As empresas avaliam seu desempenho atual em relação ao desempenho desejado e esperado usando a análise de lacunas. Essa avaliação é feita para verificar se uma empresa está gastando seus recursos com sabedoria e atendendo às expectativas do cliente. Neste artigo, descobriremos o significado da análise de lacunas e veremos exemplos.
Ao avaliar tempo, dinheiro e trabalho, uma corporação pode identificar seu estado atual. A equipe de gerenciamento pode desenvolver um plano de ação para promover a organização e fechar as lacunas de desempenho identificando e analisando essas lacunas.
O que é a Análise de lacunas?
As organizações podem não conseguir realizar todo o seu potencial se não estiverem utilizando seus ativos, dinheiro e tecnologia ao máximo. Uma análise das lacunas pode ser útil aqui.
Qualquer tipo de desempenho organizacional se beneficia de uma análise de lacunas, também conhecida como análise de requisitos. Ele permite que as empresas avaliem sua posição atual e o estado futuro desejado. Por meio da avaliação de lacunas, as empresas podem reavaliar seus objetivos para determinar se estão no caminho certo para alcançá-los.
Na década de 1980, as análises de lacunas eram frequentemente usadas com análises de duração. Uma análise de lacunas pode ser usada para avaliar a exposição a uma variedade de movimentos de estrutura de prazo, embora seja menos comum e considerada mais difícil de utilizar do que uma avaliação de duração.
Como conduzir uma análise de lacunas
As etapas seguintes são divididas em quatro processos em algumas estruturas de análise de lacunas. Alguns são um pouco mais complexos e dividem a análise em mais algumas fases. Entender sua situação atual, decidir para onde você quer ir e elaborar uma estratégia para chegar lá são partes de uma avaliação de lacunas, independentemente da situação.
#Etapa 1: Identifique seu estado atual
Concentrar-se em onde sua empresa está operando atualmente é o primeiro passo em uma análise de lacunas. Isso implica investigar os produtos que vende, os clientes que atende e os benefícios que oferece a seus funcionários. Esses dados podem ser quantitativos (como registros financeiros enviados como parte dos requisitos de arquivamento) ou qualitativos (como pesquisas ou comentários de partes interessadas importantes).
Uma corporação freqüentemente faz uma análise de lacunas porque tem descobertas ou já está ciente de um problema. A empresa deseja investigar por que as pesquisas de feedback do cliente produziram resultados abaixo da média e implementar medidas corretivas. Deve compreender por que esses erros estão ocorrendo, quando os problemas estão se formando e quem devem ser os líderes da gestão de mudanças antes que possam imaginar o que ela deseja se tornar.
#Etapa 2: Identifique seu estado futuro
Esta etapa, quando uma corporação deve decidir o que quer se tornar, é a essência da análise de lacunas. Deve-se ter cuidado nessa etapa, pois a identidade que uma empresa deseja ter determinará os movimentos estratégicos que ela deve empreender para atingir esses objetivos.
Para obter o maior sucesso a longo prazo, uma empresa deve definir metas definidas e quantificáveis durante a análise de lacunas. Seria ineficaz para o negócio, por exemplo, ter o objetivo de “melhorar o atendimento ao cliente”. A empresa deve, em vez disso, escolher metas mais mensuráveis, como atingir 90% de satisfação do cliente em 12 meses.”
Analisar o que empresas rivais ou outros participantes do mercado estão fazendo também pode ajudá-lo a determinar o resultado pretendido. Pode ser mais simples identificar o que outra empresa está fazendo certo e tentar copiá-la.
#Etapa 3: Identifique as lacunas
É hora de fazer uma comparação entre a situação atual e o estado futuro desejado para identificar as principais distinções. Em nosso exemplo hipotético, é nesse ponto que uma empresa pode perceber que está com falta de pessoal, não treinou adequadamente seus funcionários ou não tem capacidade técnica para responder às preocupações do consumidor.
#Etapa 4: Avaliação das soluções
Uma corporação deve agora desenvolver planos de como atingirá sua condição desejada depois de definir suas deficiências. Pode haver apenas uma resposta em alguns casos, enquanto outras vezes a análise de lacunas pode exigir várias melhorias simultâneas que devem cooperar.
