Você tem a opção de criar uma fatura manualmente ou com um software de contabilidade. No entanto, é crucial garantir que suas faturas contenham tudo o que é necessário para garantir pagamentos imediatos, independentemente de como você as prepara. As organizações enviam e recebem faturas o tempo todo, mas pagá-las no prazo é um grande problema. Mas um número crescente de empresas não está enviando as contas apropriadas. Estabelecer procedimentos precisos de contabilidade é crucial para melhorar a estabilidade financeira da sua empresa. Continue lendo para saber mais sobre as funções de faturas e como você pode criar uma fatura no Word.
O que é uma fatura?
Uma fatura é um registro que o vendedor fornece ao cliente para solicitar o pagamento. Consiste no preço dos bens ou serviços obtidos pelo comprador. Portanto, se uma fatura listar os nomes do vendedor e do cliente, a descrição e o custo dos bens ou serviços e as condições de pagamento. Então, também pode servir como prova em um tribunal.
Quais transações exigem uma fatura?
As regras que regem o faturamento são mais permissivas nos EUA do que em outras nações. As vendas business-to-consumer (B2C) não exigem fatura, portanto, o único registro que você precisa enviar é um comprovante de pagamento. No entanto, se um cliente (um consumidor) solicitar que você envie uma fatura, você deverá atender. Para algumas transações business-to-business (B2B), bem como se sua empresa importa ou exporta produtos, as notas fiscais podem ser necessárias.
Além disso, para obter informações sobre os regulamentos de faturamento locais, entre em contato com o governo do seu estado. Além disso, se você vende seus produtos on-line ou para pessoas que moram em outro país, mas compram de você, você definitivamente deve enviar uma fatura.
Funções para Faturas
Para solicitar pagamentos, as empresas devem entregar as faturas. Uma fatura é uma forma juridicamente vinculativa de mostrar que ambas as partes concordam com o preço e as condições de pagamento. No entanto, o uso de faturas tem vantagens adicionais. Eles incluem:
#1. Retendo Registros
A capacidade de manter um registro legal da venda é a principal vantagem de uma fatura. Isso torna mais fácil descobrir quem comprou e vendeu mercadorias e quando.
#2. Monitoramento de pagamento
Uma fatura é uma peça crucial do equipamento de contabilidade. Acompanhar os pagamentos e saldos pendentes beneficia tanto o comprador quanto o vendedor.
#3. Proteção legal
Uma fatura adequada pode servir como prova de que o cliente e o vendedor concordaram com o preço. Ele protege o varejista de ações judiciais falsas.
#4. Declaração de Imposto Simples
O rastreamento de faturas de venda ajuda a organização a registrar com precisão a receita e a pagar os impostos corretos.
# 5 Analista de negócios
As empresas podem aprender sobre os hábitos de compra de seus clientes e descobrir tendências, produtos populares, períodos de pico de compra e muito mais analisando os dados da fatura. Isso ajuda na criação de planos de marketing que funcionam.
O que está incluído em uma fatura?
Você deve incluir as seguintes informações em uma fatura para que ela seja válida, esteja você vendendo para outra empresa ou um cliente solicitando uma:
- A palavra “Fatura” se destacou em grande estilo.
- nomes completos e endereços de você e seus clientes
- Data da fatura
- O prazo para pagamento
- um número de ordem distinto
- uma discriminação dos bens ou serviços oferecidos para venda
- A disponibilidade e o custo de cada bem ou serviço
- Data de entrega dos bens ou serviços
- Todo o valor devido
Além disso, se você importar ou exportar itens, pode ser necessário informar de onde vieram e por onde entraram no país. Você também pode precisar cobrar imposto sobre vendas em suas faturas. Examine os critérios locais antes de emitir uma fatura, pois cada estado e município tem taxas e leis tributárias distintas.
Como você cria uma fatura?
