“Agora, onde deixei esse inventário?” você se pergunta enquanto vagueia pelo seu armazém atordoado. Esse cenário é um pouco dramático, mas pode parecer assim quando você descobre que seus números de estoque estão incorretos. Rastrear adequadamente o uso e a variação do estoque é fundamental para aproveitar ao máximo seus produtos. Felizmente, não precisa ser tão difícil quanto parece. Reunimos um guia abrangente que pode ajudá-lo a entender os fundamentos de um sistema rastreador de inventário, incluindo alguns softwares gratuitos que você pode usar para sua pequena empresa e uma planilha para ajudá-lo no processo. Sem mais delongas, vamos prosseguir!
O que é um Rastreador de Inventário?
O rastreamento de estoque, como o nome indica, refere-se ao rastreamento dos níveis de estoque ao longo das operações de uma empresa. Estes estão em constante mudança à medida que os clientes fazem compras e novos estoques são trazidos, seja para substituir itens vendidos a esses clientes ou para antecipar mudanças nos padrões de demanda.
Se você possui um negócio de varejo, seja grande ou pequeno, sua responsabilidade mais importante é manter o estoque certo nas quantidades certas - e para fazer isso, você precisa de um sistema rastreador de estoque preciso como parte de seu sistema de gerenciamento de estoque.
Há duas razões pelas quais o rastreamento de estoque é tão importante. A primeira é satisfazer a demanda do consumidor e a segunda é a quantidade de dinheiro em jogo. As empresas devem simplificar o gerenciamento de estoque para garantir que os clientes possam encontrar os produtos certos e que as empresas não desperdicem dinheiro com excesso de estoque.
As empresas maiores podem dedicar mais recursos ao gerenciamento de armazéns e ao controle de estoque. Algumas até possuem departamentos específicos que se concentram inteiramente nesse trabalho. Esta é obviamente uma opção menos viável para empresas menores. No entanto, ferramentas como software de rastreamento de estoque podem ajudar essas pequenas empresas no gerenciamento de armazenamento, atendimento e outras tarefas.
Os benefícios de rastrear o inventário
O rastreamento de estoque tem inúmeras vantagens porque os níveis de estoque em tempo real têm um impacto direto em suas operações de armazenamento e vendas. Os três primeiros são os seguintes:
#1. Você será capaz de tomar decisões informadas sobre pedidos de produtos.
Calcular pontos de reabastecimento ideais, realizar planejamento e previsão de demanda e muito mais fica mais fácil quando você tem informações sobre níveis e movimentação de estoque. Como resultado, melhora a capacidade de aumentar as vendas e maximizar os lucros.
#2. Você economizará dinheiro em todos os aspectos.
Quando seu estoque está sob controle, você pode economizar dinheiro em armazenamento, transferência de mercadorias, compras e salários de funcionários. Com menos dinheiro reservado para o estoque, você pode investir em marketing de comércio eletrônico para aumentar as vendas e expandir seus negócios.
#3. Sua equipe de depósito apreciará ter informações sobre seus níveis e locais exatos de estoque.
Eles serão mais produtivos se tiverem mais informações. Se você ainda não o fez, deve começar a usar o software de gerenciamento de armazém. A velocidade de atendimento de pedidos também é aumentada e sua equipe gastará menos tempo procurando itens ausentes ou classificando uma grande quantidade de estoque. Isso também leva a clientes mais satisfeitos.
Os desafios do rastreamento de estoque
Embora as vantagens do rastreamento de estoque falem por si, também é importante estar ciente das desvantagens. Compreender esses desafios é fundamental porque pode ajudar as empresas a evitar que se tornem vítimas deles.
#1. É demorado
Embora tenhamos mencionado anteriormente que o rastreamento de estoque pode ajudar as empresas a economizar tempo, esforço e dinheiro, vale a pena observar aqui que o gerenciamento de estoque pode ser demorado por si só. Torna-se mais complexo à medida que os negócios se expandem para novos canais e as vendas aumentam, o que significa que há mais para analisar e rastrear.
