Uma folha de ponto ou quadro de horários é um instrumento real ou virtual que permite registrar e rastrear o tempo gasto trabalhando. Como empregador, você poderá saber exatamente quantas horas cada pessoa trabalhou. Você quer saber o que os quadros de horários podem realizar para sua empresa? Este guia está aqui para informar tudo o que você precisa saber sobre um quadro de horários ou quadro de horários, incluindo um modelo gratuito e como um funcionário pode usar a calculadora. Vamos começar!
O que é um Quadro de Horários?
Uma folha de ponto ou quadro de horários rastreia quanto tempo um funcionário gasta em tarefas. Os quadros de horários são um folha de pagamentos técnica usada pela administração, recursos humanos e contabilidade para registrar o tempo e pagar os funcionários com base na evidência do total de horas trabalhadas. Cartões de ponto ou relógios de ponto são as associações mais comuns.
Os quadros de horários também se mostraram inestimáveis no gerenciamento de projetos para que as empresas monitorem seu tempo e mantenham os projetos dentro do cronograma. Eles também podem ser usados como uma ferramenta de gerenciamento para rastrear despesas, planejar a capacidade e estimar a disponibilidade da equipe.
Como é um Quadro de Horários?
Um quadro de horários padrão ou folha de ponto, seja em papel ou em software, emprega uma grade para definir o tempo gasto por dia em tarefas e/ou projetos específicos.
Os quadros de horários geralmente contêm as seguintes informações:
- Nome do empregado
- Período de pagamento
- Data trabalhada
- Horas trabalhadas todos os dias
- Total de horas trabalhadas por semana
Você pode, no entanto, exigir que os funcionários insiram informações adicionais, como seu número de identificação (se relevante), taxa horária, horas extras, intervalos para almoço, quilometragem, folga e assim por diante. Além disso, ter funcionários, especialmente consultores e contratados, dividindo sua semana de trabalho por tarefa e projeto pode ser benéfico.
Por que eu faria meus funcionários usarem quadros de horários?
Um quadro de horários ou quadro de horários tem as seguintes vantagens:
#1. O processamento da folha de pagamento é simplificado
Quando você tem um grande número de funcionários, pode ser difícil lembrar quantas horas cada um trabalhou por semana. Além disso, se você pagar a um funcionário por menos tempo do que ele trabalhou, pode parecer que está roubando ganhos. Como as folhas de ponto disponibilizam prontamente o número completo de horas trabalhadas pelos funcionários, elas reduzem vários problemas de processamento da folha de pagamento.
#2. Práticas internas transparentes
Ao exigir que todos os funcionários usem uma folha de ponto ou quadro de horários, você pode abordar uma reclamação comum de funcionários de que alguns membros da equipe trabalham menos e recebem mais. Sua equipe saberá que todos estão seguindo as mesmas diretrizes e que suas horas estão sendo rastreadas se você usar um software de controle de ponto.
#3. Cobrança transparente do cliente
Se você faturar seus clientes por hora, sempre existe a possibilidade de um deles contestar o valor total que você cobrou. Você pode usar seu quadro de horários para demonstrar que trabalhou o tempo pelo qual está pagando ao cliente. O pagamento deve estar próximo (espero).
#4. Gerenciamento de projetos aprimorado
Os quadros de horários ajudam no rastreamento e gerenciamento de projetos em duas áreas principais. Primeiro, os quadros de horários mostram quanto tempo os vários trabalhos exigem, que você pode incluir em iniciativas futuras. Em segundo lugar, uma planilha de horas demonstra qual funcionário leva menos tempo para concluir um trabalho de alta qualidade. Como consequência, você sabe qual pessoal atribuir às suas tarefas mais importantes.
#5. Eficiência no local de trabalho
Você pode aumentar a velocidade e a eficiência de suas operações identificando sua equipe mais produtiva. Você também pode economizar dinheiro porque trabalhadores mais rápidos podem assumir mais tarefas.
