórios.
W9 para organizações sem fins lucrativos
Muitos executivos do setor sem fins lucrativos provavelmente ficarão frustrados com o fato de que suas organizações precisam praticamente respirar burocracia para manter seu status de isenção de impostos e cumprir seus objetivos. Além disso, leia COMO COMEÇAR UMA ONG SEM LUCROS EM 2023: Guia passo a passo.
Enquanto a versão sem fins lucrativos do Formulário W9 acrescenta mais um formulário à pilha sem fim, pelo menos é fácil de entender e preencher.
O que é o Formulário W9 para organizações sem fins lucrativos?
O “Solicitação de Número de Identificação do Contribuinte e Certificação” (Formulário W-9) é o documento a ser utilizado quando outra empresa ou agência governamental solicita o TIN da sua organização sem fins lucrativos. Ao se registrar no IRS para um EIN usando o Formulário SS-4, uma organização sem fins lucrativos recebe um TIN ao mesmo tempo. Embora seja o dado mais importante a ser transmitido, o formulário também inclui:
- O nome da sua organização sem fins lucrativos
- O endereço da organização
- O tipo de entidade
- NIF da organização
O que é um W9 usado para organizações sem fins lucrativos
Se sua organização sem fins lucrativos precisar compartilhar seu Número de Identificação do Contribuinte (e as informações que o acompanham) com outra organização para que ela possa registrar uma declaração de informações no IRS, você precisará preencher o W9. O NIF (Número de Identificação Fiscal) da sua empresa pode ser necessário para diversas utilizações, tais como:
- Você está recebendo dinheiro de uma empresa diferente.
- Transições organizacionais e imobiliárias
- Pagamento principal da hipoteca
- Comprar, vender ou desistir de propriedade
- Alívio da dívida
- A Contribuição para Investir na Conta de Aposentadoria
Como preencher um W-9 para uma corporação sem fins lucrativos
O seguinte detalha como preencher as seções relevantes do formulário W9 para uma corporação sem fins lucrativos.
- Nome. Forneça o nome legal completo da organização, conforme aparece no IRS 990s e em outros documentos organizacionais.
- Nome da empresa/nome da entidade desconsiderado. Você deve incluir um “dba” ou nome comercial aqui se sua organização sem fins lucrativos operar sob um apelido diferente daquele declarado em seus estatutos. Deixe este campo em branco se sua organização não usar um dba.
- Classificação fiscal federal. Escolha “outros” e escreva “Corporação sem fins lucrativos isenta de acordo com a Seção do Código do IRS ____”. para a designação de imposto federal. Insira 501(c)(3) para encontrar o status de isenção de impostos da sua organização.
- Isenções. Insira um código aqui para evitar o preenchimento de uma retenção de backup ou relatório da Lei de Conformidade Fiscal de Conta Estrangeira. As empresas que se enquadram na Seção 501(c)(3) do Internal Revenue Code podem desconsiderar esta seção. Consulte as instruções para o Formulário W-9 do IRS ou fale com um contador se tiver dúvidas sobre isenções.
- Endereço. Preencha as seções a seguir com o endereço de correspondência da sua organização.
- Número de Identificação Fiscal. Para fins de impostos federais, o TIN ou EIN de uma organização sem fins lucrativos é como o número do Seguro Social de uma pessoa. O preenchimento do formulário SS-4 do IRS dará à sua organização sem fins lucrativos um EIN, se ainda não tiver um. Um EIN pode ser solicitado online e obtido instantaneamente. Se você tiver um EIN, poderá preencher o formulário W-9 com essas informações. Você pode indicar “candidato” no formulário W-9 se solicitou um EIN, mas ainda não o obteve. Não forneça seu número de Seguro Social nos espaços fornecidos.
- Certificação. Coloque seu nome e data na declaração. Você pode ter certeza de que não foi sujeito a retenção na fonte porque forneceu o número de identificação do contribuinte correto.
W9 é o mesmo que 1099?
Os contratados preenchem um formulário W-9 para fornecer suas informações à empresa para a qual trabalham, e a empresa usa essas informações para preencher um formulário 1099 para relatar os ganhos anuais do contratado ao IRS.
Como um W9 afetará meus impostos?
O empregador não reterá nenhum de seus impostos se você enviar um W-9. Você precisa garantir que os impostos corretos sejam pagos ao governo. No entanto, você também deve cobrir as metades do empregador e do funcionário dos impostos da Previdência Social e do Medicare.
Conclusão
Se você é um trabalhador contratado, freelancer ou empresário individual, precisa de um formulário W9 para registrar seus impostos. Seu empregador não tem obrigação de reter quaisquer impostos de seus contracheques e, ao preencher um W9, você confirma que será responsável por fazê-lo por conta própria.
No entanto, você não deve enviar este formulário ao Internal Revenue Service. Você o entrega aos empregadores solicitantes. O preenchimento de um W9 é simples, mas você deve sempre fazer uma verificação final para garantir que tudo esteja correto. Se precisar de ajuda para entender seus formulários fiscais, consulte um profissional tributário.
Perguntas Frequentes:
Posso me recusar a preencher um W9?
Sim, você tem o direito de se recusar a preencher um formulário W-9 se tiver dúvidas sobre a legitimidade da empresa que o solicita. Não se apresse em preencher um W-9 se a empresa não o estiver usando para fins fiscais. Além disso, os trabalhadores em tempo integral estão isentos de preencher um formulário W-9.
O que acontece se eu não arquivar um W9?
Para cada formulário que não aparecer, uma multa de US$ 50 a US$ 270 pode ser aplicada. No entanto, se você for beneficiário, contratado ou fornecedor de uma empresa, deverá preencher um formulário W-9 ou enfrentar possíveis multas do IRS.
Quanto você pode ganhar sem um W9?
Qualquer indivíduo ou organização que receba mais de $ 600 em pagamentos de sua pequena empresa durante o ano fiscal específico deve preencher um formulário W-9.
Por que alguém precisaria de um W9 de você?
Assim que você começar a trabalhar com um cliente ou uma organização como contratado, eles devem solicitar um formulário W-9. As informações no formulário informam à parte contratante se ela precisa ou não registrar 1099 em seu nome junto ao IRS.
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Referência
