A capacidade de um líder de se comunicar de forma clara e eficaz com os funcionários, dentro das equipes e em toda a organização é um dos alicerces de um negócio bem-sucedido.
E no ambiente de negócios complexo e em rápida evolução de hoje, com centenas de diferentes ferramentas de comunicação, equipes totalmente ou parcialmente remotas e até mesmo equipes multiculturais abrangendo vários fusos horários, a comunicação eficaz nunca foi tão importante — ou tão desafiadora.
Assim, a capacidade de se comunicar pode ser a habilidade mais vital de um gerente e funcionário.
A boa notícia é que as habilidades de comunicação podem ser aprendidas, aprimoradas e até dominadas.
E as dicas deste artigo podem ajudá-lo a melhorar e maximizar suas habilidades de comunicação para o sucesso de sua organização e carreira.
Mas como sempre, vamos começar com o básico…
Qual é a definição de comunicação eficaz?
Os comunicadores mais eficazes informam claramente os outros enquanto os ouvem ativamente. Eles podem aceitar informações verbais e não verbais ao mesmo tempo em que expressam seus pensamentos e opiniões de maneira acolhedora.
Uma conexão com os outros é necessária para uma comunicação eficaz. É uma dança com um parceiro que às vezes se move de maneiras inesperadas. Isso significa que estar em sincronia com seu público é a habilidade mais poderosa que você pode usar. Implica entender e se comunicar com suas necessidades e responder ao feedback em tempo real. Implica envolver-se na conversa que seu público deseja.
Tudo isso, no entanto, exige alguma prática.
Por que é tão importante melhorar as habilidades de comunicação no trabalho?
É fácil acreditar que, desde que você faça bem o seu trabalho, não é necessário ser um bom comunicador. Isso não poderia estar mais longe da verdade!
Todos os aspectos do seu trabalho dependem da comunicação, e sua capacidade de se comunicar está diretamente relacionada à sua capacidade de realizar seu trabalho.
Com o aumento do trabalho remoto, as habilidades de comunicação deficientes foram destacadas pelo aumento do uso de mensagens em vez da comunicação face a face no local de trabalho.
Se você trabalha com clientes, suas habilidades de comunicação irão fazer ou quebrar o relacionamento.
Considere os seguintes aspectos desse trabalho que necessitam de uma comunicação eficaz:
- Divulgando sua empresa para o cliente,
- Estabelecer com eles uma relação pessoal de confiança,
- Compreender o que eles querem e comunicá-lo claramente às equipes apropriadas
- Obtenção de feedback,
- Comunicar quaisquer alterações ou atrasos, e muitos outros.
Como melhorar as habilidades de comunicação: 8 dicas
A seguir estão dicas práticas simples para ajudá-lo a melhorar suas habilidades de comunicação em nenhum momento distante.
Seja conciso e claro
O aspecto mais importante da comunicação é a escolha de palavras. Quando se trata de redação, menos é mais.
Clareza e, quando possível, brevidade são as chaves para uma comunicação poderosa e persuasiva, seja escrita ou falada.
Defina seus objetivos e seu público antes de se envolver em qualquer forma de comunicação.
Descrever o que você deseja transmitir e por que o ajudará a garantir que inclua todas as informações necessárias. Também o ajudará a eliminar detalhes irrelevantes.
Evite palavras supérfluas e linguagem floreada, que podem prejudicar sua mensagem
E, embora a repetição possa ser necessária em alguns casos, use-a com cautela. Repetir sua mensagem garante que ela seja recebida, mas muita repetição pode fazer com que eles o desliguem completamente.
#2. Planeje com antecedência
Antes de iniciar qualquer tipo de comunicação, planeje o que vai dizer e como vai dizer.
Estar preparado, no entanto, envolve mais do que apenas praticar uma apresentação.
A preparação também envolve considerar toda a comunicação, do começo ao fim. Investigue as informações que você pode precisar para fazer backup de sua mensagem. Considere sua resposta a perguntas e críticas. Tente planejar o inesperado.
Prepare uma lista de exemplos concretos do comportamento de seu funcionário para embasar sua avaliação antes de uma avaliação de desempenho, por exemplo.
