Se você se encontra regularmente em uma posição em que sente que está ficando sem tempo, não está sozinho. A maioria das empresas relata sentir que sua situação de gerenciamento de tempo é estressante e ineficaz ou tem espaço para melhorias. O gerenciamento do tempo é um problema de negócios onipresente.
E, no entanto, apenas 18% dos profissionais que trabalham usar um sistema de gerenciamento de tempo dedicado. Mas não precisa ser assim.
Como dizem, tempo é dinheiro. Então, já é hora de todos nós aprendermos um pouco melhor métodos para aproveitar ao máximo ao longo da jornada de trabalho, principalmente quando se trata de gestão financeira.
Dê uma olhada em 7 dicas de economia de tempo para gerenciar as finanças da empresa que qualquer um pode experimentar.
#1. Invista em programas de software automáticos inovadores
Uma das coisas mais simples e eficazes que você pode fazer para economizar tempo como empresa é investir em sistemas de processamento automático.
A gestão financeira é uma das muitas responsabilidades corporativas que podem se beneficiar desse tipo de tecnologia, em termos de tempo, dinheiro e produtividade geral. Você pode usar a tecnologia financeira para agilizar e executar um grande número de tarefas:
- Segurança e gerenciamento de dados: Esses sistemas são criptografados e seguros, para que você nunca precise se preocupar com vazamento ou corrupção de dados.
- Consolidação do razão: Se sua empresa possui várias filiais ou franquias, é crucial ter um ponto central para consolidar todos os livros relevantes. Os programas de software oferecem opções de gerenciamento centralizado que tornam esse processo muito mais fácil.
- Auditoria: toda empresa deve manter uma sólida trilha de auditoria para monitorar as transações financeiras. Esses programas podem conseguir isso automaticamente.
- Gestão de faturas: Enviar e receber faturas e boletos não é nada divertido, mas é uma parte crucial da gestão financeira. Os sistemas de software financeiro estão equipados para desenvolver, verificar fatos e enviar faturas precisas em seu nome.
- Automação do fluxo de trabalho: a tecnologia é projetada para diminuir a entrada manual e maximizar a produção, e é exatamente isso que esses sistemas fazem.
Existem muitos programas de software automotivo de nível profissional disponíveis para ajudar a lidar com essas responsabilidades, como Quick Consoles e FutureAdvisor. Ao usá-los, você reduz a necessidade de trabalho manual e obtém acesso a uma variedade muito maior de recursos que economizam tempo.
#2. Terceirize a gestão financeira para um profissional
A menos que você tenha experiência real na esfera de gerenciamento financeiro, tentar fazer tudo sozinho será um processo frustrante e desnecessariamente demorado.
Se sua empresa tem o orçamento para isso, contratar um contador profissional para trabalhar em tempo integral a serviço de seus registros financeiros é uma das coisas mais libertadoras e benéficas que você pode fazer.
E mesmo que isso signifique pagar outro salário, a quantidade de tempo, dinheiro e produtividade que você economizará valerão o investimento.
#3. Use um sistema de gerenciamento baseado em nuvem
De todas as opções de produtividade e economia de tempo que você procura como empresa, um sistema de gerenciamento financeiro baseado em nuvem é possivelmente o mais importante. Esses sistemas digitais centralizados são cruciais porque permitem a colaboração segura entre vários departamentos. Isso torna mais fácil para as partes aprovadas acessar documentos ou informações financeiras importantes e implantar o software onde quer que seja necessário durante a semana de trabalho.
Os sistemas de gerenciamento financeiro baseados em nuvem permitem que os membros da mesma equipe acessem e gerenciem dados em movimento, o que ajuda muito a mitigar mal-entendidos ou falhas de comunicação que acabam desperdiçando tempo e dinheiro.
#4. Reconcilie suas contas toda semana
Conciliar as contas pelo menos uma vez por semana ajuda a evitar atrasos e garante que você sempre fique por dentro de suas finanças. Certificar-se de que os livros contábeis gerais sejam sincronizados com fontes externas significa que você nunca precisará se preocupar com registros imprecisos ou duplicados.
Realizar uma reconciliação semanal de suas contas a receber com fluxo de caixa e aplicação é um hábito financeiro muito saudável para uma empresa de qualquer tamanho ou setor.
#5. Mantenha um fluxo de caixa saudável
Fluxo de caixa ruim é o infeliz calcanhar de Aquiles da maioria das empresas. Mas existem maneiras de evitar isso - e poucas pessoas as estão usando. Se você está procurando maneiras de induzir um fluxo de caixa mais consistente para o seu negócio, aqui estão algumas ideias:
- Ofereça vários portais de pagamento para os clientes: Ao ampliar as opções do seu portal de pagamento, você facilita o pagamento para uma ampla demografia de clientes.
- Implemente um melhor sistema de gerenciamento de estoque: A má gestão de estoque leva a excesso de estoque, falta de estoque e toda uma série de outros problemas de produtividade; tudo isso prejudica o tempo e a produtividade. Não deixe isso acontecer.
- Desenvolva um sistema de cobrança proficiente: Quanto mais eficiente for o seu processamento de faturação ou seja, mais rápidos serão os seus retornos de pagamento. Invista em um poderoso software de cobrança.
Ter um fluxo de caixa consistente não apenas lhe dará mais estabilidade financeira, mas também evitará que você tenha que controlar os danos quando as lacunas inevitavelmente se desenvolverem.
#6. Contrate um assistente virtual para preencher as lacunas
Se você acha que só precisa de um pouco de suporte extra no escritório, contratar um assistente virtual pode fazer uma grande diferença. Eles podem assumir todas as tarefas domésticas (financeiras ou não) para as quais você não tem tempo, liberando assim mais tempo para se concentrar em outros assuntos.
#7. Use IA para previsões de previsões financeiras
E, finalmente, outra maneira altamente eficaz de economizar tempo e dinheiro na área financeira dos negócios é utilizar o santo graal da tecnologia contemporânea: Inteligência artificial (AI).
Baseando-se em registros e padrões anteriores de sua empresa, a IA pode ser usada para criar previsões financeiras que mostram como será o futuro provável das finanças de sua empresa. Essas informações podem ser usadas para tomar decisões mais eficazes no futuro.
Resumo
Quase todo mundo pode se beneficiar revisitando seus hábitos de gerenciamento de tempo. As finanças, em particular, são um daqueles componentes de negócios que simplesmente não podem ser negligenciados - e quando você entra em uma rotina mais eficiente, a manutenção começa a parecer natural.
Essas dicas de economia de tempo foram projetadas para equipar as empresas com as ferramentas e os recursos necessários para produzir um trabalho de alta qualidade e, ao mesmo tempo, manter o controle de suas tarefas diárias. Experimente e veja como seu sistema de gerenciamento financeiro se torna muito mais eficiente.
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