Aplicações de Quadros de Horários
Um quadro de horários pode ser útil em várias situações, incluindo:
#1. Processamento de folha de pagamento
Os empregadores usam quadros de horários para acompanhar as horas de trabalho, licenças, acréscimos e alterações no processamento da folha de pagamento. Os empregadores também podem usar o software de controle de tempo para criar um fluxo de trabalho rastreável para aprovação da folha de pagamento. A causa mais comum de problemas de folha de pagamento é a entrada incorreta de dados. Os sistemas de software de controle de tempo reduzem os erros de entrada de dados, permitindo que o procedimento de folha de pagamento seja executado sem problemas.
# 2. Contabilidade de Gestão
Os quadros de horários são uma ferramenta extremamente útil na contabilidade gerencial. Eles ajudam os gerentes a registrar os horários de início e término das tarefas. Isso é útil quando os gerentes precisam saber quais trabalhos consomem mais tempo e identificar áreas que causam atrasos no trabalho.
Indústrias baseadas em serviços:
#1. Horários do escritório de advocacia
É fundamental que os escritórios de advocacia mantenham registros precisos das horas de trabalho dos clientes e dos serviços que prestam a seus clientes. As empresas jurídicas podem usar quadros de horários para rastrear contas com base nas horas de atendimento ao cliente.
#2. Quadros de horários para freelancers
Para contratantes independentes, tempo é dinheiro. Como muitos freelancers cobram dos clientes por hora, medir o tempo adequadamente é fundamental. Saber a quantidade de tempo gasto em projetos torna-se difícil para quem trabalha em uma área separada de seus clientes. Um freelancer pode monitorar com precisão o tempo gasto e compartilhar os registros com os clientes usando um sistema de rastreamento de tempo. Isso permite que os clientes entendam para onde está indo seu dinheiro e fornece registros precisos aos freelancers.
#3. Quadros de horários para contadores
Os lucros das empresas de contabilidade são determinados pela eficiência com que seus funcionários usam seu tempo com os clientes. Alta utilização e cobrança se traduzem em grandes receitas. As empresas de contabilidade podem usar planilhas de horas e software de controle de horas para controlar suas faturas e seu tempo. Escolher o software adequado é, portanto, uma questão vital para as empresas de contabilidade.
Modelo de folha de ponto
Ao estabelecer um quadro de horários ou quadro de horários em sua empresa, começar com um modelo provavelmente produzirá os melhores resultados. Dois modelos de folha de ponto da Microsoft são fornecidos abaixo:
O primeiro modelo de folha de tempo é um quadro de horários simples que mostra os horários de início, término e intervalo para almoço do funcionário em cada data trabalhada. Você também obterá um detalhamento do total de horas trabalhadas em horas normais e horas extras, bem como um lembrete de quantas horas compõem a semana de trabalho de sua empresa. Na parte superior, são exibidos os seus nomes e os do funcionário.
O segundo modelo de folha de ponto destina-se a empresários que cobram de seus clientes por hora. Este quadro de horários semanal inclui um código de cliente, um código de projeto e horas faturáveis trabalhadas, além do nome, endereço e assinatura de sua empresa. Se sua equipe trabalha em muitas tarefas faturáveis todos os dias, eles podem adicionar linhas extras. Muitas soluções de software de controle de ponto permitem que você crie quadros de horários personalizados.
Calculadora de Folha de Horário Gratuita
Uma calculadora de planilha de horas gratuita pode dizer quantas horas sua equipe trabalhou. É realmente tão simples assim? Você deve pagar a um funcionário pelo tempo trabalhado, o que exige o uso de uma calculadora gratuita para calcular suas horas em uma planilha de horas. Isso ajuda você a orçar e pagar seu pessoal.
Leia também: FOLHA DE HORÁRIOS: Como Funciona, Modelo e Diferença
Uma calculadora gratuita de planilha de horas pode ajudar sua organização, garantindo que os funcionários sejam compensados pelas horas trabalhadas. Uma calculadora de planilha de horas gratuita também ajuda a reduzir erros sobre quando um funcionário começou e terminou seu trabalho. Os cálculos manuais do quadro de horários podem ter efeitos negativos em muitas organizações.
