ETIQUETA DE E-MAIL: Significado, Regras e Importância

Etiqueta de Email
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Todos nós usamos e-mail todos os dias, desde o trabalho até a comunicação com amigos e familiares. Mas todos nós seguimos a etiqueta de e-mail para garantir que nos comuniquemos de maneira eficaz e eficiente? A etiqueta do e-mail é mais do que apenas bom senso. Trata-se de entender as regras de etiqueta e a importância de segui-las.

Neste artigo, exploraremos os vários aspectos da etiqueta de e-mail, desde a compreensão do básico até a compreensão da importância de seguir as regras. Também discutiremos as 10 regras essenciais de etiqueta de e-mail, o que fazer e o que não fazer nos e-mails e os cinco elementos da etiqueta. Vamos começar!

Etiqueta de e-mail para negócios

A etiqueta do e-mail é especialmente importante no mundo dos negócios. É importante entender a importância de seguir as regras para garantir que você esteja se comunicando de forma eficaz e eficiente com seus colegas, clientes e clientes.

Em primeiro lugar, é importante lembrar de ser profissional em todos os e-mails. Isso significa usar linguagem apropriada, evitar gírias e usar gramática e pontuação adequadas. Também é importante manter os e-mails concisos e direto ao ponto. Os e-mails também devem ser claros e fáceis de entender.

Ao se comunicar com colegas, clientes e clientes, é importante usar um endereço de e-mail profissional. Isso deve incluir seu nome e, se aplicável, o nome da empresa. Também é importante incluir uma assinatura com seu nome, cargo e informações de contato.

Etiqueta de e-mail adequada

A etiqueta de e-mail adequada é essencial para uma comunicação eficaz. É importante ser respeitoso, educado e atencioso em todos os e-mails. Isso significa usar o nome e cargo do destinatário, responder prontamente e evitar o sarcasmo.

Também é importante usar uma linha de assunto apropriada. Isso deve ser claro e descritivo e deve indicar a finalidade do e-mail. Também é importante incluir um corpo de mensagem claro e conciso.

Quando se trata de anexos, é importante garantir que eles estejam devidamente rotulados e livres de vírus. Também é importante incluir um aviso de isenção de responsabilidade se o e-mail contiver informações confidenciais.

Regras de etiqueta de e-mail

Existem certas regras que devem ser seguidas quando se trata de etiqueta de e-mail. Esses incluem:

  1. Use um endereço de e-mail profissional.
  2. Evite usar gírias, emojis e pontos de exclamação em excesso.
  3. Use uma linha de assunto clara e descritiva.
  4. Inclua uma assinatura com seu nome, título e informações de contato.
  5. Seja educado, respeitoso e atencioso.
  6. Evite o sarcasmo.
  7. Responda prontamente.
  8. Mantenha os e-mails concisos e direto ao ponto.
  9. Use gramática e pontuação adequadas.
  10. Inclua uma isenção de responsabilidade se o e-mail contiver informações confidenciais.

Importância da etiqueta de e-mail

Seguir a etiqueta do e-mail ajudará você a estabelecer profissionalismo, estabelecer conexões mais fortes no trabalho e dar uma impressão positiva de seu empregador. Além disso, melhorará a comunicação e manterá você e a empresa longe de problemas. Compreender a etiqueta de e-mail profissional ajudará você a se comunicar com outras pessoas com respeito e avançar em sua carreira. A etiqueta do e-mail é importante para uma comunicação eficaz. É importante seguir as regras de etiqueta para garantir que você esteja se comunicando de maneira profissional e respeitosa.

Boa etiqueta de e-mail é essencial para os negócios. Ajuda a construir relacionamentos com colegas, clientes e clientes. Também é importante para manter uma boa reputação no mundo dos negócios.

A etiqueta do e-mail também é importante para a comunicação pessoal. Seguir as regras de etiqueta ajuda a garantir que sua mensagem seja clara, concisa e respeitosa.

Quais são as 10 coisas que você deve e não deve fazer ao usar o e-mail?

Ao tentar trabalhar de forma mais rápida e eficaz, não devemos ignorar as normas sociais que acompanham qualquer método de comunicação. Aqui estão os 10 prós e contras da etiqueta de e-mail.

#1. Use uma linha de assunto clara.

A probabilidade de sua mensagem ser lida aumenta com a clareza de sua linha de assunto, porque a maioria de nós deve lidar com as centenas de e-mails que lotam nossas caixas de entrada todos os dias. Para ser explícito, se você estiver enviando uma proposta a alguém, escreva: “A proposta da Fitch está anexada”.

#2. Não se esqueça de assinar.

Todo e-mail deve ter uma assinatura que identifique o remetente e forneça informações de contato. Configure-o para ser exibido na conclusão de cada e-mail automaticamente. Para que o destinatário não precise procurar seu endereço, endereço de e-mail ou número de telefone, incluindo todas as suas informações de contato.

#3. Dirija-se de maneira formal.

