Dificilmente encontramos empresas ou negócios neste século que estejam livres de dívidas ou que não tenham, em um momento ou outro, uma dívida. Como empresário, você provavelmente se encontraria nessa posição; parabéns, este artigo dá uma visão geral de como lidar com seu Contas a Pagar (processo, funções, lançamento contábil manual com exemplos para facilitar o aprendizado).
O que é Conta a Pagar?
Contas a pagar é o dinheiro devido por uma empresa a seus fornecedores, mostrado como um passivo no balanço patrimonial de uma empresa. Além disso, é diferente dos passivos de títulos a pagar, que são dívidas criadas por documentos formais de instrumentos legais.
Função de contas a pagar
Quando se trata dos departamentos de contas a pagar, eles desempenham algumas funções, que incluem as seguintes:
#1. Em primeiro lugar, processar e pagar faturas de fornecedores aprovadas.
#2. Em segundo lugar, obter W-9 ou outras informações de identificação fiscal de fornecedores.
#3. Além disso, processar e pagar reembolsos de viagens de negócios válidos e aprovados (ou pequenos reembolsos de despesas não cobrados em um P-card comercial) aos funcionários.
#4. Além disso, preparar relatórios financeiros relacionados a contas a pagar.
O acima são algumas funções de contas a pagar.
Exemplos de contas a pagar
#1. Compra de matérias-primas/energia/combustível.
#2. Transporte e Logística.
#3. Obras de Montagem e Subcontratação.
#4. Além disso, viajando.
#5. Além disso, equipamentos.
#6. Além disso, locação.
#7. Por último, o licenciamento.
Os itens acima são exemplos de contas a pagar
Descrição do trabalho de contas a pagar
Os deveres do escriturário a pagar incluem:
#1. Em primeiro lugar, processar contas e pagamentos recebidos em conformidade com as políticas e procedimentos financeiros.
#2. Além disso, realizar transações financeiras do dia-a-dia, incluindo verificação, classificação, computação, lançamento e registro de dados de contas a receber.
#3. Por último, preparar contas, faturas e depósitos bancários.
Trabalhos de contas a pagar
Abaixo estão alguns trabalhos listados
#1. Gerente de contas a pagar
Thermo Fisher Franklin, MA, EUA. Thermo Fisher Scientific Jobs em tempo integral.
#2. Especialista em pagamentos
Uline Chicago, IL, EUA.
Glassdoor, em tempo integral.
#3. Escriturário de contas a pagar
Robert Half Deer field Beach, FL, EUA.
Robert Half $ 45K- $ 60K por ano em tempo integral.
#4. Especialista em Pagamentos.
Randstad EUA, South Windsor, CT, EUA.
Glassdoor em tempo integral.
#5. Contabilista - A pagar
Chatham University Pittsburgh, PA, EUA.
Por dentro das carreiras no ensino superior, em tempo integral.
#6. Analista de contas a pagar
UC Health Aurora, CO, EUA.
UC Saúde em tempo integral.
#7. Contador.
Collabera Austin, TX, Estados Unidos. Empreiteira Colaboradora.
#8. Supervisor a pagar.
Contato Constante, Grupo de Resistência.
Waltham, MA, EUA. Trabalhos de grupo de resistência, em tempo integral.
#9. Especialista em contas
Pride Staff Financial Alpharetta, GA, EUA.
Trabalhos financeiros da equipe do orgulho.
#10. Pagamentos Globais.
Líder do Centro de Excelência de Operações (COE) Baker Hughes Houston, TX, EUA.
Baker Hughes em tempo integral.
Fórmula de contas a pagar
#1. Em primeiro lugar, os contabilistas têm de dividir o total de compras pela média contas a pagar para o ano para obter o volume de negócios.
O próximo subtópico mostra as contas a pagar Extração.
Processo de contas a pagar
O ciclo completo do processo de Contas a Pagar inclui a captura de dados da fatura. Além disso, envolve a codificação de faturas com a conta correta, aprovação de faturas, correspondência de faturas com ordens de compra e lançamento para pagamentos. Basicamente, o processo de contas a pagar é apenas uma parte do que é conhecido como procurar para pagar.
