Um sistema telefônico multilinha conecta você e todos em sua empresa de forma rápida e simples, ajudando você a receber chamadas para a pessoa certa com mais rapidez. Para uma pequena empresa, um sistema telefônico multilinha pode ser um sistema de 2 linhas, um sistema de 4 linhas, um sistema de 6 linhas, etc. Veremos cada um deles neste capítulo.
O que é um sistema telefônico multilinha?
Um sistema telefônico multilinha permite gerenciar duas ou mais chamadas ao mesmo tempo. Os funcionários podem usá-lo para colocar chamadas em espera, discar números internos ou externos e retornar à linha.
Os telefones de várias linhas diferem dos telefones de linha única, que podem atender apenas uma chamada de cada vez. Da mesma forma, eles recebem um único número de telefone. Os chamadores serão encaminhados para o correio de voz ou para um sinal de ocupado se a linha estiver em uso.
Quando se trata de contratar novos funcionários e expandir sua base de clientes, o método de linha única sufoca o crescimento.
Como funciona um sistema telefônico multilinha?
Um sistema telefônico multilinha estabelece uma rede telefônica interna com ramais distintos. Esse recurso permite que as operadoras retenham as chamadas recebidas enquanto também visualizam a presença em tempo real de outros ramais.
Os sistemas telefônicos tradicionais e baseados em nuvem lidam com várias linhas telefônicas. Você deve entender as distinções entre cada tipo de sistema telefônico.
Sistemas Telefônicos Multilinha Tradicionais
Existem dois tipos de sistemas tradicionais de telefonia multilinha:
A primeira é quando um único telefone fixo usa linhas existentes para fornecer recursos de duas linhas. Cabos amarelos e pretos seriam usados para conectá-los às tomadas telefônicas. Para utilizá-lo, você precisará pagar por uma linha telefônica adicional da companhia telefônica. O botão de flash em monofones analógicos pode ser usado para trocar linhas e colocar chamadas em espera.
Um Private Branch Exchange, ou PBX, é o segundo tipo. Ele suporta muitas linhas telefônicas por meio de linhas fixas ou troncos padrão. Correio de voz, encaminhamento de chamadas e viva-voz estão entre as funções do telefone disponíveis. Você tem um PBX se precisar chamar 9 para alcançar uma linha externa.
Quando suas linhas de entrada estiverem ocupadas, os chamadores receberão um sinal de ocupado. Essa restrição é uma preocupação significativa para uma empresa em crescimento.
Telefones de mesa com várias linhas são necessários para redes telefônicas tradicionais. Esses telefones vêm com recursos como fones de ouvido e recursos de telefone sem fio (DECT). No entanto, sua popularidade está diminuindo em favor de seu rival: VoIP.
Sistemas telefônicos multilinha baseados em nuvem
O sistema telefônico baseado em nuvem é o substituto do sistema telefônico tradicional. Eles fornecem capacidade de várias linhas com escalabilidade infinita. Além disso, eles incorporam várias funções de negócios sob demanda.
O que torna isso possível?
Voice over Internet Protocol é usado neste tipo de sistema de telefonia multi-linha. Com VoIP, você pode evitar completamente a companhia telefônica local. Nextiva, um serviço VoIP empresarial confiável, oferece um sistema telefônico abrangente na nuvem com tempo de atividade excepcional.
As chamadas são convertidas em pacotes de dados por meio de um sistema de telefonia em nuvem. Ele os envia para um data center próximo. O telefone IP transforma o áudio no som que você ouve em milissegundos. A empresa VoIP oferece um PBX virtual para seus clientes de classe empresarial.
Quando se trata de sistemas telefônicos multilinha, o termo “virtual” é crucial.
As extensões telefônicas não são as mesmas que as linhas telefônicas físicas. Também não há tomadas de telefone. São representações lógicas de um PBX em nuvem enfileirando ou estacionando chamadas. Cada linha pode enfileirar até 525 chamadas. Isso é um monte de telefonemas!
Você pode ter quantas linhas quiser, desde que tenha uma conexão de internet confiável.
Tipos de sistemas telefônicos multilinha
Escolher telefones para o seu negócio não precisa ser um jogo de azar. Existem vários tipos de telefone que podem ser usados com seu sistema telefônico multilinha em sua pequena empresa. Mais linhas não implicam automaticamente em melhor.
#1. Sistemas telefônicos de duas linhas
Um sistema telefônico de duas linhas é apropriado para pequenas empresas com um fluxo constante de chamadas.