Os trabalhadores podem cometer erros mesmo quando têm as melhores intenções de preencher seus quadros de horários. Essa é a facilidade com que uma empresa pode perder dinheiro com um único pedaço de papel ou uma planilha básica. As horas de trabalho da equipe estarão incorretas sem um registro preciso e você pagará o preço.
Preciso usar um método de cronometragem específico?
Você pode usar qualquer método de cronometragem que desejar, desde que registre com precisão as informações exigidas pelo Departamento de Trabalho.
Os empregadores normalmente usam uma das duas abordagens para controlar o tempo:
#1. Planilha de horário
As folhas de ponto registram o número de horas trabalhadas por um funcionário por dia e semana. Eles são freqüentemente mais flexíveis do que os relógios de ponto, tornando-os mais fáceis de mudar se um funcionário cometer um erro. Eles são, no entanto, menos precisos do que os relógios de ponto porque o funcionário deve preencher manualmente cada folha de ponto.
#2. relógios de ponto
Os relógios de ponto registram a hora exata em que os funcionários entram e saem (ou seja, começaram e pararam de trabalhar). À medida que um funcionário marca o ponto, a maioria dos relógios de ponto calcula automaticamente o número de horas trabalhadas. Se você deseja acompanhar quando os funcionários estão trabalhando e fazendo pausas, essa pode ser uma excelente solução. Pode ser mais difícil corrigir problemas se, por exemplo, um funcionário se esquecer de marcar o ponto.
Dicas para usar quadros de horários
Os quadros de horários podem ser uma excelente ferramenta para rastrear as horas dos funcionários e aderir aos regulamentos da FLSA. Se você nunca usou quadros de horários em sua empresa, aqui estão algumas dicas para começar:
- Examine cada quadro de horários antes de aprová-lo. Se um quadro de horários estiver errado, devolva-o ao funcionário para que sejam feitas as modificações necessárias.
- Cada ciclo de pagamento exige que os funcionários enviem planilhas de horas no mesmo dia. Embora você não possa reter o pagamento se um funcionário não enviar um quadro de horários, estabelecer essa regra pode ajudar a criar o hábito e garantir que você mantenha registros sólidos.
- Exija que os funcionários registrem todo o tempo trabalhado, incluindo treinamento, viagens a trabalho e tempo gasto fora do escritório. Por exemplo, se uma pessoa verifica seu e-mail comercial fora do dia normal de trabalho, ela deve acompanhar o tempo.
- Manter registros. Para manter seus registros consistentes e organizados, use o mesmo tipo de quadro de horários para cada tipo de funcionário.
- Se possível, use software. Os quadros de horários digitais podem ajudá-lo a economizar tempo em responsabilidades administrativas, manter cada quadro de horários uniforme e facilitar a localização de informações. Além disso, os funcionários não são obrigados a manter o controle de um pedaço de papel físico ou fornecer a verificação de seu trabalho.
O que é um software de planilha de horas?
O software de quadro de horários é usado para rastrear as horas de trabalho da equipe e para simplificar o processo de folha de pagamento. O software moderno também evoluiu para incluir recursos que rastreiam o tempo necessário para executar cada tarefa e ajudam os gerentes a manter o projeto no caminho certo.
Na realidade, o software de quadro de horários pode monitorar e rastrear praticamente todas as facetas do gerenciamento de tempo em um projeto. Além de simplesmente registrar a quantidade de tempo que uma equipe gasta em uma tarefa, o software também pode rastrear cronogramas, recursos e outras variáveis relacionadas à execução da tarefa.
Quadros de Horários Tradicionais vs. Software de Quadro de Horários Online
Os quadros de horários são necessários para acompanhar as horas da equipe, mas vale a pena investir em um software de quadro de horários on-line ou uma planilha de controle de tempo tradicional é suficiente? Considere as seguintes distinções:
#1. Customizável
Uma vantagem de usar um quadro de horários on-line em relação aos métodos tradicionais, como folhas de registro de ponto e cartões de ponto, é que você pode adaptá-los para atender à estrutura de sua empresa. Nem todas as empresas são iguais; eles operam em diferentes setores e têm requisitos exclusivos de processamento de folha de pagamento.