Freqüentemente, uma solução precisa ser quantificada com ferramentas para monitorar a mudança e determinar se ela será bem-sucedida. Um indicador simples, como a porcentagem de clientes satisfeitos, pode estar disponível para nosso exemplo de melhoria do atendimento ao cliente. Outros resultados da análise de lacunas, como pontos fracos na identificação da marca, podem exigir soluções mais originais e deliberadas que ainda podem ser avaliadas.
#5: Realize a Mudança
É hora de colocar as melhores sugestões do Passo 4 em ação depois de selecionar as melhores. Nesta fase, o negócio faz um esforço para fechar a lacuna identificada. Ao implementar as soluções, a organização visa melhorar em uma determinada área de negócios ou abordar uma fraqueza.
Seguir uma certa cadência e um conjunto detalhado de processos são frequentemente necessários nesta fase de implementação. A empresa tem um objetivo específico em mente para a análise de lacunas, portanto, deve-se tomar cuidado para evitar causar mais danos do que o necessário. Pense no pessoal que está cansado e desmoralizado por um longo treinamento, por exemplo. Fazer um esforço para aumentar a proficiência do trabalhador pode resultar em perda de produção ou baixa moral.
#Passo 6: Fique de olho nas mudanças
É por isso que a empresa também deve verificar as mudanças após concluir sua análise de lacunas. Às vezes, a empresa toma as decisões ideais. Outras vezes, a diferença pode ter sido maior do que a empresa inicialmente acreditava. De qualquer forma, a análise de lacunas pode ser um processo circular no qual o negócio pode reavaliar sua posição atual e como ela se compara a estados futuros alternativos depois que os ajustes forem feitos.
Tipos de análise de lacunas
Vamos nos aprofundar um pouco mais agora e falar sobre os vários tipos de análise de lacunas.
#1. Análise de gap de produto ou mercado
É uma triste estatística que 95% dos itens lançados no mercado falhem.
Uma análise de lacunas é uma excelente técnica para encontrar problemas antes de investir tempo e dinheiro no lançamento de um produto com falha, porque há muitos motivos diferentes pelos quais um produto pode não ter sucesso.
Um estudo de lacunas de mercado, às vezes chamado de “análise de lacunas de produto”, avalia a condição do mercado. Ele analisa a prontidão do mercado-alvo, quaisquer produtos rivais e as ações das empresas concorrentes. Auxilia na identificação de pontos fracos nas características do produto, marca, estratégia de lançamento e atividades promocionais para que o negócio possa capitalizar totalmente as perspectivas de mercado.
#2. Análise Estratégica de Lacunas
A análise estratégica de lacunas, também conhecida como análise de lacunas de desempenho, é uma avaliação interna mais oficial de como uma corporação está operando. No estudo, compara-se frequentemente o desempenho com padrões de longo prazo, como um plano quinquenal ou um plano estratégico.
Uma análise estratégica de lacunas também pode ser realizada para avaliar o desempenho de uma empresa em comparação com seus rivais. Esse tipo de pesquisa pode revelar como outras empresas estão empregando funcionários ou recursos de maneiras mais inteligentes e estratégicas. Esse tipo de informação pode ser difícil de obter, principalmente se os funcionários que estão saindo tiverem acordos de confidencialidade e a empresa retiver poucas informações relacionadas ao processo do público em geral.
#3. Análise de Lacuna Financeira/Lucro
Ao se concentrar em medidas financeiras, uma empresa pode decidir avaliar diretamente onde pode estar faltando em comparação com seus rivais. Comparações de preços, porcentagens de margem, apenas fornecendo treinamento adicional aos funcionários atuais para adquirir novas habilidades ou buscando conhecimento externo para contratar novos funcionários.
Para empresas inovadoras que dependem de conjuntos de habilidades específicas para permanecerem concorrentes (ou líderes do setor), esse tipo de estudo é particularmente crucial. Além disso, um estudo de lacunas de habilidades é essencial para pequenas empresas que dependem de uma força de trabalho menor para funcionar. Nessa situação, as pessoas frequentemente precisam de uma ampla gama de habilidades adaptáveis que podem ser valiosas em várias áreas relacionadas aos negócios.