Saiba exatamente o que você quer antes de se envolver em uma negociação de salário ou promoção. Prepare-se para discutir intervalos e possíveis compromissos; sabe o que você é e não está disposto a aceitar. E mantenha detalhes específicos à mão para apoiar seu caso, como salários relevantes para sua posição e localização (mas certifique-se de que sua pesquisa seja baseada em dados disponíveis publicamente, não em fofocas da empresa ou evidências anedóticas).
Além disso, antes de iniciar uma conversa, pense em possíveis dúvidas, pedidos de mais informações ou esclarecimentos e divergências para que você possa abordá-los com calma e clareza.
#3. Esteja ciente da comunicação não verbal
Nossas expressões faciais, gestos e linguagem corporal podem, e frequentemente transmitem, mais informações do que nossas palavras.
Dicas não verbais podem ter até 93% mais impacto do que palavras faladas. Se os dois discordarem, é mais provável que acreditemos em sinais não-verbais do que em palavras faladas.
Os líderes devem ser particularmente habilidosos na leitura de sinais não-verbais.
Funcionários que hesitam em expressar suas divergências ou preocupações, por exemplo, podem mostrar seu desconforto cruzando os braços ou recusando-se a fazer contato visual. Você pode ajustar suas táticas de comunicação se estiver ciente da linguagem corporal dos outros.
Os líderes devem ser capazes de controlar suas próprias comunicações não-verbais ao mesmo tempo.
Suas dicas não-verbais devem sempre apoiar sua mensagem. A comunicação verbal e não verbal conflitante pode, na melhor das hipóteses, ser confusa. Na pior das hipóteses, pode atrapalhar sua mensagem e minar a confiança de sua equipe em você, em sua organização e até em si mesmos.
#4. Tome nota do seu tom
O que você diz nem sempre é tão importante quanto como você diz. Seu tom, como outras dicas não-verbais, pode adicionar poder e ênfase à sua mensagem ou miná-la completamente.
Em desacordos e conflitos no local de trabalho, o tom pode ser especialmente importante. Uma palavra cuidadosamente escolhida com uma conotação positiva promove boa vontade e confiança. Uma palavra mal escolhida com conotações ambíguas ou negativas pode levar rapidamente à confusão.
O tom na fala inclui volume, projeção, entonação e escolha de palavras. Pode ser difícil controlar o tom em tempo real para garantir que ele corresponda à sua intenção. No entanto, estar ciente do seu tom permitirá que você o ajuste adequadamente se uma comunicação parecer estar indo na direção errada.
Ao escrever, o tom pode ser mais facilmente controlado. Certifique-se de ler sua comunicação uma vez, se não duas, mantendo o tom e a mensagem em mente. Se isso não violar a confidencialidade, você pode querer lê-lo em voz alta ou pedir a um colega de confiança que o leia.
E, se você estiver tendo um debate acalorado por e-mail ou outro meio escrito, não seja rápido em responder.
Se possível, escreva sua resposta, mas espere um ou dois dias antes de enviá-la. Reler sua mensagem depois que suas emoções se acalmaram geralmente permite que você modere seu tom de uma maneira que seja menos provável que aumente o conflito.
#5. A escuta ativa deve ser praticada
A comunicação quase sempre envolve duas ou mais pessoas.
Quando se trata de se comunicar de forma eficaz, ouvir é tão importante quanto falar. No entanto, ouvir pode ser mais difícil do que imaginamos.
A especialista em comunicação Marjorie North observa em seu blog Mastering the Basics of Communication que só ouvimos cerca de metade do que a outra pessoa diz durante uma determinada conversa.
O objetivo da escuta ativa é garantir que você ouça a mensagem inteira, não apenas as palavras que a pessoa está dizendo. Aqui estão algumas sugestões para a escuta ativa:
- Prestar total e total atenção ao orador
- Livrar-se de distrações, julgamentos e contra-argumentos em sua mente.
- Evitando o desejo de interpor seus próprios pensamentos.
- Manter uma linguagem corporal aberta e positiva para manter sua mente focada e demonstrar ao orador que você está realmente ouvindo
- Ao responder, repita ou parafraseie o que ouviu.
- Faça perguntas abertas para obter informações adicionais.
#6. Melhore sua Inteligência Emocional
A inteligência emocional serve como base para a comunicação. Simplificando, você não pode se comunicar efetivamente com os outros até avaliar e compreender seus próprios sentimentos.
