Todo setor no ambiente de negócios possui regras e regulamentos que o orientam de órgãos locais e federais. Não há desculpa para não aderir a estes regulamentos. Além disso, as consequências do não cumprimento geralmente não são favoráveis. É por isso que as empresas integram um sistema de gerenciamento de conformidade em sua administração para monitorar a conformidade com regulamentações nacionais e autoimpostas. Os funcionários podem se desviar das regras nacionais, deixando as empresas assumirem a culpa. Para evitar isso também, algumas empresas tiveram a ideia de usar software em seu sistema de gerenciamento de conformidade. Dessa forma, tudo, desde a formulação de políticas até a adesão, monitoramento de auditoria e relatórios, são mantidos sob controle perfeito.
O que é um Sistema de Gestão de Compliance?
O sistema de gerenciamento de conformidade inclui todas as estruturas, processos e medidas implementadas por uma empresa ou organização para garantir a conformidade com a lei e os regulamentos que regem sua existência. São as diretrizes estabelecidas em toda a empresa para o comportamento em conformidade com as regras. O CMS está entrelaçado em todas as funções e departamentos organizacionais. Um de seus principais objetivos não é apenas satisfazer demandas e regulamentações variadas, mas também eliminar proativamente os riscos potenciais que podem afetar seus negócios.
De acordo com o Cumprir, um sistema de gestão de conformidade é um sistema integrado composto por documentos escritos, funções, processos, controles e ferramentas que auxiliam uma organização a cumprir os requisitos legais e minimizar danos aos consumidores como resultado de violações legais. Um bom sistema de gerenciamento de conformidade deve incluir um método para desenvolver, modificar, disseminar e monitorar as políticas de conformidade.
Por que o sistema de gerenciamento de conformidade é importante?
A principal importância de um sistema de gerenciamento de conformidade é que ele gerencia os riscos que podem resultar em litígios, perdas monetárias e, possivelmente, ações judiciais que podem ter uma influência negativa em seus negócios. Na verdade, as empresas integram sistemas de conformidade para se protegerem.
A longo prazo, pode ser útil e ajudar uma empresa a lidar com quaisquer atividades que possam afetar a operação de seus negócios. Isso pode variar de fraude, abuso, discriminação e outras práticas.
De acordo com a Federal Deposit Insurance Corporation (FDIC), a maior importância do CMS é que ele gerencia possíveis riscos que podem resultar em litígios, penalidades monetárias e outras formas de punição formal.
Quais são os 7 Elementos de Compliance?
- Implementação de Políticas, Procedimentos e Padrões de Conduta
- Designando um Diretor de Conformidade e Comitê de Conformidade
- Realização de treinamento e educação eficazes
- Tenha uma linha de comunicação funcional
- Acompanhamento e auditoria interna.
- Aplicar padrões por meio de diretrizes disciplinares bem divulgadas.
- Detecção de infrações e ação corretiva
#1. Implementação de Políticas, Procedimentos e Padrões de Conduta
Não basta ter uma política, certifique-se de que está escrita. Você também deve garantir que os procedimentos escritos e os padrões de conduta sejam facilmente compreensíveis para garantir a conformidade durante a execução das funções de trabalho.
#2. Designando um Diretor de Conformidade e Comitê de Conformidade
Ter um comitê consultivo de conformidade geralmente garante que os recursos adequados que suportam a estrutura das organizações estejam disponíveis. Eles também garantem programas de conformidade, promovem padrões de conduta e estabelecem um meio claro de comunicação para relatar não conformidades. Em termos mais simples, eles detectam o descumprimento e o tratam antes que se torne um problema.
#3. Conduzindo Treinamento e Educação Eficazes
A educação e o treinamento de uma organização não devem ser diários ou semanais, mas devem ser realizados pelo menos uma vez por ano. Quando os funcionários são lembrados e atualizados até o momento, caso haja uma modificação nos regulamentos, eles se ajustam facilmente para se adequarem aos regulamentos. Isso significa simplesmente que seu comitê de conformidade deve estar atualizado sobre os acontecimentos recentes em seu setor. Eles podem fazer isso em rede com profissionais em seu setor relevante, lendo artigos, participando de conferências ou fazendo parte de um grupo.
#4. Tenha uma linha de comunicação funcional
As empresas podem integrar uma linha direta anônima, um endereço de e-mail ou uma pesquisa que podem ser usadas para maximizar o feedback.
