Administrar uma pequena empresa pode ser muito estressante sem os sistemas de gerenciamento apropriados. Desde gerenciar produtos e serviços, garantir a satisfação do cliente e, mais importante, garantir que seus clientes paguem pontualmente, você pode realmente fazer com a ajuda de um bom sistema de cobrança. Neste guia, listamos alguns dos melhores sistemas de faturamento para sua empresa, com dicas sobre o que observar ao selecionar um.
O que é um sistema de cobrança?
Os sistemas de faturamento são plataformas de software que permitem que uma empresa rastreie itens e serviços faturáveis. É frequentemente incluído em outros aplicativos, como software de contabilidade, embora também possa ser fornecido como um serviço autônomo.
Os sistemas de cobrança automatizam muitas operações de cobrança repetitivas para reduzir as tarefas manuais e aumentar a eficiência. Dependendo da estrutura de custos, a maioria dos aplicativos fornecerá uma variedade de funcionalidades, como:
- Acompanhamento do tempo do funcionário para fins de cobrança
- Faturação online (criação/entrega de templates)
- Criação de lembretes e agendamentos de pagamento personalizados
- Acompanhamento do tempo do projeto do cliente
- Processamento de pagamentos através da internet (cartão de crédito, PayPal, ACH, multi-moeda)
- Análise e relatórios, por exemplo, fluxo de caixa, pagamentos em atraso e despesas
Melhores sistemas de faturamento para pequenas empresas
Agora que estabelecemos o básico, vamos dar uma olhada em alguns dos melhores sistemas de faturamento para pequenas empresas disponíveis:
#1. Fatura Zoho
O Zoho é uma excelente opção para organizações com orçamento limitado para software comercial. Por que? porque é um serviço gratuito. O Zoho, além de ser um dos melhores aplicativos de software de faturamento, também oferece recursos de gerenciamento de projetos e rastreamento de custos. Um dos maiores recursos do Zoho Invoice é a possibilidade de criar um portal para cada cliente com seu próprio login exclusivo, permitindo que você troque informações com os clientes com total transparência.
#2. Livros rápidos on-line
O Quickbooks é um aplicativo de cobrança baseado em nuvem ideal para organizações que precisam acessar informações em movimento e sincronizar dados entre dispositivos. Embora permita que você faça faturas sob medida, o Quickbooks é mais um programa de contabilidade do que um software de faturamento. O Quickbooks também oferece uma garantia de reembolso de 60 dias, o que é benéfico para empresas que hesitam em se comprometer.
# 3. Xero
O Xero é uma solução de cobrança e contabilidade que fornece às organizações uma infinidade de interfaces nativas com sistemas comerciais e financeiros. Ele fornece algumas das opções de pagamento mais sofisticadas disponíveis, incluindo lembretes de pagamento automatizados para economizar tempo administrativo importante. No entanto, por ser uma das alternativas de pagamento mais caras, você deve ter certeza de que usará os recursos incluídos nos planos de nível superior.
# 4. FreshBooks
O FreshBooks é de longe um dos sistemas de faturamento mais populares do mercado, e é fácil entender o porquê. Ele foi projetado para desenvolver rapidamente pequenas empresas e possui fortes integrações com Stripe, Shopify e PayPal, além de um aplicativo móvel disponível para Android e iOS. Ele permite que você registre seu tempo e despesas, fatura e receba lembretes de pagamento automatizados. As empresas também podem aproveitar uma avaliação gratuita de 30 dias.
#5. Ninja da fatura
O Invoice Ninja possui todos os principais recursos que o software de fatura gratuito deve ter, como integração de rastreamento de tempo, a capacidade de solicitar um depósito antecipado dos consumidores e a capacidade de adicionar impostos e descontos às faturas. As versões comerciais incluem recursos extras importantes, como faturamento em massa, mas a versão gratuita é tão poderosa que talvez você nunca precise atualizar se não tiver mais de 20 clientes.
# 6. Hiveage
O Hiveage se destaca por sua simplicidade se você estiver se sentindo sobrecarregado com todos os recursos que outros aplicativos de software oferecem e tudo o que você precisa fazer para o seu negócio freelancer é enviar faturas e aceitar dinheiro. Criar faturas únicas e regulares é simples, o painel é fácil de usar e até mesmo a edição gratuita inclui monitoramento de tempo, despesas e quilometragem. Por meio do Zapier, o Hiveage também pode ser vinculado a ferramentas de contabilidade, CRM e gerenciamento de projetos.