# 1. Recebendo a fatura
Basicamente, ao lidar com mercadorias, a conta/fatura ajuda a rastrear o número/quantidade de mercadorias recebidas. Portanto, o tempo de validade da fatura também pode ser conhecido quando a fatura é recebida no prazo.
# 2. Examinando o projeto de lei para obter detalhes
Além disso, o nome do fornecedor, autorizações, data e requisitos levantados com o fornecedor com base no pedido de compra também podem ser verificados.
# 3. Atualização dos registros das contas recebidas
Além disso, as contas contábeis vinculadas às faturas recebidas precisam ser atualizadas. Portanto, geralmente é necessário que uma entrada de despesas seja feita nos livros de contas. Além disso, nos casos em que um software de contabilidade é usado, o registro de algumas despesas pode exigir a aprovação da gerência. A aprovação será baseada no valor da conta.
# 4. Fazendo o pagamento pontual
Além disso, à medida que as datas de vencimento chegam (com base em um entendimento mútuo com o fornecedor/credor), os pagamentos precisam ser processados. Enquanto isso, os documentos exigidos aqui precisam ser preparados e verificados. Detalhes inseridos no cheque, detalhes da conta bancária do fornecedor, comprovantes de pagamento, fatura original, pedido de compra, etc., devem ser examinados. Além disso, a assinatura da pessoa autorizada pode ser necessária.
Portanto, uma vez que os pagamentos são feitos, a conta contábil do fornecedor ou credor deve ser encerrada nos livros contábeis. Portanto, isso reduzirá a responsabilidade que foi criada anteriormente. Ou seja, o valor indicado como a pagar deixará de ser visto como um passivo.
Se você está acostumado a gerenciar suas próprias contas pessoais, não deve ter problemas para fazer a transição para o processo de contas a pagar.
No entanto, há outras coisas que você precisa fazer para preparar e processar as contas a pagar adequadamente, por exemplo.
# 1. Certifique-se de pagar todas as faturas vencidas
Analise suas contas a pagar semanalmente para saber quais pagamentos são devidos. Basicamente, você pode usar um sistema de contabilidade manual ou software de contabilidade, você precisará revisar as datas de vencimento para ver quais faturas precisam ser pagas.
#2. Crie seu plano de contas
Uma das coisas mais importantes que você precisa fazer antes de começar a processar contas a pagar é criar um plano de contas que funcione com sua empresa. Basicamente, nosso plano de contas é onde todas as suas transações contábeis (incluindo contas a pagar) devem estar.
#3. Configurar detalhes de fornecedores
Basicamente, se você estiver acompanhando as transações contábeis usando um software de contabilidade, precisará registrar os detalhes dos fornecedores.
#4. Certifique-se de que os detalhes das contas sejam precisos
É importante ressaltar que os contadores precisam garantir que a fatura recebida dos fornecedores seja precisa.
Portanto, se uma fatura for para mercadorias encomendadas, certifique-se de que todas as mercadorias listadas na fatura foram recebidas. Além disso, se a fatura for de serviços prestados, certifique-se de que os serviços foram prestados conforme descrito na fatura. É importante concluir este processo para qualquer fatura recebida.
Quando isso estiver concluído, você poderá iniciar o processo de inserção das informações da fatura, seja em suas contas contábeis ou em seu aplicativo de software. Além disso, se você inserir todas as contas a pagar de sua empresa, poderá aprovar as contas à medida que as examina.
No entanto, se você contratar um funcionário, precisará fornecer a essa pessoa diretrizes gerais sobre a aprovação de faturas, bem como talvez um limite de dólares que o funcionário possa aprovar por conta própria.
Contas a Pagar vs. Receber
Conforme explicado anteriormente, as contas a receber são os valores devidos a uma empresa por seus clientes, enquanto as contas a pagar são os valores que uma empresa deve aos seus fornecedores. No entanto, ambos são comparados para ver se há fundos suficientes de recebíveis para pagar as contas a pagar pendentes. Essa comparação é mais comumente feita com a taxa atual, embora a taxa rápida também possa ser usada.