#5. Monitoramento e auditoria interna
Estabeleça um plano de trabalho anual para monitoramento e auditoria interna, identifique quaisquer áreas de risco e audite e revise proativamente o programa de conformidade. Dessa forma, não há brechas em nenhum ponto ou outro.
#6. Aplicar padrões por meio de diretrizes disciplinares bem divulgadas
Nunca é suficiente estabelecer regulamentos, as medidas disciplinares também devem ser definidas. Isso garantirá que todos, independentemente de sua classificação ou posição, cumpram as regras.
#7. Detecção de infrações e ação corretiva
Além da equipe de auditoria e monitoramento, deve haver um sistema que detecte não conformidades. Também deve haver uma maneira de acompanhar as correções feitas para garantir que não haja registro de desvio. Se não houver medidas corretivas em vigor, a conformidade é inútil.
Como você implementa um sistema de gerenciamento de conformidade?
As etapas a seguir ajudarão você a implementar seu CMS
- Faça uma avaliação de risco.
- Treinamento de funcionários
- Cria políticas e procedimentos
- Estabeleça um bom canal de comunicação
- Sistema de feedback para relatar não conformidade
#1. Faça uma avaliação de auto-risco em seu negócio
O primeiro passo para a implementação de um sistema de compliance é fazer uma avaliação de risco da empresa em questão. As empresas adotam sistemas de gestão de conformidade para se protegerem dos riscos. Como diferentes setores enfrentam riscos diferentes, é necessário definir o que representa riscos para sua empresa. A maneira perfeita de fazer isso é executar um teste de avaliação de risco adaptado às suas necessidades de negócios. Se você não tiver certeza sobre por onde começar, confira o COSO. Eles sempre terão prazer em ajudar. Isso ajudará você a abordar todos os riscos identificados e fornecer soluções estratégicas para esses possíveis riscos. Mas então, você também deve estar pronto para modificar as coisas assim que surgir a necessidade.
#2. Criar Políticas e Procedimentos
Quando se trata de implementar a conformidade dentro de uma empresa, há a necessidade de uma política. Uma vontade política é a compilação de todas as regras e regulamentos que orientam a conduta empresarial. As políticas de negócios diferem mesmo para indústrias semelhantes. Simplesmente, é um código de conduta.
#3. Treinamento de funcionário
Treinar e educar os funcionários é um dos elementos do sistema de gestão de compliance. Cada empresa deve integrar um modelo educacional que eduque seus funcionários sobre o sistema de conformidade da empresa. Quando os funcionários estão bem informados, podem ser responsabilizados por suas ações e, assim, aderir ao programa de compliance.
#4. Configure um bom canal de comunicação
A comunicação é tão boa quanto estabelecer a política que orienta a operação. Também é necessário garantir que o treinamento de seus funcionários de informações seja impactante.
#5. Sistema de feedback para relatar não conformidade
Este é também um dos elementos do sistema de compliance. As empresas devem garantir que haja uma linha direta ou um meio anônimo de relatar a não conformidade. Em segundo lugar, deve haver um meio adequado de investir o relatório. Em seguida, medidas corretivas apropriadas também ajudam as empresas a garantir a conformidade.
Quem é o Responsável pela Gestão de Compliance?
O conselho de administração ou um diretor de conformidade nomeado pelo conselho de administração é responsável pelo gerenciamento de conformidade dentro de uma organização. No entanto, eles geralmente estão ocupados com outras responsabilidades, e projetar um sistema de gerenciamento de conformidade é uma maneira de cuidar disso. Além de projetar um sistema de gerenciamento de conformidade, os diretores também designam um diretor de conformidade para supervisionar as coisas em seu nome.
O que são atividades de conformidade?
As atividades de conformidade incluem todas as ações voltadas para a adesão ao sistema de gestão de conformidade de uma organização. Isso inclui elaboração de políticas, relatórios, treinamento de funcionários, rastreamento, auditoria, ações corretivas e assim por diante.
O que são ferramentas de conformidade?
As ferramentas de conformidade geralmente são softwares que automatizam ou simplificam o sistema de gerenciamento que toda empresa deve implementar para atender aos requisitos do setor, legais, de segurança e regulamentares. Eles também são conhecidos como software.