Não importa o quão bem você conheça a pessoa, usar “Hey”, “Yo” ou “Hiya” não é profissional. Em vez disso, diga “Hey” ou “Hello”. A frase “Caro (inserir nome)” é mais formal. É bastante aceitável usar o nome do destinatário na saudação, como em “Oi, Robert”, mas lembre-se de que você não deve abreviar o nome de alguém, a menos que tenha permissão.

#4. Não use humor.

É difícil transmitir humor por e-mail. Sem o tom verbal e as expressões faciais correspondentes, o que você acredita ser humorístico pode ser mal interpretado pela outra pessoa ou visto como sarcasmo. Em caso de dúvida, evite usar humor em discussões profissionais.

#5. Revise sua mensagem quanto a erros.

Não fique chocado se alguém avaliar você com base em como você escreve e-mails. Por exemplo, se o seu e-mail estiver cheio de erros de digitação e erros gramaticais, as pessoas podem pensar que você é descuidado, desleixado ou até mesmo analfabeto. Antes de clicar em “enviar”, revise sua ortografia, gramática e mensagem.

#6. Não assuma que o destinatário entende o que você está dizendo.

Mesmo que sua carta seja uma reação a uma série de e-mails, escreva-a como uma nota independente. Nada de “one-liners”, então. Incorpore o assunto, bem como quaisquer alusões a e-mails, estudos ou interações anteriores. Olhar para trás na cadeia para revisar o contexto pode ser tedioso e demorado. Seu destinatário pode receber centenas de e-mails todos os dias e é improvável que se lembre da sequência de eventos que levaram ao seu e-mail.

#7. Responda a cada e-mail.

Responda prontamente e com cortesia a cada e-mail genuíno que for endereçado a você. Mesmo que você não tenha uma resposta imediata, gaste um momento escrevendo uma resposta ao e-mail para que o remetente saiba que você o recebeu. Se o e-mail foi enviado para a pessoa incorreta, informe o remetente.

#8. Não atire pelo lábio.

Nunca responda de maneira mal-humorada ou escreva um e-mail irado. Antes de enviar sua mensagem, pense seriamente. Coloque sua mensagem na pasta “rascunhos” se quiser salvá-la para consideração posterior quando estiver mais calmo e tiver tempo para pensar em uma resposta adequada.

#9. Não divulgue nenhuma informação privada.

Mesmo compartilhar e-mails acidentalmente é muito simples. Pessoalmente ou por telefone é a melhor maneira de comunicar qualquer informação altamente privada ou secreta. Antes de incluir informações privadas em um e-mail ou anexo, obtenha permissão.

#10. Não use pontos de exclamação desnecessariamente.

Em comunicações profissionais, pontos de exclamação e outros sinais de euforia como emoticons, siglas como LOL e CAPS completos não são transferidos de forma eficaz. Se você não conhece a pessoa incrivelmente bem, deixe-a de lado. Além disso, usar uma sequência de pontos de exclamação não é profissional.

Manter o profissionalismo e o foco em seus e-mails pode dar algum trabalho, mas, a longo prazo, você parecerá mais polido e organizado.

Quais são os cinco elementos da etiqueta?

Os cinco elementos da etiqueta são respeito, polidez, consideração, clareza e cortesia. Respeito significa tratar os outros com respeito, e polidez significa ser educado em todas as interações. Consideração significa levar em consideração os sentimentos e necessidades dos outros. Clareza significa ser claro e conciso em todas as comunicações. “Cortesia” significa ser cortês e mostrar apreço pelos outros. Abaixo estão as principais regras de etiqueta comercial que você deve implementar:

#1. Polidez

Obrigado, por favor e bem-vindo são algumas das expressões mais importantes a ter em mente. Expresse constantemente gratidão aos outros por qualquer oportunidade que eles possam apresentar à sua empresa. Se ambas as partes são familiares para você, nunca deixe de apresentá-los quando se encontrarem pela primeira vez. Forneça uma breve descrição da posição de cada membro da equipe ao apresentá-los a um cliente. Você tem a chance de trocar cartões de visita quando encontra pela primeira vez um cliente ou conhecido comercial. Antes de colocar o cartão na carteira, faça questão de lê-lo.

#2. Cortesia

É sempre uma boa ideia mostrar sua gratidão, mas lembre-se de que algumas pessoas podem ver presentes caros como subornos. Pequenos presentes ou notas de agradecimento são considerados consideravelmente mais apropriados. Mesmo que você não tenha planos iminentes de trabalhar com alguém, sempre responda a ligações e e-mails. Para a pessoa que está ao seu lado, mantenha a porta aberta. Evite fumar em público, especialmente se alguém do seu grupo não fumar.

