Saber o que seu empregador espera e precisa em termos de reembolso de milhas em 2023 será útil se você pretende viajar a negócios. Os funcionários que usam seus veículos (como carros ou caminhões) para realizar tarefas relacionadas aos negócios podem ser reembolsados por sua milhagem. Para dirigir um automóvel para fins de trabalho, caridade, médicos ou relacionados a mudanças em 2023, uma nova taxa padrão de reembolso de milhagem foi definida pelo Internal Revenue Service (IRS). Um formulário para solicitação de reembolso de quilometragem com informações sobre a viagem também é fornecido aos funcionários para preenchimento sempre que realizarem tarefas para o negócio.
Neste artigo, abordamos pontos cruciais sobre reembolso de milhas, como verificar sua elegibilidade e conselhos para documentar com precisão seus custos de viagem.
Reembolso de milhas
Quando um funcionário usa seu veículo para fins relacionados ao trabalho, o empregador reembolsa a milhagem. A maioria das empresas emprega uma fórmula de centavos por milha. No entanto, o empregador e seu acordo com o funcionário determinarão as taxas de reembolso, as despesas cobertas e o cronograma de pagamento.
A compensação que você recebe por usar um veículo pessoal para fins relacionados ao trabalho é conhecida como reembolso de milhagem. Todas as despesas relacionadas à propriedade e operação do seu carro durante a quilometragem exigida são cobertas pelo reembolso. Na maioria dos casos, é calculado por milha e paga todos os custos associados à propriedade e operação de um veículo para fins comerciais.
Elementos do Reembolso de Milhas
Vários fatores, como os seguintes, podem afetar o reembolso de milhas:
#1. Elegibilidade
Embora nem todos os trabalhadores sejam elegíveis, os empregadores podem reembolsar os funcionários pela quilometragem quando eles usam seus veículos para fins relacionados ao trabalho. As especificidades do seu emprego determinarão se você é elegível. Uma apólice típica de reembolso de milhagem geralmente cobre as seguintes viagens:
- Visitas com clientes
- Fornecer um meio de transporte para os clientes
- Faça uma viagem para um local de trabalho temporário
- A jornada para uma conferência ou convenção profissional
Lembre-se de que as consequências fiscais podem resultar do reembolso da empresa. É aconselhável que você fale com um preparador de impostos experiente para descobrir como sua renda pode ser afetada.
#2. Taxas padrão
O Internal Revenue Service (IRS) estabeleceu uma taxa de quilometragem padrão, mas uma empresa também é livre para definir suas taxas. O IRS permite que as declarações fiscais deduzam até esse valor por milhagem. Embora muitas empresas baseiem as suas taxas na taxa de IRS, isso não é exigido por lei. Seu empregador pode fornecer reembolso inferior ou superior ao mínimo legal.
#3. Requisitos do empregador
Os empregadores não são obrigados a pagar reembolsos de milhagem, a menos que isso resulte na queda do salário do funcionário abaixo do limite do salário mínimo do estado.
Como rastrear o reembolso de milhas
Alguns empregadores exigem que os trabalhadores apresentem seus recibos de gás e conserto de automóveis para serem reembolsados. O complicado processo de coleta de recibos é removido ao usar a taxa de dedução padrão. A utilização de um programa de rastreamento de despesas simplifica o rastreamento de sua milhagem. Esses programas permitem que você insira suas informações de milhagem e calcule seu reembolso com base nessas informações. Usando as etapas abaixo, você pode monitorar seu reembolso de milhagem:
- Mantenha um registro da data da viagem.
- Acompanhe o tempo de viagem.
- Assim que a viagem começar, anote a quilometragem.
- Inclua seu ponto de partida e destino final.
- Inclua um resumo dos objetivos da viagem.
- Depois de voltar de sua viagem, anote a quilometragem.
Seu empregador pode fornecer a você um subsídio de milhagem mensal definido, um FAVR (taxa fixa e variável) ou a taxa de reembolso de milhagem padrão exigida pelo IRS.