Para garantir que seu cliente veja a fatura e pague em dia, é importante saber o que deve conter nela e como montá-la corretamente. Felizmente, com um software de faturamento on-line eficaz, criar a fatura ideal é simples. Abaixo estão as maneiras de criar uma fatura:
#1. Personalize sua fatura
Personalizar suas faturas pode aumentar o conhecimento da sua marca pelo consumidor. As faturas parecem mais profissionais e refletem os ideais que sua empresa deseja transmitir aos seus clientes, graças às cores, fontes, logotipo e outros elementos de marca. No entanto, para manter a consistência e ser facilmente identificado no quadro, certifique-se de que o design da fatura corresponda aos componentes e cores do seu site, contas de mídia social e outros sites de conteúdo.
#2. Adicionar um cabeçalho qualificado
A fatura deve começar com um cabeçalho polido que inclua o nome da empresa, logotipo (se houver), endereço e detalhes de contato. Adicione o nome da empresa do cliente, o nome da pessoa de contato e seus detalhes de contato exatos depois disso.
#3. Incluir informações de fatura
Para comodidade do cliente, marque o papel com a palavra “fatura”. Adicione um número de ID de fatura distinto para que você possa acompanhar suas transações. O ID da fatura geralmente consiste em caracteres alfanuméricos e contém dados específicos, como o nome do projeto ou a data em que a fatura foi emitida. Portanto, para evitar mal-entendidos, cada organização deve selecionar e aderir a um sistema de numeração de faturas adequado para ela.
#4. Especifique as datas
Para criar um cronograma e acompanhar os pagamentos, incluindo a data de fornecimento – o dia em que os produtos ou serviços são entregues – e a data de emissão da fatura.
#5. Descrição dos Bens ou Serviços Fornecidos
Todos os itens vendidos ou serviços prestados pela empresa em troca de pagamento dentro do período de cobrança especificado devem ser listados na fatura. Inclua a quantidade, o preço por unidade e o subtotal de cada item vendido. Além disso, inclua a quantidade de tempo gasto em cada item de linha e especifique o serviço específico ao fornecer serviços.
#6. Inclua as condições de pagamento
Para criar uma fatura, inclua as informações fiscais relativas à venda, que variam de acordo com as leis do país, a taxa de imposto local, o tipo de negócio e outros elementos.
Além disso, a obrigação tributária total geralmente é calculada a partir do valor final da fatura e exibida na parte inferior de uma fatura com muitos itens de linha. Em vez de calcular o imposto sobre cada item, você pode dividir o valor do imposto de acordo com as várias categorias de impostos às quais os itens faturáveis pertencem.
#7. Adicionar explicações e condições às notas
Mesmo que as faturas sejam autoexplicativas, ainda pode ocorrer confusão. Os clientes podem não perceber, por exemplo, que você adicionou um desconto a um de seus produtos. Isso pode ser evitado com a inclusão de nota de rodapé explicando o desconto para que o consumidor saiba que preços mais altos para produtos idênticos podem aparecer em faturas futuras.
Preciso faturar para minha pequena empresa?
Você tem várias responsabilidades como proprietário de uma pequena empresa, incluindo gerenciamento de equipe, manutenção de estoque e interação com clientes. Para esse fim, manter o negócio funcionando e aceitar pagamentos são frequentemente suas principais prioridades. Por isso, é fundamental pensar em outras formas de pagamento. O recurso à faturação nesta situação. Um dos instrumentos mais conhecidos e confiáveis para pagamentos remotos é o faturamento.
Como criar uma fatura no Word
Terminou de configurar sua primeira fatura do Word? Você deve seguir alguns procedimentos importantes, principalmente no que diz respeito aos componentes de faturamento, se quiser fazer faturas profissionais sem usar modelos de fatura. As informações a seguir ensinam como criar uma fatura do zero no Microsoft Word:
#1. Criar um novo documento vazio
Para criar uma fatura no Word, abra o Word, clique em “Arquivo” e selecione “Novo documento” no menu para começar a criar sua fatura personalizada do zero. Abra um documento novo e vazio. Lembre-se de que você precisará construir seus próprios campos de entrada com esta opção, pois ela não terá a mesma estrutura pré-formatada de um modelo do Microsoft Word. Isso pode exigir mais trabalho do que simplesmente escolher um modelo de fatura. No entanto, como você terá maior controle sobre o design e a funcionalidade de sua fatura, essa é uma compensação que vale a pena para empresas com procedimentos de faturamento especializados.
