Você sabia que os contratos regem cerca de 60 a 80% das transações comerciais? O mesmo relatório também sugere que grandes empresas perdem aproximadamente US$ 215,000 a cada dia que um processo de contrato se arrasta. Além disso, sugere-se que, ao eliminar imprecisões e descumprimentos contratuais, as empresas reduzam de 33% a 41% dos custos, o que equivale a 2% dos custos anuais totais.
É aí que o sistema de gerenciamento do ciclo de vida do contrato entra em cena. É um processo de gerenciamento, análise e execução da criação do contrato. As empresas começaram a adotar o gerenciamento do ciclo de vida dos contratos por volta de 2018, mas a tendência ganhou força no mundo pós-pandemia. É porque os contratos hoje em dia são principalmente digitais.
O CLM ajuda as empresas a minimizar os riscos do contrato e garante que eles cumpram os regulamentos, contratos de auditoria e permaneçam organizados do início ao fim. De acordo com Goldman Sachs, o negócio com um processo de CLM estabelecido obtém uma redução de 80% nos erros de pagamento, acelerando os ciclos de negociação em 50% e mais.
Além desses benefícios tangíveis, o gerenciamento do ciclo de vida do contrato pode ajudar uma empresa de várias maneiras. Aqui estão alguns dos principais benefícios do gerenciamento do ciclo de vida do contrato para as empresas.
O CLM agiliza todo o processo
Pergunte a qualquer empresário ou advogado, e eles concordarão sobre a importância da preparação. O mesmo se aplica aos contratos. É aí que o CLM vem a calhar. O sistema de gerenciamento do ciclo de vida do contrato pode filtrar seus contratos anteriores para encontrar uma linguagem padrão que possa ser reutilizada.
If software de automação de documentos está sendo usado, as empresas podem redigir contratos em poucos minutos. Esses sistemas CLM podem identificar os principais membros da equipe a serem incluídos no contrato e delinear quaisquer problemas que possam ter surgido no passado.
Contratos de rastreamento e monitoramento são simplificados
Um dos aspectos mais cruciais da gestão de contratos é rastrear compliance, marcos, cronogramas e outros parâmetros. Um sistema de gerenciamento de contratos estabelecido pode rastrear contratos quanto a riscos e problemas potenciais. Uma vez que reconhece um risco ou problema, notifica a equipe em questão para que tome medidas.
O software CLM oferece painéis de dados detalhados, fornecendo insights valiosos e visibilidade da carga de trabalho e da distribuição. O sistema também pode identificar áreas onde estão ocorrendo atrasos no ciclo de vida do contrato. Soluções baseadas em dados como essa permitem a automação além do departamento jurídico, integrando o processo de contratação em várias facetas do negócio.
Elimina Gargalos Humanos
É um fato conhecido que o gerenciamento manual e o desenho de contratos são processos complicados. É preciso muito tempo e esforço das várias equipes. Há também chances de erros causados pelo manuseio e intervenção humana. De acordo com especialistas, esses erros humanos são um dos principais obstáculos quando se trata de gerenciamento de contratos. Ao empregar um sistema automatizado de gerenciamento do ciclo de vida do contrato, as marcas podem facilmente se livrar desses gargalos humanos.
A contratação orientada por dados também evita que a equipe jurídica da organização seja soterrada no mar de documentos. Ele usa as informações contratuais prontamente pesquisáveis para identificar oportunidades estratégicas que poderiam ter passado despercebidas de outra forma.
Garante Conformidade
Como você já deve saber, a conformidade é o aspecto chave de qualquer contrato. Se houver algum desvio das obrigações contratuais ou do cumprimento, as empresas podem enfrentar perdas financeiras e legais. Portanto, para evitar litígios, é crucial manter a conformidade. Para isso, é necessário um bom sistema de gerenciamento do ciclo de vida do contrato.
Um sistema CLM armazena todos os documentos comerciais em um sistema de gerenciamento de registros com backups e políticas de aplicação de políticas de retenção. Ele garante a aplicação da conformidade, pois seus registros críticos estão seguros.
Facilita as colaborações
Conforme mencionado acima, o CLM oferece um repositório centralizado para armazenamento e manuseio de todos os contratos. Os sistemas CLM armazenam todos os contratos e documentos comerciais críticos em nuvens seguras para garantir a privacidade e a segurança desses documentos. As equipes que trabalham nesses contratos têm acesso fácil e trabalham neles de forma segura e colaborativa.
Pergunte a qualquer pessoa que tenha lidado com contratos, e eles lhe dirão que mesmo os contratos mais simples podem envolver vários colaboradores e várias camadas de aprovação. O CLM elimina a necessidade de várias versões e, assim, forma um espaço de trabalho unificado onde todas as edições, aprovações, marcações e execução ocorrem em uma única plataforma.
Ajuda a economizar tempo e custo
Conforme mencionado anteriormente, a PriceWaterhouseCoopers revelou que os erros/incorreções no lado ocupado e no lado vendedor de um contrato resultaram em 2% dos custos anuais. Com um sistema CLM automatizado, as empresas podem economizar muito dinheiro eliminando penalidades de conformidade, oportunidades perdidas devido a erros humanos e erros de pagamento. O CLM também economiza tempo oferecendo um banco de dados de contratos facilmente pesquisável, função simplificada e eliminando qualquer retrabalho para evitar atrasos.
Com o mundo adotando rapidamente a digitalização, o gerenciamento do ciclo de vida do contrato é fundamental para todos os negócios. Um CLM eficaz ajudará as empresas a ganhar credibilidade, melhorar a governança, evitar penalidades e economizar tempo e esforço.