FAVR (taxa fixa e variável)
FAVR, uma substituição popular para o método tradicional, envolve pagar aos funcionários uma combinação da taxa estimada de centavos por quilômetro para cobrir custos variáveis e uma quantia fixa para cobrir custos fixos. Gás, óleo, manutenção e reparos são alguns exemplos de custos variáveis. Enquanto as taxas de aluguel, impostos, registro e licença, bem como depreciação e seguro, são exemplos de custos fixos. Como sempre, você deve usar a taxa de quilometragem padrão do IRS e qualquer reembolso extra estará sujeito ao imposto de renda.
Empregadores e contratados independentes podem deduzir a milhagem relacionada aos negócios. Além disso, não é tributável porque não é considerado renda para um empregado. Mas se um empregador pagar a um funcionário mais do que o custo real de dirigir para fins relacionados ao trabalho, parte do reembolso pode ser considerada uma compensação e tributada.
O que qualifica para reembolso de milhas?
Sua empresa pode deduzir o custo de viagens de negócios que não envolvam o deslocamento regular de um funcionário. As seguintes despesas se qualificam para reembolso de milhagem:
- Viagem de negócios
- Consultas externas com clientes atuais e potenciais
- Fazendo recados para comprar suprimentos para a empresa
- Entregas para empresas
Taxa de reembolso de milhas em 2023
As novas tarifas de quilometragem do IRS estão em vigor para viagens com início a 1 de janeiro de 2023.
- 65.5 centavos por milha ao dirigir para o trabalho
- Para necessidades médicas ou de mudança, 22 centavos por milha
- 14 centavos por milha para fins de caridade
À medida que os preços do combustível, a eficiência do combustível e os custos do seguro mudaram, também mudaram as novas taxas de quilometragem.
Regras de reembolso de milhas
Você deve cumprir os três requisitos do IRS para um plano responsável para que seu reembolso seja isento de impostos:
- Suas despesas diretas devem estar associadas à sua linha de trabalho, o que significa que você as incorreu enquanto trabalhava para seu empregador.
- Você deve fornecer prontamente e com precisão ao seu empregador uma contabilidade desses custos.
- Qualquer compensação ou subsídio extra deve ser devolvido a tempo.
Além disso, o IRS não possui diretrizes específicas sobre reembolso de milhagem federal. Você deve cumprir as leis de salário mínimo, mesmo que não ofereça esse reembolso. Certifique-se de pagar aos trabalhadores pelo menos o salário mínimo, menos quaisquer reembolsos de quilometragem.
Calcular reembolso de milhagem
Digamos que Joe, um de seus funcionários, esteja realizando algumas tarefas para sua empresa. Para obter suprimentos, Joe percorre uma distância de 50 milhas ida e volta. Ele então viaja 13 milhas para encontrar um cliente antes de fazer uma viagem de 20 milhas de volta ao escritório. Joe percorreu 83 milhas enquanto viajava para o trabalho. Como a taxa de milhagem padrão era de 65.5 (taxa de milhagem padrão de US$ 0.655 x 36 milhas comerciais percorridas), você deve pagar a ele US$ 54.37.
Formulário de Reembolso de Milhas
Os funcionários podem usar uma caneta e papel para acompanhar sua quilometragem diária de negócios. Muitas empresas oferecem um formulário de reembolso de milhas para seus funcionários. Os funcionários podem preencher o formulário de reembolso de milhagem sempre que realizarem uma tarefa relacionada aos negócios da empresa.
Um Formulário para reembolso de milhas solicita informações sobre a viagem. O formulário normalmente solicita informações como data, finalidade comercial, origem, destino, número de milhas percorridas e total de milhas. Normalmente, os funcionários que desejam ser reembolsados pelo uso de seus veículos para fins de trabalho preenchem um formulário de reembolso de milhagem.
Para permitir que os funcionários insiram informações sobre várias viagens, os formulários geralmente têm várias linhas ou espaços. Enquanto algumas empresas solicitam relatórios de quilometragem apenas uma vez por ano, outras podem solicitar que os funcionários os enviem mensalmente.
Os dados seriam idênticos entre formulários digitais e em papel. Além disso, o uso de um formulário de milhagem digital elimina o risco de os funcionários extraviarem ou perderem um formulário em papel, o que pode resultar na perda de dados de milhagem.