#2. Crie um cabeçalho para uma fatura
No documento, adicione um cabeçalho. O logotipo, o nome e as informações de contato da sua empresa devem aparecer no cabeçalho da fatura. Além disso, deve indicar inequivocamente que se trata de uma fatura.
#3. Inclua a Data da Fatura
Em seguida, para criar uma fatura no Word, inclua a data da fatura do documento. Isso geralmente pertence à parte superior direita do seu documento do Word. Diretamente abaixo do título da fatura, inclua a data atual. Abaixo da data da fatura, você também pode escrever a data de vencimento do pagamento.
#4. Adicionar um Número de Fatura Especial
Adicione um número de fatura distinto ao topo do documento. Ao revisar uma fatura com um cliente ou arquivá-la nos registros de sua empresa, os números da fatura são utilizados como ponto de referência. O sistema de numeração que você usará para o procedimento de faturamento deve ser decidido com antecedência e respeitado. Numerar as faturas numericamente, começando com a Fatura nº 001, depois a Fatura nº 002 e assim por diante, é o método mais simples.
Uma excelente ideia se você luta para manter suas faturas organizadas é usar um gerador de faturas e um software de organização. Juntamente com alguns modelos de fatura gratuitos que veremos mais tarde, o FreshBooks oferece uma variedade de opções de software de faturação que ajudam a automatizar esse procedimento e manter seus pagamentos organizados.
#5. Adicione as informações de contato do seu cliente
Inclua informações sobre a empresa do seu cliente, como o nome da empresa, o logotipo, o nome da pessoa de contato, endereço, número de telefone, endereço de e-mail e possivelmente o número da ordem de compra do cliente. Verifique se as informações de contato em sua fatura estão corretas; se a empresa do seu cliente tiver um departamento de faturamento ou contas a receber, você pode ser solicitado a listar essa pessoa em vez de seu ponto de contato regular.
#6. Compilar uma lista de bens ou serviços específicos
Em seguida, faça um inventário detalhado dos bens e serviços prestados à empresa ou cliente. Uma explicação concisa de cada serviço, o número de horas executadas ou itens fornecidos e a taxa devem ser listados. Subtotalize cada serviço separadamente. Muitas vezes, é mais simples criar uma tabela em sua fatura do Word para que seus produtos e serviços sejam facilmente exibidos.
#7. Mostrar o valor total devido
Para criar uma fatura no Word, liste todos os impostos aplicáveis após totalizar todas as taxas. A fatura deve incluir todo o valor devido e mostrar essas informações de forma destacada na parte inferior. Para deixar o mais claro possível, rotule-o como “total” ou “total geral”.
#8. Inclua a data de vencimento do pagamento
Para evitar pagamentos atrasados, inclua uma data de vencimento na fatura. Forneça o máximo de informações possível ao informar a data de vencimento do pagamento. Inclua a data precisa, como “Pagamento com vencimento em 31 de dezembro de 2018”, em vez de apenas “Pagamento com vencimento em 30 dias”.
#9. Especifique como você planeja pagar
Na parte inferior do documento, inclua suas condições de pagamento. Inclua os métodos de pagamento que você aceita e especifique quaisquer multas atrasadas que você aplicará para pagamentos feitos além da data de vencimento, supondo que seu cliente tenha aceitado seus termos de pagamento ao contratá-lo para o trabalho.
Como faço para criar uma fatura para uma pequena empresa?
- Número de fatura distintivo
- Data de entrega dos produtos ou serviços.
- Uma explicação do bem ou serviço.
- O valor devido com prazo.
- Condições e orientações de pagamento.
- Soma e data do pagamento mais recente.
O que é um exemplo de fatura?
Se um varejista compra produtos de um fabricante, os produtos são transportados para o departamento de recebimento do varejista e uma fatura é enviada ao departamento de contabilidade da loja.
Você pode usar o Excel para criar faturas?
Usando um modelo que você pode modificar para sua empresa, você pode produzir faturas com aparência profissional. Pode ser impresso ou preenchido em Word ou Excel e enviado eletronicamente em PDF.
Referências
- freshbooks. com
- sumup.com
- zoho.com
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