A estabilidade financeira de uma empresa pode ser determinada por seu orçamento de caixa. Este orçamento permite que você monitore a quantidade de dinheiro que entra e sai de um negócio ao longo de algum tempo. Compreender como funcionam os orçamentos de caixa pode ajudá-lo a controlar melhor as finanças de uma empresa, permitindo que você saiba de onde vem e vai o dinheiro durante cada período de relatório. Neste artigo, vamos definir um orçamento de caixa, explicar como eles funcionam, descrever como configurar um sistema de caixa e discutir os benefícios que eles oferecem. Também forneceremos um exemplo desse tipo de orçamento.
O que é um orçamento de caixa?
Uma estimativa dos fluxos de caixa de uma empresa durante um determinado período é chamada de orçamento de caixa. O orçamento pode ser para um período semanal, mensal, trimestral ou anual. Este orçamento é usado para determinar se a entidade tem caixa suficiente para continuar operando dentro do prazo especificado. O orçamento de caixa da empresa fornece informações sobre suas necessidades de caixa (e qualquer excedente) e ajuda na determinação de uma alocação de caixa eficiente.
Como funciona um orçamento de caixa
As empresas usam previsões de vendas e produção, bem como suposições sobre gastos necessários e cobranças de contas a receber, para criar seus orçamentos de caixa. Se uma empresa tiver dinheiro suficiente para continuar as operações, é necessário um orçamento de caixa. Se uma empresa carece de liquidez suficiente para operar, ela deve levantar capital adicional emitindo ações ou incorrendo em dívidas adicionais.
Um avanço de caixa calcula as entradas e saídas de caixa de um mês e usa o saldo final como o saldo inicial do mês seguinte. Esse processo permite que a empresa preveja as necessidades de caixa ao longo do ano e modifique o avanço para ajustar os saldos de caixa para todos os meses seguintes.
Orçamento de Caixa de Curto Prazo x Orçamento de Caixa de Longo Prazo
Normalmente, os orçamentos de caixa são vistos como de curto ou longo prazo. Enquanto os orçamentos de caixa de longo prazo se concentram apenas nas necessidades de caixa para o próximo ano a vários anos, os orçamentos de caixa de curto prazo se concentram nas necessidades de caixa para a próxima semana ou meses.
Contas de serviços públicos, aluguel, folha de pagamento, pagamentos de fornecedores, outras despesas operacionais e investimentos são apenas alguns exemplos de itens de orçamento de caixa de curto prazo. Pagamentos de impostos trimestrais e anuais, projetos de gastos de capital e investimentos de longo prazo são os elementos centrais dos orçamentos de caixa de longo prazo. Os orçamentos de caixa de longo prazo geralmente exigem um planejamento estratégico mais detalhado e uma análise detalhada porque o caixa deve ser mantido por um período mais longo.
Também é uma boa ideia fazer um orçamento para quaisquer emergências ou necessidades inesperadas de caixa que possam surgir, especialmente se o negócio for novo e nem todos os aspectos das operações forem totalmente realizados.
Os benefícios de um sistema de orçamento de caixa
Como permite que as empresas rastreiem cada centavo que ganham e gastam, um sistema de orçamento de caixa pode fornecer uma imagem mais precisa da saúde financeira de uma empresa do que outros tipos de orçamento. Aqui estão alguns benefícios adicionais dessa estimativa:
#1. É fácil de entender
O software de contabilidade pode ser complexo e difícil de entender para não especialistas. Os orçamentos de caixa podem ajudar a simplificar os processos financeiros se você não tiver experiência em contabilidade ou for novo no setor, pois lista diretamente quanto dinheiro a empresa pode esperar ter em um determinado momento. Essa clareza pode ajudá-lo a tomar decisões financeiras sólidas.
#2. Prepara você para contas inesperadas
Quando uma empresa pode precisar de um empréstimo de emergência, um orçamento de caso pode ajudar. Ter dinheiro suficiente em mãos pode ajudar uma empresa a reter clientes valiosos, garantir que ela possa pagar todos os seus funcionários no prazo e garantir que ela possa entregar seus produtos no prazo. Um sistema de orçamento de caixa também pode ajudar as empresas a atingir o nível adequado de liquidez necessário para otimizar seus processos.