Escusado será dizer que os empresários de varejo têm uma abundância de demandas de tempo. Varejistas multicanais têm muito a fazer, seja contratando e treinando novos funcionários, realizando campanhas de marketing ou procurando novas oportunidades de negócios. O gerenciamento de estoque é uma responsabilidade adicional acima de tudo.
#2. Nem sempre é fácil acompanhar os itens.
Outro problema com o rastreamento de estoque é que os pedidos frequentemente se movem de um local para outro. Não é tão simples quanto armazená-los todos em um depósito até que os clientes os solicitem. Os itens podem ser movidos de um local para outro antes de chegar ao consumidor.
À medida que os itens são movidos de um local para outro, torna-se cada vez mais difícil acompanhar onde estão e quantos são. Isso pode ter consequências negativas. Implica especificamente que existe o risco de redução de estoque (devido a perda ou roubo, por exemplo), pedidos não atendidos ou atrasados e registros financeiros imprecisos.
#3. Estoques maiores são mais difíceis de gerenciar.
Já mencionamos isso, mas estoques maiores são mais difíceis de administrar. Obviamente, empreendedores ambiciosos estão sempre procurando maneiras de expandir. Mas, à medida que as vendas aumentam, o giro do estoque também aumenta, e gerenciar isso é inegavelmente complicado.
Você pode se deparar com várias variantes do mesmo tipo de produto, então a tarefa aqui é acompanhar tudo isso – em todos os seus vários tamanhos, cores, estilos e assim por diante. Além de gerenciar seus preços, garantindo que sua empresa tenha o suficiente de cada um para atender à demanda do cliente. Aumentar o rastreamento de estoque é, portanto, um dos desafios mais difíceis de superar para as empresas em crescimento.
Como você efetivamente rastreia o inventário?
Os métodos de rastreamento de estoque variam, sendo alguns mais eficazes do que outros. Vamos dar uma olhada em alguns deles.
#1. Caneta e papel
Algumas empresas (normalmente as mais antigas e menores) continuam a usar métodos manuais de papel e caneta, anotando os detalhes de cada transação em um sistema de cartão. No entanto, este é claramente um método abaixo do ideal, e a maioria das empresas há muito abandonou tais práticas.
#2. planilhas Excel
Para acompanhar o estoque, algumas empresas simplesmente usam planilhas do Excel. Isso é bom para pequenas empresas que lidam com volumes de pedidos muito baixos, mas é provável que se mostre inadequado mesmo para empresas de médio porte. À medida que sua empresa cresce, você provavelmente descobrirá que essas planilhas não são mais adequadas.
#3. Rastreador de inventário da Planilha Google
Embora as planilhas sejam uma melhoria em relação às cópias em papel, as informações ainda devem ser inseridas manualmente. No entanto, se você usar o Google Sheet, poderá atualizar automaticamente seu rastreador de inventário sempre que ele mudar.
#4. Logísticos a terceiros
Outra opção é terceirizar o atendimento de pedidos para uma empresa terceirizada de logística, que cuidará de todo o processo. Como essas empresas lidam com seus pedidos, elas também são responsáveis por seu estoque, embalagem e envio de pedidos aos clientes. Eles também podem fornecer relatórios de estoque detalhados em tempo real e manter os níveis de estoque precisos sob controle.
#5. Aplicativos móveis
Muitas empresas (incluindo muitas pequenas startups) estão usando cada vez mais aplicativos iOS e Android em vez de uma planilha como rastreador de inventário. No entanto, à medida que as empresas crescem e suas necessidades se tornam mais complexas, esses aplicativos podem se tornar um pouco limitados.
#6. Software de rastreamento de estoque
O software de rastreamento de estoque fornece uma imagem muito mais detalhada do estoque. À medida que os pedidos são processados, os funcionários do depósito podem digitalizar etiquetas de código de barras 2D, fornecendo um registro instantâneo de quais itens estão em estoque, quais estão acabando e quais estão em excesso. Este é apenas um exemplo de como a automação está facilitando a vida das empresas e de seus funcionários.