Por exemplo, líderes com alta inteligência emocional acharão mais fácil se engajar na escuta ativa, manter o tom apropriado e usar uma linguagem corporal positiva.
A inteligência emocional inclui mais do que apenas entender e gerenciar suas próprias emoções. O outro componente, igualmente importante para uma comunicação eficaz, é a empatia pelos outros.
A empatia com um funcionário, por exemplo, pode ajudar a facilitar uma conversa difícil.
Você ainda pode ter que dar más notícias, mas ouvir ativamente o ponto de vista deles e demonstrar que você entende os sentimentos deles pode ajudar muito a consertar feridas ou evitar mal-entendidos.
#7. Crie uma estratégia de comunicação para o local de trabalho
O local de trabalho de hoje é um fluxo constante de informações em vários formatos. Toda comunicação deve ser compreendida no contexto do fluxo maior de informações.
Sem uma estratégia de comunicação no local de trabalho, até mesmo o comunicador mais eficaz pode ter dificuldades para transmitir sua mensagem.
Uma estratégia de comunicação é a estrutura que sua empresa usa para enviar e receber informações. Ele pode e deve definir como e o que você se comunica com consumidores e clientes, partes interessadas, gerentes e funcionários.
Começando no nível mais amplo, sua estratégia deve incluir quem recebe qual mensagem e quando. Isso garante que todos recebam informações precisas no momento apropriado.
Pode ser tão específico quanto a forma como você se comunica, incluindo quais ferramentas você usa para quais informações. Por exemplo, você pode especificar quando um bate-papo em grupo para toda a equipe ou organização é apropriado ou quando uma reunião deveria ser resumida em um e-mail.
Desenvolver diretrizes simples como essa pode ajudar a agilizar o fluxo de informações. Isso ajudará a garantir que todos recebam as informações de que precisam e que detalhes irrelevantes não sobrecarreguem essas informações importantes.
#8. Estabeleça uma Cultura Organizacional Positiva
A cultura corporativa na qual você se comunica também é importante para uma comunicação eficaz.
A comunicação será mais fácil e eficaz em um ambiente de trabalho positivo, baseado na transparência, confiança, empatia e diálogo aberto.
Funcionários que confiam em seu gerente estarão mais abertos a ouvir a mensagem de seu gerente. Os gerentes acharão mais fácil criar adesão e críticas construtivas se encorajarem seus funcionários a falar, fazer sugestões e oferecer críticas construtivas.
Gerentes autoritários que se recusam a compartilhar informações, são fechados a sugestões e se recusam a admitir erros ou aceitar críticas provavelmente terão suas sugestões e críticas recebidas com defensividade, se não forem completamente ignoradas.
Sem essa base de confiança e transparência, mesmo a menor comunicação pode ser mal interpretada, resultando em mal-entendidos e conflitos desnecessários.
A comunicação com colegas de trabalho e funcionários sempre será difícil. Desentendimentos e falhas de comunicação sempre existirão e, infelizmente, as mensagens corporativas nem sempre são o que queremos ouvir, especialmente em tempos difíceis.
Por outro lado, desenvolver e dominar habilidades de comunicação eficazes facilitará seu trabalho como líder, mesmo durante conversas difíceis. Investir tempo no desenvolvimento dessas habilidades será, sem dúvida, um tempo bem gasto.
Como melhorar as habilidades de comunicação pessoal
A comunicação cara a cara adiciona várias camadas de informações a uma troca, seja entre duas ou duzentas pessoas. A comunicação pessoal frequentemente cria uma sinergia difícil de replicar em outro lugar. Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a aproveitar ao máximo o tempo de sua equipe e melhorar suas habilidades de comunicação:
#1. Faça contato visual direto
Poucas métricas fornecem tanto feedback quanto o contato visual quando se trata de determinar se sua mensagem está sendo ou não recebida. Você pode dizer rapidamente se a pessoa com quem está falando o entende, se está distraída, preocupada ou confusa – muito do que se perde na comunicação digital.
#2. Solicitar feedback
Tem certeza que eles conseguiram? Perguntar! Pedir às pessoas que repitam sua versão do que você acabou de dizer é uma técnica poderosa. Isso geralmente pode melhorar a retenção, a compreensão imediata e reduzir futuros mal-entendidos. Você também pode solicitar que entrem em contato com sugestões de como melhorar sua apresentação e outras formas de comunicação.