Exemplos de casos de uso de negócios que podem se beneficiar de duas linhas incluem:
- Solopreneurs que possuem uma linha para vendas e outra para atendimento.
- Pequenos escritórios com apenas dois funcionários, cada um com uma linha.
- Pequenos varejistas aceitarão chamadas recebidas, com uma linha dedicada à administração.
Telefones de mesa VoIP de duas linhas podem ser adquiridos por cerca de US$ 80. O Poly VVX 150 é uma excelente escolha para pessoas com orçamento apertado.
#2. Sistemas de telefonia de 4 linhas
Um sistema telefônico de quatro linhas é ideal se seus funcionários precisarem colocar chamadas em espera ou transferir a quente.
Considere os seguintes exemplos de telefones de quatro linhas em uso:
- As pequenas empresas têm representantes de vendas e gerentes de contas para lidar com as chamadas recebidas dos consumidores.
- Clientes, fornecedores e funcionários são contatados por meio de equipes de atendimento ao cliente que incluem representantes de suporte.
- Recepcionistas que devem atender e transferir várias chamadas telefônicas recebidas.
#3. Sistemas telefônicos de 6 a 12 linhas
O próximo nível de telefones multilinha supera os telefones VoIP de nível inferior. Eles têm chipsets mais rápidos, mais memória e ainda mais opções de personalização do que os telefones comuns. Eles fornecem recursos avançados nesse nível, como presença de linha e teclas programáveis.
Estas são as melhores opções para estes requisitos da empresa:
- Assistentes executivos que fazem a triagem e precisam saber o status da linha de seu executivo.
- Supervisores de equipe que devem monitorar muitas chamadas ao mesmo tempo.
- Executivos de contas seniores que precisam consultar a gerência sobre estoque e preço.
Como instalar um sistema telefônico multilinha para sua pequena empresa
Se você optar por um sistema telefônico padrão, a operadora de telefonia terá que instalar cada linha. Você também precisará fazer um orçamento para um PBX local e um especialista para instalar tudo. Os telefones fixos devem ser configurados para se comunicar com seu PBX.
Um sistema telefônico multilinha baseado em nuvem é uma opção menos complicada. Leva apenas cerca de 20 minutos e requer apenas uma conexão com a internet.
Aqui estão as quatro etapas para obter seu sistema de telefonia virtual com várias linhas em funcionamento:
- Selecione um serviço telefônico comercial. Escolha um pacote de acordo com os requisitos da sua empresa.
- Faça extensões de telefone. Você pode começar a adicionar extensões internas para cada um dos membros de sua equipe ao seu portal de administração. Isso facilita a discagem interna e as transferências de chamadas.
- Salve suas saudações de telefone. Carregue sua própria saudação ou use uma do seu telefone (ou computador). Quando as pessoas ligarem para sua empresa, cause uma boa primeira impressão.
- Comece a fazer e atender chamadas: você não precisa esperar a chegada de um telefone VoIP se ainda não tiver um. Comece com um aplicativo de softphone em seu smartphone iOS ou Android.
Em menos de uma hora, você terá um sistema telefônico multilinha.
Vantagens de usar um sistema telefônico multilinha para sua pequena empresa
#1. Poupança de custos
Optar por um sistema de telefonia em nuvem é a abordagem ideal para fornecer várias linhas telefônicas à sua equipe.
Em média, um sistema de telefone fixo baseado no Plain Old Telephone System (POTS) custa $ 50 por linha. Esse plano de chamadas é principalmente apenas para chamadas locais. Ele também não possui nenhum dos recursos de telefone comercial que são frequentemente usados pelas empresas hoje em dia.
Não é novidade que as corporações abandonaram a AT&T, Verizon, CenturyLink e Frontier em favor da nuvem. Eles podem economizar até 65% em suas despesas de comunicação.
Os sistemas de telefonia VoIP são mais baratos que US$ 20 por linha por mês. Por causa das chamadas ilimitadas, você não terá que pagar pela instalação, servidor PBX ou tarifas de pedágio.
#2. Confiabilidade
Seu sistema telefônico deve ser confiável e seguro. Os sistemas telefônicos locais expõem você a interrupções de energia ou de rede.
Para redundância, os sistemas de telefonia VoIP contam com vários data centers. Sua empresa continuará operando normalmente, independentemente do que acontecer com a infraestrutura telefônica.