# 7. Colheita
O Harvest permite que os membros da equipe do projeto documentem suas horas e despesas em detalhes, frequentemente nos aplicativos que os gerentes de projeto usam. Os gerentes podem criar um orçamento de projeto e rastrear gastos e horas para garantir que as equipes estejam operando de forma produtiva. As ferramentas de cobrança de estimativa, fatura e pagamento do Harvest são simples de usar e incluem recursos úteis, como lembretes automatizados por e-mail para os consumidores.
#8. FaturaCoruja
Este é um ótimo sistema de cobrança para proprietários de pequenas empresas e freelancers. Ele permite que você faça faturas profissionais e modernas rapidamente e seja pago. O software lida com todo o processo de faturamento, desde a estimativa até o registro, geração de impostos sobre vendas e relatórios.
#9. Fatura Quadrada
O Square Invoices também é um bom sistema de cobrança para pequenas empresas. É uma ferramenta de fatura gratuita, e as únicas taxas que você terá que pagar são as taxas de processamento se aceitar pagamentos online como pagamentos eletrônicos. Aceita dinheiro e cheques e não cobra taxa de transação mensal.
O software de faturamento também envia lembretes de pagamento automáticos, garantindo que você seja pago no prazo. As ferramentas de lembrete automático notificam você sobre datas de vencimento futuras, bem como faturas atrasadas. Além disso, o faturamento da Square permite que você rastreie as faturas em tempo real, e os consumidores podem armazenar suas informações de cartão de crédito para pagamento conveniente.
#10. Fatura2go
O Invoice2go é outro excelente software de faturamento para pequenas empresas. Quando comparado a outro software de faturamento gratuito, ele é usado principalmente para fazer faturas, mas contém uma infinidade de recursos adicionais de contabilidade.
Com este software de contabilidade, você pode criar várias faturas, estimativas e relatórios financeiros para manter você e sua equipe na mesma página. Você também pode aceitar pagamentos com Visa, MasterCard e American Express através de vários gateways de pagamento.
#11. Zipbooks
Este programa simplifica a contabilidade ao fornecer modelos de faturação profissionais e simples que permitem preparar rapidamente orçamentos e faturas. É simples personalizar suas faturas e você pode incluir o logotipo da sua empresa e outras informações de marca necessárias.
A assinatura gratuita do ZipBooks permite enviar e rastrear contas de clientes. A ferramenta de cobrança automatizada permite que você colete dinheiro com mais rapidez e facilidade. O ZipBooks também rastreia contas a receber, para que você sempre saiba quanto seus clientes devem a você.
#12. PayPal
O Paypal é um software de fatura gratuito compatível com dispositivos móveis. Em qualquer dispositivo digital, você pode criar e enviar faturas em minutos, salvar modelos de fatura online para entrada rápida e gerenciar lembretes de pagamento. O Paypal também é conhecido como gateway de pagamento porque aceita pagamentos de clientes em todo o mundo e processa pagamentos com cartão e bancos. Com uma infinidade de ferramentas simples à sua disposição, enviar uma fatura profissional é simples com o Paypal. Este software móvel de faturamento gratuito está em operação há quase 20 anos!
#13. Nutcache
O Nutcache é um software de faturamento e acompanhamento de projetos ideal para pequenas empresas. Você pode criar, personalizar e monitorar um número ilimitado de faturas, faturar seu projeto, gerenciar pagamentos atrasados e ser pago mais rapidamente. Se você tiver uma fatura recorrente, basta automatizá-la para garantir o pagamento pontual. Seu plano gratuito é limitado a 20 usuários e 1 GB de armazenamento.
Existe um software de faturamento gratuito?
A maioria das opções de software de faturamento listadas neste guia tem pacotes gratuitos. Você pode escolher qualquer um que se adapte às suas necessidades.
Como selecionar os melhores sistemas de faturamento para o seu negócio
Para ajudá-lo a decidir qual sistema de faturamento é melhor para você, faça a si mesmo essas perguntas.
#1. É expansível?
Lembre-se de considerar o futuro, bem como o presente. Como a maioria dos softwares de faturamento baseia os preços no número de clientes, a expansão dos negócios pode resultar em maiores gastos. Procure um software que dê suporte ao negócio que você pretende executar em um ano sem forçá-lo a atualizar para um nível de preço muito mais alto.
#2. É simples de usar para você e seus clientes?