#5. Análise de lacunas de conformidade
Uma análise de lacunas de conformidade compara o desempenho de uma empresa com um conjunto de regulamentos externos que especificam como algo deve ser feito. Essa análise frequentemente utiliza os serviços de auditoria interna. Por exemplo, uma empresa pode realizar uma avaliação interna de seus procedimentos contábeis e de relatórios antes de pedir a um auditor externo que avalie suas demonstrações financeiras.
Em comparação com outras formas estratégicas de análise de lacunas, a análise de conformidade é mais defensiva e preventiva. Em vez de analisar lacunas para tentar aumentar a participação no mercado, a análise de lacunas de conformidade, por exemplo, frequentemente visa cumprir regras, evitar penalidades, cumprir obrigações de relatórios e garantir o cumprimento de prazos externos.
#6. Análise de lacunas de desenvolvimento de produtos
As análises de lacunas podem ser realizadas à medida que uma empresa desenvolve novos produtos para determinar quais recursos atenderão à demanda do consumidor. Ao desenvolver software ou itens que levam muito tempo para serem construídos, essa forma de análise de lacunas é frequentemente usada.
Uma corporação pode avaliar quais elementos do produto ou serviço foram efetivamente implementados, atrasados ou propositadamente excluídos. A empresa pode então avaliar continuamente como seu plano de produto está mudando e se possui os recursos internos para preencher as lacunas internas. Essas lacunas são necessárias para a conclusão do desenvolvimento do produto, combinando os vários tipos de análise de lacunas mencionados acima.
#7. Precisa de análise de lacunas
Semelhante a uma análise de lacunas de habilidades, uma avaliação de lacunas de necessidades analisa todas as coisas que uma organização requer, não apenas as habilidades dos funcionários, para atingir uma meta. Quais materiais você precisa? equipamento, conhecimento, finanças e adesão aos regulamentos
Não há regras; ao conduzir uma avaliação de requisitos, você pode e deve considerar qualquer recurso necessário para preencher a lacuna entre a situação atual e o estado futuro desejado. Pode ser algo significativo, como um novo escritório regional, ou algo modesto, como café extra para horas extras.
#8. Análise de lacunas de saúde
O setor de saúde atual é uma teia complicada de HMOs, seguradoras, instalações médicas, clínicas, hospitais e pacientes. Além disso, há uma concorrência acirrada. Os provedores de assistência médica devem se esforçar muito para atender aos requisitos legais, como HIPAA, ao mesmo tempo em que fornecem atendimento de alto nível ao paciente para competir.
A análise de lacunas é usada por várias organizações de saúde para garantir que elas estejam progredindo consistentemente em direção a seus objetivos. Isso inclui hospitais públicos, empresas privadas de saúde e organizações internacionais de saúde como a OMS. Por exemplo, as análises de lacunas podem ajudar as organizações de saúde a determinar quais fornecedores externos têm acesso às informações de saúde protegidas (PHI) do paciente. Deve, portanto, cumprir os regulamentos da HIPAA assinando um contrato de associação comercial (BAA).
O que um modelo de análise de lacunas contém?
Embora as abordagens de análise de lacunas possam ser conceituais e concretas, os modelos de avaliação de lacunas frequentemente incluem os seguintes elementos principais:
#1. A situação atual
A primeira coluna em um modelo de análise de lacunas pode ser intitulada “Estado atual”. Ele usa terminologia factual para identificar os procedimentos, características e recursos que uma empresa deseja aprimorar.
As áreas de foco podem ser amplas, voltadas para toda a empresa, ou pequenas, voltadas para uma única atividade empresarial. A decisão é baseada nos objetivos que a organização espera alcançar.
Essas áreas focais podem ser analisadas quantitativamente – por exemplo, contando o número de chamadas de clientes atendidas em um determinado período de tempo – ou qualitativamente, observando a diversidade do local de trabalho.
#2. Próximo estado
Além disso, uma coluna intitulada “Estado futuro” que descreva a condição desejada para a organização deve ser incluída no relatório de análise de necessidades.
Esta parte também pode ser escrita em termos específicos e mensuráveis, como “tentativa de aumentar o número de chamadas de clientes atendidas em uma determinada porcentagem dentro de um determinado período de tempo”. Alternativamente, poderia ser formulado de forma ampla como “trabalhar em direção a uma cultura de escritório mais inclusiva”.