Além disso, os principais provedores de serviços seguem padrões como PCI, SOC 2 e HIPAA. Em vez de se preocupar com auditorias de segurança, concentre-se em seus consumidores. Viva!
#3. Flexibilidade
Suponha que você esteja contratando remotamente, construindo novos escritórios ou convertendo para uma força de trabalho híbrida. Nessa circunstância, é necessário um sistema telefônico que permita que os funcionários trabalhem de qualquer lugar.
Eles estão restritos ao escritório por um sistema telefônico multilinha padrão. Isso dificulta a comunicação quando eles operam remotamente.
Um sistema telefônico baseado em nuvem permite que você forneça aos seus funcionários os recursos de que eles precisam. Eles podem realizar seu trabalho no conforto de seu telefone celular e uma conexão com a internet.
#4. Escalabilidade
Um sistema VoIP em nuvem é sua melhor aposta se sua empresa estiver em expansão e você não quiser que a tecnologia atrapalhe. Facilita a instalação de linhas telefônicas. Adicionar locais extras ao mesmo sistema telefônico também é possível sem nenhum conhecimento técnico.
Quando há um crescimento na demanda ou no número de funcionários, seu serviço telefônico não o manterá para baixo. Considere o enfileiramento de chamadas como outra opção para dimensionar sua força de trabalho de atendimento ao cliente.
Serviços de telefonia em nuvem, como o Nextiva, garantem 99.999% de uptime e disponibilidade.
# 5 Conveniência
Um sistema telefônico multilinha facilita a vida tanto para você quanto para sua equipe. Eles se tornam mais produtivos e têm o potencial de levar a empresa adiante.
Os clientes confiarão em você por causa de recursos como atendentes automáticos e telefones gratuitos. É possível configurar um call center de entrada em menos de um dia.
Já se foram os dias em que sua operadora de telefonia o abandonava. Se você precisar de ajuda, entre em contato conosco a qualquer momento.
Os 8 melhores sistemas telefônicos multilinha para pequenas empresas
Administrar uma pequena empresa já é difícil o suficiente sem ter que se preocupar com seu sistema telefônico. A compra de um sistema telefônico multilinha facilita a comunicação interna e externa em sua pequena empresa, muito mais do que um monofone de linha única.
- Melhor geral: Nextiva X-835
- Melhor para Expansão de Pequenas Empresas: Sistema RCA de 4 Linhas para Pequenas Empresas
- Panasonic KX-TG958 – Melhor para serviço confiável
- Grandstream GXV3370 – O melhor dispositivo de videochamada
- Melhor para vendas e atendimento ao cliente: telefone IP MiVoice 5330e
- Telefone com fio de 2 linhas AT&T – Ideal para trabalho em home office
- Melhor para uma interface intuitiva: Fanvil X7
- Yealink SIP-W52P – Melhor para comunicações sem fio
Sistema telefônico de 4 linhas para pequenas empresas
Um sistema telefônico de quatro linhas é uma escolha popular para empresas que tentam aumentar a produtividade, a comunicação e a eficiência. Um sistema telefônico de 4 linhas é uma solução de comunicação unificada que permite que uma pequena empresa transfira chamadas e comunique-se interna e externamente.
O que é um sistema telefônico de 4 linhas?
Um sistema telefônico de 4 linhas é um sistema telefônico comercial multilinha que conecta quatro linhas telefônicas analógicas (ou fixas) em seu escritório. Linhas internas ou externas podem ser usadas. As linhas internas permitem que os funcionários do seu local de trabalho interajam entre si, enquanto as linhas externas permitem que clientes, fornecedores ou qualquer outra pessoa de fora da empresa se comuniquem com você. Se você precisar de mais de quatro linhas, a maioria dos sistemas permitirá conectar e atender telefones extras em grupos de quatro.
Os sistemas telefônicos de quatro linhas diferem dos sistemas telefônicos tradicionais, pois permitem que várias partes falem ao mesmo tempo, enquanto os telefones tradicionais permitem que apenas duas partes falem ao mesmo tempo.
Como funciona um sistema telefônico de 4 linhas em uma pequena empresa?
Um sistema telefônico de quatro linhas funciona da mesma maneira que um telefone comum de uma linha. Os pacotes de dados de voz são transmitidos aos destinatários por meio de linhas de rede telefônica. Todas as quatro linhas utilizam o mesmo fio e recebem as mesmas ligações, formando um sistema entre os quatro telefones.