Contas a pagar é débito ou crédito?
Devido à sua natureza de passivo, as contas a pagar devem ser creditadas. Para qualquer empresa, o saldo credor representa o valor devido a seus fornecedores. Quando você faz um pedido de bens ou serviços sem primeiro colocar o dinheiro para pagar por eles, isso representa um passivo de contas a pagar.
Contas a pagar é um trabalho difícil?
É verdade que lidar com contas a pagar pode ser um desafio. Os escriturários de contabilidade são responsáveis por gerenciar e inserir dados para acompanhar os registros financeiros de uma empresa, uma tarefa que pode ser desafiadora devido à gravidade das consequências decorrentes até mesmo do menor dos erros.
Quais habilidades você precisa para contas a pagar?
Para lidar efetivamente com uma conta a pagar, existem algumas habilidades que você precisa adquirir e incluem as seguintes:
- Conhecimento de princípios contábeis e processos de Contas a Pagar.
- Experiência no procedimento de encomenda é uma vantagem.
- A capacidade de pensar e agir de forma independente.
- Domínio convincente do Microsoft Excel.
- Fortes habilidades de entrada de dados para relatórios de despesas.
Que tipo de entrada é contas a receber?
Os lançamentos diários de contas a receber são a documentação escrita das transações AR nos livros de uma empresa. Para registrar adequadamente esse tipo de transação financeira, essa é uma etapa necessária. Na contabilidade, as vendas cujo pagamento ainda não foi recebido são chamadas de contas a receber.
Que tipo de razão é o Contas a Pagar?
O livro contábil, conhecido como “contas a pagar”, detalha as obrigações monetárias devidas a vários fornecedores terceirizados e prestadores de serviços. Contas a pagar (AP) são uma forma de crédito estendida por um fornecedor a uma empresa (o comprador) em troca de atraso no pagamento de bens e serviços.
O que é a Dupla Entrada para Contas a Pagar?
No entanto, na contabilidade por partidas dobradas, um aumento nas contas a pagar é sempre refletido como um crédito. O valor que uma organização deve a seus fornecedores é refletido no saldo credor em contas a pagar. O saldo credor aumenta assim que o pagamento é recebido contra o total da fatura.
Contas a Pagar é uma boa carreira?
É sim. Muitos tipos diferentes de empresas precisam de pessoas com experiência em contas a pagar, por isso é um campo em crescimento. Quase todas as empresas com recursos financeiros significativos têm uma divisão separada chamada contas a pagar, responsável pelo pagamento de contas a fornecedores e outros parceiros de negócios.
Outras diferenças entre a receber e a pagar são as seguintes:
#1. As contas a receber são classificadas como ativo circulante, enquanto as contas a pagar são classificadas como ativo circulante. responsabilidade
#2. Além disso, as contas a pagar não têm essa compensação, enquanto as contas a receber podem ser compensadas por uma provisão para devedores duvidosos
#3. Além disso, as contas a receber geralmente envolvem apenas uma única conta a receber comercial e uma conta não comercial, enquanto as contas a pagar podem ser compostas por muitas outras, incluindo contas a pagar comerciais, contas a pagar de imposto sobre vendas, contas a pagar de imposto de renda e juros a pagar.
Vamos considerar um Lançamento Diário de Contas a Pagar abaixo
Lançamento contábil de contas a pagar
| Data de Crédito de Débito Específico | |||
| 6 de março de 20 Conta de compras $ 6000 A pagar $ 6000 | |||
| (Sendo Estoque comprado a crédito). | |||
| Data de Crédito de Débito Específico | |||
| 20 de março a pagar $ 6000 Para sacar conta $ 6000 | |||
| (Dinheiro pago aos fornecedores pelo estoque comprado em 6 de março de 2020). |
Conclusão
Com essas informações, acredito que você tenha aprendido muito sobre como lidar com o contas a pagar do seu negócio.
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