#3. Agiliza a gestão do fluxo de caixa
Os orçamentos de caixa auxiliam no gerenciamento do fluxo de caixa de uma empresa, simplificando o processo de rastreamento de entradas e saídas de caixa ao longo do tempo. Isso pode ajudá-lo a decidir quando solicitar financiamento adicional. Também pode ajudá-lo a identificar maneiras de reduzir despesas até que mais receita seja gerada por meio de vendas ou outras fontes.
#4. Auxilia na decisão do que pedir emprestado
Os orçamentos de caixa ajudam as empresas a determinar a quantia de dinheiro que devem tomar emprestado de bancos e outros credores. Uma empresa pode desenvolver sua estratégia de financiamento projetando lucros futuros com base nas tendências de vendas e despesas atuais. Isso ajuda os profissionais de finanças a determinar se devem tomar empréstimos de uma só vez ou em parcelas. Dependendo da situação financeira da empresa, qualquer uma das opções pode beneficiar as necessidades da empresa.
#5. Previsões de necessidades financeiras futuras
Ao lançar uma nova linha de produtos ou abrir uma nova filial, os orçamentos de caixa ajudam as empresas a prever suas futuras necessidades de caixa. Esses orçamentos descrevem o valor necessário para financiar esses projetos e auxiliá-los a fazer estimativas de caixa. Isso pode ajudar as empresas a garantir financiamento adequado para grandes mudanças operacionais.
#6. Ajuda a evitar gastos excessivos
Os orçamentos de caixa permitem que você veja exatamente para onde vai o dinheiro de uma empresa a cada mês, evitando que ela gaste demais em itens desnecessários. Saber quanto dinheiro tem disponível a cada mês pode ajudar suas equipes financeiras a tomar melhores decisões de gastos. Isso também pode ajudá-los a evitar gastos excessivos com itens que não são necessários para a operação do negócio.
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Finalidade do Sistema de Orçamento de Caixa
Vamos entender a intenção por trás do uso de um sistema de orçamento de caixa nas operações diárias de uma organização por meio da discussão abaixo.
- O principal objetivo do orçamento de caixa é ver a futura posição de caixa da empresa para que a administração possa determinar quando os fundos precisam ser organizados no futuro para que as operações da empresa não sejam prejudicadas.
- Também está preparado para determinar se há excesso de caixa disponível; se assim for, deve ser investido de forma produtiva para maximizar os retornos do negócio.
- Eles também estão preparados para prever o superávit/déficit de caixa durante um determinado período.
- Reduzir os gastos do negócio controlando os gastos da empresa.
Como fazer um sistema de orçamento de caixa
Antes de iniciar um sistema de orçamento de caixa, é importante entender que um orçamento de caixa é diferente de um orçamento financeiro geral, pois se preocupa apenas com recebimentos e saídas de caixa. Isso significa que as premissas de receita do período devem ser convertidas em recebimentos de caixa do mesmo período e vice-versa.
O software de contabilidade pode ajudar a identificar as fontes e usos de dinheiro de uma conta bancária em alguns casos; no entanto, a má manutenção de registros pode ter um impacto na disponibilidade de informações.
Para evitar isso, é importante lidar com as reconciliações de caixa, além de manter controles rígidos sobre os lançamentos contábeis. Leva tempo para construir orçamentos de caixa. Aqui estão as etapas para orçamentos de caixa.
#1. Determinar um equilíbrio de ponto de partida
O saldo inicial que será usado para rolar o saldo de caixa projetado deve ser determinado primeiro. Se o orçamento de caixa for para um único trimestre, o saldo inicial deve ser igual ao saldo final do trimestre anterior. Isso se aplica a qualquer período. Sempre vincule o saldo inicial de caixa a uma fonte externa, como um extrato bancário.
#2. Determinar o período
Orçamentos de caixa semanais, mensais, trimestrais e anuais podem ser criados. Se a organização estiver sem dinheiro, pode até ser feito diariamente. Certifique-se de selecionar um período de tempo que ajudará no gerenciamento de saldos de caixa diários, fornecendo informações futuras suficientes para detectar possíveis problemas.
#3. Reconhecer todas as fontes e usos de caixa
Identifique cada fonte e uso de caixa durante o período e agrupe-os em uma lista detalhada. As entradas de caixa positivas superam as saídas de caixa negativas.
#4. Fontes e usos líquidos em relação ao saldo inicial de caixa
Para determinar sua posição líquida de caixa, adicione todas as fontes de caixa ao saldo inicial de caixa do período e reduza-o pelo número de despesas.