Os sistemas telefônicos de quatro linhas são possibilitados por um ramal que permite que três telefones adicionais sejam conectados à linha. Esta extensão é normalmente sem fio, permitindo que o segundo, terceiro e quarto telefones sejam instalados independentemente do primeiro. Em vez de agrupá-los todos juntos, isso permite que os funcionários em cada grupo de quatro linhas tenham telefones em suas próprias mesas.
Você precisa de um sistema telefônico de 4 linhas para sua pequena empresa?
Como um sistema de quatro linhas é um subconjunto de um sistema de telefonia multilinha, é necessário um conjunto mais preciso de circunstâncias para justificar a escolha. Como esses sistemas estão disponíveis apenas em grupos de quatro, você deve antecipar o aumento em quatro sempre que precisar adicionar uma linha. As seguintes empresas podem se beneficiar mais de um sistema telefônico de quatro linhas:
- Empreendedores que desejam separar suas vidas pessoais e profissionais
- Pequenas empresas com dois ou mais funcionários que precisam de conectividade telefônica regular
- Qualquer empresa que receba uma quantidade significativa de ligações em horários específicos
- Escritórios com quatro ou mais funcionários que exigem acesso constante ao telefone
- Equipes de quatro que devem estar em chamadas juntas de suas próprias mesas regularmente
- Uma pequena empresa com alguns funcionários que exigem várias linhas para sua função de trabalho, tarefas de equipe discretas e acesso geral aos negócios.
- Situações em que várias marcas menores são geridas a partir da mesma sede
- Empresas com sistemas PBX mais antigos que não desejam experimentar latência ou instabilidade como resultado de uma conexão de internet ruim
Um número de telefone pode ter várias linhas?
Sim, um número pode ter várias linhas.
Como você transfere uma chamada em um telefone multilinha?
- Selecione a opção Transferir.
- Disque o número para o qual deseja que a chamada seja transferida.
- Para encerrar a chamada, pressione o botão Transferir mais uma vez. Se a tela do seu telefone incluir um botão Concluído, você o pressionará para encerrar a chamada.
Quais são os três tipos de sistemas telefônicos?
Os três tipos de sistemas de telefonia são sistemas de telefonia hospedados, sistemas de telefonia PBX no local e sistemas de telefonia VoIP híbridos.
Posso usar um sistema telefônico multilinha para minha pequena empresa?
Sim, os sistemas telefônicos multilinha são adequados para pequenas empresas. Eles são projetados para serem escaláveis, para que possam ser personalizados para atender às necessidades específicas do seu negócio.
Qual é a diferença entre PBX, híbrido, VoIP e sistemas telefônicos multilinha baseados em nuvem?
Os sistemas PBX são sistemas telefônicos tradicionais que usam hardware físico para rotear chamadas. Os sistemas híbridos combinam hardware tradicional com recursos digitais. Os sistemas VoIP usam a internet para fazer e receber chamadas. Os sistemas baseados em nuvem são hospedados em servidores remotos e acessados via internet.
Quanto custa um sistema telefônico multilinha?
O custo de um sistema telefônico multilinha pode variar muito, dependendo do tipo de sistema, do número de linhas necessárias e dos recursos incluídos. Uma pequena empresa pode esperar pagar de algumas centenas a vários milhares de dólares por um sistema telefônico multilinha.
Conclusão
Você pode se comunicar de qualquer lugar com os melhores sistemas de telefonia multilinha para pequenas empresas. Além de atender chamadas em conferência, eles podem fornecer conexões telefônicas para funcionários remotos.
É importante considerar as necessidades de sua empresa agora e no futuro ao escolher um sistema de telefonia da empresa. Como você gostaria de interagir com seus clientes? Você terá sucesso ou fracasso com base em sua plataforma de comunicação.
Perguntas Frequentes
Qual é a principal vantagem de usar um sistema telefônico multilinha?
A principal vantagem de usar um sistema multilinha é que ele permite que vários estejam no mesmo telefone ao mesmo tempo.
Quantos telefones sem fio você pode ter em uma linha?
Você pode ter até 6 telefones sem fio em uma linha.
Quantas linhas telefônicas uma pequena empresa precisa?
Uma pequena empresa precisa de um mínimo de 10 linhas telefônicas para facilitar chamadas de vendas, faxes, colaboração online, teleconferências, gerenciamento de clientes e administração.
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Referências
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