#3. Reconhecer dicas não verbais
Bocejos, inquietação e olhar ao redor da sala geralmente são sinais reveladores de que seu público está preocupado com algo diferente do que você está tentando dizer. Não leve para o lado pessoal se notar isso. Peça que eles compartilhem seus pensamentos, recapitulem os pontos anteriores que podem ter perdido ou adie para um momento posterior.
# 4. Reduzir distrações
Mantenha as distrações afastadas ao conversar cara a cara com alguém (ou um grupo), mantendo dispositivos eletrônicos desnecessários fora da sala. Mantenha a presença apenas daqueles que precisam estar presentes e evite agendar horários em que as pessoas possam se distrair (como pouco antes do final do dia ou antes do almoço).
Como Melhorar Suas Habilidades de Comunicação Online
A comunicação on-line substitui rapidamente os escritórios como o local principal para a realização de negócios. Pode ser difícil se ajustar a reuniões, conversas e até mesmo pessoas que colaboram com você ou se reportam a você digitalmente, especialmente se você estiver acostumado com equipes presenciais. Como a comunicação online é uma forma única de interagir, aqui estão algumas coisas para lembrar:
#1. Defina um limite de tempo
As reuniões online podem ser ainda mais difíceis de se concentrar devido às distrações de um número quase infinito de configurações. Mantenha as reuniões curtas e diretas, e tenha cuidado especial para evitar (potencialmente) maratonas de sessões de perguntas e respostas.
#2. Considere a outra pessoa
Na maioria dos casos, a pessoa que apresenta é a única que pode dedicar toda a sua atenção à reunião. Assuma que os participantes têm várias demandas de atenção, especialmente quando trabalham em casa, e estruture o conteúdo de acordo.
#3. Recapitular informações importantes
Muitas dicas não verbais e interpessoais podem ser perdidas ao usar uma conexão digital. Recapitule os pontos principais para garantir a compreensão. Uma revisão rápida em uma reunião online ou um breve resumo no final de um longo e-mail são as duas opções.
#4. Lembre-se de Responder
Mesmo que a comunicação seja informal, certifique-se de reconhecê-la o mais rápido possível. Embora você possa ter recebido a mensagem, é improvável que a pessoa do outro lado saiba, a menos que você a informe. Algumas palavras ou até mesmo um “curtir” geralmente são suficientes.
Como se tornar um ouvinte mais ativo
Muitas pessoas falam sobre os benefícios da escuta ativa, mas poucas entendem como isso se traduz em comportamentos reais. Um dos aspectos mais difíceis da escuta ativa é estar preocupado com uma resposta. Muitas pessoas estão preocupadas em encontrar a resposta perfeita, não deixando tempo para se envolver com a entrada. Considere os seguintes passos para quebrar esse hábito, que não serve para nada para o orador.
Considere novas maneiras de agregar valor
Você pode acreditar que agregar valor a uma troca é determinado principalmente pelo que você diz. No entanto, nem sempre é assim que os outros veem. A maioria de nós aprecia respostas que nos ajudam a refletir sobre nossas próprias ideias, esclarecer nossas suposições ou apontar possíveis falhas. Nem sempre precisamos que um ouvinte seja brilhante ou nos surpreenda com seus próprios dados. Em vez disso, podemos valorizar como eles nos ajudaram a aprimorar nosso pensamento.
Paráfrase sem julgamento
Se você estiver preocupado em responder, tente mudar seu foco. Em vez de adicionar seus próprios pensamentos, desafie-se a fornecer um resumo que não inclua sua opinião ou julgamento. Ao ouvir, procure fornecer um resumo conciso, possivelmente esclarecendo o idioma inicial do falante.
Faça perguntas que encorajem os palestrantes a pensar
O próximo passo depois de parafrasear é fazer perguntas de sondagem. Semelhante à forma como um coach ouve, essas perguntas incentivam os palestrantes a aprofundar seus próprios pensamentos, esclarecer suas expressões ou considerar possíveis preocupações. Você pode bancar o advogado do diabo apontando inconsistências ou linguagem pouco clara. Todos esses são presentes genuínos para um orador e o ajudarão a se concentrar em ouvir.