Modelo de Sistema de Gestão de Conformidade
A criação de um modelo é fundamental para o sucesso de qualquer sistema de gerenciamento de conformidade comercial. Se você estiver tendo problemas para criar um modelo geral de gerenciamento de conformidade, poderá dividi-lo em partes. Por exemplo, você pode criar um modelo para avaliação de risco, treinamento de funcionários, monitoramento e auditoria, política, correção de não conformidades, etc.
O que é CMS e exemplo?
Os usuários podem produzir, editar, colaborar, publicar e salvar informações digitais usando um sistema de gerenciamento de conteúdo (CMS), que é um software. Os CMSs são usados principalmente para gerenciamento de conteúdo da Web e gerenciamento de conteúdo empresarial (ECM) (WCM).
Quais são os 2 tipos de compliance?
Conformidade corporativa e regulatória são as duas principais categorias que indicam a origem da estrutura. Uma estrutura de leis, regras e procedimentos a seguir compõe a conformidade corporativa e regulatória.
Qual é o KPI para conformidade?
Como funcionam os KPIs de Conformidade? Medido por métricas de conformidade e Indicadores Chave de Desempenho (KPIs), a capacidade do departamento de conformidade de manter a empresa em conformidade com as políticas internas e externas, bem como com os requisitos legais.
Quais são as 6 grandes áreas de conformidade?
Todos os proprietários devem certificar-se de que cumprem todas as obrigações legais e regulamentares relacionadas à conformidade. Segurança contra incêndio, segurança contra gás, segurança elétrica, segurança para elevadores, gerenciamento de amianto e legionela são as seis principais preocupações de conformidade com as quais os proprietários precisam lidar.
Qual é o outro nome de conformidade?
Este artigo lista 71 termos que são sinônimos, antônimos ou vinculados à palavra compliance. Essas palavras incluem conformidade, consentimento, aquiescência, receptividade, consentimento e complacência.
Software do Sistema de Gestão de Conformidade
Considerando o enorme trabalho envolvido na integração do CMS nas empresas, ter um software que ajude a coordenar suas atividades sem muita supervisão será ótimo. Portanto, a questão é: existe software ou aplicativos que ajudem uma empresa com seu sistema de conformidade? Claro que existem, mas antes de listarmos os melhores softwares de CMS, vamos descobrir o que é.
O que é o software do sistema de gerenciamento de conformidade
O software do sistema de gerenciamento de conformidade é um programa que rastreia, monitora e audita continuamente se os processos de negócios estão de acordo com as leis aplicáveis, políticas organizacionais e padrões de consumidores e parceiros de negócios. Com o software CMS, uma empresa pode centralizar facilmente todo o seu conhecimento de conformidade, bem como regular essas conformidades.
Também podemos definir o software de gerenciamento de conformidade como um programa que uma empresa integra ao seu sistema para rastrear, monitorar e auditar continuamente sua adesão às regulamentações autoimpostas, políticas organizacionais, demandas do setor e outras regulamentações governamentais.
Quais são os tipos de software do sistema de gerenciamento de conformidade?
Existem três tipos de software CMS disponíveis atualmente. Suas necessidades de negócios devem caber em um. Mas então você precisa garantir que entende a necessidade do seu setor de escolher o software certo. Abaixo estão os tipos de software de sistema de gerenciamento de conformidade;
- Plataformas de gerenciamento de conformidade para todos os fins.
- Ferramentas de gerenciamento de conformidade específicas do setor
- Software de governança, risco e conformidade (GRC)
#1. Plataformas de gerenciamento de conformidade para todos os fins
Uma plataforma multifuncional, também conhecida como plataforma de gerenciamento de conformidade tudo-em-um, tem a capacidade de gerenciar a conformidade em qualquer setor.
#2. Ferramentas de gerenciamento de conformidade específicas do setor
Isso é especificamente para setores altamente regulamentados, como saúde, setor financeiro, setor de manufatura e assim por diante.
#3. Software de Governança, Risco e Conformidade (GRC)
O software de governança, risco e conformidade (GRC) é realmente mais avançado do que as ferramentas de gerenciamento de conformidade específicas do setor. Este software de sistema de gerenciamento de conformidade tem uma gama mais ampla de recursos para gerenciamento de risco e governança corporativa do que apenas gerenciamento de conformidade genérico. O GRC é o único software de sistema de gerenciamento de conformidade que integra gerenciamento de riscos de TI, planejamento de continuidade de negócios e gerenciamento jurídico.