A maioria dos fornecedores de software de faturação oferece avaliações gratuitas a potenciais utilizadores. Use-os para garantir que você entenda como usar os recursos necessários. Escolha gateways de pagamento que possam atender às necessidades do seu cliente, especialmente se você tiver clientes de outros países e precisar suportar várias moedas. Aproveite o tempo para avaliar o programa da perspectiva do cliente também.
#3. Funciona com o software que você já tem?
Se você já usa outras ferramentas, procure uma solução de faturamento que interaja com elas. Muitas das opções nesta lista interagem com outros softwares por meio do Zapier, que os usuários devem configurar por conta própria. Antes de se comprometer com um aplicativo, certifique-se de testar essas integrações.
Com o correto software de faturamento, você poderá condensar algumas de suas tarefas em um único local. Considere mudar de um aplicativo de rastreamento de tempo para um software de faturamento com conectores nativos ou integrados que também possam atender a essas demandas.
#4. Qual é o preço?
O conceito “freemium” da maioria dos pacotes de software de faturamento pode dificultar a projeção de custos. Mudanças em sua base de clientes ou níveis de funcionários podem empurrá-lo para uma classe de preço diferente. Além disso, várias funções cruciais podem ser pagas por complementos.
Por que é importante escolher os melhores sistemas de faturamento para o seu negócio?
Os sistemas de faturamento podem parecer um investimento chato. No entanto, é uma das decisões administrativas mais cruciais que uma empresa pode tomar.
Por quê? Como os fluxos de trabalho que você emprega para organizar suas contas profissionais, gerenciamento de projetos e processamento de pagamentos são determinados pelos sistemas de cobrança. Dependendo do nível de personalização e automação fornecido pela sua solução de faturamento e faturamento, isso pode ter um impacto significativo na lucratividade de sua empresa.
Sua seleção de software de faturamento pode afetar os seguintes recursos:
#1. Ter todas as suas informações de faturamento em um único local
Se você precisar utilizar um software separado de contabilidade e fatura para gerenciar seu faturamento, levará muito mais tempo para gerenciar adequadamente. Seus funcionários alternarão continuamente entre interfaces para ver e atualizar informações, como contas a pagar ou acompanhamento de despesas. Isso dificulta a obtenção de uma visão clara das atividades comerciais e pode resultar em pagamentos atrasados.
Com um sistema de faturamento completo, você pode visualizar todas as principais informações de faturamento em tempo real em um único painel ou até mesmo em movimento por meio de um aplicativo móvel. Isso ajuda você a simplificar seus procedimentos e a ser proativo no reconhecimento de possíveis problemas de cobrança.
#2. Automação de comunicações
Para muitas pequenas empresas, manter o controle de faturas e contas a receber é um trabalho em tempo integral. Quando você está lidando com um grande número de clientes, é fácil para comunicações como e-mails passarem entre as lacunas.
Você não precisa mais gastar horas por semana perseguindo clientes se usar um serviço de cobrança automática. Você pode automatizar os acompanhamentos por e-mail ou SMS, ou pode pré-planejar seu calendário com ligações para clientes que ainda não atenderam. Além disso, você também integra URLs exclusivos em faturas personalizáveis para tornar o procedimento de pagamento o mais fácil possível para seus clientes; eles certamente irão apreciá-lo.
#3. A auditoria é simples.
Auditorias inesperadas por motivos fiscais ou legais são uma parte inevitável de fazer negócios. Mas não há nada pior do que ter que coletar dados financeiros de planilhas diferentes porque você não tem um sistema que possa gerar relatórios automaticamente.
Isso consome tempo valioso da equipe e adiciona atrito significativo às operações de negócios. No entanto, é completamente evitável com uma solução de software de faturamento sólida que torna as auditorias simples e indolores.
#4. Melhor relacionamento com o cliente
Se um cliente não receber a confirmação de que um pagamento foi recebido, ele pode ficar preocupado com o fato de o pagamento não ter sido processado. Além disso, nem mesmo um simples “obrigado” dificilmente fortalecerá os laços com o consumidor.
Quando suas interações com seus clientes são fluidas e honestas, você constrói relações de confiança e mais lucrativas porque seus clientes se sentem à vontade para fazer negócios com você. Como um tipo de gerentes de relacionamento com o clientet (CRM), o software de faturamento permite que você gerencie a experiência do cliente de forma consideravelmente mais eficaz. A rotatividade de clientes pode ser reduzida se os clientes sempre souberem onde estão.