#3. explicação da lacuna
Primeiro, esta coluna deve determinar se há uma diferença entre o estado atual de uma empresa e seu potencial. Nesse caso, a descrição da lacuna deve especificar qual é a lacuna e os problemas subjacentes que levaram a ela.
Esses fatores são listados nesta coluna de maneira imparcial e compreensível. Esses elementos podem ser quantitativos ou qualitativos, muito parecidos com as descrições de estado. Eles podem apontar para coisas como a ausência de programas de diversidade ou a discrepância entre o número real e o desejado de chamadas realizadas.
#4. Propostas e próximas etapas
Um relatório de análise de lacunas deve incluir uma coluna final que liste todas as correções viáveis que podem ser implementadas. Isso é para preencher a lacuna entre o estado presente e o estado futuro desejado.
Esses objetivos devem ser concretos, abordar especificamente os elementos identificados na descrição da lacuna e ser expressos em linguagem ativa e atraente. Devem ter objetivos específicos e um prazo para alcançá-los.
As etapas a seguir podem envolver a contratação de um determinado número de funcionários extras para atender as chamadas dos clientes, a implementação de relatórios de volume de chamadas ou o início de programas e recursos específicos de diversidade de escritórios.
Exemplos de análise de lacunas
A análise de lacunas fornece um quadro de referência para avaliar o desempenho de estratégias, tecnologias e procedimentos para sua empresa. Isso ajuda a organização a avançar em direção ao seu objetivo, eliminando riscos e erros ao longo do caminho.
Vejamos alguns exemplos de análise de lacunas:
#1. avaliação individual
Os funcionários podem usar a análise de lacunas para examinar onde seu desempenho é fraco e como eles podem fechar a lacuna colocando um esforço extra.
Os indivíduos são considerados nesta análise. Quando um departamento de uma organização fica para trás na entrega do resultado desejado, os membros da equipe desse departamento devem avaliar seu desempenho para determinar onde os esforços estão sendo desperdiçados.
#2. Uma estreia de produto totalmente novo
Uma empresa pode usar a análise de lacunas após o lançamento de um novo produto. Isso é para ajudar a determinar onde as vendas estão flutuando e fazer os ajustes necessários.
O produto pode não estar entregando o esperado, o que explicaria por que as vendas estão aquém das expectativas. Nessas situações, a equipe de produção deve experimentar métodos alternativos de fabricação do produto para torná-lo mais eficaz e comercializável.
Quais são os três componentes fundamentais de uma análise de lacunas?
O estado atual, o estado desejado e a lacuna são os três elementos centrais de uma análise de necessidades. A forma como as práticas e processos da empresa estão sendo usados é a situação atual. Onde a empresa espera estar no futuro é o estado ideal. Normalmente, isso também significa maior eficácia e eficiência.
Qual é outro nome para análise de lacunas?
Uma “análise de necessidades” ou “avaliação de necessidades” também pode ser usada para descrever uma análise de lacunas. O espaço entre “onde estamos” como corporação (o estado atual) e “onde queremos estar” (o estado-alvo ou o estado desejado) é chamado de “lacuna” no processo de avaliação de lacunas.
Uma análise SWOT é uma análise de lacunas?
Um exemplo de análise de lacunas é a análise SWOT. Usar um diagrama SWOT é uma abordagem maravilhosa para avaliar a situação atual de uma empresa, sua posição no mercado, o que está fazendo certo e as áreas em que pode melhorar. Portanto, uma ferramenta para identificar pontos fracos em um empreendimento corporativo ou comercial é a análise SWOT.
Resumo
Uma análise de lacunas é um método que as empresas podem usar para avaliar onde estão agora. Também pode ser usado para escolher onde eles querem estar no futuro e desenvolver uma estratégia para fechar a lacuna. Uma corporação com dificuldades operacionais ou querendo se tornar mais estratégica pode decidir fazer uma análise de lacunas. Em qualquer um dos cenários, várias ferramentas podem auxiliar o negócio na criação e execução de um plano de longo prazo, incluindo análise SWOT, análise PEST(LE), etc.
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Referências