# 2. Comunicando
O problema com o modelo de quadro de horários em papel, bem como os quadros de horários eletrônicos criados no Excel ou no Planilhas Google, é que eles são ilhas de dados. Eles são funcionais, mas não vão além dos requisitos mínimos de um quadro de horários. Pelo contrário, um quadro de horários online fornece um repositório central que pode ser acessado para gerar relatórios que fornecem aos gerentes informações sobre como suas equipes estão operando, bem como informações para controlar o tempo do projeto.
#3. Segurança
Possuir um software de quadro de horários online permite que ele seja bloqueado eletronicamente, impedindo que qualquer pessoa modifique as informações nele contidas. Uma vez que a gerência tenha aprovado um quadro de horários do funcionário, eles podem protegê-lo para garantir que o que é recebido na folha de pagamento corresponda ao que observaram. Ninguém pode entrar e falsificar os números.
#4. Acesso Simples
Os quadros de horários impressos devem ser emitidos fisicamente e as cópias digitais devem ser enviadas eletronicamente. Um software de quadro de horários on-line, por outro lado, está disponível a qualquer momento e em qualquer local. Se você gerencia equipes que trabalham em locais e fusos horários diferentes, eles podem fazer login em seus quadros de horários para atualizá-los sem ter que esperar que você os forneça.
Como posso fazer minha própria folha de ponto?
Você precisará das seguintes informações para criar seu quadro de horários:
- A data
- O trabalho ou turno
- Os horários em que eles marcam (antes e depois do almoço)
- Os horários de saída (antes e depois do almoço)
- Seu número total de horas
- Eles totalizam o número de horas extras
- Seu número total de horas doentes
Quais são os 3 tipos de planilhas de horas?
Existem três tipos de quadros de horários:
- Quadros de horários diários.
- Quadros de horários semanais.
- Horários quinzenais.
O que é uma planilha de horas de trabalho?
Um quadro de horários é uma forma de rastrear a quantidade de tempo que as pessoas gastam trabalhando – essa abordagem inclui o preenchimento dos horários de início e término dos funcionários, bem como os projetos e atividades em que trabalharam, geralmente no papel.
Os quadros de horários são necessários?
Os quadros de horários são um componente essencial da folha de pagamento, do faturamento do cliente e da folha de pagamento do pessoal remoto. Os quadros de horários servem como base legal para garantir que os funcionários recebam remuneração, benefícios e folgas adequados.
Posso usar o Excel para Quadro de Horários?
Você certamente pode. Este modelo de folha de ponto do Excel permite que você registre suas horas para cada dia da semana, incluindo horas extras, doença, férias e feriados. O modelo contém algoritmos para calcular o número de horas trabalhadas e o valor a pagar dependendo da sua taxa horária.
Como você cria um quadro de horários no Word?
Utilizando o Microsoft. Basta iniciar o software e seguir atentamente as etapas até atingir seus objetivos.
Quem é responsável pelos quadros de horários?
Os empresários. O empregador é obrigado pelo Fair Labor Standards Act (FLSA) a manter um registro das horas trabalhadas pelos funcionários e, embora muitas empresas dependam da assistência dos funcionários por meio de um quadro de horários ou relógio de ponto, o empregador é o responsável final.
Como você mantém uma folha de ponto?
Você pode gerenciar sua planilha de horas transmitindo o valor do controle de horas aos membros de sua equipe, incentivando a equipe a preencher planilhas de horas diariamente, usando automação e criando estimativas de trabalho.
Qual é outro nome para Folha de ponto?
As planilhas de tempo também são conhecidas como tabela, lista, lista, cronograma, contagem e apêndice.
Conclusão
Se você está apreensivo para implementar quadros de horários em sua organização, lembre-se de que eles não precisam ser difíceis. A maioria dos softwares de quadro de horários inclui instruções ou vídeos instrutivos para ajudá-lo a adicionar entradas de tempo e gerenciar tudo o que você precisa. Neste dia e idade do teletrabalho, é fundamental fazer a transição de quadros de horários em papel para os digitais.
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Referências