#5. Excelente análise
As planilhas do Excel são ótimas para registrar dados, mas não são ótimas para comunicar insights. Por exemplo, se você quiser saber o tempo médio que um cliente leva para pagar uma fatura (e se há clientes atrasados repetidos), você teria que gastar uma quantidade significativa de tempo processando números, o que não é um uso eficiente do tempo do pessoal.
O QuickBooks tem um sistema de cobrança?
Sim, o QuickBooks tem um sistema de cobrança que permite que você aceite vários métodos de pagamento, facilitando o pagamento dos clientes.
Quanto é a fatura do QuickBooks?
O preço inicial da fatura do QuickBooks é de US$ 7.50, que aumenta para US$ 15 após um período de 3 meses.
O QuickBooks é uma compra única?
O pagamento do QuickBooks é baseado em assinatura. Não é uma compra única.
O QuickBooks é difícil de aprender?
Aprendendo a usar o QuickBooks é simples para alguém que está familiarizado com ideias de contabilidade e como o software de contabilidade funciona, mas pode ser difícil para alguém com desafios tecnológicos ou sem experiência em contabilidade.
A fatura quadrada é grátis?
Sim, o Square Invoice é um software de cobrança gratuito. Está entre as melhores opções gratuitas para uma pequena empresa.
Quais são os diferentes tipos de sistemas de cobrança para pequenas empresas?
Existem vários tipos de sistemas de cobrança para pequenas empresas, incluindo sistemas de cobrança baseados em nuvem, que são hospedados online e podem ser acessados de qualquer lugar com conexão à Internet. Sistemas de cobrança baseados em desktop: esses sistemas são instalados em um computador ou servidor local. -Software de facturação: são sistemas concebidos para a criação e envio de facturas. Software de processamento de pagamentos: esses sistemas são projetados para processar pagamentos.
Quanto custa um sistema de cobrança para uma pequena empresa?
O custo de um sistema de cobrança para pequenas empresas pode variar dependendo dos recursos e funcionalidades do sistema, bem como do número de usuários. Alguns sistemas são oferecidos por assinatura mensal ou anual, enquanto outros são oferecidos como uma compra única.
Como configuro um sistema de cobrança para minha pequena empresa?
A configuração de um sistema de cobrança para sua pequena empresa geralmente envolve a escolha de um sistema que atenda às suas necessidades, a compra e instalação do software e a configuração do sistema para funcionar com seus sistemas e processos existentes.
Um sistema de cobrança para pequenas empresas pode se integrar a outro software?
Sim, a maioria dos sistemas de faturamento para pequenas empresas oferece algum nível de integração com outros softwares, como software de contabilidade, sistemas de CRM e plataformas de comércio eletrônico. Isso pode ajudar a simplificar os processos e melhorar a eficiência.
Um sistema de cobrança para pequenas empresas pode lidar com cobranças recorrentes?
Sim, muitos sistemas de cobrança para pequenas empresas vêm com ferramentas para gerenciar cobranças recorrentes, como a capacidade de criar assinaturas ou faturas de clientes recorrentes. Ao automatizar o processo de faturamento para clientes recorrentes, as empresas podem economizar tempo e esforço.
Como um sistema de cobrança para pequenas empresas pode melhorar o fluxo de caixa?
Ao automatizar o processo de faturamento, emitir faturas e lembretes automaticamente e monitorar pagamentos, um sistema de faturamento ajuda a melhorar o fluxo de caixa. Além disso, permite que as empresas examinem suas contas em tempo real e tomem as providências necessárias.
Em conclusão,
Com muitas opções de sistemas de cobrança disponíveis, escolher o certo para o seu negócio pode ser um grande aborrecimento. É por isso que fizemos o trabalho selecionando as melhores opções disponíveis para você. Você pode aprofundar sua pesquisa para obter mais clareza antes de fazer sua escolha.
Perguntas Frequentes
Quais são os três tipos diferentes de sistemas de faturamento?
Os três tipos diferentes de sistemas de faturamento são sistemas abertos, fechados e isolados.
O faturamento é considerado contabilidade?
Embora os dois termos sejam semelhantes, eles não são os mesmos. A contabilidade está preocupada com o registro, classificação e sumarização de transações financeiras. Por outro lado, o Faturamento está focado em fornecer faturas e coletar dinheiro.
Qual é a diferença entre uma conta e uma fatura?
Uma fatura compreende o dinheiro que seus clientes lhe devem, mas uma fatura é o dinheiro que você deve a seus credores.
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Referências