#3. Maneiras

Nas relações comerciais, as boas maneiras são um pilar fundamental. Espere até que todos estejam sentados e servidos antes de começar a comer se for encontrar clientes ou colegas de trabalho para o café da manhã, almoço ou jantar. Evite transbordar totalmente o prato na primeira vez em um buffet. Ao mesmo tempo, evite beliscar a comida e faça um esforço para parecer que está gostando tanto da refeição quanto da companhia. Tente envolver todos na conversa e evite discutir qualquer coisa pessoal, a menos que a outra pessoa inicie. Seja cortês com os servidores do restaurante, bem como com seus juniores.

# 4. Pontualidade

Quando você tiver uma reunião de negócios, procure chegar na hora. Evite chegar muito cedo, pois a outra pessoa pode não estar esperando por você. Nunca se atrase, pois isso pode dar uma impressão errada e fazer você parecer ineficiente e pouco confiável. Certifique-se de estar pronto para a reunião fazendo sua lição de casa com antecedência e agindo com confiança.

# 5. Profissionalismo

Ao conversar com colegas e clientes, evite debates sobre política, religião ou outros assuntos delicados. A menos que o assunto da conversa inclua especificamente sua família, evite discuti-lo. Nunca tente se aproximar de alguém criticando ou espalhando boatos.

#6. Linguagem Corporal Positiva

Quando estiver sentado ou em pé, mantenha a postura ereta. Certifique-se de que seu aperto de mão não seja muito forte nem muito leve. Evite passear ou andar muito rápido em grupo. Sempre mantenha uma distância razoável entre você e as outras pessoas. Ao falar com alguém, evite aproximar-se demais ou afastar-se demais. Para reuniões e jantares, use roupas de negócios adequadas. Use traje casual para reuniões não oficiais, mas evite trajes chamativos ou indelicados.

Leia também: E-mail de serviço: significado, exemplos e principais provedores

O que é um exemplo de etiqueta de e-mail?

Um exemplo de etiqueta de e-mail é usar um endereço de e-mail profissional que inclua seu nome e, se aplicável, o nome da empresa. Também é importante incluir uma assinatura com seu nome, cargo e informações de contato. Quando se trata do corpo da mensagem, ele deve ser claro e conciso, usando gramática e pontuação adequadas.

Quais são os Três Princípios de Etiqueta?

Os três princípios de etiqueta são respeito, consideração e honestidade.

Respeito

Respeito envolve reconhecer o valor de outra pessoa e tomar medidas deliberadas para demonstrar sua preocupação por ela.

Os exemplos a seguir ilustram como explicar essa regra de etiqueta:

  • Dar a alguém toda a sua atenção
  • Não interromper alguém quando está falando ou trabalhando
  • Vestir-se adequadamente para qualquer situação
  • Falar apropriadamente/não falar baixo com alguém
  • Não participar de piadas indelicadas ou insultos
  • Apertando as mãos


Consideração

A consideração implica agir com consideração ao se envolver com os outros e demonstrar empatia pelos outros.

Os exemplos a seguir ilustram como explicar essa regra de etiqueta:

  • Dizer por favor e obrigado
  • Segurando uma porta aberta para alguém
  • Mastigar com a boca fechada
  • Dizendo com licença
  • Oferecendo-se para ajudar quando puder
  • Ficar em casa quando você está doente
  • Estar na hora

Honestidade

Além de falar a verdade e abster-se até mesmo de pequenas mentiras inocentes, ser honesto significa agir com sinceridade e moralmente correto. Devemos também dizer que preferimos a honestidade bondosa à honestidade implacável. A base do tato é encontrar a verdade que é construtiva e agir de acordo com ela sem causar dor ou vergonha a outra pessoa. Ser sincero e genuíno com os outros é outro aspecto de ser honesto. Ninguém gosta de maneiras falsas ou “faladas”; eles podem ser tão ofensivos quanto a simples grosseria.

Bônus

Courtesy

Excelentes maneiras são o estado de ser cortês. A definição de cortesia é ser cortês ou agir de maneira apropriada para um determinado ambiente social. Ser cortês implica pensar em como suas ações afetarão os outros e agir de uma forma que os ajude. Respeito, consideração e civilidade são aspectos da cortesia.

Conclusão

A etiqueta do e-mail é essencial para uma comunicação eficaz. É importante entender a importância de seguir as regras para garantir que você esteja se comunicando de maneira profissional e respeitosa. Seguindo as 10 regras essenciais de etiqueta de e-mail, você pode garantir que seus e-mails sejam claros, concisos e respeitosos.

A etiqueta de e-mail é importante para os negócios, pois ajuda a construir relacionamentos com colegas, clientes e clientes. Também é importante para a comunicação pessoal, pois ajuda a garantir que sua mensagem seja clara, concisa e respeitosa. Os cinco elementos da etiqueta – respeito, polidez, consideração, clareza e cortesia – devem ser seguidos em todos os momentos.

Seguir as regras de etiqueta de e-mail é essencial para uma comunicação eficaz. É importante lembrar de ser profissional e respeitoso em todos os e-mails. Ao seguir essas regras, você pode garantir que seus e-mails sejam claros, concisos e eficazes.

Referências

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