Melhor Software Rastreador de Inventário Gratuito 2023
O software de inventário gratuito pode fornecer uma maneira econômica para as pequenas empresas gerenciarem seu inventário. No entanto, você obtém o que você paga. Esses sistemas rastreadores de inventário geralmente são leves, portanto, ao procurar o software certo, certifique-se de que, pelo menos, ofereça suporte às suas operações atuais. Selecionamos alguns para você usar. Eles são os seguintes:
#1. Odoo
Odoo, um sistema de inventário totalmente de código aberto, é o melhor software de gerenciamento de inventário gratuito porque faz muito, incluindo ordens de compra automatizadas (POs) e rastreamento de data de validade. É totalmente ilimitado, o que o torna ótimo para pequenas empresas com grandes estoques e, por uma pequena taxa, você pode vinculá-lo a dezenas de outras ferramentas de vendas e marketing do Odoo. Odoo também se integra com sistemas de comércio eletrônico.
# 2. Zoho
O Zoho Inventory, projetado para pequenas e médias empresas, auxilia as empresas no gerenciamento de vendas, na criação de ordens de compra e no rastreamento preciso do estoque. Ele se integra a vários mercados online, incluindo Amazon, Etsy e eBay. Ele também suporta Shopify e está disponível em todas as plataformas. Esta versão é gratuita e vem com 20 pedidos online e offline, 20 etiquetas de remessa, 20 rastreamentos de remessa e um depósito. Inclui gerenciamento de inventário e depósito, venda multicanal, relatórios e outros recursos.
#3. Fichário de vendas
O SalesBinder fornece um excelente software de inventário que funciona em mais de 130 países e várias moedas. Sua interface amigável também permite ampla personalização, permitindo que funcione exatamente como você precisa, não importa onde você esteja no mundo. O plano gratuito do SalesBinder não oferece suporte a integrações; em vez disso, considere Zoho ou Odoo. Seu plano gratuito também restringe o número de registros mensais que conta como itens de estoque, contas ou pedidos - nenhum outro sistema rastreador de estoque em nossa lista faz isso para uma pequena ou grande empresa. No entanto, possui recursos robustos de registro e rastreamento de estoque, bem como fortes recursos de vendas e CRM.
#4. Classificar
Sortly é uma plataforma de gerenciamento de inventário baseada em nuvem que inclui recursos como rastreamento de atividades, rastreamento multilocal, código de barras e trilhas de auditoria. Seu recurso mais notável, no entanto, é o aplicativo móvel de código de barras e leitor de QR integrado, que funciona mesmo quando o dispositivo está desligado. Mesmo que seu aplicativo de telefone não esteja recebendo um sinal, você pode verificar o inventário de entrada e saída - o Sortly sincronizará automaticamente assim que você estiver on-line novamente. Sortly é ideal para gerenciamento de inventário em movimento em vários locais devido a seus recursos off-line e rastreamento de vários locais. Enquanto o aplicativo móvel da Zoho tem um modo offline, o Sortly oferece inventário para vários locais.
# 5 Quadrado
A Square é mais conhecida por seus recursos de ponto de venda (POS) para varejistas e restaurantes, e está no topo de nossas listas dos melhores sistemas de PDV e dos principais sistemas de PDV gratuitos. No entanto, também inclui as ferramentas de gerenciamento de inventário da Square totalmente gratuitas para até 300 locais. Considerando todos os recursos que as contas da Square incluem - vendas na loja, integrações de comércio eletrônico, recursos móveis e POS - é a melhor solução completa para varejistas que desejam gerenciar o estoque gratuitamente e vender na loja, on-line, via fatura e celular.
Leia também: SISTEMA DE RASTREAMENTO DE INVENTÁRIO: Melhores Práticas
Como escolher um software de gerenciamento de inventário gratuito
Para determinar qual software de inventário gratuito é o mais adequado para as necessidades da sua empresa, considere os seguintes fatores e avalie-os no contexto do seu negócio.
#1. Gerenciamento multicanal
Se você possui uma pequena ou grande empresa com uma loja de varejo e também uma loja online, precisará de um sistema de rastreamento de estoque gratuito que sincronize o estoque de ambos os locais. Ele deve se integrar ao seu software de PDV e comércio eletrônico para conseguir isso. O Square, por exemplo, é uma boa solução de inventário gratuito para isso, mas o Stockpile by Canvus não é.