Qual é a taxa federal de reembolso de milhas para 2023?
A taxa de milhagem padrão para todas as milhas comerciais é de 65.5 centavos por milha, enquanto as taxas para despesas médicas ou de mudança são de 22 centavos por milha e, para fins de caridade, são de 14 centavos por milha.
Como faço para calcular o reembolso de milhas?
Multiplicar a milhagem do seu negócio pela taxa de milhagem atual do IRS ou do seu empregador resultará no valor do reembolso da milhagem. Por exemplo, digamos que você viajou 800 milhas para fins relacionados ao trabalho este mês e seu empregador o reembolsou na taxa padrão. Nesse caso, você pode fazer isso usando a fórmula abaixo para determinar seu reembolso de milhagem: 800 milhas x 65.5 centavos é igual a US$ 524 em compensação de milhagem.
Um encontro com um cliente na cidade vizinha é necessário para Mary, uma funcionária da empresa. Ela viaja, conhece o cliente e depois faz uma rápida viagem de volta ao escritório dele. Mary gastou um total de 74 milhas dirigindo. Ao dirigir, multiplicar 74 milhas por $ 0.655 resulta em $ 48.47
Como funciona o reembolso de milhas?
Um empregador reembolsa os trabalhadores a uma taxa de centavos por quilômetro por despesas de veículo incorridas como parte do trabalho. De acordo com os regulamentos do IRS, a taxa de milhas padrão para 2023 é de 65.5 centavos.
Essa taxa é multiplicada pela distância que você percorre dentro de um período de pagamento para determinar o reembolso da milhagem. Digamos que você viajou 120 milhas este mês. Você receberá $ 78.6 em reembolso de milhagem
Como as empresas pagam pela milhagem?
Um empregador reembolsa os trabalhadores a uma taxa de centavos por quilômetro por despesas de veículo incorridas como parte do trabalho. Os funcionários recebem um reembolso de centavos por milha da empresa para cobrir os custos de uso de seus veículos para fins relacionados ao trabalho.
Que comprovante preciso para reivindicar milhas?
Você precisará do seu livro de registro de quilometragem se optar por deduzir a milhagem usando o método padrão. Você precisará de recibos que detalham suas despesas se estiver usando despesas reais. Para determinar qual método resultará na maior dedução, você provavelmente deve acompanhar sua milhagem.
Posso reivindicar milhas como funcionário?
Contanto que você não seja um contratado independente, um funcionário que usa seu veículo para fins comerciais pode ser elegível para receber um reembolso de milhagem de seu empregador. Este reembolso destina-se a cobrir o custo do combustível e desgaste em viagens de negócios.
Conclusão
Seu empregador pode fornecer um reembolso de milhagem se você usar um veículo pessoal para fins comerciais para ajudar a cobrir suas despesas. Apesar de algumas leis estaduais, não há nenhuma lei federal exigindo que você pague seus funcionários pelo uso de seus veículos para fins comerciais.
Massachusetts, Califórnia, Illinois e outros estados impõem obrigações aos empregadores de pagar viagens e outros custos relacionados incorridos pelos funcionários durante as viagens de negócios. Se você não tiver certeza se deve reembolsar as milhas, pesquise as leis em seu estado e fale com um advogado.
Perguntas frequentes sobre reembolso de milhas em 2023
O que é Reembolso de Milhas?
A compensação que você recebe por usar um veículo pessoal para fins relacionados ao trabalho é conhecida como reembolso de milhagem
Que comprovante preciso para reivindicar milhas?
Você precisará de seu diário de milhagem se optar por deduzir a milhagem usando o método padrão ou exigirá recibos que detalham suas despesas se estiver usando despesas reais.
Qual é a taxa federal de reembolso de milhas para 2023?
A taxa de milhagem padrão para todas as milhas comerciais é de 65.5 centavos por milha, enquanto as taxas para despesas médicas ou de mudança são de 22 centavos por milha e, para fins de caridade, são de 14 centavos por milha.
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Referências