Quais são os recursos do software do sistema de gerenciamento de conformidade?
A seguir estão os recursos do software CMS;
- Não dá espaço para erros.
- Ele gerencia o registro de conformidade e conjuntos de políticas.
- O software CMS permite o treinamento de e-learning.
- Garante o monitoramento da conformidade.
- Garante controle e relatório
- Gerencia conflitos
- Possui uma interface multilíngue
- Serve como ferramentas de pesquisa
- Prevenção e controle de fraudes.
- Manipulação competente de transições e conhecimento das regras aplicáveis
Comprando um software de sistema de gerenciamento de conformidade
Os profissionais de marketing de CMS estão tentando convencer as empresas a comprar seu software. As empresas precisam avaliar completamente suas necessidades antes de fazer sua compra ou atualizar suas ferramentas de conformidade. As etapas a seguir ajudarão você a fazer a escolha certa;
#1. Determine a extensão do risco do seu negócio
Embora seja verdade que o software CMS ajude as empresas a gerenciar seus riscos de conformidade, nem todas as empresas precisam de software. Portanto, primeiro defina o risco do seu negócio realizando sua avaliação de risco.
#2. Definir Linha de Negócios e Necessidade
Sua empresa está em um setor altamente regulamentado? Existem setores que possuem regulamentações altas, como serviços financeiros e saúde. Em segundo lugar, você pode consolidar outras necessidades relevantes em seu software CMS, mas primeiro precisa definir quais são suas necessidades de negócios.
#3. Precisa
É importante definir suas necessidades de TI antes de integrar seu CMS. Para reduzir despesas, fique de olho nos pacotes de software que acompanham a TI. Dessa forma, você não terá que incorrer em despesas extras com isso.
Exemplos de gerenciamento de conformidade
Ei, toda empresa se enquadra em um setor ou outro, portanto, a maioria dos sistemas de gerenciamento de conformidade que você verá on-line provavelmente são sugestões. Você terá que elaborar o sistema de gerenciamento de conformidade de sua empresa usando os regulamentos do setor e suas republicações de avaliação de risco, não um exemplo on-line.
#1. Identifique os regulamentos de acordo com o seu setor
Como dito anteriormente, todo setor tem um conjunto de regras ou regulamentos que deve seguir. Antes de criar um programa CMS ou sistema de gestão, compile uma lista das regras que sua empresa.
#2. Coloque as leis em ordem de importância
Isso não significa que existam regulamentos sem importância. Significa apenas que alguns exigem mais atenção do que outros, mas em todos, todos devem ser obedecidos. Colocá-los em ordem de importância o ajudará a determinar com que frequência você deseja revisar esses regulamentos. Há alguns que exigem revisão, auditoria e monitoramento constantes. Há alguns que não requerem muita atenção e uma revisão anual é perfeito para estes.
#3. Invente as regras de revisão do Be
Depois de compilar uma lista de suas principais responsabilidades, tente dividi-las em listas mensais de “A Fazer”. Quando o conselho deve ouvir sobre essas questões? Anote-os para não esquecer. Quando esses novos regulamentos entrarão em vigor? Envie a versão mais atualizada e a data de vencimento em um e-mail para a pessoa encarregada de revisá-la com cerca de um mês de antecedência.
#4. Planejar o treinamento dos funcionários
Não negligencie a importância do treinamento, tanto para sua equipe quanto para sua liderança.
#5. Elabore um calendário de lista de tarefas
Ter uma lista de tarefas do calendário de conformidade ajudará você a fazer as coisas no momento certo.
Conclusão
Gerenciar o risco é sempre melhor do que permitir que ele saia do controle. Portanto, se você tiver um negócio sem um sistema de conformidade, integre um. O efeito de não ter um era que custava mais do que colocar um no lugar. E se você tiver um, certifique-se de monitorar, auditar e fazer modificações quando necessário para ficar a par das regulamentações do seu setor.
Perguntas frequentes sobre o sistema de gerenciamento de conformidade
Quais são as quatro partes essenciais de um sistema de gerenciamento de conformidade?
- Supervisão do conselho e da administração,
- Programa de conformidade
- Resposta a reclamações de consumidores
- Auditoria de conformidade
Quais são as três fases do gerenciamento de conformidade?
- Dicas de SOD
- Identificar e catalogar as ameaças enfrentadas pela empresa
- Auditoria e conformidade contínuas.
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Referências