#5. Identifique déficits e superávits e faça um plano
Ele destacará os excedentes e déficits de caixa depois que você rolar o saldo inicial do período. Examine os drivers das balanças. Se houver déficit, procure maneiras de cortar custos ou aumentar o fluxo de caixa. Se houver excedente, identifique possíveis usos para o dinheiro que estejam de acordo com os objetivos da organização.
Exemplo de Orçamento de Caixa
Vejamos alguns exemplos para nos ajudar a entender melhor o sistema de orçamento de caixa.
Exemplo 1
Elvis é dono de um supermercado em Nova Jersey. Seu cronograma de pagamento é bastante agitado, pois vários fornecedores entregam vários produtos para atender às necessidades da loja de Elvis. Como resultado, seguindo o conselho de um fornecedor, ele começou a implementar um demonstrativo de orçamento de caixa.
Na semana seguinte, os pagamentos foram feitos no prazo, pois uma imagem mais clara foi pintada por meio do extrato e os planos foram feitos de acordo para garantir os pagamentos em dia.
Exemplo 2
Os orçamentos de caixa são essenciais para as organizações empresariais, especialmente para as pequenas empresas, porque fornecem aos proprietários e funcionários uma noção das metas pelas quais todos estão trabalhando como um grupo.
As pequenas empresas são particularmente vulneráveis à inflação e seus efeitos. A orçamentação permite-lhes lidar com a inflação e outros riscos empresariais de forma mais eficaz.
No entanto, à medida que o negócio cresce além de sua infância, os proprietários podem achar difícil manter o orçamento de caixa porque querem se concentrar no desenvolvimento do negócio. Como resultado, recomenda-se que os funcionários sejam treinados para criar, manter e revisar orçamentos.
Quais despesas devem ser incluídas em um orçamento de caixa?
Um orçamento de caixa deve contabilizar os fluxos de caixa esperados, como receita, bem como saídas operacionais, como devoluções, folha de pagamento, aluguel, serviços públicos, suprimentos e outros custos comerciais.
Como preparar um orçamento de caixa?
O prazo para o qual o orçamento está sendo preparado determinará isso. O valor de algumas semanas do caixa representará apenas as despesas do dia-a-dia relacionadas ao financiamento e fornecimento das operações de uma empresa, enquanto o valor de um quarto ou mais do orçamento de caixa também pode representar despesas maiores, como equipamentos, investimento de capital e despesas corporativas. impostos. Qualquer excedente de caixa remanescente no final de um período orçamentário é transportado para o início do próximo.
Qual é o principal objetivo de um orçamento de caixa?
Um orçamento de caixa é usado por uma empresa para determinar se ela tem caixa suficiente para continuar operando durante o período especificado. Um orçamento de caixa também dará à empresa uma visão de suas necessidades de caixa e quaisquer excedentes, permitindo determinar se a empresa está ou não usando o caixa de forma eficaz.
Quais são os quatro elementos de um orçamento de caixa?
Recebimentos de caixa, desembolsos de caixa, variação líquida de caixa no período e novos financiamentos necessários são os quatro componentes.
Quais são os três métodos para um orçamento de caixa?
Existem três formas de preparar um orçamento de caixa: (a) o método de recebimentos e pagamentos; (b) o método de lucros e perdas ajustado; e (c) o método do balanço.
Quem prepara o orçamento de caixa?
Os orçamentos de caixa estão sob a direção do diretor financeiro ou do principal gerente financeiro da empresa. O proprietário deve auxiliar no gerenciamento do orçamento de caixa e na tomada de decisões para empresas que não possuem esse nível de conhecimento interno.
Conclusão
Os orçamentos de caixa ajudam as empresas a planejar a disponibilidade futura de caixa, estimando os fluxos de caixa apresentados em um orçamento de caixa. Para contabilizar os períodos de saldos de caixa altos e baixos, são desenvolvidos planos financeiros. Saldos de caixa maciços sugerem que a empresa não alcançou a maior taxa de retorno possível. A empresa será incapaz de pagar suas contas devido a reservas de caixa insuficientes. As empresas devem manter um saldo de caixa adequado para cobrir suas necessidades de caixa projetadas, bem como reservas adicionais para cobrir contingências imprevistas.
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Referências