#2. Integrações adicionais
Se o seu software de contabilidade incluir relatórios de inventário, pode valer a pena escolher um aplicativo de inventário gratuito que se integre a ele. Isso elimina a necessidade de assinar um plano de gerenciamento de estoque pago para acessar relatórios avançados. Existem outros motivos pelos quais seu software de contabilidade e software de inventário devem ser vinculados: O rastreador de inventário é classificado como um ativo em seu balanço.
#3. O número de usuários
Quantas pessoas precisarão de acesso ao seu aplicativo de gerenciamento de inventário? O software livre freqüentemente tem um pequeno limite de usuários, às vezes permitindo apenas um usuário. Inclua você mesmo, qualquer pessoa preenchendo ou contando o estoque e possivelmente até mesmo seu contador.
# 4. Despesas
O software rastreador de inventário gratuito é acessível para qualquer empresa pequena ou grande. Mas se um sistema rastreador de estoque um pouco mais caro economiza tempo que seria gasto rastreando manualmente seu estoque - ou evita erros dispendiosos no pedido ou rastreamento de itens - pode valer a pena o preço a longo prazo.
#5. Características
O sistema de rastreador de estoque gratuito para pequenas ou grandes empresas geralmente inclui menos recursos do que opções pagas, como relatórios básicos, alertas de estoque baixo, alguns recursos digitais de rotulagem e digitalização e funcionalidade móvel.
Qual é a melhor maneira de controlar o inventário?
O método mais básico de rastreamento de estoque é contar manualmente seu estoque a cada duas semanas e comparar os números com as vendas. Isso é chamado de inventário periódico. Há também o estoque permanente, que utiliza sistemas de gestão de estoques integrados ao PDV da sua empresa.
Como posso acompanhar meu inventário gratuitamente?
Caneta e papel, uma planilha de controle de inventário ou software de gerenciamento de inventário gratuito podem ser usados para acompanhar o inventário gratuitamente. Você pode ir com quem mais lhe convier.
O Excel pode ser usado para controlar o inventário?
O Excel é um sistema rastreador de inventário gratuito e de baixo custo para pequenas empresas ou grandes corporações, mas tem limitações (e espaço para erros) que o software de gerenciamento de inventário não possui. Uma planilha tem colunas virtualmente infinitas para categorizar e classificar as informações necessárias.
Quais são os três métodos de rastreamento de estoque?
A técnica push, a técnica pull e a técnica just-in-time são as três técnicas de gerenciamento de estoque mais populares.
Quais são os dois métodos de rastreamento de estoque?
Existem duas abordagens: o método tradicional de rastrear e registrar manualmente o fluxo de mercadorias que entram e saem de sua empresa ou a abordagem automatizada mais prática usando tecnologia.
Quais são os tipos de sistemas de rastreamento de estoque?
Os sistemas de gerenciamento de estoque são classificados em três tipos: manuais, periódicos e perpétuos.
Por que você deve acompanhar o inventário?
Manter o controle de seu inventário pode ajudá-lo a evitar erros e ineficiências de inventário. Manter um controle cuidadoso das mercadorias que sua empresa tem em estoque pode ajudá-lo a aumentar os lucros e operar com mais eficiência.
Conclusão
O controle de estoque é uma das partes mais importantes da administração de um negócio bem-sucedido. Um gerente de estoque, gerente de depósito ou proprietário de empresa sensato realizará um inventário completo pelo menos trimestralmente e usará dados de estoques físicos ou permanentes para melhorar suas práticas de gerenciamento de estoque (consulte salário do gerente de controle de estoque e salário do gerente de depósito).
Artigos Relacionados
- INVENTORY TRACKER: Significado, Software Livre e Planilha
- MELHORES APLICATIVOS PARA GESTÃO DE INVENTÁRIO EM 2023
- GESTÃO E SISTEMA DE CONTROLE DE INVENTÁRIO: Melhores Práticas
- RASTREADOR DE VEÍCULO: os principais rastreadores e guias confiáveis
- Melhores 15+ SISTEMAS DE INVENTÁRIO PARA PEQUENAS EMPRESAS em 2023 (+ Opções Gratuitas)
- LÍDERES FAMOSOS: Pessoas inspiradoras e citações que você precisa saber
Referências