Interromper respeitosamente
A escuta ativa não é uma indulgência irracional e nem todas as interrupções são indelicadas. Às vezes, os alto-falantes se perdem no mato, fornecendo detalhes desnecessários. As interrupções podem ajudá-los a permanecer relevantes – e serem recompensados com maior engajamento.
A maioria dos palestrantes não se importa em ser interrompida por uma pergunta que lhes permite continuar falando. Interromper alguém em uma reunião e encerrar seu tempo de fala é muito mais difícil, especialmente para os introvertidos. Certifique-se de:
- Reconheça o orador (“Obrigado por trazer isso à tona.”
- Use um tom amigável e educado. Obtenha feedback de outras pessoas sobre como você soa e se apresenta.
- Refere-se ao interesse compartilhado ("Eu só gostaria de ter certeza de que teremos a chance de ouvir todos sobre o projeto."
Como manter o público envolvido enquanto fala
Seja Pertinente
Muitos públicos não ficarão impressionados com os dados porque somos inundados por eles. Na verdade, uma razão comum para a prolixidade é o desejo de cobrir todas as bases ou antecipar todas as perguntas possíveis.
Você deve selecionar cuidadosamente o conteúdo relevante para manter os ouvintes envolvidos, especialmente em reuniões virtuais. Considere como essas informações afetarão seu público-alvo. Como isso pode ajudá-los em seu trabalho? Esse nível de detalhe é necessário para entender meu ponto principal?
Ser conciso
A capacidade de expressar suas ideias com o mínimo de palavras possível é uma marca registrada da presença executiva. Os ouvintes apreciam isso porque demonstra sua preparação e respeito pelo tempo deles. Além disso, a concisão transmite confiança: a confiança de fazer menos, de dizer algo uma vez e confiar que será recebido.
Muitos palestrantes lutam para ser concisos, especialmente em reuniões virtuais em que o ciclo de feedback é plano. Eles podem se repetir “só para ter certeza” ou usar exemplos adicionais para fazer um ponto. No entanto, esse tipo de “mais” costuma ser menor, pois o público se desconecta depois de entender o ponto pela primeira vez.
A concisão é um ato corajoso. A crença em sua própria preparação e a clareza de sua entrega. Fica mais difícil manter essa crença em reuniões virtuais com câmeras desligadas. Como palestrante, você pode querer pedir ao seu público para estar totalmente presente e ligar as câmeras – e depois recompensá-los com sua entrega confiante.
Abra espaço para o público preencher os espaços em branco
Faça uma pausa depois de fazer questão de desacelerar e verificar com o público. Não apenas um segundo para recuperar o fôlego, mas um genuíno momento de silêncio. Ele deixa uma abertura para seus ouvintes preencherem, fornecendo feedback em tempo real sobre o que eles precisam a seguir, tanto virtual quanto pessoalmente. Quão específico eles querem que você seja? Eles têm as perguntas que você planejou responder? Ou eles estão levando suas ideias em uma direção completamente diferente?
Muitas vezes desconfiamos do silêncio, como se isso indicasse que algo está errado. No entanto, as coisas acontecem em silêncio e você pode se surpreender com o que seus ouvintes oferecem quando têm a oportunidade de falar. Você pode obter dicas úteis sobre como sincronizar e proceder, independentemente de como eles preenchem o espaço. É quando a comunicação se transforma em dança.
Considere o pushback como oportunidades em vez de obstáculos
Você pode acreditar que fazer um caso convincente deve resultar em adesão instantânea. Claro, isso quase nunca acontece. Quando suas propostas são contestadas, você fica frustrado, se não na defensiva, ao tentar explicar por que está correto. Logo, as linhas são desenhadas e ambos os lados dobram, deixando você em uma rotina.
Para evitar tal desligamento de suas ideias, você pode querer reconsiderar como você lida com a resistência. A maioria das novas ideias não são aceitas na forma em que são propostas pela primeira vez, e seu público pode não exigir que você tenha respostas prontas para todas as suas perguntas. Considere seu arremesso como um voleio de abertura e o pushback como uma orientação para ter a conversa necessária. Em vez de se defender reflexivamente, faça perguntas de acompanhamento para validar e investigar a preocupação.
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